應(yīng)用指南4——郵件管理技巧

1、你的郵箱正在被越來(lái)越多的電子郵件所充斥，面對(duì)大量的郵件，怎樣才能實(shí)現(xiàn)高效的管理呢？如何才能快速找到所需的郵件呢？以下給大家介紹一些Outlook的相關(guān)功能和操作技巧。1. 為郵件添加后續(xù)標(biāo)志后續(xù)標(biāo)記功能可以幫助你用不同的顏色來(lái)標(biāo)記不同類(lèi)型的郵件。1、在收件箱的郵件列表區(qū)里，對(duì)郵件單擊后面灰色的小旗子。2、單擊鼠標(biāo)右鍵可以選擇所需的顏色標(biāo)志。在“搜索文件夾”中，標(biāo)有后續(xù)標(biāo)記的郵件可以按照顏色的不同分門(mén)別類(lèi)的顯示出來(lái)，供你快速瀏覽和查找。2. 為重要郵件添加提醒利用郵件標(biāo)志，我們還可以對(duì)重要的郵件或需要在指定時(shí)間處理的郵件添加“定時(shí)提醒”。右擊郵件標(biāo)志，選擇【添加提醒】命令，彈出“后續(xù)標(biāo)志”窗口。

2、在“標(biāo)志”后選擇對(duì)郵件進(jìn)行標(biāo)志的理由（默認(rèn)為“需后續(xù)工作”，選擇該標(biāo)志后，郵件會(huì)出現(xiàn)在“標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的郵件”的郵箱中），在“標(biāo)志顏色”后選擇適當(dāng)?shù)念伾?，在“到期時(shí)間”后的兩個(gè)下拉列表中分別設(shè)置提醒的日期和時(shí)間。這樣，當(dāng)指定的郵件到期時(shí)，Outlook會(huì)自動(dòng)彈出提示框幫你提醒。3. 使用“搜索文件夾”查找郵件在文件夾視圖中，單擊“搜索文件夾”，選擇“標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的郵件”，利用它可以方便的找到標(biāo)有后續(xù)標(biāo)志的郵件。1、右鍵單擊“搜索文件夾”，選擇【新建搜索文件夾】。2、在“新建搜索文件夾”對(duì)話(huà)框中，雙擊“特定人員發(fā)來(lái)的郵件”，在聯(lián)系人列表中選擇特定的聯(lián)系人。如果在聯(lián)系人中沒(méi)有的話(huà)，可以直接在下面“收

3、件人”里手工填寫(xiě)。4. 使用“查找”按鈕搜索郵件方法一：1、單擊常用工具欄上【查找】按鈕。2、在“查找”欄中，填寫(xiě)發(fā)件人的信息（比如：E-mail地址、姓名）。在【搜索范圍】里選擇要搜索的位置。單擊【立即查找】。3、查找條件可以保存為搜索文件夾，單擊查找工具欄上的【選項(xiàng)】按鈕，選擇“將搜索另存為搜索文件夾”。方法二： 在郵件標(biāo)題上單擊右鍵，“查找全部”，選擇【來(lái)自發(fā)件人的郵件】。5. 新建電子郵件文件夾隨著時(shí)間的推移，收件箱里的郵件會(huì)越來(lái)越多，雖然可以用查找功能來(lái)整理這些郵件，但每次都這樣做依然很麻煩。建議大家建立新的文件夾來(lái)存放同類(lèi)的郵件。比如你可以將好朋友發(fā)來(lái)的郵件全都存放在名為“朋友的來(lái)

4、信”的文件夾中，這樣，你就可以很快從自定義的文件夾中找到這一類(lèi)郵件了。執(zhí)行【文件】【新建】【文件夾】命令，打開(kāi)“新建文件夾”對(duì)話(huà)框，輸入新文件夾的名稱(chēng)，并指定新文件夾要放在哪里。建立好自己定義的文件夾后，我就可以將郵件分類(lèi)保存了。打開(kāi)收件箱，先選擇郵件，然后按住鼠標(biāo)左鍵不放并拖曳至相應(yīng)的文件夾圖標(biāo)上，釋放鼠標(biāo)即可。6. 實(shí)現(xiàn)郵件的自動(dòng)分揀現(xiàn)實(shí)生活中寄出的信件，是經(jīng)過(guò)郵局的揀信和分信處理，才投遞到我們的信箱中。Outlook也提供了“自動(dòng)分揀郵件”的功能，它可以幫助我們執(zhí)行郵件的分類(lèi)。執(zhí)行【工具】【組織】命令，打開(kāi)“組織”窗口。接下來(lái)你就可以在“組織”窗口中設(shè)置分揀郵件的規(guī)則了。單擊【規(guī)則和通知】按鈕，或直接執(zhí)行【工具】【規(guī)則和通知】命令，可以創(chuàng)建更復(fù)雜的電子郵件自動(dòng)分揀規(guī)則。你可以直接選擇某一種規(guī)則向?qū)?，通過(guò)模板快速創(chuàng)建分揀規(guī)則，也可以直接由空白規(guī)則開(kāi)始進(jìn)行創(chuàng)建。例如在此我們選擇“將某人發(fā)來(lái)的郵件移至文件夾”這一模板，指定將發(fā)件人為“老陳”的郵件轉(zhuǎn)移到名為“老陳”的文件夾中。最后，你可以選擇“立即對(duì)已在收件箱中的郵件運(yùn)行此規(guī)則”一項(xiàng)，對(duì)收件箱中的曾經(jīng)收到的所有郵件運(yùn)行此規(guī)則進(jìn)行分揀。最后要說(shuō)明的是，Outlook允許我們?cè)O(shè)置多條分揀郵件的規(guī)則，這些規(guī)