有效的編制月度項目策劃報告的構(gòu)成

1、1 1 / / 1010一種有效的編制月度項目報告的方法1 1 引言1.11.1 項目報告 在項目的實施過程中，隨著工作流、物流、資金流有效的運動，推動著 項目進程螺旋地前進， 直至項目實施完成。 在那個過程中同時伴隨著信 息流的產(chǎn)生和運動。 信息流將項目的工作流、 物流、資金流與項目的組 織、治理職能、 環(huán)境等因素緊密地結(jié)合在一起， 它不僅反映了項目實施 過程中的各種情況， 而且還操縱和指揮著工作流、 物流、 資金流的運動2。因此項目信息對項目的治理起著重要的作用。任何一個項目治理者 的期望確實是使項目在一個施工高度安全、 品質(zhì)卓越、 工期提早、 成本 低于預算同時能令內(nèi)部外部客戶都中意的團

2、隊環(huán)境下進行， 而項目報告 則是有效地表達和傳遞項目執(zhí)行狀態(tài)信2 2 / / 1010息的要緊表現(xiàn)形式之一， 是人們 溝通信息的重要工具。所謂“項目報告”，確實是依據(jù)項目目標、項目各種打算、合同、組織 資源供應(yīng)等資料，收集項目實施過程中產(chǎn)生的大量信息，用特定的表達 方式反映項目實施進度、費用、 質(zhì)量等狀態(tài)的一種報告形式， 以此來下 達各種指令，協(xié)調(diào)、決策、操縱和指揮項目實施過程。1.21.2 項目報告的分類項目報告的種類專門多， 例如：按時刻可分為日報、 周報、 月報、年報； 按項目內(nèi)容可分為工作報、單位工程、單項工程、整體工程；按內(nèi)容可 分為質(zhì)量報告、 成本報告、工期進展報告；按專題內(nèi)容可分

3、為風險分析 報告、總結(jié)報告、特不事件報告；按治理層次可分為分包商單位工程報 告、項目治理層單一項目的進展報告、 組織領(lǐng)導層整體項目或多項目狀 態(tài)報告。項目報告不僅要完整真實地反映項目差不多實施情況，評價過去的情況 及時期性成果，而且要總結(jié)經(jīng)驗，分析問題，提出解決問題方法，為項 目決策提供依據(jù)， 并為預測項目今后進展趨勢提供預警信息。 為了幸免項目報告的閱讀者， 特不是項目領(lǐng)導層的決策者， 要得到一兩個項目必 要的信息不得不從大堆的項目報告中進行繁瑣的分析和篩選的現(xiàn)象， 因 此，針對不同類型的項目和不同層次的治理者， 編制具有針對性的項目 報告尤為重要， 一份好的項目報告能使項目治理者迅速了解項

4、目進展情 況，快速做出決策。1.31.3 本文中項目報告編寫的定位 本文中所要論述的項目報告是以本人負責的生產(chǎn)線技3 3 / / 1010術(shù)改造工程項目 為例（項目投資 45004500 萬元；工期 19991999 年 6 6 月20002000 年 1212 月；工程要 緊內(nèi)容包括廠房建筑改造、設(shè)備采購安裝試運行、公用系統(tǒng)管道安裝、電氣安裝等；工程各部分內(nèi)容施工均由不同的承建商承建4） ， 重點表 達工程項目在實施過程中，針對項目治理層收集來源于項目作業(yè)執(zhí)行層 記錄的工程活動的數(shù)據(jù)和資料， 向項目組織領(lǐng)導層上報月度報告時， 如 何分析對比，編寫出單一項目的項目執(zhí)行報告或多項目的項目狀態(tài)報

5、告。2 2 項目報告的構(gòu)成2.12.1 項目報告的目標項目組織領(lǐng)導層要緊為高級項目經(jīng)理或企業(yè)總裁、副總裁，他們與項目有著深切的利益關(guān)系， 在繁忙的事務(wù)中， 及時而又準確了解項目 的關(guān)鍵問題，迅速地做出決策是特不必要的。 因而項目治理層所提供的 月度項目報告必須具備一下特征：（1 1）使閱讀者迅速地了解項目關(guān)鍵問題。（2 2）針對問題和目的，及時確定出某項行動打算。（3 3）用少于 1010 分鐘的時刻能閱讀完該項目報告。2.22.2 編寫項目報告必要的條件 一份要具備以上目標而且要有意義，并能為領(lǐng)導者帶來價值的項目報 告，在編制前必須滿足一下必要條件：4 4 / / 1010（1 1）了解組織

6、領(lǐng)導者的需要和期望。（2 2）確定項目報告采納的報告形式、內(nèi)容以及圖表。（3 3）協(xié)商一致的報告截止日期。（4 4）作業(yè)執(zhí)行層上報基礎(chǔ)資料的提供人，必須采納統(tǒng)一的標準、規(guī)范 的格式。2.32.3 項目報告的形式和內(nèi)容在項目的整個進程中， 組織領(lǐng)導層的治理者都應(yīng)當清晰地了解項目的狀 況，月度報告是特不重要的交流項目信息的工具。 讓繁忙的高級項目治 理者閱讀過多的數(shù)據(jù)或?qū)ｉT厚的項目報告實際是一種資源的白費。因 此，本文推舉的月度項目報告編制方法， 將項目報告內(nèi)容用“必讀”部 分和“推舉閱讀”部分形式表達。 如此就使治理者在有限的時刻內(nèi)， 從 每個月的月度項目報告中了解最有效的項目信息。 報告中“必

7、讀”部分是項目執(zhí)行的差不多信息， 要緊用兩至三段文字闡 述項目執(zhí)行的概要、 項目的關(guān)鍵問題和項目正常的狀態(tài)。對項目總體上 是否安全有效地按照打算執(zhí)行發(fā)表評論，并對關(guān)鍵問題做出鑒不， 提出 建議性行動打算。這部分的信息要緊是用來回答了“項目進展是否順 利”的問題?！巴婆e閱讀”部分首先提供項目報告的分解結(jié)構(gòu)， 標明本報告信息的提 供者和內(nèi)容，其次是從項目執(zhí)行層中工程師、 各單項工程承建商、 供應(yīng) 商提供的詳細的報告中摘取最恰當?shù)男畔ⅲ?利用恰當?shù)摹?簡單的、 容易 讓人理解的圖形和表格， 充分地表現(xiàn)了上一個月項目各部分執(zhí)行狀況和 取得的項目績效， 項目的成本、 進度與打算相比發(fā)生的變動， 以及項目

8、 進展的趨勢。 應(yīng)用這種表示方法目的確實是通過這種月度項目報告的表達形式讓高級項目經(jīng)理或企業(yè)組織層的領(lǐng)導者在有限的時刻內(nèi)， 得有效的項目信息， 為制定下一個月關(guān)鍵的活動打算提供依據(jù)， 使領(lǐng)導 者快速做出決策。由于本文中介紹的項目報告“必讀”部分目前在工程中是一種常見的、 傳統(tǒng)的表示方迅速獲5 5 / / 1010法， 本文不做過多論述， 要緊介紹“推舉閱讀”部分項目 報告內(nèi)容的表達方法。3 3 單一項目報告和多項目報告的表示方法3.13.1 單一項目的項目報告單一項目的項目報告“推舉閱讀”部分要緊表現(xiàn)一個完整的項目進展 的情況和項目各部分執(zhí)行的績效， 使組織領(lǐng)導層的治理者能充滿信心對 項目做出

9、有效的決策。 因此項目首先要具有完整的打算系統(tǒng)， 建立必要 的掙值分析體系， 同時能有效地收集項目實際完成的數(shù)據(jù)， 通過分析計 算項目的進度執(zhí)行指標 SPISPI 和成本效用指標 CPICPI，表現(xiàn)在各種圖形和表 格來講明項目的績效和進展趨勢。6 6 / / 1010項目績效狀況圖，要緊表現(xiàn)項目實施過程中進度和成本進展狀況和變動磯航機擰w：ypi-R頊艮趣集賄掛林?CPK?念口服害井諒蛛物. 主黑克呱 BP臨告的墓 酣甑桅和備剌的來瀏屋 蚩就頊BH握活訪和槌 俱普”.頊巨毎月進度抽幵 捋擁曲童陽.主宴泰悝項 直丈鏈it義申進度5訃 切用比.蠻際缺魏笛梟- 曲纜趙萇筑構(gòu)馥1.雲(yún)際SS爲雄樓近計劃|醐SPI(TI翔yooa 920.6?44/00a1854獸00CL 980.8t4Woo1.1X3027/G01.120.892擴00sm:【/高俶型:L J L J L j L J L j L A L i,項目酔礙已艮兗威匸菲岡靈感車已塹 M 磁匸怔丈碌底家圈1儀目惟告分則緒鞫,圉2巧艮樽也仔析膽宴國 “ mi ail iiiam“ o o“八t011 11CPI7 7 / / 1010的趨勢。本例中項目在 3 3 月至 7 7 月期間，實際績效由滯后型轉(zhuǎn)變?yōu)檫M度 超前型。項目各部分成本績效指標圖，要緊表現(xiàn)項目實施過程中各部分成