第8章報表的創(chuàng)建與應用

1、本章要點報表概述報表的創(chuàng)建報表的編輯報表的高級設計報表的預覽和打印第8章 報表的創(chuàng)建與應用8.1.1 報表的類型根據(jù)報表中字段數(shù)據(jù)的顯示位置，Access報表分為4種類型：縱欄式報表、表格式報表、圖表報表和標簽報表。8.1 報表概述Access 2010使用報表對象來實現(xiàn)數(shù)據(jù)打印功能，而且可以在報表中實現(xiàn)數(shù)據(jù)計算。建立報表和建立窗體的過程基本相同，只是窗體最終顯示在屏幕上，而報表除了顯示外，還可以打印出來。8.1.2 報表的視圖Access 2010為報表操作提供了4種視圖：“報表視圖”、 “打印預覽”、“布局視圖”和“設計視圖”。8.1.3 創(chuàng)建報表的方法選擇數(shù)據(jù)源后，可以使用多種方法創(chuàng)建報

2、表，包括報表工具、報表向?qū)б约翱瞻讏蟊淼?。報表工具是最快的報表?chuàng)建方法，報表向?qū)亲钊菀椎膱蟊韯?chuàng)建方法。在“創(chuàng)建”選項卡中，可以看到“報表”命令組，在其中可以選擇創(chuàng)建報表的各種命令按鈕，如圖所示。8.2 報表的創(chuàng)建8.2.1 使用自動方式創(chuàng)建報表自動方式創(chuàng)建報表是一種通過指定數(shù)據(jù)源(僅基于一個表或查詢)，由系統(tǒng)自動生成包含數(shù)據(jù)源所有字段的報表的創(chuàng)建方法，是創(chuàng)建報表最快捷的方法，但它提供的對報表結構和外觀的控制最少，因此報表形式簡單。使用自動方式創(chuàng)建報表的方法是：先選中要作為報表數(shù)據(jù)源的表或查詢，然后在“創(chuàng)建”選項卡的“報表”命令組中單擊“報表”命令按鈕，系統(tǒng)自動生成縱欄式報表。例8-1 使用自

3、動方式創(chuàng)建“學生”報表。操作步驟：打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，在導航窗格中，選中“學生”表。單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“報表”命令組中單擊“報表”命令按鈕，“學生”報表立即完成，并且切換到布局視圖。以默認的“學生”報表名稱保存該報表。8.2.2 使用手動方式創(chuàng)建報表使用手動方式創(chuàng)建報表，是指需要從表的字段列表中選擇所需字段，然后將其添加到報表中?？請蟊聿粫詣犹砑尤魏慰丶?，而是顯示“字段列表”窗格，通過手動添加表中的字段來設計報表。例8-2 以“學生選課成績”查詢?yōu)閿?shù)據(jù)源，使用“空報表”命令創(chuàng)建“學生選課成績”報表。操作步驟如下：打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“報表”命令組中單擊“

4、空報表”命令按鈕，自動切換到布局視圖。在報表“屬性表”對話框設置“記錄源”屬性為“學生選課成績”查詢，再在“字段列表”窗格中依次將“學號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”字段添加到報表主體區(qū)，調(diào)整控件位置。以“學生選課成績”為名保存報表。8.2.3 使用向?qū)?chuàng)建報表如果報表中的數(shù)據(jù)來自于多個表或查詢，則可以使用向?qū)?，向?qū)⒁龑в脩敉瓿蓜?chuàng)建報表的任務。通過向?qū)н€可以創(chuàng)建圖表報表和標簽報表。1使用報表向?qū)?chuàng)建報表打開報表向?qū)У姆绞脚c自動方式相同，單擊要作為報表數(shù)據(jù)基礎的數(shù)據(jù)表，在“報表”命令組中單擊“報表向?qū)А泵畎粹o。使用報表向?qū)?chuàng)建報表，會提示用戶輸入相關的數(shù)據(jù)源、字段和報表版面格式等信息，

5、根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭蟊碓O計的基本操作，因此加快了創(chuàng)建報表的過程。例8-3 以“教學管理”數(shù)據(jù)庫中已存在的“學生選課成績”查詢?yōu)榛A，利用“報表向?qū)А眲?chuàng)建“學生選課成績報告單”報表。2使用標簽向?qū)?chuàng)建標簽在實際應用中，標簽的應用范圍十分廣泛，它是一種特殊形式的報表。在Access 2010中，可以使用標簽向?qū)Э焖俚刂谱鳂撕灐＠?-4 制作學生信息標簽，包括學號、姓名、籍貫、專業(yè)名稱等信息。8.2.4 使用設計視圖創(chuàng)建報表1報表的結構打開數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“報表”命令組中單擊“報表設計”命令按鈕，可以打開報表設計視圖窗口，如圖所示。報表由5部分組成：報表頁眉、頁面頁眉、主體、

6、頁面頁腳、報表頁腳。報表設計視圖中的每個部分稱為一個節(jié)，每一節(jié)左邊的小方塊是相應的節(jié)選定器，報表左上角的小方塊是報表選定器，雙擊相應的選定器可以打開“屬性表”對話框設置相應節(jié)或報表的屬性。2“報表設計工具”選項卡打開報表設計視圖后，新增了“報表設計工具”選項，其中包括“設計”、“排列”、“格式”和“頁面設置”4個選項卡，各個選項卡中包含許多報表設計命令。在“設計”選項卡“控件”命令組的“控件”命令按鈕中，包含許多報表設計對象，如文本框、標簽、復選框、選項組、列表框等，她們在報表設計過程中經(jīng)常用到?！翱丶笔窃O計報表的重要工具，其的操作方法與窗體設計中采用的操作方法相同。例8-5 使用設計視圖來

7、創(chuàng)建“學生選課成績”報表。8.3 報表的編輯8.3.1 報表的修飾1添加徽標在報表中添加徽標的操作步驟是：使用設計視圖打開報表，在“報表設計工具/設計”選項卡的“頁眉/頁腳”命令組中單擊“徽標”命令按鈕，打開“插入圖片”對話框。在“插入圖片”對話框中，選擇圖片所在的目錄及圖片文件，單擊“確定”按鈕。2添加當前日期和時間在報表設計視圖中給報表添加當前日期和時間的操作方法是：使用設計視圖打開報表，在“報表設計工具/設計”選項卡的“頁眉/頁腳”命令組中單擊“日期和時間”命令按鈕，在打開的“日期和時間”對話框中選擇顯示日期和時間及顯示格式，最后單擊“確定”按鈕即可。此外，也可以在報表上添加一個文本框，

8、然后設置其“控件來源”屬性為日期或時間的計算表達式，如“Date()”或“Time()”。此種方法也可顯示日期或時間，該控件可安排在報表的任何節(jié)中。3添加分頁符和頁碼要在報表中使用分頁符來控制分頁顯示，其操作方法是：使用設計視圖打開報表，單擊“控件”命令組中的“插入分頁符”命令按鈕，再選擇報表中需要設置分頁符的位置，然后單擊，分頁符會以短虛線標記在報表的左邊界上。在報表中添加頁碼的操作方法是：使用設計視圖打開報表，在“報表設計工具/設計”選項卡的“頁眉和頁腳”命令組中單擊“頁碼”命令按鈕，然后在打開的“頁碼”對話框中，根據(jù)需要選擇相應的頁碼格式、位置和對齊方式。在Access 2010中，Pa

9、ge和Pages是兩個內(nèi)置變量，Page代表當前頁號，Pages代表總頁數(shù)?？梢岳米址\算符“&”來構造一個字符表達式，將此表達式作為頁面頁腳節(jié)中一個文本框控件的“控件來源”屬性值，這樣就可以輸出頁碼了。例如，用表達式“第 & page & 頁”來打印頁碼，其頁碼形式為“第頁”，而用表達式“第 & page & 頁，共 & Pages & 頁”來打印頁碼，其頁碼形式為“第頁，共頁”。4添加線條和矩形在報表上繪制線條的操作方法是：使用設計視圖打開報表，單擊“控件”命令組中的“直線”按鈕，然后單擊報表的任意處可以創(chuàng)建默認長度的線條，或通過單

10、擊并拖動的方式創(chuàng)建任意長度的線條。在報表上繪制矩形的操作方法是：使用設計視圖打開報表，單擊“控件”命令組中的“矩形”命令按鈕，然后單擊報表的任意處可以創(chuàng)建默認大小的矩形，或通過拖動方式創(chuàng)建任意大小的矩形。8.3.2 報表的外觀設計1使用報表主題格式設定報表外觀Access 2010提供了許多主題格式，用戶可以直接在報表上套用某個主題格式。例8-6 設定“學生”報表的主題格式。操作步驟如下：打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，再打開需要使用主題格式的“學生”報表，并切換到設計視圖。單擊“報表設計工具/設計”選項卡，在“主題”命令組中單擊“主題”命令按鈕，在打開的主題格式列表中選擇主題格式。完成后，報表的樣式

11、將應用到報表上，主要影響報表以及報表控件的字體、顏色以及邊框?qū)傩?。設定主題格式之后，還可以繼續(xù)在“屬性表”對話框中修改報表的格式屬性。2使用報表屬性設定報表外觀在報表的屬性表中，可以修改報表的格式屬性來設定報表的外觀，比如報表大小、邊框樣式等。報表自身的一些控件，例如，關閉按鈕、最大化按鈕、最小化按鈕、滾動條等，可以在屬性表中設置是否顯示。例8-7 為“學生”報表添加背景圖片。打開“學生”報表，并切換到設計視圖。打開“屬性表”對話框，在所有對象列表中，選擇“報表”，并在“屬性表”中選擇“格式”選項卡。單擊“圖片”屬性框，在右邊顯示的省略號按鈕上單擊，會彈出“插入圖片”對話框，在對話框中選擇合適

12、的圖片，單擊“確定”按鈕，屬性框中會顯示圖片名稱，報表背景將顯示該圖片。根據(jù)需要，還可以設置背景圖片的其他屬性，包括“圖片類型”、“圖片縮放模式”、“圖片對齊方式”等屬性。8.4 報表的高級設計8.4.1 報表統(tǒng)計計算1報表節(jié)中的統(tǒng)計計算規(guī)則在Access中，報表是按節(jié)來設計的，選擇用來放置計算型控件的報表節(jié)是很重要的。對于使用Sum、Avg、Count、Min、Max等聚合函數(shù)的計算型控件，Access將根據(jù)控件所在的位置(選中的報表節(jié))確定如何計算結果。具體規(guī)則如下。如果計算型控件放在報表頁眉節(jié)或報表頁腳節(jié)中，則計算結果是針對整個報表的。如果計算型控件放在組頁眉節(jié)或組頁腳節(jié)中，則計算結果是

13、針對當前組的。聚合函數(shù)在頁面頁眉節(jié)和頁面頁腳節(jié)中無效。主體節(jié)中的計算型控件對數(shù)據(jù)源中的每一行打印一次計算結果。2利用計算型控件進行統(tǒng)計運算在Access 2010中，利用計算型控件進行統(tǒng)計運算并輸出結果有兩種操作形式：針對一條記錄的橫向計算和針對多條記錄的縱向計算。1)針對一條記錄的橫向計算對一條記錄的若干字段求和或計算平均值時，可以在主體節(jié)內(nèi)添加計算型控件，并設置計算型控件的“控件來源”屬性為相應字段的運算表達式即可。2)針對多條記錄的縱向計算多數(shù)情況下，報表統(tǒng)計計算是針對一組記錄或所有記錄來完成的。要對一組記錄進行計算，可以在該組的組頁眉或組頁腳節(jié)中創(chuàng)建一個計算型控件。要對整個報表進行計算

14、，可以在該報表的報表頁眉節(jié)或報表頁腳節(jié)中創(chuàng)建一個計算型控件。這時往往要使用Access 2010提供的內(nèi)置統(tǒng)計函數(shù)完成相應的計算操作。例8-8 創(chuàng)建“年齡”報表，顯示姓名、出生日期和年齡等信息，最后顯示全體學生的平均年齡。顯然，年齡和平均年齡需要利用計算型控件進行計算。8.4.2 報表排序和分組1記錄排序通常情況下，報表中的記錄是按照數(shù)據(jù)輸入的先后順序排列顯示的。如果需要按照某種指定的順序排列記錄數(shù)據(jù)，可以使用報表的排序功能。例8-9 將“學生選課成績”報表按成績從大到小順序輸出。2記錄分組分組是指將某個或幾個字段值相同的記錄劃分為一組，然后可以實現(xiàn)同組數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和匯總。分組統(tǒng)計通常在報表設計

15、視圖的組頁眉節(jié)和組頁腳節(jié)中進行。例8-10 修改“年齡”報表，顯示男、女學生的平均年齡。此例顯然是要對“性別”字段進行分組計算。各分組屬性的含義如下。“有/無頁眉節(jié)”屬性、“有/無頁腳節(jié)”屬性：用于設定是否顯示該組的組頁眉和組頁腳，以創(chuàng)建分組級別。設置匯總方式和類型：指定按哪個字段進行匯總以及如何對字段進行統(tǒng)計計算。指定在同一頁中是打印組的全部內(nèi)容，還是打印部分內(nèi)容。這里設定“有頁腳節(jié)”，并在“性別頁腳”節(jié)中添加“性別”字段文本框，“平均年齡”標簽以及求平均年齡的計算字段，同時刪除原來“主體”節(jié)的內(nèi)容，報表設置如圖所示。8.4.3 創(chuàng)建子報表在創(chuàng)建子報表之前，首先要確保主報表數(shù)據(jù)源和子報表數(shù)據(jù)

16、源之間已經(jīng)建立了正確的關聯(lián)，這樣才能保證子報表中的記錄與主報表中的記錄之間有正確的對應關系。1在已有報表中創(chuàng)建子報表在已經(jīng)建好的報表中插入子報表，可以利用“子窗體/子報表”控件，然后按“子報表向?qū)А钡奶崾具M行操作。例7-11 在“學生信息”主報表中增添“選課成績信息”子報表。2將報表添加到其他報表中建立子報表在Access數(shù)據(jù)庫中，可以先分別建好兩個報表，然后將一個報表添加到另一個報表中。操作方法如下。在報表設計視圖中，打開希望作為主報表的報表。確保已經(jīng)選中“控件”命令組中的“使用控件向?qū)А泵?，將希望作為子報表的報表從導航窗格拖到主報表中需要添加子報表的?jié)區(qū)，這樣Access就會自動將子報表

17、控件添加到主報表中。調(diào)整、預覽并保存報表。8.5 報表的預覽和打印8.5.1 預覽報表預覽報表是指在屏幕上查看報表打印后的外觀情況，預覽報表的方法主要有以下幾種：（1）選擇“文件”“打印”“打印預覽”命令。（2）在導航窗格中，雙擊要預覽的報表，打開該報表的報表視圖，單擊“視圖”命令組中的“視圖”下拉按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“打印預覽”命令。該方法也適用于從其他報表視圖切換到打印預覽視圖。（3）右擊導航窗格中的報表，在彈出的快捷菜單中選擇“打印預覽”命令。8.5.2 頁面設置1“頁面設置”對話框?qū)蟊砬袚Q到打印預覽視圖下，功能區(qū)中將出現(xiàn)“打印預覽”選項卡，單擊“頁面布局”命令組中的“頁面設置”命令按鈕，在打開的“頁面設置”對話框中進行設置，如圖所示。2. 創(chuàng)建多列報表多列報表是指在報表的一個頁面中打印兩列或多列的報表，這類報表最常見的形式就是標簽報表。也可以將一個設計好的普通報表設置成多列報表，具體操作方法如下。創(chuàng)建普通報表。