信息交流管理程序

1、信息交流管理程序( LRZH/CX-07)一、目的確保質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全體系信息即重要環(huán)境因 素、不可容許危險源的信息傳遞、處理、控制的有效性。二、適用范圍適用于我公司各部門對各類內(nèi)部和外部質(zhì)量、環(huán)境和職 業(yè)健康安全信息的傳遞和處理。三、職責3.1 綜合部負責對外的政府、監(jiān)管部門的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè) 健康安全信息交流溝通、協(xié)商，負責內(nèi)部的信息交流溝通、 協(xié)商；3.2 監(jiān)理項目部負責組織協(xié)調(diào)顧客和施工方、工程設計方等 的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息的聯(lián)絡、交流、反饋并施 加環(huán)境、安全影響；3.3 質(zhì)安部負責組織各個監(jiān)理項目部和公司的質(zhì)量、環(huán)境和 職業(yè)健康安全的信息交流與協(xié)商；3.4 各相關部

2、門負責相應職責范圍內(nèi)的內(nèi)部信息交流。四、工作程序4.1 信息交流的途徑靈活多樣，包括口頭、書面文件、以及 其它一切可以利用的通訊及宣傳工具。有效的信息交流和溝 通應包括以下的內(nèi)容：4.1.1 信息交流溝通的內(nèi)容、時機、對象、方式和負責部門或人員等；4.1.2 質(zhì)安部組織質(zhì)安部進行監(jiān)理服務知識的收集、培訓和進行施工工藝分析等，制定相關的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則 等方式實現(xiàn)進行交流；4.1.3 質(zhì)安部組織各部門實施環(huán)境因素、危險源的識別、 評價的方式實現(xiàn)溝通；4.1.4 監(jiān)理項目部組織圖紙會審、 施工方的施工組織設計審批、工程質(zhì)量驗收、工地協(xié)商會，按時發(fā)放監(jiān)理月報等形 式進行顧客、施工方等的溝通；4.1

3、.5 法律法規(guī)及有關標準要求， 由質(zhì)安部、 綜合部組織 進行識別、獲取、發(fā)放和培訓、宣傳的形式實現(xiàn)溝通；4.2 信息分類4.2.1 內(nèi)部信息： 包括內(nèi)部各相關部門間的日常聯(lián)絡、 指 令、報表等常規(guī)信息交流； 各種不符合信息和事故信息通報， 各部門間的行為質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息等。4.2.2 外部信息：包括從法規(guī)標準、認證機構、供方、顧 客、社會公眾等相關方獲取的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信 息。4.3 質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息的傳遞方式：4.3.1 會議、宣傳；4.3.2 電話傳遞、書面文件傳遞、內(nèi)部局域網(wǎng)；4.3.3 監(jiān)理大綱、監(jiān)理通知、月報、電視廣播等新聞媒介傳遞等。4.4 內(nèi)部質(zhì)

4、量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息交流4.4.1 我公司的質(zhì)量、 環(huán)境和職業(yè)健康安全方針、 目標和 管理方案與和重要環(huán)境因素、重大、不可容許危險源和控制 措施公諸與眾，并傳達貫徹到相關部門和全體員工。4.4.2 在監(jiān)理服務實現(xiàn)過程中即工程建設的施工進度、 施工質(zhì)量、工程造價、安全施工和工程建設的重要環(huán)境因素 信息由各監(jiān)理項目部負責管理，并將信息傳遞到質(zhì)安部等相 關部門。由質(zhì)安部或質(zhì)安部定期組織召開質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè) 健康安全管理例會，傳達分析和解決的相關問題。4.4.3 在管理體系運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題， 綜合部、 質(zhì)安 部或質(zhì)安部等部門發(fā)出“聯(lián)絡函”或“整改通知”等工作記 錄通知責任部門進行整改，整改部

5、門將整改過程中產(chǎn)生的信 息處理及時傳遞到綜合部等部門。4.4.4 綜合部將內(nèi)部審核、 管理評審的結果以書面報告的 形式發(fā)至相關部門和人員。4.4.5 緊急狀態(tài)下，責任部門在現(xiàn)場進行緊急處理的同 時，要向相關部門、管理者代表及總經(jīng)理進行報告，必要時 向當?shù)丨h(huán)保、安監(jiān)機構和政府應急機構報告。4.4.6 員工關注安全的問題以書面形式報告或電話的方 式匯總到綜合部和職業(yè)健康安全事務代表。4.4.7 職業(yè)健康安全事務代表和各部門負責人應關注員 工的要求并將員工的正當要求反映給總經(jīng)理總經(jīng)理等公司 領導。4.5 外部信息交流4.5.1 各監(jiān)理項目部負責顧客和施工方、 設計單位對工程 建設的施工進度、施工質(zhì)量

6、、工程造價、施工變更、安全施 工和工程建設的重要環(huán)境因素控制等信息的交流協(xié)商，交流 方式可采用質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的檢查、整改通知和 監(jiān)理月報、會議或文件等。4.5.2 外部質(zhì)量、 環(huán)境和職業(yè)健康安全信息由綜合部等部 門獲取并接受處理，并傳遞到質(zhì)安部的相關部門。4.5.3 各相關部門收到質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全法律、 法規(guī)標準等信息時，應及時傳遞給質(zhì)安部、綜合部等，質(zhì)安 部或綜合部及時進行獲取信息的確認工作，并將結果傳遞給 相關部門。4.5.4 當我公司的質(zhì)量、 環(huán)境和職業(yè)健康安全管理監(jiān)理服 務活動發(fā)生重大變化時，質(zhì)安部要及時向當?shù)丨h(huán)保、安檢部 門匯報，經(jīng)環(huán)保或安檢部門批準后方可開展。4.

7、5.5 對相關方提出的抱怨或投訴， 綜合部會同有關部門 提出處理意見或建議，報主管領導、總經(jīng)理批準。對于任何 相關方的抱怨和投訴，必須在三天內(nèi)給予對方答復。4.6 溝通內(nèi)容與方式4.6.1 內(nèi)部溝通內(nèi)容a ）顧客的期望與要求的評審、確認；b）顧客要求的變更；合同變更等的評審與確認等；c）供方的評審與業(yè)績再評審；d）管理體系實施過程接口信息及其有效性；e）各部門的質(zhì)量、環(huán)境、安全檢查情況信 息等。4.6.2 溝通方式a）質(zhì)量、環(huán)境、安全例會形式；b）例行專項檢查和事故事件、不合格調(diào)查、糾正或預防措施分析、實施、驗證； c）電話；d）文件；e）員工合理化建議；f）員工培訓等。4.6.3 外部溝通的

8、要求a ）經(jīng)營部負責監(jiān)理項目的投標與顧客有關的溝通； b） 監(jiān)理項目部負責與顧客、設計、施工方的施工項目質(zhì)量、環(huán) 境和職業(yè)健康安全的溝通；c）質(zhì)安部等部門負責與當?shù)丨h(huán)保、安全監(jiān)察、技術監(jiān)督部門的溝通；4.6.4 溝通內(nèi)容包括a ）顧客要求、市場變化信息的收集，監(jiān)理項目招標與 投標以及合同簽訂；b）顧客投訴受理、顧客滿意度調(diào)查、 顧客要求的變更，合同變更的評審與確認等；c ）施工方、設計方的信息的收集；d）當?shù)丶夹g監(jiān)督、環(huán)保、安全監(jiān)察部門的監(jiān)督檢查、法律法規(guī)變化與法規(guī)查詢等。4.6.5 溝通方式a）投標文件、合同、監(jiān)理大綱等；b）與施工方、設計方的圖紙會審、設計變更資料等；c）監(jiān)理服務過程的各項

9、質(zhì)量、環(huán)境和安全檢查記錄、整改通知和回復等資料；4.7各相關部門對各種質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息進行 分類、匯總、分析、傳遞、處理，跟蹤并記錄其內(nèi)容和處理4.8協(xié)商、溝通與信息交流的分工和要求見下表:信息內(nèi)容交流形式頻次責仟單位日常監(jiān)理服務、經(jīng)營會議、電話即時各部門QFO有關標準、制度會議、文件、培訓不定綜合部QFO有關告知各種了標識、宣傳牌長期各部門監(jiān)理項目的招標、投招標文件、投標文件、有項經(jīng)營部監(jiān)理項冃實施7 I , T/1P/ * T/11圖紙會審、施工方案審項冃項曰經(jīng)理監(jiān)理項目實施見證取樣、檢驗批、分項目項目經(jīng)理QEO目標實現(xiàn)情況的記錄1次/綜合部內(nèi)審、管評、檢查結內(nèi)一審報子告、管評報告、不定綜部、員工的Q