做一個合格的秘書

1、如何做一個合格的秘書摘要:隨著社會的發(fā)展, 辦事的技巧越來越成為社會組織維系生存和 開拓發(fā)展的重要手段。 工作人員通過做事表現(xiàn)得體、 自如的個人風(fēng)度, 不僅能給交際者留下美好的印象,而且能由此反映出組織的良好形 象。 秘書工作亦是如此, 秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個 部門或機構(gòu)的形象及競爭力,因此作為秘書,做好辦事、辦文、辦會 工作是很重要的。關(guān)鍵詞:秘書 辦事 辦會 辦文 合格秘書的工作繁雜、瑣碎,辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著 承上啟下的作用,是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠 正確理解上司的意圖,替上司過濾重要的事物。另外,秘書 是輔助型角色,而不是決策型角色,所以把握分寸是關(guān)

2、鍵。 秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一,就是負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié) 助機構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。秘書的工作非常 繁瑣,大致有:接聽電話,向電話詢問者提供信息,記錄留 言,轉(zhuǎn)接電話; 收發(fā)與回復(fù)日常郵件; 撰寫會議通知、會 議記要、日常信件和工作報告 ;會談、會務(wù)安排;安排商 務(wù)旅行,做好預(yù)訂工作; 將信件及其他記錄歸檔;備份信 件及其他文檔; 接待訪客;采購、分發(fā)和控制辦公用品等 等。這些都是秘書的基本工作。歸類總結(jié)一下就是辦事辦文辦會。如果做好這些我認(rèn)為就可以說是合格的秘書了。 辦事、辦文、辦會是各級機關(guān)尤其是秘書經(jīng)常性的工作, 是秘書必須熟練掌握的基本功,也是各級領(lǐng)導(dǎo)常講常抓的老 問題。

3、我們常用快、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)、實概括秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)和 要求。體現(xiàn)在具體工作中,就是三句話:辦事要快捷,辦文 要精確,辦會要細(xì)致。用一般要求來講,就是辦事無遺漏, 辦文無錯漏,辦會無紕漏。秘書辦事、辦文、辦會主要包括以下六個方面的工作:一、請示報告工作。請示報告是秘書一項經(jīng)常性工作。所 謂請示,是下級機關(guān)在工作中遇到問題,需要上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān) 給予答復(fù)和審批,而向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提出的請示;報告是下 級機關(guān)向上級機關(guān)所作的情況反映和匯報。請示須在事前或 工作進(jìn)程中進(jìn)行,待上級批準(zhǔn)后執(zhí)行;報告通常在某項工作 完成和結(jié)束后進(jìn)行。這就是我們常說的“事前要請示,事后 要報告”。請示報告主要分書面和口頭兩種形式。書面請

4、示 有兩種:一種是請求批準(zhǔn)性請示,指的是在本級對某一事項 無權(quán)解決或無權(quán)做出決策而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予指示或批 準(zhǔn)時提出的請示。另一種是請求解決性請示,指的是在本級 對某一事項無力解決而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予具體幫助時提 出的請示。書面報告分三種:一是工作情況報告。二是建議 性報告。三是檢討性報告。另外請示報告也常遇到一些問題。請示報告工作程序性很 強,在實際工作中最常遇到的問題有 4個:1、程序遺漏。 一項工作請示后應(yīng)該進(jìn)行的階段和步驟沒有進(jìn)行。往往有 “死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電,呈報領(lǐng)導(dǎo)后, 不注意及時把領(lǐng)導(dǎo)的指示意見及時反饋給部門領(lǐng)導(dǎo),造成工 作被動。 2、程序簡化。處理某一項工作

5、,圖省事、怕麻煩, 故意簡化工作程序;有的憑主觀經(jīng)驗和習(xí)慣辦事。 3、程序 異化,改變程序規(guī)定。辦事情搞“變通”,該文字傳閱的以 口頭代替;該開會研究的以傳閱代替;該通知機關(guān)的卻通知 領(lǐng)導(dǎo)。 4、程序繁瑣。簡單的程序繁瑣化,一般的問題復(fù)雜 化。有的不論大小、份量輕重,動不動建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥,成立 小組,人為增加工作程序;有的一般性工作也要建議開會研 究,要領(lǐng)導(dǎo)審批。同時請示報告也應(yīng)注意和把握這些問題。 俗話說:“沒有規(guī)矩不成方圓。” 請示報告是一項程序性 較強的工作。漏項、缺項、錯項、都會影響工作質(zhì)效。必須 注意和把握以下幾點:1、不能拖而緩報。對大事、要事、 急事要及時請示報告,需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌

6、握的一般性工作, 也要及時請示報告,不能拖拖拉拉,慢慢騰騰。 2、不能越 級行事。對需要請示和報告的問題,不能越級行事。部門領(lǐng) 導(dǎo)不在時,要想方設(shè)法聯(lián)系,距離太遠(yuǎn)可通過電話,把主要 精神作以陳述,得到許可后,再逐級請示報告。 3、不能多 變請示。一件事情請示一位領(lǐng)導(dǎo)不同意后,又去請示另一位領(lǐng)導(dǎo),這樣做極易造成領(lǐng)導(dǎo)之間的誤解和矛盾。 4、不能有 頭無尾。請示工作要做到有頭有腰有尾。 5、不能重能輕德。 不僅要有較強的業(yè)務(wù)能力,還要有高尚的道德品質(zhì)。不能在 領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話,打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號亂辦事,更有甚者模仿領(lǐng) 導(dǎo)筆跡亂簽字等等。二、使用電話。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快, 電話在機關(guān)工作中的

7、作用越來越顯得重要。正確使用電話是 一門基本功,也是一門藝術(shù)。使用的好,能增加工作效率, 提高工作質(zhì)量,使用不好,既會誤事漏事,又會影響上下、 內(nèi)外的團(tuán)結(jié)和諧。 根據(jù)我的體會, 使用電話應(yīng)注意以下幾點: (一接聽要仔細(xì),記錄要認(rèn)真。對來自直接領(lǐng)導(dǎo)和上下級 以及地方有關(guān)部門的電話,首先要問清單位、姓名和職務(wù), 連同電話內(nèi)容一一記清。(二態(tài)度要和藹,語言要文明。 應(yīng)提倡文明用語。 等對方放下電話, 你再放, 以示尊敬。 (三 處理要及時,辦理要到位。緊急、重要電話及時辦。一般性 電話抓緊辦。業(yè)務(wù)性電話積極辦。講話內(nèi)容要保密。三、陪同領(lǐng)導(dǎo)。陪同領(lǐng)導(dǎo)活動是秘書常遇到的事情。陪 同領(lǐng)導(dǎo)活動要注意做到四點

8、:(一精心做好出發(fā)準(zhǔn)備。當(dāng) 接受任務(wù)后,首先,要弄清領(lǐng)導(dǎo)到哪去、干什么、怎么走、 什么時間走、怎樣活動。努力做到“五清”:領(lǐng)導(dǎo)活動的時 間清、地點清、方式清、日程清、任務(wù)清。其次,要熟知所 去單位的基本情況、行車路線和路況,特別是陪同剛到本單位工作的領(lǐng)導(dǎo),更要注意這些。同時,做到領(lǐng)導(dǎo)所詢問的問 題能回答上來,領(lǐng)導(dǎo)有疑問的能解釋清楚,領(lǐng)導(dǎo)拿不準(zhǔn)的問 題能提出建議。第三,安排車輛或訂購車票,通知或聯(lián)系所 去單位,講清出發(fā)時間、到達(dá)時間、人員、工作任務(wù)和活動 日程。第四,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖擬定活動計劃。第五,準(zhǔn) 備好生活用品。必要時可根據(jù)以上情況列出詳細(xì)的活動日 程,確保不誤時、不誤事。(二細(xì)心安排

9、各項活動。 要 想在領(lǐng)導(dǎo)前, 謀在領(lǐng)導(dǎo)先。 (三 盡心盡力辦好每一件小事。 作為陪同人員要注意小節(jié),注意禮節(jié),嚴(yán)格自身要求,樹立 良好形象。(四、用心搞好歸隊匯報。注意留心掌握領(lǐng)導(dǎo) 想什么、講什么、抓什么、作為秘書應(yīng)該做什么。四、接待工作。接待工作是一個單位的門面,是透視一 個單位作風(fēng)的窗口,也是聯(lián)系和增進(jìn)感情的紐帶。搞好接待 還是為上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和來訪者創(chuàng)造良好工作環(huán)境的前提。所 以,作為一名秘書絕不能把它看作是一件小事,應(yīng)以高度負(fù) 責(zé)的態(tài)度認(rèn)真做好。一般接待程序通常分三個階段:一是準(zhǔn) 備階段,二是實施階段,三是收尾階段。一般應(yīng)做好以下工 作:1、了解情況。當(dāng)受領(lǐng)任務(wù)后,首先弄清對方的人數(shù)、

10、職務(wù)、乘座車種(車次、到達(dá)時間、活動意圖、可能停留 的時間及我方領(lǐng)導(dǎo)在接待方面的意圖和要求,視情協(xié)調(diào)管理 部門安排好食宿。 2、搞好迎接。事先在來人預(yù)定到達(dá)的車 站、碼頭、機場等候,對帶車來的、職務(wù)比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標(biāo)志物或開闊地等候?？腿税才?就緒后，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，雙方領(lǐng)導(dǎo)接觸時，要向?qū)Ψ浇?紹我方領(lǐng)導(dǎo)的身份。3、安排活動。及時通知所到單位做好 相應(yīng)準(zhǔn)備。對上級領(lǐng)導(dǎo)臨時改變活動方式和工作安排的，處 置要靈活，并及時報告領(lǐng)導(dǎo)。4、組織送行。提前了解客人 返程的時間、預(yù)訂好車票（機票、船票），預(yù)先準(zhǔn)備好車輛， 通知我方領(lǐng)導(dǎo)送行。如到下一個單位活動，要及時通知客人 所去單

11、位按時迎接。同時接待中我們還需注意的幾個問題， 無論什么樣的接待，都應(yīng)堅持做到：熱情、周到、樸實、勤 儉。要思想端正。不管接待對象從哪里來、來干什么、職務(wù) 大小、有無權(quán)勢，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送。另 外要做到住宿安排細(xì)心，陪同活動細(xì)心，迎來送往細(xì)心。同 時要吃苦耐勞。接待是一個苦差事，人家休息自己忙，遇到 一些矛盾和棘手問題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受 埋怨、挨批評。 五、處理文電。文電是秘書開展工作的重要工具，通 過文電指導(dǎo)工作是秘書發(fā)揮職能作用的基本途徑。因此，及 時正確地處理好各類文電。按文件處理要求劃分，可分為需 辦和參閱、急件和平件；按內(nèi)容保密要求劃分，可分為絕密、

12、機密、秘密和普通文件。處理文電要注意做到以下三點：一 是辦理要及時。二是表達(dá)要準(zhǔn)確。三是文電要保密。 六、承辦會務(wù)。所謂會務(wù)，就是承辦會議事務(wù)性的工作。 辦會能力的強弱，直接關(guān)系到會議效果，關(guān)系到上級意圖能 否得到圓滿實現(xiàn)，還直接影響著上級的聲譽。所以，提高辦 會能力是加強機關(guān)建設(shè)的一個重要方面。會議的類型繁多。 由于會議的作用和規(guī)模不同，會務(wù)工作重點和要求也必然各 有側(cè)重，但基本的工作套路大同小異，一般分為會前準(zhǔn)備、 會間服務(wù)和會后處理三個階段。1、會前準(zhǔn)備工作的主要內(nèi) 容和程序。準(zhǔn)備階段主要有六個方面：（1）制定會議方案。 一般包括下列內(nèi)容：會議名稱、指導(dǎo)思想、會議時間、會議 日程、會場地

13、點等。（2）起草會議文件。主要包括工作報 告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗材料、匯報提綱、通知和會議須知等。 會議須知的內(nèi)容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、 會議編組、作息時間、住宿房間、就餐桌位、會務(wù)組房間及 電話號碼、文化生活安排、注意事項。負(fù)責(zé)起草文件要特別 注意四點：一是吃透上級精神、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；二是緊扣會 議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動手、早呈送。 （3）搞好協(xié)調(diào)保障。大型會議保障任務(wù)重，要組織召開協(xié) 調(diào)會，明確分工、明確時限、明確責(zé)任、明確要求。要成立 籌備處，下設(shè)會務(wù)組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括 醫(yī)務(wù)人員）、安全保衛(wèi)組等。會議開始后，籌備處即轉(zhuǎn)為大 會秘書處。辦中小型

14、會議則不必設(shè)籌備處，只需安排幾個固 定的人負(fù)責(zé)會務(wù)工作即可。（4）下發(fā)會議通知。會議通知 一般包括：會議名稱、主要內(nèi)容、參加人員、報到時間、會 期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要有需要攜帶的材 料或物品，提前報告與會者名單，報到的方式和時間，是帶 車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。（5）報告 上級。（6）設(shè)置會場。主要是三項工作：一是布置主席臺。 主要包括懸掛會標(biāo)（會標(biāo)要懸掛于主席臺前沿上方）、擺放 背景、排定座次、架設(shè)并調(diào)試話筒。主席臺座次要按照“中 為主、左為上”的慣例排定，按照編制序列安排。如上級領(lǐng) 導(dǎo)參加會議，應(yīng)安排中間就座，拿不準(zhǔn)的要及時請示。二是 會場座區(qū)的布置。按照與會人員的多少擺放桌椅，一般要將