淺談SAP期末清帳與重分類

1、 淺談SAP期末清帳和重分類通常企業(yè)都會制定完善的應(yīng)收應(yīng)付管理制度,ERP應(yīng)該能提供與時登記往來款項和準(zhǔn)確反映應(yīng)收應(yīng)付帳款的形成、回收、支付與增減變化情況并按月進(jìn)行核對與清理的功能。SAP提供了強(qiáng)大的應(yīng)收應(yīng)付管理,簡單列舉幾個其應(yīng)收應(yīng)付功能:(1).購銷合同中明確各項條款應(yīng)收應(yīng)付從購銷單據(jù)開始就可明確各種條款,通常,顧問們會傾向于使用采購/銷售文本(請參考相關(guān)篇幅)功能來定義各種條款,這些條款被寫入采購訂單或銷售訂單主數(shù)據(jù), 主要包括付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況、包裝方式、送貨期限甚至違約違約責(zé)任, 這些條款將隨采購訂單或銷售單據(jù)被打印或被 并形成法律效應(yīng),SAP提供了Output Messa

2、ge來完成打印或 功能,可以將來發(fā)生爭端時根據(jù)尋求訴訟保全。(2).雙方往來對帳 一個公平競爭的市場環(huán)境下整個企業(yè)鏈應(yīng)該是雙盈的,在SAP財務(wù)模塊提供了階梯式的往來通信功能,包括:a. 信函功能(Correspondence)典型的信函有支付通知(Payment notifications) 、對帳單(Account statements) 、 余額確定單(Balance confirmations)等, 支付通知實(shí)際上也包括到期需要付給人家的款項,應(yīng)收過大容易形成壞帳,應(yīng)付過大也容易造成資不抵債高負(fù)債運(yùn)營。 b自動支付（Tcode：F110） SAP提供了自動支付功能，可以自動找到到期的應(yīng)付

3、形成付款，當(dāng)然企業(yè)可以根據(jù)其支付計劃進(jìn)行一定調(diào)整，按照國外習(xí)慣,到期即需付款,延期的應(yīng)收和應(yīng)付需要計息,而按國實(shí)情,顯然自動付款實(shí)現(xiàn)不大現(xiàn)實(shí)。c.催款(Dunning,Tcode:F150) 相對普通信函而言,催款更加正式,SAP提供了多級催款,甚至在催款時可以計算利息,當(dāng)然催款也包括企業(yè)的應(yīng)付帳款的催款(自催)。（3）.制定激勵政策SAP對商業(yè)折扣,現(xiàn)金折扣,銷售返利等業(yè)務(wù)提供了相應(yīng)處理方案。(4).評估和信用機(jī)制SAP有供應(yīng)商評估和完善客戶信用控制功能。國ERP管象預(yù)付沖應(yīng)付、預(yù)收沖應(yīng)收等業(yè)務(wù)處理叫核銷，SAP管這些業(yè)務(wù)叫結(jié)帳/清帳，清帳一般包括平時手工清帳和月末自動清帳兩種方式。手工清帳

4、相關(guān)Tcode:(1).F-03/ FB1S:手工清G/L account未清項（針對使用了未清項管理的一般總帳科目）(2).F-44/ FB1K:手工清Vendor未清項（各供應(yīng)商的應(yīng)付未清項清帳）(3).F-32/ FB1D:手工清Customer未清項（各客戶應(yīng)收未清項清帳）(4).F-04:G/L account的帶清帳的過帳(5).F-51:Vendor的帶清帳的過帳(6).F-30:Customer的帶清帳的過帳F-04,F-51,F-30這些Tcode初始屏幕顯示的默認(rèn)憑證類型不同而已,可以使用OBU1設(shè)置，使用這些Tcode在平時記帳時就可清帳。SAP中的應(yīng)收應(yīng)付模塊和總帳集成

5、設(shè)計簡潔，如下：第一步：應(yīng)收應(yīng)付/預(yù)收預(yù)付/其它應(yīng)收其他應(yīng)付被設(shè)置成為統(tǒng)馭科目，這些科目或被設(shè)置到供應(yīng)商/客戶主數(shù)據(jù)或被設(shè)置為特殊總帳標(biāo)志，在記帳時是直接輸入供應(yīng)商/客戶（或+特殊總帳標(biāo)志）自動帶出的，而國傳統(tǒng)做法是記帳時輸入應(yīng)收應(yīng)付/預(yù)收預(yù)付/其它應(yīng)收其他應(yīng)付這些科目再將供應(yīng)商/客戶作為輔助核算字段。顯然，SAP不大可能會出現(xiàn)應(yīng)收應(yīng)付和GL不匹配的業(yè)務(wù)場景。第二步：SAP提供了一套表來記錄供應(yīng)商/客戶已清項（Cleared Items）和未清項（Open Items），典型的Table： BSIS/BSAS | BSIK/BSAK | BSID/BSAD。平時實(shí)際上就可使用F-44或F-32

6、與時清帳，比如將某供應(yīng)商的一筆預(yù)付去清某筆應(yīng)付，而不需等到月底湊熱鬧統(tǒng)一去做。在本書的相關(guān)章節(jié)，曾論證了SAP應(yīng)付帳款未清行項中為什么沒有帶采購訂單號 + 利潤中心，實(shí)際上供應(yīng)商的一筆預(yù)付可能是針對某采購訂單的應(yīng)付未清項，此時SAP沒有提供默認(rèn)解決方案，原因是SAP供應(yīng)商發(fā)票校驗時可能根據(jù)多個采購訂單集中校驗，這些采購訂單可能采購了多個利潤中心的多個物料，匯總的一筆應(yīng)付無法鉤稽到采購訂單 + 利潤中心，而在有些企業(yè)的實(shí)務(wù)中可能應(yīng)付是唯一對應(yīng)到一采購訂單和利潤中心的，在這種情況下，如果需要加強(qiáng)清帳功能，可以考慮使用SAP的憑證增強(qiáng)功能寫入采購訂單和利潤中心。除了手工清帳，SAP還提供了自動清帳功

7、能。自動清帳相關(guān)Tcode:(1)F.13:不帶清帳貨幣（針對未清項管理的總帳應(yīng)收應(yīng)付和GR/IR科目自動清帳）(2)F13E:帶清帳貨幣的自動清帳手工/自帳清帳規(guī)則A 無論手工清帳還是自動清帳，相關(guān)科目一定要需設(shè)置未清項管理。B 使用手工清帳,科目主數(shù)據(jù)“創(chuàng)建/銀行/利息”屏的的自動過帳標(biāo)致不能選上。C 自動清帳可以針對應(yīng)收應(yīng)付和特殊總帳標(biāo)置的預(yù)收預(yù)付其它應(yīng)收其它應(yīng)付間進(jìn)行,注意：A和W默認(rèn)的特殊總帳標(biāo)志不能進(jìn)行自動清賬處理。自動清帳還包括進(jìn)行未清項管理的一般總帳科目,特別強(qiáng)調(diào)一下GR/IR科目的自動清帳。D自動清賬通常根據(jù)借方貸方金額一樣，和輔助條件字段如采購訂單+采購行項目或分配字段一樣

8、項目歸類清帳，典型的如GR/IR科目，清帳字段是可配置的。E自動清帳也可在滿足清帳條件的多個借貸項進(jìn)行處理。F自動清賬適用于銀行待清賬戶的處理（比如實(shí)施了電子銀行的的電子對帳單），由于手動清賬的靈活性，多數(shù)情況下，企業(yè)還是愿意采用這種方式，特別是清帳時需要人為職業(yè)判斷的情況下，不準(zhǔn)確自動清帳有時還會造成帳齡分析問題。下圖為清帳的配置路徑，清帳配置包括定義清帳過帳碼、清帳規(guī)則和自動清帳的附加規(guī)則。自動清帳規(guī)則（Tcode：OB74）自動清帳規(guī)則默認(rèn)可以根據(jù)分配號進(jìn)行（BSEG-ZUONR），這個分配號對應(yīng)到Tcode：OB16定義所謂的排序碼。如圖-5的GR/IR科目2121970000的自動清

9、帳規(guī)則是采購訂單和采購訂單行項目，實(shí)際上，在運(yùn)行F13自動清帳時則會將收貨時產(chǎn)生的GR/IR貸方和發(fā)票校驗時產(chǎn)生的GR/IR借方自動根據(jù)采購單和行項目清帳。GR/IR科目的自動清帳SAP默認(rèn)設(shè)置使用ZUONR分配字段做清帳條件,意思是說如果一群open items碰在一起,只要assignment字段一樣,且滿足Total debit Amout = Total Credit Amount,他們就兩清了?，F(xiàn)在來說說GR/IR, 舉一個BT點(diǎn)的例子，假設(shè)某采購訂單的一行項目對應(yīng)的物料采購數(shù)量為100PC,MIGO收貨3次, 數(shù)量為30/30/40, 則GR/IR記錄在貸方3次, 而假設(shè)供應(yīng)商送了

10、兩次發(fā)票,發(fā)票校驗MIRO時為 50/50, GR/IR記錄在借方2次, 假設(shè)分配字段ZUONR字段記錄PO+PO item, 運(yùn)行自動清帳F.13時3個貸方和2個借方就自動對清。排序碼（Tcode：OB16）排序碼可以分配到會計科目主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商和客戶的主數(shù)據(jù)中，排序碼最多可由4個字段組成，比如排序碼010則對應(yīng)采購訂單+采購行項目，這樣在記帳時如果科目使用了該排序碼，分配字段將被寫入采購憑證+采購行項目。從某種意義上來講，除了用清帳外，分配字段還類似一個可由用戶靈活自定義的保存輔助信息的字段。應(yīng)收應(yīng)付自動清帳困惑GR/IR和采購訂單+行項目是一一對應(yīng)的，即其每個行項目必定能帶上采購訂單和行

11、項目，這是SAP的設(shè)計特點(diǎn)，GR/IR作為中間科目，在收貨和發(fā)票環(huán)節(jié)實(shí)際上余額（包括憑證貨幣、本位幣和附加本位幣）必定平衡?？蓱?yīng)收應(yīng)付就不那么容易了，以應(yīng)付為例,和GR/IR不同的是,因為后勤發(fā)票校驗時是多個采購訂單或一個采購訂單多個行項目，所以它不大可對應(yīng)到采購訂單+行項目，應(yīng)收也同樣，所以，應(yīng)收應(yīng)付使用好自動清帳是不容易的，不過，財務(wù)如果連付錢和收錢都懶的去做好而等著系統(tǒng)自動做的話，你老板又怎么可能放心呢？什么科目需使用未清項管理?需要清帳的會計科目在建立時(Tcode：FS00)需在“控制數(shù)據(jù)” Tab頁必須選上“未清項管理”標(biāo)志, 首先進(jìn)行未清項管理的科目必須是BS科目, 通常包括有銀

12、行清帳科目| 現(xiàn)金折扣清帳科目| GR/IR和 類GR/IR即應(yīng)計的運(yùn)輸費(fèi),保險費(fèi),報關(guān)費(fèi)等應(yīng)計的采購附加費(fèi)用科目等，而象應(yīng)收應(yīng)付預(yù)收預(yù)付等各種統(tǒng)馭科目默認(rèn)必須進(jìn)行未清項管理，因此這些統(tǒng)馭科目本身不能打上“未清項管理”標(biāo)志。使用未清項管理的相關(guān)科目的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將被分成為已清項和未清項兩類。清帳圖例實(shí)解可以使用TcodeFBL3N/FBL1N/FBL5N來查看各種未清項。如圖1,展示的是FBL3N查看某供應(yīng)商應(yīng)付帳款未清項的一個截圖。圖1-1-2:兩個重要的行項目Status標(biāo)志和Due Date(注：GR/IR只有未清項標(biāo)志, GR/IR科目本身無所謂的到期概念)。Due Date是表示該應(yīng)收應(yīng)

13、付是否已經(jīng)到期,它是根據(jù)未清行項目的基限日期(Baseline date)和OME2定義的付款條件的日期計算而來。圖1-4:你必須在Layout選上“Cleared/open items symbol”和“Net due date symbol”兩個字段，才會出現(xiàn)圖1-1-2的兩個標(biāo)志, 你還可選擇“Net due date”和“Arrears after net due date” 對未清行項目分析,這樣對該單個供應(yīng)商所有未清項的帳齡直接就有非常清晰的了解。借貸方金額一樣的清帳實(shí)例圖2顯示的一個F-44清Vendor未清項的一個實(shí)例,選擇Document Number 5100000052和

14、5100000051的未清項對清,金額是8.33HKD,因為清帳的Dr/Cr金額完全一樣,于是產(chǎn)生了只有憑證頭沒有行項目的清帳憑證0100000228。注：剩余付款產(chǎn)生的新的未清項的基準(zhǔn)日期(該日期將計算出到期日，與帳齡分析和催款密切相關(guān)),一般是默認(rèn)從原行項中Copy過來,當(dāng)然可按實(shí)際需求更改baseline date，比如你和供應(yīng)商或客戶和你約定部分付款后剩余部分到期日往后延遲一段時間。如果在收付款時剩余部分不能從原行項目帶出支付條件和基線日期，則需要檢查配置Tcode：OBA3。收付款的部分和剩余清帳無論是部分還是剩余收付款(收款:F-28,付款:F-53),以付款為例,當(dāng)本次付款金額恰

15、好等于選擇的行項目金額和,當(dāng)然行項目自動變成已清項.假設(shè)某Vendor的一筆10000 RMB的未清項(憑證號假設(shè)是5100000063,類型一般是RE/KR,RE由LIV MIRO而來,KR通常是手工記帳),本次付9000.如果采用部分付款時通常會產(chǎn)生一KZ的付款憑證,原來的5100000063依舊是未清項.本次付款產(chǎn)生的付款憑證如下:Dr:應(yīng)付(某vendor) 9000 HKD Cr:銀行存款 9000 HKD其中產(chǎn)生的應(yīng)付借項也是未清項(注意該付款憑證的貸方行項目是銀行存款沒有所謂的未清項),金額是9000HKD.如果采用剩余付款,則5100000063會變成已清項,同時產(chǎn)生一新的未清

16、項憑證如下:Dr: 應(yīng)付(某vendor) 10000 HKD (5100000063成已清項清帳憑證為該次付款憑證) Cr: 應(yīng)付(某vendor) 1000 HKD(未清)銀行存款 9000 HKD最后剩下的是貸方1000HKD成為新的未清項,原來的憑證5100000063則成已清項,新的未清項的baseline date自動為5100000063的baseline date,除非你手工更改它,這也很合理.注意清帳日期和部分清帳帶來的麻煩。使用不同貨幣的清帳圖3是一個實(shí)際付款的例子,憑證5100000045是MIRO進(jìn)行LIV產(chǎn)生的憑證(類型RE). company code 5100的本

17、位幣是HKD,PO currency是USD,MIRO時的Exch. Rate是1HKD=0.12000USD,確定應(yīng)付80USD,折合666.67 HKD,假設(shè)F-53使用剩余付款方法付出500HKD.圖3-3顯示的憑證5100000045的兩個行項目(AP和GR/IR科目都使用未清項管理)對應(yīng)的清帳憑證(1500000026是F-53剩余付款500HKD產(chǎn)生的,如圖4, 憑證100000121則是F.13自動清帳產(chǎn)生的,如圖5).圖4,顯示的是F-53剩余付款產(chǎn)生的憑證1500000026,在圖3中的local currency amount HKD金額是666.67HKD,Documen

18、t currency amount是80USD. 在付款時匯率發(fā)生變化,1HKD=0.12900USD,SAP的憑證產(chǎn)生邏輯是付出500HKD,根據(jù)此時匯率(0.12900)轉(zhuǎn)成64.50USD,還剩下15.50USD,轉(zhuǎn)HKD為15.50/0.12900= 120.16HKD.可以看到此時80USD=620.16HKD.因為圖3確定應(yīng)付80USD,付款應(yīng)以付清80USD為準(zhǔn).然而,SAP的清帳原則是:確保Document currency amount,local currency amount和group currency amount(本書是USD,假設(shè)你設(shè)置了parallel curr

19、ency并使用Group currency USD做第2本幣的話)三種貨幣同時平衡.這樣就會產(chǎn)生一匯兌損益行,document currency和group currency amount都是0,而local currency amount為46.51(根據(jù)SAP的清帳邏輯,這種由于匯率變化某一貨幣金額為0而其中另外某幣別的金額不為0情況在MIRO時匯率變化時也經(jīng)常發(fā)生,所以在SAP中,不要以為Document currency為0,local currency amount就一定為0).匯兌損益科目在OB09或OBA1(KDF)中定義,通常各種AP/AR Recon.科目和GR/IR都要定義對應(yīng)的匯兌損益科目.圖5顯示的是使用F.13(SE38:SAPF124)自動清GR/IR的結(jié)果,實(shí)際上一般會將MIGO收貨產(chǎn)生的貸方GR/IR和MIRO GR/IR借方金額根據(jù)一定規(guī)則(詳細(xì)