公司采購管理規(guī)定

1、公司采購管理規(guī)定修訂 日期修訂單號修訂內(nèi)容摘要頁次版次修訂審核批準2011/06/12/首次發(fā)行4A/0更多免費資料下載請進：好好學(xué)習社區(qū)批準：審核：編制：發(fā)放部門：口管理者代表口文控口業(yè)務(wù)部采購部工程部X模部生產(chǎn)部口品管部 庫口亍政部公司采購管理規(guī)定第一節(jié)一般規(guī)定第六條 采購部門的劃分（一）內(nèi)購：由國內(nèi)采購部門負責辦理。（二）外購：由國外采購部門負責辦理，其進口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。（三）總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價。專案用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。第七條采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一

2、種最有利的方式進行采購：（ 一 ） 集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。（ 二 ） 長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。第八條采購作業(yè)處理期限采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。第二節(jié)國內(nèi)采購作業(yè)處理第九條詢價、比價、議價（ 一 ） 采購經(jīng)辦人員接獲“請購單 （內(nèi)購 ）”后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄

3、或廠商提供的資料，除經(jīng)核準得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。（ 二 ） 若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。（ 三 ） 屬于買賣慣例超交者（ 如最低采購量超過請購量），采購經(jīng)辦人員于議價后，應(yīng)于請購單“詢價記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認后呈核。（ 四 ） 對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。（ 五） 采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程

4、序優(yōu)先辦理。（ 六） “試車檢驗”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”注明與廠商議定的付款條件呈核。第十條呈核及核決（ 一 ） 采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。（ 二 ）采購核決權(quán)限附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的采購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。第十一條訂購（ 一 ） 采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨（ 到貨 ） 日期，同時要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。（ 二） 若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”上加蓋

5、“分批交貨”章以資識別。（ 三） 采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)于“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識別。第十二條進度控制及事務(wù)聯(lián)系（ 一） 國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。（ 二） 采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應(yīng)填制“進度異常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。第十三條整理付款（ 一 ） 物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表” （ 其免填“材料檢驗報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章 ）送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前由

6、主管核章后送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者，“請購單 （ 內(nèi)購 ） ”的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。（ 二 ） 內(nèi)購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準的付款條件整理付款。（ 三 ）短交應(yīng)補足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行整理付款。（ 四 ） 超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。第三節(jié)境外采購作業(yè)處理（ 含進口事務(wù)、關(guān)務(wù)）第十四條詢價、比價、議價（ 一 ） 外購部門依“請購單 （外購 ）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進

7、行詢價作業(yè)，但因特殊情況（ 獨家制造或代理等原因） 應(yīng)于“請購單 （ 外購 ） ”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價。（ 二 ） 請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時，外購部門應(yīng)附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意見后，會請購部門確認。第十五條呈核及核決（ 一 ） 比價、議價完成后，外購部門應(yīng)填制“請購單 （外購 ）”，擬訂“訂購廠商”“預(yù)定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權(quán)限核決。（ 二 ）核決權(quán)限1 .采購金額以CIF美元總價折合在xxx元（含）以下者由經(jīng)理核決。2 .采購金額以CIF美元總價折合超過XXX元以上者由總經(jīng)理核決。（ 三 ） 采購案件經(jīng)核決后，如

8、發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決。第十六條訂購與合同（ 一 ） “請購單 （ 外購 ） ”經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。（ 二 ） 需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同者，外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。第十七條進度控制及異常處理（一）外購部門應(yīng)以“請購單（外購 ）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。（二） 外購部門于每一作業(yè)進度延遲時，應(yīng)主動開立“進度異常及反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，據(jù)此修訂進度并通知請購部門。（三） 外購部門于外購案件“裝船日期

9、”有延誤時，應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立“進度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購 部門意見處理。第十八條進口簽證前“請購單 （ 外購 ） ”核準后的專案申請（ 一 ） 專案進口機器設(shè)備的申請專案進口機器設(shè)備時，外購部門應(yīng)準備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證”，申請函中并應(yīng)請求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準章，以便進口單位憑以向海關(guān)申請專案進口及分期繳 稅。（ 二 ） 進口度量衡器及管理物品時，外購部門應(yīng)于申請“輸入許可證”之前準備“報價單”及其他有關(guān)資料送進口單位向政府機關(guān)申請核準進口。第十九條進口簽證外購材料訂購后，外購部門應(yīng)即檢具“請購單

10、 （ 外購 ） ”及有關(guān)申請文件，以“申請外匯處理單”（ 需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”） 送進口單位辦理簽證。進口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“國貿(mào)局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準時通知外購部門。第二十條進口保險（ 一）FOB、FAS、 CF 條件的進口案件，進口單位應(yīng)依“請購單 （ 外購 ）”外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。（ 二 ） 進口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請購單 （外購 ）”上標示，以便 貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。第二十一條進口船務(wù)（ 一）FOB、FAS 的進口案件，進口單位（ 船務(wù)經(jīng)辦人員） 于接獲“請購單 （ 外購 ）

11、 ”時，應(yīng)視其“裝運口岸”及“裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。（ 二 ） 進口單位（ 船務(wù)經(jīng)辦人員） 應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于“信用狀開發(fā)申請書”列明，作為信用狀條款，向發(fā)貨人指示裝船。（ 三 ） 如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應(yīng)于“請購單 （ 外購 ） ”上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。第二十二條進口結(jié)匯進口單位應(yīng)依“請購單 （ 外購 ） ”標示的“間發(fā)信用狀日期”辦理結(jié)匯，并于信用狀（L/C）開出后以“開發(fā)L/C快報”通知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。第

12、二十三條稅務(wù)（ 一 ）免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請1. 進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應(yīng)于“輸入許可證”核準后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準函后向海關(guān)申請免貨物稅。2. 除“免憑經(jīng)濟部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進口”的項目外，其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料，外購部門應(yīng)于開發(fā)“信用狀”后檢具必需文件向經(jīng)濟部工業(yè)局申請“非供塑膠用”證明，以便于報關(guān)時據(jù)此向海關(guān)申請依工業(yè)用物品稅率繳納進口關(guān)稅。（ 二 ） 專案進口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應(yīng)于進口前，檢具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估，等核準后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。第二十四條輸入許可證、信用狀的修改供應(yīng)商成本公司要

13、求修改“輸入許可證”或“信用狀”時，外購部門應(yīng)開立“信用狀、輸入許可證修改申請書”經(jīng)呈核后，檢具修改申請文件送進口事務(wù)科辦理。第二十五條裝船通知及提貨文件的提供（ 一 ） 外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時，應(yīng)立即填制“裝船通知單”分別通知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。（ 二） 外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時，應(yīng)檢具“輸入許可證”及有關(guān)文件，以“裝運文件處理單”先送進口單位辦理提貨背書。（ 三） 提貨背書辦妥后，外購部門應(yīng)檢具“輸入許可證”及提貨等有關(guān)文件，以“裝運文件處理單”辦理報關(guān)提貨。（ 四 ）管理進口物品放行證的申請：進口管理物品時，外購部門應(yīng)于收到裝運文件后，檢具必

14、需文件送政府主管機關(guān)申請“進口放行證”或“進口護照”，以便據(jù)此報關(guān)提貨。第二十六條進口報關(guān)（ 一 ） 關(guān)務(wù)部門收到“請購單 （外購 ）”及報關(guān)文件時，應(yīng)視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關(guān)處理單”連同報關(guān)文件，委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù)，同時開立“外購到貨通知單”（ 含外購收料單） 送材料庫辦理收料。（ 二 ） 不結(jié)匯進口物品，進口單位（郵寄包裹則為總務(wù)部門）應(yīng)于接獲到貨通知時，查明品名、數(shù)量等資料，并會外購部門確認需要提貨者再行辦理報關(guān)提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關(guān)時關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立“外購到貨通知單（ 含外購收料單） ”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于

15、聯(lián)絡(luò)單簽收后，送處理部門處理。（ 三 ）關(guān)稅繳納前進口單位應(yīng)確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。（ 四 ） 海關(guān)估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應(yīng)立即通知外購部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請復(fù)查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口單位應(yīng)于“進口報關(guān)追蹤表”記錄，以便督促銷案。（ 五 ） 稅捐記帳的進口案件，進口單位應(yīng)依“請購單 （外購 ）”，于報關(guān)時檢具必需文件辦理具結(jié)記帳，并將記帳情況記入“稅捐記帳額度記錄表”及“稅捐記帳額度控制表”。（ 六 ） 船邊提貨的進口材料，進口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時，即時辦理提貨

16、。第二十七條報關(guān)進度控制關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進度。第二十八條公證（ 一 ） 各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目（ 如外購散裝材料） ，通知進口單位于材料進港時，會同公證行前往公證。（ 二） 外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進口單位應(yīng)于接獲報關(guān)行或材料庫通知時，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。（ 三） 進口貨品辦理公證時，進口單位應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關(guān)部門。第二十九條退匯（ 一 ） 外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時，應(yīng)于提供報關(guān)文件時提示進口單位，并于

17、進口材料放行及“輸入許可證”收回后，開立“信用狀退匯通知單”連同“輸入許可證”送進口事務(wù)科辦理退匯。（ 二 ） 退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應(yīng)向供應(yīng)廠商索回信用狀正本，送進口單位辦理退匯。第三十條索賠（一） 外購部門接到收貨異常報告（ “材料檢驗報告表”或“公證報告”等 ）時，應(yīng)立即填制“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。（ 二） 以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應(yīng)廠商為索賠對象時，由外購部門辦理索賠。（ 三 ）索賠案件辦妥后，“索賠記錄單”應(yīng)依原采購核決權(quán)限呈核后歸檔。第三十一條退貨或退換（一）外購材料須予退貨或退換時，外購部門應(yīng)適時通知進口單位依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請。（二）復(fù)運出口、進口的有關(guān)事務(wù)，外購部門應(yīng)負責辦理，其出口進口簽證、船務(wù)、保險報關(guān)等事務(wù)則委托出口單位及進口單位配合辦理。（三）退換的材料進口時依本節(jié)有關(guān)規(guī)則