公司前臺接待管理制度

1、前臺總機管理制度 公司前臺接待是行政部門中的服務崗位之一，具有雙重的身份和責任，它體現(xiàn)公司的形象，是公司市場推廣的直接窗口，對公司的產(chǎn)品推廣及企業(yè)形象起到至關重要的作用。為了規(guī)范前臺服務行為，提升前臺工作質量，樹立良好的窗口形象，加強內(nèi)外部的溝通橋梁作用，制定本制度。 一、日常工作要求： 1.前臺工作人員必須著裝整潔、嚴肅、得體，提前10分鐘到崗,嚴格履行崗位職責,不得遲到早退,不得離崗,脫崗,空崗,不得隨意找人代崗 2.前臺周邊接待區(qū)域要保持整潔，物品存放整潔，阻止無關人員進入前臺。違反者罰款20元/次，相關人員罰款20/次 。3.前臺工作人員有權監(jiān)督員工上下班打卡考勤，對不接受監(jiān)督的員工可

2、直接報于行政財務部進行處罰。二 、來訪客人接待： 1. 當有客人來訪時，應起身站立，行欠身禮，面帶微笑，熱情主動問候，使用您好、歡迎您、請問、請稍候等文明禮貌用語，耐心傾聽來客的來意，并根據(jù)來客的的需求給予熱情周到的幫助。 2.對客人的咨詢，應細心傾聽后再做出解答，解答問題需耐心，不能準確解答的應表示歉意，不得簡單回答“不知道，不清楚”等用語。 3.客人來訪時，需詢問來客貴姓、約見部門或人員，了解后通知有關人員到前臺迎候，確有工作需要的，由約見人親自帶入工作區(qū)進行商談事宜，未有約見人帶領不得擅自進入工作區(qū)域。 4.總經(jīng)理等高管的客人，應電話確認后由相關人員引領至高管接待區(qū)域，如領導不能立刻接待

3、的應請客人稍等并說明情況。5.客人離開時，應使用、謝謝、再見、歡迎再來等文明禮貌用語。 6.接待后前臺人員請做好接待記錄，填寫相關表格。（見附件）3、 接聽電話 1 前臺人員須熟悉公司組織結構、經(jīng)營理念、主要業(yè)務內(nèi)容等相關信息，以便對客應答介紹。有來電應及時接聽，必須使用“您好，這里是深圳天道屋面技術有限公司，請問有什么可以幫您？”接聽電話必須口齒清晰、語氣和藹、耐心細心解答對方提出的問題，如遇到不能解答的咨詢業(yè)務問題應及時轉接至相關部門，切忌態(tài)度生硬死板。 2來電轉接應在轉接前使用禮貌用語“請稍后”，并立即轉接。 3如轉接電話無人接聽，應說：“您好，先生/小姐，您要的電話無人接聽，請您稍后打

4、來，或問清來電人是否需要轉告或留言。 4對方要求轉接他人應立即轉接。 5電話旁應常備記事本，以便隨時準確的記錄來電客人的要求和幫助解決的事項。6. 如對方打錯了電話或不知道找誰時，應禮貌解釋或熱情的為對方轉接相關人事。7.處理完畢需登記相關信息。（見附件）四、國內(nèi)、市內(nèi)快遞、報紙的統(tǒng)一收、發(fā)工作。 1發(fā)件： 在收到公司人員要寄的文件資料、物品時，要在快遞登記表上登記，注明發(fā)件人姓名、交發(fā)物品名稱、交寄時間、收件人地址、姓名以及其他要求，確認無誤后再統(tǒng)一辦理寄出。 2收件：前臺收件后，應及時分類、登記并及時發(fā)放至收件人手中，并在確認收件表上簽字。 3.登記表格見附件。五、 其他基本規(guī)定 1. 禁

5、止衣冠不整者進入公司。 2. 謝絕推銷者進入公司。 3. 對陌生來訪者提高警惕，弄清來意，會見何人，注意保護公司及員工財產(chǎn)安全。 4.公司員工不得在工作時間或辦公區(qū)內(nèi)會見私人朋友。六、名片的印制與管理、訂水 根據(jù)公司員工的變動，及時制作名片。一般員工為盒，部門總經(jīng)理為盒，公司領導隨用隨制。登記制作名片的員工名單及名片數(shù)量，定期與名片制作公司結帳。 負責公司飲用水的訂購，催送、登記、并定期與飲用水公司結帳。6、 公司領導和辦公室交辦的其他行政工作。注：此規(guī)定為草擬件，需經(jīng)公司管理層討論、修改通過后正式生效。 2014年8月20日附件1一、客人來訪登記表1客人來訪登記表（范本一） 年 月 日序號姓名所在單位來訪人數(shù)是否預約被訪人事由時間備注姓名部門到達離開123編制： 審核：2客人來訪登記表（范本二）來訪人姓名來訪人單位來訪時間接待人接待內(nèi)容簡況處理意見：處理結果：編制： 審核：二、函件收發(fā)登記表1信函與快件寄送登記表日期寄送部門編號數(shù)量送達單位接收人寄送人（簽字）編制： 審核：2信函與快件簽收登記表日期來件單位編號數(shù)量接受部門簽收人（簽字）編制： 審核：三、前臺接