物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1、物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 1目的 規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。 2適用范圍 適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。 3職責(zé) 3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。 3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。 3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。 4程序要點(diǎn) 4.1檔案的編號(hào) 4.1.1公司、管理處編號(hào): a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為:(公司英文縮寫); b)物業(yè)管理處編號(hào)為:(管理處英文縮寫)。 4.1.2部門編號(hào): a)綜合部編號(hào)為:Z·H; b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為:C·W; c)管理部編號(hào)為:G·W d)項(xiàng)目

2、部編號(hào)為:X·M e)工程部編號(hào)為:G·C; 4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)-20XX、20XX、20XX。 4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、.。 4.1.5檔案編號(hào)舉例: a)物業(yè)管理有限公司編號(hào): - 檔案序號(hào) 類別編號(hào) 部門編號(hào) 物業(yè)管理公司編號(hào) b)管理處編號(hào): 一一一一 檔案序號(hào) 類別編號(hào) 部門編號(hào) 管理處編號(hào) 物業(yè)管理有限公司編號(hào) 4.2檔案的分類 4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類: a)行政、人事類; b)財(cái)務(wù)類; c)物業(yè)管理類; d)保潔類; e)工程修理類; f)保安類 4.2

3、.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律動(dòng)身,符合檔案形成的實(shí)際狀況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。依據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)-問(wèn)題分類法,如: 收文類 發(fā)文類 合同類 a)綜合部員工人事檔案 圖紙類 后勤類 收文類 報(bào)表類 b)財(cái)務(wù)部帳冊(cè)類 憑證類 合同類 工程圖紙類 合同類 收文類 發(fā)文類 業(yè)主檔案類 c)管理部員工檔案類 修理類 投訴類 回訪類 有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類 計(jì)劃總結(jié)類 4.3立卷與編制目錄 4.3.1立卷:就是根據(jù)單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷: a)依據(jù)檔

4、案(或文件夾)的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙; b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如: -物業(yè)管理有限公司綜合部收文:-X·Z-收文; -物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:-C·W-報(bào)表; -管理部業(yè)主檔案:一-G·W-業(yè)主檔案。 c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置處,并排列在檔案柜中; d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。 4.3.2編制目錄: a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置預(yù)備活頁(yè)檔案目錄; b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在

5、檔案目錄(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。 4.4檔案的保管期限 4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作狀況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。 4.5檔案的保管 4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是: a)便于查閱; b)保證檔案的安全; c)防止檔案的損壞; d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。 4.5.2檔案保管的責(zé)任部門: a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案; b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔

6、案及公司其他部門所需保管的資料; c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料: d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、修理、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案; e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。 4.5.3檔案的保管程序: a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后, 移交給檔案管理員; b)檔案管理員將該資料登記在檔案目錄中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào); c)檔案管理員定期將檔案目錄輸入電腦,以便查詢; d)檔案原則上保管原件。 4.6檔案的密級(jí) 4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、平

7、凡: a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案; b)機(jī)密檔案包括:ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、修理、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案; e)平凡檔案包括:公司的通知、通告等平凡性文件。 4.7檔案的查閱權(quán)限 4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司全部檔案。 4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。 4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門全部檔案。 4.7.4其他人員依據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制 4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案

8、室在文件查閱/借閱/復(fù)制登記表中登記。 4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格: a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理; b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單給查閱人辦理審批手續(xù): 屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。 4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;平凡檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。 4.11檔案的銷毀 4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。 4.11.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。 4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。 4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。 序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文 單位發(fā)文 日期接收 日期歸檔編號(hào)備注 檔案目錄 文件查閱/借閱/復(fù)制登記表 序 號(hào)姓名查閱