辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

1、辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，企業(yè)辦公趨向自動(dòng)化。在信息時(shí)代的今天，各企業(yè)的辦公自動(dòng)化越發(fā)重要，起著不可取代的作用。辦公自動(dòng)化是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)為支柱的一門綜合性技術(shù)。本論文主要論述辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)。熟知掌握各種辦公業(yè)務(wù)，充分有效地利用信息資源，以提高產(chǎn)效率、工作效率、工作質(zhì)量、輔助決策、促進(jìn)辦公活動(dòng)規(guī)范化和制度化。關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化 現(xiàn)狀 發(fā)展趨勢(shì)辦公自動(dòng)化，Office Automation，簡(jiǎn)稱OA，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種

2、新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動(dòng)化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就都叫OA，即辦公自動(dòng)化。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程：1985年1993年的起步階段是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運(yùn)用IT技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)

3、致應(yīng)用效果不佳。1993年2002年的應(yīng)用階段隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織越來越希望能夠打破時(shí)間、地域的限制，提高整個(gè)組織的運(yùn)營效率，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個(gè)階段OA的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了員工的工作，規(guī)范了組織管理、提高了運(yùn)營效率。發(fā)展階段：OA應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營信息化的一個(gè)重要組織部

4、分。同時(shí)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的快速變化，使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級(jí)組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)?？茖W(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展,在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)都改變著人們的工作和生活條件,社會(huì)向著物質(zhì)文明和不斷提高的勞動(dòng)生產(chǎn)率大踏步前進(jìn).科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也使辦公室這一傳統(tǒng)的以人工(腦力和體力勞動(dòng)的高度結(jié)合)為主的領(lǐng)域內(nèi)古老的勞動(dòng)方式發(fā)生了巨大的變化.辦公室中使用的各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上代替了原來的文房四寶,辦公桌上的打字機(jī)被計(jì)算機(jī)文字處理機(jī)所取代,辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的"磁盤"所

5、取代,包括記錄,起草,編輯,修改,打印,存檔,復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作,無論在時(shí)間上還是在空間上都被大大地壓縮了,這不但減輕或節(jié)省了人們的辦公勞動(dòng),而且大大提高了辦公效率,改善了辦公環(huán)境,使人們從原先繁重的重復(fù)性,例行性的辦公事務(wù)中解放出來,從而有更多的時(shí)間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上.用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進(jìn),設(shè)備越來越多,功能越來越強(qiáng),性能也越來越高,這為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無紙辦公創(chuàng)造了必要的條件.例如,用于處理辦公信息和進(jìn)行協(xié)同工作的各種計(jì)算機(jī)(包括微型機(jī),超級(jí)小型機(jī)和中,大型機(jī));起草文稿用的文字(詞)處理機(jī);制作報(bào)表用的電子表格打印機(jī);編排各種文件,資料格式

6、等的電子臺(tái)式出版系統(tǒng);存放,管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng);自動(dòng)控制各種工作流程的辦公自動(dòng)化系統(tǒng);支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會(huì)議系統(tǒng);計(jì)算機(jī)通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);用于辦公通信的現(xiàn)代化電話機(jī),傳真機(jī);復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等,這些技術(shù)和設(shè)備對(duì)辦公室工作提供有力的支持,在不同程度上為辦公室工作的自動(dòng)化提供了現(xiàn)代化的推動(dòng)手段。伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮洶涌，組織流程的固化、改進(jìn)、知識(shí)的積累、應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新、提升，OA也在不斷求新求變，最終OA系統(tǒng)將會(huì)脫胎換骨，全新的"智能型自動(dòng)化的OA"將成為未來的發(fā)展方向，將更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等全面系統(tǒng)服務(wù)。

7、屆時(shí)OA可能不叫OA，換為更能體現(xiàn)其價(jià)值的名稱，例如“企業(yè)知識(shí)門戶EKP”、“管理支撐平臺(tái)MSS"等，這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)OA的范疇，演變成為企業(yè)的綜合性強(qiáng)大管理支撐平臺(tái)。作為中國機(jī)關(guān)企事業(yè)信息化的應(yīng)用基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化今后如何發(fā)展演變將對(duì)中國信息產(chǎn)業(yè)格局、機(jī)關(guān)企事業(yè)信息化的應(yīng)用普及產(chǎn)生重要影響，OA未來3-6年將如何演繹，以下是未來OA的面貌。1、人性化：未來OA的門戶更加強(qiáng)調(diào)人性化，強(qiáng)調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開放性，強(qiáng)調(diào)人與人溝通、協(xié)做的便捷性，強(qiáng)調(diào)對(duì)于眾多信息來源的整合，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建可以拓展的管理支撐平臺(tái)框架，從而改變目前"人去找系統(tǒng)"的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)"系統(tǒng)找人&q

8、uot;的全新理念，讓合適的角色在合適的場(chǎng)景、合適的時(shí)間里獲取合適的知識(shí)，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能夠指導(dǎo)人行為的意念、能力。其實(shí)"人性化"也即一種"自動(dòng)化"。2、無線化：利用新技術(shù)，使移動(dòng)OA協(xié)同應(yīng)用成為未來增長(zhǎng)點(diǎn)。信息終端應(yīng)用正在全面推進(jìn)融合，3G無線移動(dòng)技術(shù)在中國的應(yīng)用已經(jīng)指日可待，它使融合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的移動(dòng)設(shè)備將成為個(gè)人辦公必備信息終端，在此載體上的移動(dòng)OA協(xié)同應(yīng)用將是管理的巨大亮點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)無處不在、無時(shí)不在的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，這將給傳統(tǒng)OA帶來重大的飛躍。3、智能化：隨著網(wǎng)絡(luò)和信息時(shí)代的發(fā)展，用

9、戶在進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理時(shí)，面對(duì)越來越多的數(shù)據(jù)，如果辦公軟件能幫助用戶做一些基本的商業(yè)智能（BI）分析工作，幫助用戶快速的從這些數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)一些潛在的商業(yè)規(guī)律與機(jī)會(huì)，提高用戶的工作績(jī)效，（續(xù)致信網(wǎng)上一頁內(nèi)容）將對(duì)用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。4、門戶化: 在基于企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過類似"門戶"的技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)能通過門戶能夠在管理支撐系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化、知識(shí)化、虛擬化，這時(shí)可能它不叫OA，換為更能體現(xiàn)其價(jià)值的名稱如"企業(yè)知識(shí)門戶EKP"、&quo

10、t;管理支撐平臺(tái)MSS"等，轉(zhuǎn)變成為"一點(diǎn)即通"的企業(yè)綜合性管理支撐門戶。還有通用化、協(xié)同化、網(wǎng)絡(luò)化等等?，F(xiàn)代的辦公自動(dòng)化已經(jīng)早已不是以前的簡(jiǎn)單文檔處理和單純行政事務(wù)了,現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的使命是通過提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量來提高企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理是以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)知識(shí)人才、傳遞和利用知識(shí)為目的的系統(tǒng)工程,它可以幫助企業(yè)解決知識(shí)的共享和再利用問題。知識(shí)管理可以在合適的時(shí)間給正確的人傳遞正確知識(shí),幫助人們采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng),以避免錯(cuò)誤和工作的重復(fù)。知識(shí)管理可以幫助企業(yè)搜集和管理散布在企業(yè)各個(gè)系統(tǒng)中的信息和人們頭腦中的知識(shí)。因此,知識(shí)是未來辦公自動(dòng)化的核心系統(tǒng),知識(shí)管理是辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)技術(shù)。因此未來的辦公自動(dòng)化必定會(huì)更加快速發(fā)展，更加完善以及智能化，提高企業(yè)的水平。  辦公自動(dòng)化從最初到今天的發(fā)展,已