采購部管理制度與工作流程97914

1、XXXXX公司采購管理制度與工作流程編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 時(shí) 間： 采購管理制度與工作流程一、目的：為規(guī)范采購流程，預(yù)防采購過程中的各種弊端，提高采購工作的效率和質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。二、適用范圍：適用于本公司備品備件、包裝材料、生產(chǎn)消耗類物品、輔材、勞保用品、辦公用品等的采購管理（不含生產(chǎn)原材料的采購）。三、采購管理基本規(guī)定：1.采購計(jì)劃審批規(guī)定：采購計(jì)劃由各部門及各生產(chǎn)工段負(fù)責(zé)申報(bào)，經(jīng)部門或工段領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一報(bào)采購主管審批。2.采購計(jì)劃執(zhí)行規(guī)定：對(duì)于審批通過的采購計(jì)劃，按照以下原則執(zhí)行采購價(jià)值在1萬元以內(nèi)的物品，由采購主管核定價(jià)格后負(fù)責(zé)批準(zhǔn)執(zhí)行采購；價(jià)值在1萬元以上10

2、萬元以下的物品，由采購主管審核詢價(jià)記錄表后報(bào)公司經(jīng)理審批通過后，執(zhí)行采購；價(jià)值在10萬元以上50萬元以下的大額采購，由北盛公司內(nèi)部組織招議標(biāo)（北湖公司參與監(jiān)督）報(bào)北盛公司辦公會(huì)審批通過后，執(zhí)行采購；價(jià)值50萬元以上的大額采購，報(bào)北湖公司組織招標(biāo)后，執(zhí)行采購；3.采購價(jià)格核定規(guī)定：所有需采購前簽定合同的，必須按照上述規(guī)定確定價(jià)格并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行采購；如遇到備件加工、小額標(biāo)準(zhǔn)件、消耗品采購等暫無法核定價(jià)格或需先執(zhí)行采購后簽訂合同的，可先行采購，再按月度、季度或年度統(tǒng)計(jì)匯總后，按照比價(jià)情況或核價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核價(jià)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，再簽訂合同。4.采購驗(yàn)收及入庫規(guī)定：所有采購物品的驗(yàn)收入庫由設(shè)備部采購計(jì)劃員和

3、計(jì)劃申報(bào)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)采購計(jì)劃單共同負(fù)責(zé)簽收，其它人員簽收無效。四、采購管理流程及規(guī)定：1、 采購基本流程采購計(jì)劃申報(bào)采購計(jì)劃審批審批未過尋找供貨商詢價(jià)價(jià)1萬元以下1萬-10萬10萬-50萬50萬以上參考比價(jià)議價(jià)主管審批詢價(jià)、比價(jià)內(nèi)部招議標(biāo)報(bào)北湖公司經(jīng)理審批辦公會(huì)審批北湖公司招標(biāo)合同洽談合同審批合同簽訂交貨驗(yàn)收入庫發(fā)票、結(jié)算不合格退貨采購流程如下圖所示：2、采購基本流程的相關(guān)規(guī)定：1）采購計(jì)劃申報(bào)：采購計(jì)劃的申報(bào)由各部門負(fù)責(zé)，原則上采購計(jì)劃每個(gè)月統(tǒng)一申報(bào)一次，采購計(jì)劃員在收到采購計(jì)劃申報(bào)單后首先核查庫存量，進(jìn)行預(yù)審，再報(bào)采購主管審批。2）供應(yīng)商的選擇：供應(yīng)商的選擇與考核，一般從經(jīng)營情況、供應(yīng)能

4、力、品質(zhì)能力等方面評(píng)定，并定期從質(zhì)量、運(yùn)貨、價(jià)格、逾期率、是否配合等方面綜合評(píng)價(jià)。3）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) ：采購計(jì)劃員在接到批準(zhǔn)的采購計(jì)劃后，首先查詢以往采購價(jià)格，再進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，對(duì)價(jià)值1萬元以內(nèi)的物品，由采購主管領(lǐng)導(dǎo)審批并執(zhí)行采購；對(duì)價(jià)值1萬元以上10萬元以內(nèi)的物品必須編制詢價(jià)、比價(jià)表（詢價(jià)單位至少三家）報(bào)采購主管領(lǐng)導(dǎo)審批后再報(bào)公司經(jīng)理審批后執(zhí)行采購。對(duì)于價(jià)值10萬元以上的采購計(jì)劃按照規(guī)定執(zhí)行后續(xù)流程。4）招標(biāo)：招標(biāo)分為內(nèi)部招議標(biāo)和上級(jí)公司組織招標(biāo)兩種，內(nèi)部招議標(biāo)由XXX公司采購主管聯(lián)合招議標(biāo)小組成員并邀請(qǐng)上級(jí)公司相關(guān)部門進(jìn)行招議標(biāo)工作，再將招議標(biāo)結(jié)果報(bào)公司經(jīng)理審批。報(bào)上級(jí)公司招標(biāo)的，首先向

5、上級(jí)公司提交采購申請(qǐng)，通過后，再將相關(guān)采購要求和技術(shù)參數(shù)等資料報(bào)上級(jí)公司相關(guān)部門，落實(shí)招標(biāo)工作。5）合同的洽談及簽訂：采購合同的洽談及簽訂要根據(jù)采購商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同，必須明確價(jià)格、付款方式、供貨周期、貨運(yùn)方式、質(zhì)量保證等情況。6）交貨簽收：貨物的簽收必須由采購計(jì)劃員負(fù)責(zé)，確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無誤，以審批的采購申請(qǐng)單或合同為簽收依據(jù)。并在入庫后負(fù)責(zé)登記入、出庫信息情況，制作臺(tái)帳。7）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫，不合格的，需由采購計(jì)劃員聯(lián)系退、換貨。8）結(jié)算票據(jù)：貨物入庫后，由采購計(jì)劃員負(fù)責(zé)索要發(fā)票并交庫管員辦理入庫手續(xù)，并核

6、定發(fā)票的真實(shí)性合法性，再交財(cái)務(wù)部門辦理掛帳及結(jié)算手續(xù)。 3.臨時(shí)性緊急采購的流程及規(guī)定：如因生產(chǎn)或設(shè)備檢修急需，遇到緊急采購的物品，首先由采購計(jì)劃員將緊急采購的情況報(bào)采購主管，在采購主管批準(zhǔn)權(quán)限范圍內(nèi)的物品可以由采購主管批準(zhǔn)先行采購，再補(bǔ)填申報(bào)計(jì)劃。如超出采購主管權(quán)限范圍，則由采購主管匯報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理同意后執(zhí)行采購，再補(bǔ)填申報(bào)計(jì)劃并議價(jià)，補(bǔ)簽采購合同。4.先行采購后簽定合同的流程及規(guī)定：對(duì)于機(jī)加工制造的備品備件或是備件維修一是需要有長期的穩(wěn)定合作單位，二是部分加工或維修的備件無法事先確定價(jià)格，三是小額標(biāo)準(zhǔn)件、消耗品等之類的采購比較零散，因而這些采購項(xiàng)目都無法事先簽訂采購合同。可以采取先采購

7、后核價(jià)，再簽訂合同的方式執(zhí)行。對(duì)此類采購的核價(jià)根據(jù)情況按月、季、年度進(jìn)行匯總核價(jià)后，再報(bào)公司辦公會(huì)審批，通過后簽訂合同。采購計(jì)劃員根據(jù)實(shí)際回貨情況，登記入、出庫信息，制作臺(tái)帳。核價(jià)通過并簽訂合同后，通知往來單位開具發(fā)票，再由庫管員按發(fā)票實(shí)際金額辦理入、出庫手續(xù)，最后交財(cái)務(wù)部門辦理掛帳及結(jié)算手續(xù)。五、責(zé)任與考核1.不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理，已于供方簽定購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人承擔(dān)。2.對(duì)于采購回貨延遲，導(dǎo)致生產(chǎn)受影響的，追究相關(guān)責(zé)任人原因，由相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)，考核責(zé)任人或部門500元/次；3.未經(jīng)比價(jià)即進(jìn)行采購的，采購價(jià)格明顯高于比價(jià)結(jié)

8、果的，價(jià)格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報(bào)價(jià)是，與供應(yīng)商串通抬高價(jià)格，從中謀取私利，或未認(rèn)真比價(jià)而導(dǎo)致采購價(jià)格明顯過高的，經(jīng)查實(shí)后采購人員承擔(dān)相應(yīng)損失，損失額在5000元以上的責(zé)令其下崗。4.采購計(jì)劃申報(bào)部門必須按照實(shí)際需要填報(bào)申請(qǐng)單，因填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請(qǐng)購物資信息的，采購員有權(quán)拒絕采購。采購計(jì)劃單必須由部門主管簽字，無部門主管簽字的，審批人不得予以審批。對(duì)貪圖省事、亂報(bào)采購計(jì)劃的，經(jīng)查實(shí)后按1000元/次進(jìn)行考核。5.采購員對(duì)采購物品的質(zhì)量負(fù)責(zé)，對(duì)質(zhì)量明顯存在異議仍接收入庫的，采購損失由采購員承擔(dān)。6.采購員必須對(duì)采購回貨物資認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)確認(rèn)，并保存好物資回貨簽收單，做好物資入出庫臺(tái)帳，若發(fā)現(xiàn)數(shù)量或質(zhì)量問題，必須及時(shí)匯報(bào)采購