公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本細(xì)則。第一章 總則第一條 公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。第二條 檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。第三條 公司檔案具體管理工作由專人負(fù)責(zé)，各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中

2、形成的行政、人事、財務(wù)、采購、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后等一系列檔案資料均須由公司統(tǒng)一管理，各部門不得分散保存。第二章 檔案的收集、歸檔第四條 對在公司經(jīng)營、生產(chǎn)過程中所形成的一切有查考利用價值的文件資料、電子文件、照片、實物、光盤等均應(yīng)進行收集歸檔，部門和個人不得以任何理由拒絕歸檔或以副本、復(fù)印件代替正本、原件歸檔。第五條 歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、法律手續(xù)完備且符合耐長久保管的要求，杜絕熱敏紙和有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純蘭墨水、復(fù)寫紙等不耐久保管字跡的文件資料的歸檔。已破塤的文件應(yīng)給予修整，字跡模糊和易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。第六條 各部門應(yīng)指定一名業(yè)務(wù)熟練，對文件資料的形成、移交、歸檔有控制作

3、用的人員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、移交、歸檔和留存本部門查閱文件資料的保管。第七條 行政、人資類的綜合部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查；財務(wù)會計帳務(wù)所包含的報表、帳冊、憑證等檔案由財務(wù)部門按有關(guān)規(guī)定自行歸檔；市場營銷類的市場對外合同、技術(shù)協(xié)議、項目信息臺賬等部分的文件資料一般要形成兩套，一套移交歸檔，一套留存形成部門備查；技術(shù)研發(fā)設(shè)計、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明書、合格證等文件資料一般應(yīng)形成三套，二套移交歸檔，一套留存本部門備查。第八條 綜合類的檔案一般在形成的當(dāng)月月底前向檔案室移交完畢；技術(shù)研發(fā)設(shè)計、生產(chǎn)制造安裝大類的檔案應(yīng)在項目、工程重要節(jié)

4、點結(jié)束一個月后對應(yīng)移交歸檔；重要的合同、協(xié)議、會議文件、報表等可及時移交歸檔；因公出差形成的歸檔范圍內(nèi)的文件、資料、圖紙返回單位后要及時歸檔，個人不得留存。第九條 電子文件的邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤，一式二套。在接收電子檔案前應(yīng)對檔案的每套載體及技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達100%時方可進行交接。歸檔的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并收集歸檔。歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫歸檔電子文件登記表。歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有前電子文件的載體保存至少一年。歸檔的電子文件應(yīng)用通用格式，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應(yīng)同專用軟件一并歸檔。第十條 檔

5、案人員參加重大設(shè)備到貨的開箱驗收，現(xiàn)場收集應(yīng)歸檔的說明書、合格證、圖紙、清冊等資料，并在開箱驗收記錄上簽字。檔案負(fù)責(zé)人按年度將開箱記錄、設(shè)備清單等整理歸檔。第十一條 所有歸檔的文件資料、光盤、實物、照片等檔案均應(yīng)辦理移交手續(xù)，接受登記表一式兩份，一份由檔案室存放，一份交移交部門保存。檔案人員對不符合質(zhì)量要求的檔案有權(quán)拒收，并指導(dǎo)移交人按要求重新收集、整理、歸檔。第十二條 檔案人員應(yīng)對文件資料形成的真實性、完整性、和質(zhì)量進行檢查，并對查出的問題依據(jù)公司的經(jīng)濟責(zé)任制考核辦法提出考核意見。第三章 檔案的整理第十三條 歸檔的文件資料移交檔案室后，檔案人員要及時進行高標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范整理，使案卷質(zhì)量達到歸檔文

6、件整理規(guī)則（DA/T22-2000）、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000）等的要求， 財務(wù)會計賬務(wù)類檔案由財務(wù)負(fù)責(zé)人員按有關(guān)規(guī)定自行進行整理。第十四條 按照綜合類、財務(wù)類、市場類、技術(shù)研發(fā)類、生產(chǎn)制造類、重大項目類六個分類表對歸檔文件資料進行分類，做到分類準(zhǔn)確無誤。第十五條 合理確定文件資料的保管期限和密級。第十六條 整理時要做到組卷合理，編目符合規(guī)范要求，案卷題名簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，著錄案卷目錄。第十七條 檔案編號方法1.以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2.檔

7、案大類別均以具體類別前兩個字拼音首字母命名，具體為： 行政類：XZ 人資類：RZ 財務(wù)類：CW 技術(shù)類：JS 市場類：SC 制造類：ZZ3.重大項目編號。以項目合同簽訂具體時間、名稱及產(chǎn)品為依據(jù)進行編號，如以山東晉煤明水惰化保護系統(tǒng)項目為例，其項目大類編號為：20150416-晉煤明水-惰化-01，其中20150416代表項目合同簽訂日期，晉煤明水代表項目業(yè)主及項目現(xiàn)場所在地簡稱，惰化代表項目產(chǎn)品，01代表項目所處階段資料的代碼（01代表項目市場資料，02代表項目技術(shù)資料，03代表項目采購及生產(chǎn)資料，04代表項目售后資料，05代表提交業(yè)主資料）。第十八條 案卷整理應(yīng)在整理間或辦公室整理區(qū)域內(nèi)進

8、行。整理時嚴(yán)禁無關(guān)人員進入或停留；因故離開時要將文件資料放好；嚴(yán)禁在整理間或整理區(qū)域內(nèi)抽煙和閑聊，做與工作無關(guān)的事情。第十九條 篩選出的沒有存檔價值或重份的文件資料要妥善放置或退回到形成部門供查閱使用，嚴(yán)禁隨便放置或當(dāng)廢品處理掉，確需銷毀處理，必須登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行。第二十條 歸檔的電子文件按相關(guān)要求進行整理。歸檔電子文件以件為單位整理。將著錄結(jié)果制成電子目錄和紙質(zhì)目錄。第二十一條 檔案人員對案卷質(zhì)量負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)問題要立即進行整改。重大失誤要按公司相關(guān)考核辦法進行考核。第四章 檔案的保管第二十二條 應(yīng)選用較好的裝具裝放檔案。卷皮、卷盒均應(yīng)采用無酸材料制成，檔案櫥架要擺放整齊，實行定

9、置管理，檔案排架要有規(guī)律、合理，便于搬運和通風(fēng)。第二十三條 檔案庫房要有防火、防盜、防漬、防潮、防有害生物、防光、防塵、防有害氣體侵害的措施，相對濕度要保持在45%-60%，溫度要保持在1424，定期打掃，保持清潔。第二十四條 嚴(yán)禁無關(guān)人員進入庫房；嚴(yán)禁在庫房內(nèi)抽煙和進行與工作無關(guān)的事情。第二十五條 檔案庫房和檔案櫥的鑰匙要妥善保管，不準(zhǔn)交與無關(guān)人員，不準(zhǔn)隨便放在辦公桌上。第二十六條 每年年底要對庫存各類檔案進行一次統(tǒng)計，登記好統(tǒng)計臺帳，在規(guī)定的時間內(nèi)上報上級檔案管理部門。第二十七條 歸檔電子文件的保管除符合紙質(zhì)檔案的要求外，還要符合下列條件：1、歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、記錄涂層。2

10、、單位載體應(yīng)裝盒，安全存放，且避免擠壓。3、存放時要遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。第二十八條 每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進行處置。第二十九條 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。第三十條 對密級到期檔案要進行及時解密；對保管期限

11、到期的檔案要及時做出鑒定和處理。需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下： 文件等級 文件類型保管期限 一級 秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理決策，與總部及其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書，各類產(chǎn)品圖紙，項目信息等 永久 二級 重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項目的文件等 5年以上 三級 普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、排產(chǎn)計劃，倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保

12、管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等。 3年第三十一條 檔案人員調(diào)離時，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)，對檢索工具、庫房鑰匙和檔案管理狀況等情況進行有效交接。第五章 檔案的利用第三十二條 公司員工到檔案室查閱、借閱、復(fù)制存檔的文件資料要辦理登記簽字手續(xù)，凡與本職工作無關(guān)的檔案原則上不與借閱。利用帶密級和非工作范圍內(nèi)的檔案要填寫檔案利用申請單。機密、絕密檔案需經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)方可提供查閱，但不能借出和進行復(fù)制。第三十三條 一般情況下不向非本公司人員提供利用。卻因工作需要查閱時，必須有我公司接待人員陪同辦理利用手續(xù)。第三十四條 公司檔案原則上只能查閱不能借出，確因工作

13、需要，履行批準(zhǔn)手續(xù)后方可復(fù)制或借出，借出時間不能超過一天。技術(shù)研發(fā)設(shè)計、生產(chǎn)制造安裝大類的圖紙、說明書需要借出時只能提供副本，時間不能超過三天。需要進行復(fù)制時履行批準(zhǔn)手續(xù)。第三十五條 只有授權(quán)的人員才能查閱電子檔案，有關(guān)人員經(jīng)過批準(zhǔn)后可臨時授權(quán)查閱。歸檔電子文件的封存載體不得外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何部門或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。第三十六條 底圖、照片、實物、光盤等原則上不借出檔案室。第三十七條 檔案利用者應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，有穩(wěn)妥的安全保密措施。第三十八條 檔案利用者要愛護檔案，不得涂畫、損壞、轉(zhuǎn)借，確保檔案的安全。第三十九條 公司員工調(diào)離時必須歸還

14、所借文件資料，且須經(jīng)檔案人員確認(rèn)后方可辦理離開公司手續(xù)。附件 一、檔案移交簽收單歸檔部門： 年 月 日類別歸檔文件名稱份數(shù)密級備注歸檔人： 簽收人：檔案文件接收表序號文件名稱/內(nèi)容檔案類別歸檔日期交接人簽名收件人簽名編號12345678910二、檔案封面檔案封面（一）檔案號保密等級檔案名稱整理人所屬部門歸檔時間保管期限備注項目檔案封皮（二）項目名稱：編號文件名稱份（頁）編號文件名稱份（頁）制表人： 制表日期： 年 月 日卷內(nèi)備考表本案卷情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補充、移出、銷毀、鑒定變更等情況。 整理人： 檢查人： 整理日期：三、檔案索引表編號檔案號檔案名稱歸檔日期儲存位置檔案內(nèi)容處理四、(機密)文件保管備查簿歸檔日期原文件編號內(nèi)容摘要經(jīng)辦部門檔號預(yù)定保存期限