公司檔案管理辦法(doc 4頁)

1、檔案管理辦法一.總則為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。二.公司檔案范圍公司建檔范圍確定為：公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；財務、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；經營管理方面的文件材料；生產技術管理方面的文件材料；產品生產、能夠消耗、安全生產方面的文件材料；儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術引進、轉讓方面的材料；教育培訓方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文

2、件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結。公司檔案還包括聲像資料：照片檔案：新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成；影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明；錄音檔案：唱片、錄音帶；錄像檔案：政治、經濟、科技、文娛、廣告活動。三.公司檔案管理體制公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部可設立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。根據(jù)有關檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并

3、定期向公司檔案部門移交保管。公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關檔案部門代為保管。四.檔案管理工作(一).檔案材料的收集：建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。(二).檔案的歸檔、立卷與管理。區(qū)分全宗，確定立檔單位。分類。依據(jù)檔案來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在

4、一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對檔案進行一次清理：清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。(三).檔案的保管：防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案；做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。(四).檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、

5、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。(五).檔案的銷毀：對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；辦理銷毀手續(xù)，經董事會或總經理批準，方能銷毀；銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關在清冊上簽字。公司終止、解散時，檔案應移交控股股東或主管部門或當?shù)貒覚n案館。公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。(六).檔案借閱、利用工作凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。

6、外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限不得超過棗星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。公司內檔案利用的方式有：1).提供檔案原件；2).提供檔案復印件；3).提供文獻索引資料。7.檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。8.檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。9.依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)