OA檔案系統(tǒng)操作手冊

1、 9/9OA檔案系統(tǒng)操作手冊 OA檔案系統(tǒng)操作手 冊 1 人保健康綜合辦公應(yīng)用系統(tǒng)使用說明書(普通用戶) OA檔案系統(tǒng)操作手冊 二一年十二月 檔案管理手冊目錄 1 檔案系統(tǒng)使用概述 錯誤!未定義書簽。 2 文書檔案系統(tǒng) 錯誤!未定義書簽。 2.1 檔案歸檔方式設(shè)置 錯誤!未定義書簽。 2.2 檔案管理模塊功能 錯誤!未定義書簽。 2.3 檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)(檔案管理員) 錯誤!未定義書簽。 2.3.1 檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 錯誤!未定義書簽。 2.3.2 檔案部門維護(hù) 錯誤!未定義書簽。 3 檔案歸檔操作 錯誤!未定義書簽。 3.1 文書檔案庫管理(部門歸檔用戶) 錯誤!未定義書簽。 3.1.1 文書檔

2、案著錄 錯誤!未定義書簽。 3.1.2 文書檔案文檔一體操作 錯誤!未定義書簽。 3.1.3 檔案庫 錯誤!未定義書簽。 4 檔案查詢借閱(全體用戶) 錯誤!未定義書簽。 4.1 檔案查詢 錯誤!未定義書簽。 4.2 檔案借閱申請單 錯誤!未定義書簽。 3 1檔案系統(tǒng)使用概述 檔案管理模塊是辦公系統(tǒng)中的一個大型模塊,其功能齊全、方便,可操作性強;涵蓋”文檔一體”和其它門類材料的歸檔。檔案利用、檔案統(tǒng)計等功能。檔案管理模塊菜單項如下:檔案庫、文檔一體、檔案查詢借閱、歸檔部門設(shè)置、文書檔案分類管理、年度基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、配置初始化,不同權(quán)限的用戶看到不同的部分。 (檔案管理員) 4 (分散檔案用戶,即各部

3、門歸檔員) 檔案庫和文檔一體:主要是對公文系統(tǒng)生成的各種公文按照年度、部門進(jìn)行歸檔,主要由分散歸檔用戶(各部門歸檔員)按照一定 的原則進(jìn)行歸檔,對檔案進(jìn)行排號、裝盒最終移交給檔案管理人員(集中歸檔用戶);電子公文系統(tǒng)之外的檔案可經(jīng)過著錄歸入檔案系 統(tǒng)中。 檔案查詢:主要是供用戶對歸入檔案進(jìn)行查詢。 檔案借閱:主要是供用戶對公開標(biāo)題的檔案進(jìn)行借閱。 其它菜單項為系統(tǒng)的檔案管理員提供管理歸檔部門和歸檔分類 及年度等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 2文書檔案系統(tǒng) 文書檔案以、第8號令正式施行、最新DA/T系列檔案管理數(shù)字電子規(guī)范(DA/T18檔案著錄規(guī)則,DA/T22歸檔文件整理規(guī)則);和兩項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿中相關(guān)

4、規(guī)定、(GB 9705-88)、(國檔發(fā)198727號)、(檔發(fā) 6號)等法規(guī)性文件以及直屬單位檔案管理的要求為基礎(chǔ),涵蓋檔案的收集、整理、立卷、編目、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用等項工作。系統(tǒng)提供以件為單位的立卷方式。 根據(jù)職能的劃分系統(tǒng)將用戶分為:集中歸檔用戶(檔案管理員)、分散歸檔用戶、一般用戶三個類型。 1、集中歸檔用戶(檔案管理員):負(fù)責(zé)全公司案管理工作,即辦公室負(fù)責(zé)檔案管理的人員,其職責(zé)是負(fù)責(zé)檔案基礎(chǔ)信息的設(shè)置和維護(hù);進(jìn)行檔案的著錄和整理;負(fù)責(zé)檔案的借閱審批、清退以及銷毀等。 2、分散歸檔用戶:即部門歸檔人員,主要負(fù)責(zé)本部門檔案的歸檔工作,對本部門的公文進(jìn)行歸檔,對OA系統(tǒng)外重要檔案

5、進(jìn)行著錄整理,最終將電子檔案和紙質(zhì)檔案移交給檔案室管理員。 3、一般用戶:即部門一般人員,只能查詢和借閱檔案信息。 文書檔案管理系統(tǒng)雖然針對不同的用戶劃分不同的功能,可是,就系統(tǒng)本身而言主要分為:文檔一體、檔案著錄、檔案利用、匯總 6 統(tǒng)計、編目打印和檔案基礎(chǔ)信息等幾個方面。 另外需要說明的是對于OA公文系統(tǒng)以外的其它檔案數(shù)據(jù),能夠經(jīng)過”檔案著錄”納入辦公系統(tǒng)中(紙制檔案能夠經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)為電子文檔后,進(jìn)行檔案著錄)。 2.1 檔案歸檔方式設(shè)置 在同一個歸檔年度內(nèi),按照”年度部門期限(永久、長期、短期)。這種歸檔方式,在期限下增加了文件盒號。如下圖: 7 2.2 檔案管理模塊功能 用戶登錄系統(tǒng)后選

6、擇”檔案管理”菜單,進(jìn)入檔案管理子模塊。 2.3 檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)(公司級檔案管理員) 2.3.1 檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要是對每一個年度檔案的保管期限進(jìn)行定義,檔案管理員能夠根據(jù)最新發(fā)布的文書檔案保管期限規(guī)定靈活維護(hù)數(shù)據(jù)。 8 點擊按鈕添加每一年度的期限,填寫年度、順序、選擇保管期限,點擊即可。 2.3.2 檔案部門維護(hù) 歸檔部門設(shè)置功能是管理每一個需要歸檔的年度及其這個年度內(nèi)所有需要歸檔的部門,并指定部門的歸檔人員。 9 圖:檔案部門維護(hù) 對某一年度的檔案進(jìn)行歸檔之前,必須先為這個年度建立所有歸檔部門,添加方式有兩種,一種是批量添加,一種是單個部門添加,下面分別介紹 批量添加部門:點

7、擊,填寫歸檔年度(如),點擊”選取”選擇添加的歸檔部門(所有),點擊確定,然后再點擊確定即可。 圖:設(shè)置歸檔部門界面 添加單個部門:點擊按鈕,進(jìn)入添加部門頁面,填寫歸檔年度、歸檔部門名稱、選擇系統(tǒng)部門等,點擊確定。如下圖 10 圖:將單個組織機(jī)構(gòu)下部門增加為歸檔部門 11 點擊按鈕,使”歸檔部門”的前后順序與”組織機(jī)構(gòu)”順序保持一致。 部門檔案缺省開放范圍 為每個歸檔部門的開放項選擇開放范圍,例如”人力資源部”,選擇”不開放”則所有的人力資源部的檔案都不允許被普通用戶查詢。 部門歸檔人設(shè)置 每一個歸檔部門都必須設(shè)歸檔人,一般由檔案室”檔案管理員”管理所有部門檔案,但也有的部門的歸檔工作由本部門

8、檔案管理員管理,例如: 辦公室由劉玉娟負(fù)責(zé)本部門檔案的歸檔,設(shè)置歸檔人點擊操作欄的編輯 12 能夠如下圖設(shè)置, 圖:為歸檔部門指定歸檔人 13 在”歸檔人”處從組織機(jī)構(gòu)中選擇歸檔人。點確定按鈕,完成為歸檔部門指定歸檔人。 刪除:可刪除相應(yīng)部門 :能夠在已經(jīng)設(shè)置好的年度復(fù)制歸檔人,如已經(jīng)設(shè)置好歸檔人, 還是這些人員歸檔,則能夠選擇從已有年度部門列表復(fù)制歸檔人選擇 ,然后確定即可。 3檔案歸檔操作 3.1 文書檔案庫管理(部門歸檔用戶) 部門或處室歸檔人員(檔案管理員)對公文系統(tǒng)中已經(jīng)辦結(jié)的公文進(jìn)行歸檔。 點擊檔案管理/檔案庫,進(jìn)入文書檔案庫,如下圖所示: 14 圖:文書檔案庫 在”歸檔年度”處選

9、擇需要歸檔的年度,顯示該年度檔案歸檔機(jī)構(gòu)樹,點選歸檔部門顯示該部門下檔案目錄,如下圖所示: 圖:部門文書檔案目錄 15 圖:歸檔目錄 3.1.1 文書檔案著錄 術(shù)語介紹 保管期限:檔案保管期限一般有永久、長期和短期。 年度:根據(jù)用戶處理檔案的年度自動確定(如”), 無需用戶鍵入。 件號:系統(tǒng)根據(jù)全宗、年度、部門、保管期限、盒自動排定文書檔案的序號。一般情況下,用戶可根據(jù)實際裝盒情況自行調(diào)整。 標(biāo)題:一份有效的檔案其題名都是不可缺省的,如果沒有錄入題名,保存時系統(tǒng)將給出提示信息。 文件日期:文件的形成時間,系統(tǒng)要求必須確認(rèn)年度、月、日 頁數(shù):檔案文件材料的頁數(shù),頁數(shù)不能缺省,用戶應(yīng)鍵入相應(yīng)的值。

10、 對于未經(jīng)過辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的公文,需要手工著錄的方式進(jìn)行歸檔,例如戰(zhàn)略發(fā)展部有一未經(jīng)過辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件需要歸檔,點擊上圖中按鈕,進(jìn)入如下圖所示的檔案”著錄”界面: 16 圖:文書檔案著錄 圖:文書檔案著錄 填寫該文件的檔案要素(題名、文號、文件日期等),點擊按鈕,完成檔案基本條目信息的著錄。進(jìn)入檔案編輯頁面,如有電子文件(掃描的正文、附件等)可上傳相關(guān)文件,如下圖。 17 上傳正 點擊”正文”,彈出如下頁面: 點擊選擇文件,能夠選擇一個或多個文件,點擊打開 18 圖:選擇文件 打開文件后上傳按鈕、清除按鈕等由不可用狀態(tài)變?yōu)榭捎脿顟B(tài),然后點擊按鈕把打開的文件上傳,用鼠標(biāo)選擇文件點擊清除能夠刪除上

11、傳的文件。 圖:檔案編輯,上傳電子文件 已經(jīng)上傳的電子文件如下圖所示: 19 圖:上傳正文的檔案 除正文外還能夠上傳附件、文稿、相關(guān)文件、s92文件等,方法同上傳正文。至此,該文件的手工著錄歸檔工作完成,用戶可點擊按鈕接著進(jìn)行下一個文件的著錄,或點擊”關(guān)閉”按鈕回到”歸檔目錄”。如下圖 圖:著錄完成,在歸檔目錄批量調(diào)整件號、頁數(shù)、盒號、公開信息 如上圖所示,在歸檔目錄中,能夠?qū)σ延袡n案的件號、頁數(shù)、盒號批量直接修改。 3.1.2 文書檔案文檔一體操作 對于已經(jīng)經(jīng)過辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)并辦結(jié)的文件,我們能夠利用”文檔一體”功能直接將電子的公文歸檔,如下圖進(jìn)入文檔一體的操作 20 界面: 圖:菜單項中選擇

12、文檔一體 選擇歸檔文件的年度,點”確定”按鈕,進(jìn)入該年度已辦結(jié)公文列表,如下圖: 圖:某年度已辦結(jié)未歸檔文件列表 21 文件在被正式歸檔前,能夠根據(jù)條件查找符合條件的要歸檔的公文,如圖能夠根據(jù)年度、部門、文件類型、日期等進(jìn)行查找。 狀態(tài):分為已結(jié)、未結(jié)兩類,已結(jié)是已經(jīng)辦結(jié)的公文,未結(jié)是還未辦結(jié)的公文,一般我們歸檔的都是已結(jié)公文 如上圖,查出歸檔文件,然后對保管期限、歸檔年度、歸檔機(jī)構(gòu)、分類進(jìn)行設(shè)置, 為文件選擇保管期限、歸檔年度、歸檔機(jī)構(gòu)、分類進(jìn)行設(shè)置,歸檔年度、歸檔機(jī)構(gòu)默認(rèn)即可,也可手工修改。 點擊歸檔年度項的下拉框,設(shè)置歸檔年度,如下圖: 圖:修改保管期限 (一)、將未歸檔的文件直接歸檔:

13、點擊每個文件后的”歸檔”操作按鈕,如下圖所示: 圖:單個文件直接歸檔 22 點擊確定,文件歸檔成功。文件將被轉(zhuǎn)移到”已歸檔”列中,從未歸檔列表消失,并產(chǎn)生最終檔案。歸檔的文件從未歸檔目錄中消失。 進(jìn)入檔案庫,可查詢到剛剛歸檔的文件。如下圖: 圖:經(jīng)過文檔一體產(chǎn)生的檔案在檔案歸檔目錄中 (二)批量歸檔 設(shè)置公文的屬性后能夠批量歸檔,用鼠標(biāo)點擊要批量歸檔的公文的選框,或者選擇全選,然后選擇,對選擇的文件進(jìn)行批量歸檔,批量歸檔的檔案在歸檔目錄中查看,系統(tǒng)會彈出對話框: 對歸檔失敗的文件,系統(tǒng)會提示歸檔失敗原因,如下圖: 23 主要原因一般為文件分類匹配有問題,或歸檔年度設(shè)置有問題,能夠請檔案管理員幫

14、助設(shè)置相應(yīng)的分類和歸檔年度。 其它按鈕介紹 對查詢結(jié)果導(dǎo)入excel打印:能夠?qū)υO(shè)置好屬性的公文導(dǎo)入excel并進(jìn)行打印。 對查詢結(jié)果歸檔:對查出的列表中的公文進(jìn)行批量歸檔。 對選擇的文件歸檔:選擇要歸檔的文件,對選擇的文件進(jìn)行批量歸檔。 對選擇的文件不歸檔:對選擇的公文批量不歸檔,進(jìn)入不歸檔界面能夠查看,如想歸檔,點擊后面的歸檔即可歸入。 3.1.3 檔案庫 公文歸檔后自動進(jìn)入檔案庫,分散歸檔用戶(部門檔案管理人員)在歸檔目錄標(biāo)簽下能夠?qū)n案的屬性進(jìn)行設(shè)置修改、對件號、盒號、頁數(shù)、進(jìn)行設(shè)置,能夠?qū)σ呀?jīng)歸入的檔案查詢、打印歸檔目錄、備考表,統(tǒng)計歸入的檔案以及檔案打包備份等。 首先點擊檔案庫進(jìn)入

15、文書檔案庫,選擇左側(cè)歸檔年度,彈出對話框選擇是,進(jìn)入檔案庫。 24 點擊左側(cè)相應(yīng)部門目錄樹,查看。 圖:歸檔目錄 圖:按照文種顯示 歸檔人能夠根據(jù)自己的愛好方式進(jìn)行查看,一般選擇處室這種情況進(jìn)行設(shè)置,首選選擇歸檔的處室、然后選擇期限(如永久),右側(cè)歸檔目錄顯示的是已經(jīng)歸檔的和已經(jīng)著錄的檔案信息。下面分別介紹 25 檔案屬性設(shè)置:歸檔的文書檔案我們要對其屬性進(jìn)行設(shè)置,包括件號、盒號、密級、期限、實際頁數(shù)借閱權(quán)限等。期限我們在歸檔時已經(jīng)設(shè)置,如果需要修改直接點擊修改即可。 下面主要講一下盒號、件號、頁數(shù)的設(shè)置 對歸好的檔案要進(jìn)行排號、裝盒,填寫實際文件頁數(shù),設(shè)置公開屬性,這是每個檔案管理員必須要做

16、的事情,方法如下圖,在實際頁數(shù)欄填寫檔案的頁數(shù),選擇檔案的公開程度,設(shè)置好后對檔案進(jìn)行排號裝盒。 編盒號規(guī)則:每個部門按保管期限編寫件號、盒號。 每個部門不同的盒都從第1件編起,然后填寫盒號,盒號填寫 26 根據(jù)要求自己寫入(建議裝盒時按照處室、期限、文 種類型、機(jī)關(guān)代字進(jìn)行設(shè)置,每一文種機(jī)關(guān)代字放在 一盒) 。 編好件號后,用戶根據(jù)情況對檔案進(jìn)行裝盒,在盒號欄填寫盒號(如第一盒,填寫為1) 盒號、件號也能夠手動修改,用鼠標(biāo)點擊件號,可對其進(jìn)行排序,盒號件號要與紙質(zhì)檔案保持一致 著錄: 能夠?qū)a系統(tǒng)外具有保留價值的檔案進(jìn)行著錄,以便歸檔查詢,操作方法看3.1.1。 刪除: 如上圖例中如將已經(jīng)

17、歸檔的,能夠在歸檔目錄中直接點擊”取消”按鈕,將文件從”歸檔目錄”中取消歸檔。也能夠選中要取消歸檔的檔案,然后點擊。如下圖所示操作: 27 其相應(yīng)的公文將從”已歸檔”目錄轉(zhuǎn)移到”未歸檔”目錄,待再次歸檔。 編輯修改:如上圖所示,對要編輯的檔案點擊”編輯”按鈕,進(jìn)入編輯頁面,能夠?qū)n案進(jìn)行修改。 圖:編輯檔案 打印 打印按鈕提供的是打印歸檔目錄功能,一般情況按盒打印,選擇左側(cè)盒號,點擊”,實現(xiàn)打印歸檔目錄功能,如下圖: 28 圖:打印歸檔目錄 打印備考表應(yīng)該先選擇要打印的盒號,點擊” 2 29 1 圖:選擇打印盒號 用鼠標(biāo)點擊能夠填寫內(nèi)容,然后打印 30 圖:打印備考表 檔案借閱權(quán)限的設(shè)置: 為

18、檔案的網(wǎng)上利用的安全性,人為將檔案劃分為”開放”、”只開放標(biāo)題”、”不開放”三個安全等級。 1、開放(可直接查詢并打開看內(nèi)容). 2、只開放標(biāo)題(可查詢到標(biāo)題,但不能打開內(nèi)容) 3、不開放(無法查詢到標(biāo)題)。 檔案開放的級別能夠集體設(shè)置,設(shè)置方法有兩種,一種是檔案管理員在檔案分類中進(jìn)行設(shè)置,能夠按照公文種類、機(jī)關(guān)代字進(jìn)行設(shè)置;一種是檔案管理員在建立部門時進(jìn)行設(shè)置,能夠按照部門設(shè)置,操作方法。也能夠在檔案屬性設(shè)置中進(jìn)行修改。 檔案查詢 檔案管理員能夠?qū)w入的檔案進(jìn)行查詢,點擊,進(jìn)入查詢界面,能夠根據(jù)標(biāo)題、文號等進(jìn)行查詢。點擊情況條件能夠重新填寫條件查詢,點擊能夠隱藏上面的查詢條件。 31 1 4檔案查詢借閱(全體用戶) 4.1 檔案查詢 所有用戶都能夠有檔案查詢的菜單權(quán)限,如下圖: 圖:檔案查詢 32 圖:檔案查詢界面 在檔案查詢界面填入所要查詢檔案的條件如:檔案類型(文書)年度范圍、標(biāo)題、文號等條件。點擊按鈕,將在”查詢結(jié)果”欄中顯示相關(guān)檔案, 如下圖: 圖:檔案查詢結(jié)果 圖中注明:”綠色”可直接調(diào)閱,”紅色”