公司采購流程管理制度

1、公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確采購內(nèi)容及崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。 一、目的 保證公司所需的產(chǎn)品，提高采購工作的品質(zhì)管理，特制定本管理規(guī)程。 二、范圍 北京時代感恩勵志教育文化傳播中心（簡稱“時代感恩”）網(wǎng)絡(luò)商城配套的影音教材及益智玩具等和各部門工作所需的其他產(chǎn)品。 三、職責 1. 熱愛本職工作，勤于創(chuàng)新，學(xué)習新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。 2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。 3. 負責時代感恩商城所需的產(chǎn)品材料的采購工作。 4. 負責供應(yīng)商的開發(fā)、

2、管理及維護工作。 5. 堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。 6. 大額項目必須做招標工作，其他產(chǎn)品（非唯一性）詢價必須三家以上的供應(yīng)商或合作伙伴參與。 7. 積極了解產(chǎn)品的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。 8. 及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商或合作伙伴進行付款。 9. 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。 10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 四、人員配置及崗位分工 1.人員配置 ：采購經(jīng)理或采購總監(jiān)1名，采購主管1名，采購若干 2.分工 采購經(jīng)理或采購總監(jiān)：1.主持采購部的全面工作2.主要負責本部門的規(guī)章制度及操作制度的文件制定，確保采購部所有人員能

3、夠嚴格順利進行工作，并遵守各項制度3.同時負責整個公司戰(zhàn)略物資的計劃、安排、統(tǒng)籌，并做好與其他各部門的協(xié)調(diào)工作4.負責對采購部所有人員進行管理培訓(xùn)及工作安排，按部門的工作職能做好工作5.提升采購部門的整體凝聚力與業(yè)務(wù)能力，并對員工的采購過程進行監(jiān)管，對下屬存在的問題進行及時糾正和引導(dǎo)6.監(jiān)控項目物流的狀況，控制不合理的物資采購和消費7.進行采購收據(jù)的規(guī)范指導(dǎo)和審批工作，協(xié)助財會進行工程的審核及成本的控制采購主管：1.執(zhí)行采購部經(jīng)理安排的各項任務(wù)，做好上報下達2.配合采購部經(jīng)理對部門文件進行編制，并報由采購經(jīng)理審批3.做好采購人員的管理，確保采購人員的凝聚力與業(yè)務(wù)能力4.在對于重要的產(chǎn)品采購事，

4、采購主管實時跟進，并隨時上報下達5.新產(chǎn)品，新材料供應(yīng)商的尋找，資料收集及開發(fā)工作，對新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況的評估及認證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性采購：1. 主要產(chǎn)品的估價和詢價及細節(jié)落實2供應(yīng)商產(chǎn)品的品質(zhì)初步確認3材料樣板的初期制作與更改4替代產(chǎn)品和供方的搜尋及落實5采購部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)文件的擬制6與技術(shù)、需求部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)7與供應(yīng)商有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào) 五、程序 采購部在公司經(jīng)營中擔負著不可推卸的重要責任， 采購工作的好壞，直接影響公司產(chǎn)品的品質(zhì)、交期、成本、風險等 。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本和風險最有效的方法。在整個采購過程中，

5、 采購部需要運營、營銷、技術(shù)、控制、財務(wù)、驗收（通常稱為驗收）等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發(fā)展做出各自的貢獻。（一）請購及其規(guī)定 1請購單要填寫完整，具體應(yīng)包括以下要素： （1） 請購的部門；（2） 請購產(chǎn)品所屬項目；（3） 請購的用途；（4） 請購的產(chǎn)品名；（5） 請購的產(chǎn)品數(shù)量；（6） 請購的產(chǎn)品細節(jié)參數(shù)或規(guī)格；（7） 請購產(chǎn)品的樣品、圖片或詳細參數(shù)資料（技術(shù)標準及使用要求）等； （8） 請購的產(chǎn)品的需求時間（使用時間）； 請購如有特殊需要請備注說明2.提報規(guī)定 （1）采購單應(yīng)按照要素填寫完整、

6、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后報采購部；（2）固定資產(chǎn)申購按照（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；（3）請購部門在提報采購單時，應(yīng)要求采購部簽字接收人，請購部門備份；（4）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（5）遇公司急需的產(chǎn)品時，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在采購單上寫上說明。 （6）如果是單一來源采購或指定采購公司及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出說明。（7）采購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 （8）其中涉及到明確的文化屬性產(chǎn)品，如音像、讀物資料必須填寫清楚音像的基礎(chǔ)要求，

7、出版方、出品方、文化屬性、時間長度、內(nèi)容清晰度或分辨率以及各式要求確保產(chǎn)品的唯一性。（二）請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點（1）采購部在接收采購單時應(yīng)檢查采購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查采購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收采購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購， 圖片或詳細參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。 2、采購單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于采購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法在請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；

8、（4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定 （1）常規(guī)商品采購周期在 7 天時間； （2）遇到緊急采購，應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在 3 天時間內(nèi)； （三）詢價及其規(guī)定 1詢價應(yīng)認真審閱采購單的品名、產(chǎn)品屬性、規(guī)格、參數(shù)，了解產(chǎn)品及其技術(shù)要求的各項信息，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門領(lǐng)導(dǎo)（需求部門）溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購 3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； 4所有采購項目必須向供方源或服務(wù)商直接詢價，原則不能通過中間商詢價； 5對于請購部門需求的產(chǎn)品如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的產(chǎn)品或預(yù)

9、估單次采購金額大于 5萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明基本情況； 7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價； 8. 單次采購總金額在5000元以下且單項不高于500元的項目可以由采購部自行采購；單次采購總金額預(yù)算在 5000元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價（單項單價低于500元除外）；單次采購總金額預(yù)算價格在 20 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購總金額預(yù)算價格在 100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需產(chǎn)品和項目的

10、能力；10.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)及時報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 （4） 比價、議價 1對供應(yīng)商的供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量，交貨時間及服務(wù)品質(zhì)進行確認； 2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他公司的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力， 資質(zhì)進行驗證和審查， 如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等； 4參考目標或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談判；5.在比價或跟供方談判之前，了解采購的產(chǎn)品市場行情和預(yù)采購方的優(yōu)點和缺點，以便在談判議價的過程中掌握主動權(quán)（五）合同的簽訂及其規(guī)定 1合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議

11、。依法成立的合同，受法律保護。 （1） 合同正文應(yīng)包含的要素：合同品名、編號、簽訂時間、簽訂地點； 采購產(chǎn)品、參數(shù)規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；音像資料必須填寫清楚音像的基礎(chǔ)要求，文化屬性，時間長度，內(nèi)容清晰度或分辨率包裝要求； 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明； 付款方式； 交貨日期； 品質(zhì)保證期； 品質(zhì)要求及規(guī)范； 違約責任和解決糾紛的辦法； 雙方的公司信息； 其他約定。（2） 合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任； 2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低； 3）為防止合同數(shù)量追加或追加無依

12、據(jù)，采購時要求供貨方提供報價清單； 4）質(zhì)保期或合作期限及使用時間一定要明確從什么時候開始到什么時間結(jié)束，產(chǎn)品類并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 5）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求； 6）針對不同的合同約定不同的付款方式，如產(chǎn)品類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款、品質(zhì)保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 ；7）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 8）違約責任一定要詳細、具體； 9）合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進行合同審批單流程； 11）合同審批單流程通過后應(yīng)由公司負責人簽字，加蓋公司合同章方可生效；12）如本合同的商品系乙方根據(jù)甲方的設(shè)計等智力成果加工制作而成，則乙方保證不

13、向任何第三人透露，否則造成甲方損失的由乙方賠償。 13）合同雙方未經(jīng)對方同意，均不得將合同內(nèi)容及相關(guān)各自商業(yè)秘密向任何第三人透露，否則賠償給對方造成的一切損失。14）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門并歸檔；（六）付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)按照合同規(guī)定的付款； （2）按照進度付款的采購產(chǎn)品必須確保驗收合格方可付款； （3）按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件時，該付款審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款； （4）財務(wù)部門在接到付款審批單后根據(jù)簽署的合同和付款審批單付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部。 2合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由

14、采購部負責采購人員負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握產(chǎn)品情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約； （3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同； （七）驗收與入庫 1. 報驗（1） 供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，產(chǎn)品進公司時采購部應(yīng)及時的通知接收人員（商品類一般為保管員或庫管，信息資料類則有所需部門或技術(shù)部門）進行確認驗收；（2） 對材料驗收標準參照合同或公司技術(shù)部門的相關(guān)要求執(zhí)行；（3） 達到驗收和報驗條件的產(chǎn)品應(yīng)在第一時間報請驗收部門進行驗收；（4） 驗收部門（需求部門）在接到報驗通知后應(yīng)及時報驗，對于驗收不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況驗收部門應(yīng)負主要責任； 2入庫 （1） 公司所有的采購產(chǎn)品在入庫前均應(yīng)通過驗收部門的驗收；（2） 產(chǎn)品在運達公司后采購部應(yīng)及時通知驗收部門（需求部門），由保管員及時安排卸貨與搬運；（3） 驗收部門（需求部門）未及時驗收的產(chǎn)品，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（4） 驗收部門（需求部門）已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單； （9） 爭議或退貨在商品或信息資