OA系統(tǒng)使用管理制度匯編

1、OA系統(tǒng)使用管理制度第一章總則第一條 為了提高工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù) 公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司 0A系統(tǒng)的管理。0A系統(tǒng) 管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是管理信息傳遞的有效平臺(tái)，它集合了各方面 信息，是公司實(shí)施高效管理的重要工具。第三條為了保證通過(guò)OA進(jìn)行發(fā)起和傳遞的各類電子 文件能夠及時(shí)得到處理，原則上各環(huán)節(jié)處理時(shí)間不得超過(guò)三 個(gè)小時(shí)。第二章管理職責(zé)第四條 原則上各子公司有行政部門的，行政部門負(fù)責(zé) 人將作為各子公司 OA管理員（二級(jí)管理員），沒(méi)有行政部門 的，可指定專人作為管理員。各管理員要承擔(dān)起所屬公司 OA子系統(tǒng)的管理工作，按照要求，在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行分層級(jí)， 分區(qū)域的全面管理

2、工作，開展諸如電子檔案管理、通知通告 下發(fā)、重要文件資上傳共享（分權(quán)限）、系統(tǒng)深化開發(fā)應(yīng)用等工作。行政部將對(duì)上述管理員進(jìn)行專門培訓(xùn)。第五條 在系統(tǒng)運(yùn)行初期 OA系統(tǒng)管理員（包括二級(jí)管 理員）須對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。第六條 各系統(tǒng)管理員（包括二級(jí)管理員）及系統(tǒng)使用人要及時(shí)收集、歸納和反饋 OA平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中的各類問(wèn)題（包括表單設(shè)計(jì)、流程設(shè)置、功能模塊、操作使用等方面問(wèn) 題），逐級(jí)上報(bào)解決存在的問(wèn)題。第七條 OA系統(tǒng)管理員需根據(jù)不同工作、不同崗位、 不同團(tuán)隊(duì)的性質(zhì)，確定各子公司、部門的機(jī)構(gòu)和權(quán)限設(shè)置， 凡需變更權(quán)限或部門設(shè)置時(shí)，變更部門需向行政部提出申 請(qǐng)，由行政部統(tǒng)籌考慮后決

3、定是否同意變更，因員工調(diào)動(dòng)、 離職等原因造成崗位變動(dòng)時(shí)，變動(dòng)部門應(yīng)及時(shí)將變動(dòng)情況函 告OA系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員須在收到函告后的 24小時(shí)內(nèi) 完成相關(guān)賬號(hào)、權(quán)限、歸屬等的調(diào)整工作。第八條 相關(guān)文件、資料（包括傳審、傳閱、公告、新聞等等）由發(fā)起人負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)起內(nèi)容進(jìn)行管理。第九條 為了確保OA平臺(tái)的正常和高效運(yùn)行，各系統(tǒng) 使用人均有合理使用系統(tǒng)、進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、提出意見建議等 的權(quán)利和義務(wù)。第三章日常使用第十條在OA系統(tǒng)上線運(yùn)行之初，原則上所有傳審、傳閱、簽批、通知、公告、新聞及資料傳遞均需通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行，但考慮到當(dāng)前運(yùn)行的實(shí)際，除部分文件外的傳遞可 沿用現(xiàn)有紙介質(zhì)傳遞流程之外， 其他傳遞均需通過(guò)

4、OA系統(tǒng)。 行政部將嚴(yán)格按照規(guī)定履行紙質(zhì)文件審核上報(bào)關(guān)，凡能通過(guò) OA系統(tǒng)上報(bào)的紙質(zhì)文件，一律退回發(fā)起人用 OA系統(tǒng)上報(bào)。第十一條 0A系統(tǒng)文件審批環(huán)節(jié)的效率及時(shí)間限制（一）凡上報(bào)審批的文件，在每個(gè)環(huán)節(jié)停留時(shí)間原則上不得超過(guò)3小時(shí)，凡超出規(guī)定時(shí)限，又無(wú)正當(dāng)理由的，每次 處罰相關(guān)責(zé)任人200元，以下情況除外：1晚上九點(diǎn)至次日上午八點(diǎn)；2流程節(jié)點(diǎn)審批人因生病、出差、學(xué)習(xí)、開會(huì)及其他重 要工作開展需要延長(zhǎng)審批時(shí)間的；3流程節(jié)點(diǎn)審批人在審核中因傳審事項(xiàng)不清、數(shù)據(jù)及資 料不全而要求發(fā)起人給予解釋或補(bǔ)充的。（二）凡上報(bào)審批的文件，因不達(dá)標(biāo)被退回時(shí)，退回人 應(yīng)注明退回原因、修改要求、需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)以及重新上

5、報(bào) 的時(shí)間，并及時(shí)電話或當(dāng)面告知發(fā)起人，堅(jiān)決杜絕無(wú)原由、 無(wú)標(biāo)準(zhǔn)的退單現(xiàn)象發(fā)生。第十二條由于OA系統(tǒng)流程屬剛性流程，存在一經(jīng)發(fā)起便無(wú)法修改發(fā)起內(nèi)容的問(wèn)題，因此，要求各發(fā)起人在發(fā)起 前仔細(xì)審核文件內(nèi)容，確定文件數(shù)據(jù)資料齊全后方可上傳。 審核及審批環(huán)節(jié)中各節(jié)點(diǎn)責(zé)任人均應(yīng)嚴(yán)格把控審核、審批 關(guān)，否則將進(jìn)行如下處罰：（一）日常上報(bào)審批的文件（資料），部門必須認(rèn)真把關(guān)，如拿不準(zhǔn)時(shí)須及時(shí)征求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見，幫助子公司完善 文件（資料）；如不認(rèn)真修改，被總經(jīng)理退回時(shí)，處罰責(zé)任 經(jīng)理200元；被董事長(zhǎng)退回時(shí)，處罰責(zé)任經(jīng)理300元。（二）各部門上報(bào)審批的文件（資料） ，因不達(dá)標(biāo)被總 經(jīng)理退回時(shí)，處罰責(zé)任人 200

6、元；被董事長(zhǎng)退回時(shí)，處罰責(zé) 任人300元。第十三條傳審類文件經(jīng)過(guò)審批返還給發(fā)起人之后，發(fā) 起人要及時(shí)將事務(wù)辦理結(jié)果反饋填寫入“辦理結(jié)果回復(fù)” 經(jīng)所在部門主管審核通過(guò)后，該審批流程方認(rèn)定為最終辦理 完結(jié)。第十四條發(fā)起人在發(fā)起流程時(shí)，需準(zhǔn)確把握文件性質(zhì) 及重要程度，除個(gè)別突發(fā)類或領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排工作事項(xiàng)外，原 則上任何文件均需提前足夠多的時(shí)間上報(bào)，以備審核過(guò)程中 的修改等影響工作開展，常規(guī)性審批因發(fā)起人未預(yù)留充足審 批時(shí)間而造成的任何后果均由發(fā)起人及其所在子公司、所在 部門全額承擔(dān)，審核及審批環(huán)節(jié)責(zé)任人不承擔(dān)責(zé)任（無(wú)故拖 延除外）。第十五條 各審核、審批人在審批文件前，應(yīng)酌情處理 標(biāo)識(shí)為緊急或特急的文

7、件（待辦文件名稱前綴紅色感嘆號(hào)， 無(wú)嘆號(hào)表示一般，一個(gè)嘆號(hào)表示緊急，兩個(gè)嘆號(hào)表示特急） 系統(tǒng)運(yùn)行之初，建議發(fā)起人及各節(jié)點(diǎn)審批人在處理完成后向 下一節(jié)點(diǎn)承辦人給予提示，保證文件及時(shí)得到處理。第十六條原則上各類文件在發(fā)起時(shí)，發(fā)起人需承擔(dān)歸 檔職責(zé)，除對(duì)通過(guò) OA傳遞的表單進(jìn)行歸檔外，傳審時(shí)的源 文件同樣應(yīng)妥善保存，以備以后查詢或使用第十七條嚴(yán)禁任何人通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布和傳遞含有非 法、不健康和帶有病毒的文件、圖片、應(yīng)用程序等內(nèi)容，一 經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除立即停止責(zé)任賬號(hào)外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制 度給予相應(yīng)處罰，直到開除處理。第十八條 為方便文件的傳遞和查閱，任何發(fā)起人在發(fā) 起流程之前，均應(yīng)檢查文件格式，文件

8、一律采用OFFICE2003、OFFICE2007及 WPS （不建議采用該格式） 格 式；圖片在發(fā)起前，需檢查圖片的大?。ú荒苓^(guò)大，否則移 動(dòng)端將無(wú)法閱臨覽）、質(zhì)量及格式（以 JPG、JPEG格式為最 佳）。流程發(fā)起前，相關(guān)附件名稱應(yīng)修改為與發(fā)起事由一致， 并注明各附件的功能作用。第四章 日常操作注意事項(xiàng)第十九條發(fā)起人在發(fā)起流程時(shí)，需根據(jù)傳遞類型選擇表單模版（上報(bào)審批類選擇相關(guān)傳審單，傳閱類選擇傳閱單、人力資源類選擇相對(duì)應(yīng)表單），并根據(jù)表單各要素進(jìn)行填寫 及完善并上傳相應(yīng)附件后點(diǎn)擊發(fā)送，流程即告建立。發(fā)起人 為部門主管及以上管理人員的，因流程發(fā)起時(shí)默認(rèn)的身份均 為部門員工，而其身份權(quán)限包含部

9、門員工與部門主管兩個(gè)層 次，因此，流程提交后會(huì)再次回到部門主管處，要求部門主 管用主管身份進(jìn)行審核并提交后，流程方才進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)（即一提交一審核）；子公司總經(jīng)理級(jí)別發(fā)起流程時(shí)，因其 身份權(quán)限包含部門員工、部門主管、子公司總經(jīng)理三個(gè)層次， 因此，需要額外的兩次審核后，方才進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)（即一提 交兩審核）。為了避免在此環(huán)節(jié)出現(xiàn)不必要的延誤，請(qǐng)各主 管以上人員在發(fā)起并提交流程后多回看幾次是否有待辦文 件存在或通過(guò)查看表單流程以確定當(dāng)前處于哪一節(jié)點(diǎn)。第二十條對(duì)于超出系統(tǒng)現(xiàn)有模版的相關(guān)傳遞，可采用 自由協(xié)同的方式予以發(fā)起，方便之處在于發(fā)起不受條件限 制，并且在發(fā)起時(shí)復(fù)選修改正文選項(xiàng)后，各節(jié)點(diǎn)審批人均可

10、對(duì)正文內(nèi)容進(jìn)行修改（附件不可修改），無(wú)需退回發(fā)起人修改后上報(bào)，并且全流程各節(jié)點(diǎn)由發(fā)起人制定，可指定任何人 審閱，有很強(qiáng)的隨意性。不足之處在于，由于流程隨意性很 強(qiáng)加之正文內(nèi)容可修改，因此流程的客觀性大大降低，且各 節(jié)點(diǎn)審批意見無(wú)法寫入固定表單，后期使用存在不便。適合 發(fā)起需他人修改完善和傳閱的相關(guān)內(nèi)容。第二十一條 受各模版權(quán)限設(shè)置原因，各節(jié)點(diǎn)審批人如 在審核提交后出現(xiàn)流程節(jié)點(diǎn)選擇提示時(shí)，請(qǐng)根據(jù)所審核文檔 性質(zhì)自行判斷文件去向（去向包括權(quán)限內(nèi)審批、 權(quán)限外上報(bào)、 下一節(jié)點(diǎn)審批人等），如判斷不清的可與文件發(fā)起人或相關(guān) 部門取得聯(lián)系，以確保傳遞流程準(zhǔn)確高效。第二十二條各管理員在管理所屬公司子系統(tǒng)時(shí)，

11、需嚴(yán) 格按照權(quán)限開展文件資料的增、刪、查、改等工作，并在日 常工作中注意隨時(shí)將所經(jīng)手文件資料進(jìn)行歸檔，以便于日后 查詢使用。第二十三條 因OA系統(tǒng)預(yù)覽格式與所上傳文檔格式存 在區(qū)別，上傳文檔中的細(xì)節(jié)可能會(huì)在系統(tǒng)預(yù)覽中無(wú)限放大， 因此，請(qǐng)各使用人在上傳文檔前對(duì)源文檔進(jìn)行仔細(xì)檢查核 對(duì)，確保文檔格式正確、編排合規(guī)，且事由描述清晰、理由 闡述準(zhǔn)確、附件要素齊全，盡可能減少因退單而造成的損失。第二十四條 OA系統(tǒng)是工作效率的倍增器，其包含的 各種剛性流程及嚴(yán)格的時(shí)間限制將從根本上約束和限制各 使用人的工作習(xí)慣，在使用之初，肯定會(huì)與現(xiàn)有工作流程和 習(xí)慣有一定區(qū)別，請(qǐng)盡快適應(yīng)，并堅(jiān)持使用，確保OA系統(tǒng)真正

12、達(dá)到提升工作效率，優(yōu)化工作流程，完善公司管理體系 的目的。第五章安全要求第二十五條各使用人首次登陸時(shí)須將初始密碼修改為個(gè)人密碼并妥善保管，不得隨意將密碼外泄給他人使用。第二十六條 任何使用人（尤其管理人員）均不得將個(gè) 人賬戶交由他人操作和管理，特殊情況下，系統(tǒng)管理員有權(quán) 調(diào)用各使用人的賬號(hào)與密碼，但使用前需明確告知賬號(hào)所有 人，并不得對(duì)該賬號(hào)開展除系統(tǒng)必要項(xiàng)目外的其他操作（即 不得對(duì)具體工作事項(xiàng)進(jìn)行任何操作）。第二十七條所有使用人只可在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行相關(guān)操作，特殊情況下如需提高權(quán)限，請(qǐng)與各系統(tǒng)管理員聯(lián)系， 經(jīng)審核確實(shí)需要提高權(quán)限的，可由管理員給予調(diào)整。第二十八條任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員或外部人員查看系統(tǒng)內(nèi)容，更不允許下載相關(guān)內(nèi)容，尤其是涉密內(nèi) 容。多人共用一臺(tái)電腦時(shí)，如暫停OA辦公并離開電腦，請(qǐng)及時(shí)注銷或退出 OA系統(tǒng)，以免他人誤操作。第二十九條 凡涉密內(nèi)容需要在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布的，發(fā)布人 須嚴(yán)格設(shè)定查看