公司資料檔案整理方案

1、XX公司資料檔案整理方案為了公司資料方便查找，不遺失，特制定該方案。 一、分類1.1檔案設(shè)置六個(gè)大類，即：文件檔案類、人事檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、經(jīng)營(yíng)檔案類、工程檔案類、綜合檔案類。1.2根據(jù)職能活動(dòng)和檔案形成的特點(diǎn)，每個(gè)大類下設(shè)置若干個(gè)二級(jí)類目，不設(shè)置三級(jí)類目（詳見附表）。1.3錄音、錄像、照片、計(jì)算機(jī)軟盤和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有不可分割的聯(lián)系，不單獨(dú)設(shè)置類目，視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào)。二、分類標(biāo)識(shí)方法2.1檔案標(biāo)識(shí)符號(hào)采用英文字母順序標(biāo)識(shí)一級(jí)類目（大類）；采用阿拉伯?dāng)?shù)字“雙位制”標(biāo)識(shí)二級(jí)類目（屬類）。2.2檔案排架和編號(hào)要反映六個(gè)基本大類，

2、從實(shí)際出發(fā)，做到科學(xué)合理，經(jīng)濟(jì)實(shí)用，保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。2.2.1文件檔案類（A）：分為外部文件類、內(nèi)部文件類兩類，一年度一屬類進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。2.2.2人事檔案類（B）：分為人事管理類、考試類、培訓(xùn)類三類，一年度一屬類進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。2.2.3會(huì)計(jì)檔案類（C）：原則上由財(cái)務(wù)部保管

3、，如需有資料放到資料室的，按年度一屬類進(jìn)行排列。2.2.4經(jīng)營(yíng)檔案類（D）：分為招標(biāo)文件類、投標(biāo)文件類、合同協(xié)議書類、相關(guān)影像類四類，一年度一屬類進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。2.2.5工程檔案類（E）：工程竣工驗(yàn)收資料類，以工程類別分類歸檔，一個(gè)工程項(xiàng)目的所有資料歸為一類，不能拆分，其編制代號(hào)規(guī)則為：取類別拼音首字進(jìn)行編號(hào)。該檔案類全部屬永久保存。案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。2.2.6綜

4、合檔案類（F）：統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、審計(jì)報(bào)告類、資質(zhì)相關(guān)資料類、重合同守信用證件類、其它類五類，一年度一屬類進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。三、歸檔案卷的質(zhì)量要求總的質(zhì)量要求：遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。1.歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)，均應(yīng)齊全完整。2.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，層次分明。

5、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件和附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個(gè)項(xiàng)目的材料，要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起，準(zhǔn)確地反映公司各面活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，盡量做到一事一卷。3.卷內(nèi)文件的排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列，會(huì)議文件要按文件的重要程序順序排列，重要的在前；一般工作形成的材料，結(jié)論性的文件在前，依據(jù)性的文件在后；招投標(biāo)及合同書資料按照時(shí)間先后順序排

6、列；工程竣工驗(yàn)收資料按照工程類別進(jìn)行排列。4.區(qū)分不同價(jià)值：各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同而拆開組卷。5.跨年度材料的處理：以落款日期為準(zhǔn)。6.具有長(zhǎng)期保存的案卷，卷內(nèi)文件首頁(yè)右上角蓋上“永久保存”字樣，復(fù)印一份連同原件一同歸檔。7.卷內(nèi)文件的編號(hào)：每一本案卷的卷內(nèi)文件序號(hào)自設(shè)流水號(hào)。每份文件內(nèi)有頁(yè)號(hào)的按原頁(yè)號(hào)，無頁(yè)號(hào)的用鉛筆編寫頁(yè)號(hào)，并在目錄中記上頁(yè)數(shù)。8.裝訂與裝盒：文件檔案類、人事檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、經(jīng)營(yíng)檔案類、綜合檔案類等卷內(nèi)文件以“年度”裝訂成冊(cè)；工程檔案類以“每個(gè)工程項(xiàng)目”裝

7、訂成冊(cè)。經(jīng)營(yíng)檔案類的中標(biāo)工程的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及合同協(xié)議書只是短暫的放在經(jīng)營(yíng)檔案類，等該工程開工后都要?dú)w到工程檔案類。9.卷內(nèi)目錄的填寫：凡是組成的案卷，都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄表的各項(xiàng)要填寫齊全。（1）序號(hào)：每?jī)?cè)流水號(hào)。（2）文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，合同可填寫合同號(hào)。（3）責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準(zhǔn)。（4）標(biāo)題：填寫文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有標(biāo)題或不能說明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加；會(huì)議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件標(biāo)題下寫明會(huì)議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對(duì)方單位。（5）日期：填寫文件形成的時(shí)間，填寫

8、時(shí)可省略“年月日”，用“.”表示。沒有責(zé)任者、年月日的文件要考證清楚責(zé)任者和年月日。（6）備考表的填寫：每個(gè)案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明，都應(yīng)填在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人姓名填上。（7）案卷封面的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫封面，主要包括案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）、年代等。（8）歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時(shí)間、地點(diǎn)、所反映事情的內(nèi)容，攝制人。照片要連同底片一起歸檔。（9）歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。10.文件盒的填寫：需清楚填寫類目編號(hào)，年代，內(nèi)容等，并用鉛筆標(biāo)上保存期限。附：檔案分類

9、編號(hào)表一級(jí)類目名稱二級(jí)類目名稱基本范圍(除工程項(xiàng)目外，都按年度歸檔)保存期限文件檔案類（A）外部文件類(A01)水利局文件、住建局文件、市政府文件、工商局文件、統(tǒng)計(jì)局文件、工程方面文件、招投標(biāo)方面文件永久內(nèi)部文件類(A02)機(jī)要文件、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、通知、函、影像、磁盤資料永久人事檔案類（B）人事管理類(B01)局人事任免通知、內(nèi)部人事任免通知、職工人事檔案、勞動(dòng)合同、社保、醫(yī)保、公積金、招聘、聘用、聘任、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲、離退休管理、企業(yè)涉外活動(dòng)等相關(guān)資料永久考試類(B02)各種類型考試文件及報(bào)名資料10年培訓(xùn)類(B03)各種外出培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)相關(guān)資料和文件10年會(huì)計(jì)檔案類（C）帳本、帳簿、原始憑證等永久經(jīng)營(yíng)檔案類（D）招標(biāo)文件類(D01)分年度各種招標(biāo)文件5年投標(biāo)文件類(D02)分年度各種投標(biāo)文件5年合同協(xié)議書類(D03)分年度各種合同協(xié)議書永久相關(guān)影像資料(D04)分年度各種影像資料、磁盤永久工程檔案類（E）竣工驗(yàn)收資料(E01)工程竣工驗(yàn)收資料類、相關(guān)影像資料、圖紙永久綜合檔案類（F）統(tǒng)計(jì)報(bào)表(F01)分年度各種報(bào)表永久審計(jì)報(bào)告(F02)分年度審計(jì)報(bào)告永久資質(zhì)相關(guān)資料(F03)分事項(xiàng)資質(zhì)相關(guān)資料永久重合同守信用證件(F04)分年度重合同證件永久其它(F05)其它重要資料根據(jù)具體情況整理檔案資料人員