匯博通借閱管理系統(tǒng)軟件使用說明書

1、匯博通文檔借閱管理系統(tǒng)使用說明書匯博通知識(shí)管理系統(tǒng)的屬性管理，實(shí)際上已提供了借閱與歸還功能，但那是針對每一份文件或檔案而言的。這里，為客戶提供一款專門用于文檔的借閱與歸還的軟件，不但可辦理一份文件的借閱或歸還手續(xù)，只要有需要，也可批量辦理借閱與歸還，另外，還提供了與借閱有關(guān)的一系列統(tǒng)計(jì)報(bào)表。發(fā)放功能與借閱類似，所不同的只是發(fā)放不必歸還，如將購買的資料、圖書發(fā)放給職員學(xué)習(xí)注：借閱與歸還模塊的操作，需要獲得以下三種權(quán)限中的一種:系統(tǒng)管理員歸檔授權(quán)（檔案管理員）編號(hào)授權(quán)（文件管理員）與借閱與歸還模塊相關(guān)的系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置說明如下:Mod_Borrow_PLTrue借閱與歸還模塊開關(guān)：True-開，F(xiàn)a

2、lse-關(guān)。Mod_Borrow_PL=False,模塊工具條上不會(huì)該模反BHRightOI系統(tǒng)管理員文件自動(dòng)生成編號(hào)（取號(hào)）授權(quán)，可設(shè)BHRightOI-BHRight99共99個(gè)參數(shù)，即最多可授予99人取號(hào)的權(quán)限，如BHRight01=張三。具備編號(hào)（文件管理）權(quán)限者，具備借閱與歸還模塊的操作權(quán)。GDRightOI系統(tǒng)管理員歸檔權(quán)限授權(quán)，獲得歸檔授權(quán)的流程郵件處理者，當(dāng)其待處理的流程郵件處于歸檔職能時(shí)，可將郵件轉(zhuǎn)入指定路徑，最多可授權(quán)99人，即從GDRight01至GDRight99。如GDRight01=張三。具備歸檔權(quán)限者，同樣具備借閱與歸還模塊的操作權(quán)。首頁匯博通主頁的模塊工具條上，

3、有一個(gè)借閱與歸還的按鈕，單擊它即進(jìn)入借閱與歸還首頁。借閱與歸還首頁樣式如下圖:中油jhiiq吧里M自,借閱（發(fā)放）前面已經(jīng)介紹過，借閱與發(fā)放的區(qū)別在于，借閱需要?dú)w還，發(fā)放則不必歸還，從某種意義上來說，發(fā)放實(shí)際上已將所有權(quán)（或有條件的所有權(quán)）轉(zhuǎn)移給接收者。借閱界面包括左右兩個(gè)子窗體，左側(cè)子窗體用于顯示可供借閱（發(fā)放）的文檔，其上部有搜索關(guān)鍵詞輸入框，輸入相應(yīng)關(guān)鍵詞即可查找出可供借閱的相應(yīng)文檔，如果要借閱的文檔已經(jīng)在操作者手上，并且，標(biāo)注有條形碼或電子標(biāo)簽，操作者可直接通過條碼閱讀器或電子標(biāo)簽閱讀器讀取相應(yīng)編碼直接獲取到該文檔。根據(jù)實(shí)際需要，通過點(diǎn)選左側(cè)的復(fù)選框，選擇具體文檔，然后，通過點(diǎn)擊兩個(gè)子

4、窗體中間的箭頭，即可將選中的文檔添加到右側(cè)子窗體的列表中，即可直接辦理借閱或發(fā)放手續(xù)。-IE-Sl g可供借閱（發(fā)放）輸入文件名稱、編號(hào)、責(zé)任者或主題詞等屬性，點(diǎn)擊【檢索】按鈕進(jìn)行查找，如下圖:可供耐（發(fā)放）1占擊與/苴聲昌士可茬F節(jié)以窗運(yùn)土任w陪法中企111羽眠盟基I匚日文件泰仔舌番號(hào).第公司苣理占統(tǒng)及E業(yè)1與49列拈儂怵匚!圖相業(yè)12345由&同中面htm二凈0NL2MB登錄二苞參MW港林0亞/J*目錄F的格M風(fēng)播，量的代一覆關(guān)于企業(yè)1士空者愛巾由發(fā)廿/mr多啕林匚*企業(yè)證幣15甌站育錄幣育用窄h(huán).*&S林.氈）企業(yè)t打44厥重與.htm翼點(diǎn)匚值中iHNM5性近霹面幅和-prl0gH林二、

5、-勾選確定后點(diǎn)擊該按鈕，即可添加到已選擇列表區(qū)中。士計(jì)TFF汗”專口點(diǎn)擊每份文檔名稱前的圖標(biāo)，可展開或隱藏文檔的份數(shù)清單，還可通過點(diǎn)擊表頭的七圖標(biāo)來展開或隱藏所有文檔份數(shù)清單，辦理借閱手續(xù)時(shí)，可針對每一份文件進(jìn)行，以方便一式多份文件的管理，如合同、資料、圖書等，勾選（取消）具體目標(biāo)可通過份數(shù)序號(hào)前的復(fù)選框?qū)崿F(xiàn)，對應(yīng)文檔的所有份數(shù)操作只需通過文檔圖標(biāo)前的復(fù)選框?qū)崿F(xiàn)，同理對列表所有文檔操作亦如此。El文件責(zé)任者罪號(hào)同闔公司管理素統(tǒng)及企業(yè)上2345網(wǎng)站-草需林回序號(hào)：1借閱次數(shù)：4勾選確定后，點(diǎn)擊列表右側(cè)按鈕，把所選擇的文檔及份數(shù)清單添加到已選擇列表區(qū)中進(jìn)行后續(xù)操作。已選擇借閱（發(fā)放）從可供借閱（發(fā)

6、放）列表區(qū)中，勾選添加后即進(jìn)入已選擇借閱（發(fā)放）列表區(qū)中（如下圖）若列表中存在比較多的冗余數(shù)據(jù)，可點(diǎn)擊列表上方左側(cè)的【清空所有】按鈕，對列表區(qū)內(nèi)的所有信息清除，若只對部分冗余文檔取消操作，可通過取消勾選對應(yīng)文檔，并點(diǎn)擊【清除未選】按鈕對冗余文檔進(jìn)行清除。由于匯博通容許對一式多份文件進(jìn)行管理，所以，當(dāng)一種文件存在多份時(shí)，將以序號(hào)分別顯示，你可對不同序號(hào)的文件分別辦理借閱手續(xù)，該功能對于合同、保密文件、資料以及圖書等的管理非常有用。已造明胸（發(fā)nor（點(diǎn)擊等介勢圖行可展開臨岫nr（om，）灣空所青清除采選借闌發(fā)放C文件弱知江劇公司普理系浣及企業(yè)1門網(wǎng)拈it培林口序號(hào)!1團(tuán).關(guān)于企業(yè)5矍聚麗設(shè)出前醒

7、林借閱次數(shù)i4團(tuán)序號(hào)：1豆葡企業(yè)6羽6數(shù)更毒HE黃鬣山flHKXJEK：1回序號(hào)：1fl閱次數(shù)：1但已添憶3個(gè)條自.合共3份.點(diǎn)擊借閱或發(fā)放按鈕時(shí)，若列表中存在未勾選的文檔，系統(tǒng)會(huì)彈出下圖提示:此時(shí)，請根據(jù)實(shí)際情況，點(diǎn)擊確定或取消。借閱操作：點(diǎn)擊列表上方右側(cè)的借閱按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出借閱手續(xù)辦理操作頁面，見下圖:經(jīng)辦人實(shí)際上就是當(dāng)前 操作者。借閱人，可直接輸入， 也可雙擊彈出組織框 架選擇輸入。批準(zhǔn)人，可直接輸入， 也可雙擊彈出組織框 架選擇輸入。到期日期，借閱期限缺 省為一個(gè)月，若不同， 可直接修改。用途，可按實(shí)際輸入文 本信息。到期提醒的各種方式, 可根據(jù)需要選用。雙擊借閱人、批準(zhǔn)人輸入框時(shí)，

8、將彈出組織框架，操作者可根據(jù)需要，展開并點(diǎn)擊選擇姓名 即可：人員選擇X露口01翦桐4技(必上O杷coo叁幫組O M 100臺(tái)3部事O 假 2oo mt旗LO望300銷售部O & 40。技術(shù)西部(7)爵仁高嫩傳季黃永和-技術(shù)年等工哩方fi劉小麗-檔案蟠技術(shù)二問T%|I餐找點(diǎn)擊下一步，系統(tǒng)彈出借閱確認(rèn)單，見下圖:如需要打印，點(diǎn)擊打印按鈕即可。若信息有誤，可點(diǎn)擊上一步返回修改。確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊確定完成借閱。發(fā)放操作：點(diǎn)擊列表上方右側(cè)的發(fā)放按鈕，將彈出發(fā)放手續(xù)辦理操作頁面，見下圖:其操作方法，與借閱手續(xù)辦理類似，完成后，系統(tǒng)彈出發(fā)放確認(rèn)單，見下圖:歸還發(fā)旅認(rèn)堂I融施ffltp上一二 As如需要打印，點(diǎn)

9、擊打印按鈕即可。若信息有誤，可點(diǎn)擊 上一步返回修改。確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊確定完成發(fā)放。借閱的文檔，使用完畢或到期后，就需要?dú)w還。歸還界面，同樣有左右排列的兩個(gè)子窗體，左邊的子窗體用于查找要?dú)w還的文檔，窗口標(biāo)題為“正在借閱”，右邊的子窗體則用于顯示選定歸還的文件和辦理歸還手續(xù)，標(biāo)題為“已選擇歸還”。Gl?正在借閱可根據(jù)借閱人姓名、借閱號(hào)或電子標(biāo)簽查找出相關(guān)文檔，如下圖:正在借用：自主號(hào),力牛明卡二不,菽寸，ETk法甲）主二者旨于隹業(yè)12345音錄下面謾計(jì)間第聯(lián)力作檢索SIN個(gè)條目,合J；1若,具體的列表操作可參看借閱（發(fā)放）的可供借閱（發(fā)放）說明。已選擇歸還,具體的列表操作可參看借閱從正在借閱列表區(qū)

10、中勾選添加后即進(jìn)入本列表區(qū)中（如下圖）（發(fā)放）的已選擇借閱（發(fā)放）說明。波已選擇舊透；（京壬整T文件圖標(biāo)可展開史戰(zhàn)密崛睇0晴隼）清空所有清除未遠(yuǎn)舊迂你已添捫2個(gè)條日，合興N伊.選擇確定后，點(diǎn)擊列表上方右側(cè)的歸還按鈕彈出歸還確認(rèn)單，見下圖。H：*法苧6恒日明芟asWW信尿人3A范祖己三TANH就乳JM乖二酢加M-14其1甚力K渤T&t2014-020山就嚏后節(jié)理裁iS用料20CRD冉口41KWI2fl1i-0MQ夫一無支單志.材1日迎508手前2014-0-1-271苦一一2A1M1-2Z歸還確認(rèn)單蛹定借閱統(tǒng)計(jì)如需要打印，點(diǎn)擊打印按鈕即可。確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊確定完成發(fā)放。針對文檔的借閱、發(fā)放與歸還

11、，設(shè)計(jì)了一系列滿足不同需要的與借閱有關(guān)的報(bào)表。由于電子文檔依據(jù)授權(quán)可直接閱讀，有權(quán)限閱讀的電子文檔不必再需要辦理借閱手續(xù)，登錄后可直接根據(jù)需要查找閱讀，所以，也專門設(shè)計(jì)了電子文檔的閱讀統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對于沒有權(quán)限閱讀內(nèi)容的電子文檔，如果有權(quán)限查看屬性（即條目），亦可發(fā)送專門的電子申請流程，申請閱讀文檔內(nèi)容，獲得批準(zhǔn)后，則可在流程郵件中直接閱讀文檔內(nèi)容，系統(tǒng)亦提供了專門的電子文檔閱讀申請登記與統(tǒng)計(jì)報(bào)表。所以，借閱與歸還，原則上，是指實(shí)體文檔（一般指紙質(zhì)文檔）的借閱與歸還，這一點(diǎn)，望管理者認(rèn)真理解和把握。第一步，選擇報(bào)表，見下圖。*;透下祗財(cái)魁t坦假青記嬖： 二七小七= 工,.nI:七二晝辟:亭.J M

12、WTW*-WMMht :日 號(hào) 3* 51-人S -檔重科礎(chǔ)物。崎 吉士士入工4與一h 一二七.，去,芻二卜 切=才,；* 二E二5：號(hào)一 士目F事計(jì)魯； 一唱:京可 :一堆二，-加E匚山-十 電了*r-tl，由于報(bào)表眾多，為便于操作，系統(tǒng)按報(bào)表性質(zhì)特點(diǎn)分為了登記類、排序類和統(tǒng)計(jì)類。第二步，設(shè)置報(bào)表統(tǒng)計(jì)條件，見下圖。揖，片蜂:女楂炯信般時(shí)壬料七”】fiM:i4-fi-u星aoi4-os-04的4A：，都郃門：金郎就石:學(xué)第k泛百琲率.文傳B期二二二完成統(tǒng)計(jì)條件設(shè)置后，點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)按鈕即可生成報(bào)表。若需選擇其他報(bào)表，點(diǎn)擊報(bào)表名稱后的重新選擇返回報(bào)表選擇操作。上圖以文檔資料借閱登記表為例，其他報(bào)表除統(tǒng)

13、計(jì)條件有別外，操作相同。文檔資料借閱登記表ratfeE閆he文巖資格儡冏罌也表多領(lǐng)位日常H2M4-1MfiMlMI-MH才，文件喘號(hào)若任老jum.號(hào)iftfelAfcftA經(jīng)藤人血時(shí)目ma9L上11川二；J.IWftiS*阪力翔b1Ur叫ttH算“QllL4Ifr3fr52aoLMijj152H524b12JC崢劭川-14UfcUffl2gi15O必3iMDB理空企ii河也d1哪|。1兼本更修S)督岫l2014-01-1411:424關(guān)于建業(yè)L*中京萬南段討isp7imiui1育門和卷木黑f0itOMiam)ILCJi2LUI-I4H.41C4.5或止一豈用掛士KIKdj1印,忸色201141

14、144，姬仔。慟士自期序而謹(jǐn)制w*2flEIJ4-i41的aw.maw.聘1眥2爾Mft2011111412b13Jf部峨4SflH-OHM|g：U4&IHI班l(xiāng)-5a：JdB13勤12JrXlEi2014-0144.II:P4|ZDLUIE：的31*94b舊f*IW-LS01MI145IBM24144140IQ圾塔的同J迫工生蜂專*，標(biāo)順1bLUr蘭嶼翔MlOt鐘但1?烈取111喈巨目理工拈土電d0酶201441131b123E雷映加15寸$r,M815.517M尸XU，M4*文檔資料發(fā)放登記表mm導(dǎo)臺(tái)EhH文世黃甲I殘放登記最11Mti1止日!13；二：1乩:：1上二至二:ix：0ff交件

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17、4*AH修生籃ZW4E)g2tU44x4H美孑天財(cái)國t的的中9於空物復(fù)件州）總蜘祖李姓油A土吉安七；114-64-1：1中HJ4-UXI斯雷向麗勺網(wǎng)時(shí)也假界面砂史例士|雄的力：93m儂譴雉李無獻(xiàn)慶士施，MS：1IV2014-&MJ*壇與13號(hào)戶-程舊N工件召體鐘.，大20:田：1M表TM:T鋁,*注：默認(rèn)情況下顯示的是列表形式的利用文檔登記表，導(dǎo)出Excel可選擇卡片形式的文檔借閱及利用效果登記表。文檔資料借閱情況統(tǒng)計(jì)表HKISjStfaEscel義打嚶料葉闋18況蛾H卡止日當(dāng)；14jj1.0：32：14-：1.16序號(hào);法甲二*1博用&1阱件史瑞收一率2可怙今日的二琦5司F標(biāo)儀與t陶皿二書j

18、由冏F1搟件詡1辟4mW人求真人1峽訃;聿拒時(shí)忘嗎丁咱府件lOW+Pf15其中UMB的Jais主噲情件附曲咨腐丹“:XI4ClL文檔資料發(fā)放情況統(tǒng)計(jì)表打31苗覽導(dǎo)日衣&文持望料柒放靖況挾工&絨訐出止日.：XrtL.LM至，U4-L.i:斥號(hào)”計(jì)源目MgJStt娓姆典營汪1己右地父怕主鞘翩附件崎1,屏3娜文儂入夜4人班次WfeQlHiX144l.ll電子文檔閱讀情況統(tǒng)計(jì)表打RBttxcei電子文檔周凌梢祝域讓忘或腌止日軍：14-J-：.1至：44-1-：*每篌計(jì)原目計(jì)平單反城計(jì)轉(zhuǎn)昔運(yùn)】中片制研忸件.2電f力時(shí)mi總附MQ3W件3希4王明心就人I1A4攻唯J/揖j=n?gf太三次Off=ih舅文檔

19、資料借閱次數(shù)排序仃印箱更文檔資料毋聞壯砂排力城計(jì)總11日里：2liJ：l.ijla2C14,.Q2.L6例摩文/痹號(hào)宣任青文件日索*生J4國奉月號(hào)所：動(dòng)諫直MW丁*岸北二X器吊幣更叩TH?J。懂啞一廂力，記*田F司肅F3&H劇81A憎醒函#站ititltl。期mEv：出性制以上:JL：-；J樨，忖茁e&iM劉加皿與3d好i小i-2$ii-ii1工上斤以用出任Chilli工13百1a卬小葉自幼化糊方案并W44皿皿睛1麗？即2W譏制文檔資料發(fā)放數(shù)量排序打印他克尋EEji匚日1文杵童fl友敢數(shù)量博線計(jì)儂舊電：；D4.D.Q_QA44xL|JEfrTfttlW金也西里A4*腳卷?xiàng)l：二匕社it*用1XilJ-12-164業(yè)12J：縮不百三卡馬1:P4?：H：5首家至可的E二口仁2OK-1M2利了丁-文檔資料按借閱者借閱次數(shù)排序打工融呼出F玷:H史將避料發(fā)敏蚣星處廳苴臺(tái)上TIT-1.I4-J.，i?.：4-：-L!曜摩文件文件日室切為里*川第與歸城EMfjft專用2CH3-L2IS企骷5若果公隧考茶蚪門川