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文檔簡(jiǎn)介
1、前臺(tái)接待崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)、崗位職責(zé)說(shuō)明1.遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度,堅(jiān)守前臺(tái)工作崗位,做好本職工作,不得隨意離開(kāi)。2.負(fù)責(zé)日常來(lái)訪客人的接待和登記工作,應(yīng)大方得體,禮貌待人,建立來(lái)訪客人登記表及時(shí)登 記。問(wèn)清客人來(lái)意及本公司接洽人,來(lái)訪人員在公司洽談區(qū)等候和會(huì)見(jiàn),不要進(jìn)入辦公區(qū)域內(nèi),謝 絕閑雜人員、推銷(xiāo)人員進(jìn)入公司。3.負(fù)責(zé)前臺(tái)電話的接聽(tīng)和轉(zhuǎn)接,做好來(lái)電咨詢(xún)工作,重要事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員,不得遺 漏和延誤。4.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)信件、傳真、包裹、報(bào)刊雜志的簽收及分送工作。5.監(jiān)督公司員工的考勤登記,記錄員工遲到、早退情況,避免補(bǔ)打卡情況發(fā)生。6.按月統(tǒng)計(jì)公司員工的考勤情況,供公司主管領(lǐng)導(dǎo)掌握情況,
2、并提交綜合管理部核發(fā)考勤工資。7.統(tǒng)計(jì)公司員工年假及病、事假情況,并保管好請(qǐng)假條以備查。8.提前統(tǒng)計(jì)、登記公司領(lǐng)導(dǎo)一周內(nèi)的要事安排,包括應(yīng)參加的公司內(nèi)部會(huì)議、外岀公務(wù)活動(dòng)及具體 時(shí)間,做好行前提醒、車(chē)輛安排及其他服務(wù)保障工作。9.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域、公司公共區(qū)域的衛(wèi)生檢查,督促保潔人員清理衛(wèi)生死角,提高環(huán)境衛(wèi)生質(zhì) 量。10.公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)簽閱文件的登記、送轉(zhuǎn)及反饋。11.負(fù)責(zé)公司安保工作,做好對(duì)重點(diǎn)部位、重點(diǎn)區(qū)域的安全排查,定時(shí)對(duì)用水用電、公共設(shè)施安全狀 況進(jìn)行檢查。12.有公司主要領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議的后勤服務(wù)保障,包括茶水服務(wù)、攝影攝像等工作。13.公司領(lǐng)導(dǎo)及所在部門(mén)負(fù)責(zé)人交辦的其他工作。二
3、、主要職責(zé)描述一、日常接待1.接待來(lái)訪者:接待不明目的的來(lái)訪者,先冋清對(duì)方來(lái)訪原因,根據(jù)來(lái) 訪目的判斷是否為無(wú)關(guān)人員,是否需要安排公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。2.接待咨詢(xún)者,若有咨詢(xún)者來(lái)訪,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)相關(guān)部門(mén)工作人員協(xié)助接 待。3.接聽(tīng)轉(zhuǎn)接電話:鈴響二聲內(nèi)接聽(tīng),如超過(guò)二聲后接起電話,則應(yīng)說(shuō)不好意思,剛才有事走開(kāi)了,請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫到您?”接聽(tīng)電話時(shí)的規(guī)范用語(yǔ):您好,中國(guó)證券金融公司! ”或 您好,XX (姓氏+職務(wù))! ”來(lái)電人 提出要求,須記錄的必須及時(shí)記下。如需轉(zhuǎn)達(dá)他人的,需記下來(lái)電時(shí)間、 來(lái)電人姓名、事由、相關(guān)事項(xiàng)。4.接待推銷(xiāo)人員:上班時(shí)間若有其他公司的推銷(xiāo)人員上門(mén)推銷(xiāo),應(yīng)婉轉(zhuǎn) 拒絕,告知上班
4、時(shí)間在公司推銷(xiāo),會(huì)影響他人工作,若有員工需要他們的 服務(wù),告知相關(guān)部門(mén)員工直接與其對(duì)接。5.接待面試人員:按照公司統(tǒng)一要求,引領(lǐng)面試人員前往指定地點(diǎn)等 待,并與相關(guān)部門(mén)人員做好接洽。6.接待頻繁 往來(lái)的 相關(guān)人 員:a)快遞,公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件,均以電話通知相關(guān)員工 至前臺(tái)處進(jìn)行處理,不能讓快遞員直接進(jìn)入公司內(nèi)部辦公區(qū)域。b)物業(yè)公司,公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng),經(jīng) 請(qǐng)示部門(mén)負(fù)責(zé)人后,可引領(lǐng)至指定位置施工操作,并對(duì)整個(gè)過(guò)程 進(jìn)行監(jiān)督。C)送水公司,關(guān)注公司各處飲水機(jī)水量情況,及時(shí)聯(lián)系送水, 做好登記,按公司規(guī)定定期交財(cái)務(wù)結(jié)算。關(guān)注公司飲水機(jī)是否正 常,如有異常及時(shí)通知飲水公司
5、進(jìn)行維護(hù)。二、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)1.領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排:每周五向各部門(mén)了解公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加的會(huì)議及外部公 務(wù)活動(dòng),制定公司領(lǐng)導(dǎo)下一周工作安排表,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核后, 分呈公司領(lǐng)導(dǎo)掌握了解情況。期間如情況發(fā)生變化,及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào) 告。2.要事提醒:根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)一周活動(dòng)安排,準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)出行時(shí)間,提 前進(jìn)行提醒,并做好車(chē)輛接送等方面的安排。3.衛(wèi)生檢杳:制定衛(wèi)生環(huán)境檢杳表-對(duì)領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域衛(wèi)生、公共區(qū)域衛(wèi) 生狀況進(jìn)行及時(shí)檢查,不斷提高環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量。4.文件交接:接收部門(mén)送交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件,及時(shí)做好文件的登 記、送轉(zhuǎn)及反饋,確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)快速準(zhǔn)確。三、安全保衛(wèi)1.每日定時(shí)對(duì)公司重點(diǎn)區(qū)域、重點(diǎn)部位安全保衛(wèi)情況進(jìn)
6、行巡查,隨時(shí)關(guān) 注門(mén)窗關(guān)閉情況、節(jié)水節(jié)電情況及安全設(shè)施配套情況。2.遇到突發(fā)事件或緊急情況,及時(shí)與綜合管理部負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門(mén)人員 取得聯(lián)系,做出快速準(zhǔn)確的處理。3.及時(shí)就公司安全管理方面存在的薄弱環(huán)節(jié)向部門(mén)負(fù)責(zé)人提出改進(jìn)建 議。四、后勤保障1.會(huì)前準(zhǔn)備:a)來(lái)客人數(shù)確認(rèn):會(huì)議前向相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)來(lái)客人數(shù),為 布置會(huì)議室做準(zhǔn)備。b)會(huì)議室桌椅布置:會(huì)前通知保潔人員,將會(huì)議室的桌椅收拾 整齊,開(kāi)水、茶、杯子準(zhǔn)備,或根據(jù)實(shí)際需要另備水果、點(diǎn)心。C)準(zhǔn)備公司相機(jī),為來(lái)客拍照留念所用。2.會(huì)議服務(wù):a)為開(kāi)會(huì)人員添加茶水。b)按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會(huì)議支持。C)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議中的攝像工作。3.會(huì)后保障:a
7、)組織來(lái)客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念,并將照片發(fā)至來(lái)訪者郵箱內(nèi) 或作為賀卡發(fā)送。b)會(huì)議后的清理工作:通知保潔會(huì)場(chǎng)清理干凈,座椅歸位。c)會(huì)議后器材及時(shí)歸庫(kù),將相機(jī)及其他器材送歸原處。三、日常行為禮儀形I人個(gè)、11 一公司訂制制服的,須穿著制服上班。無(wú)訂做制服時(shí),須穿職業(yè)裝,即套裝上班。2.不得穿牛仔褲、T恤、露肩裝、吊帶等非正規(guī)衣服上班。不得穿拖鞋或 類(lèi)似拖鞋的皮涼鞋上班。裙裝下擺不得低于膝下三公分。3.頭必須經(jīng)常洗,梳理整齊,不得有頭皮屑。不得披頭散發(fā),發(fā)長(zhǎng)不得 過(guò)肩。4.常剪指甲,保持清潔,不得留長(zhǎng)指甲,不能涂指甲油,保持口氣自然 清新。5.上班期間應(yīng)化淡妝,除戒指外不得佩戴飾物。不得在前臺(tái)化妝
8、。6.保持良好的站、坐、走姿。站時(shí)須挺胸收腹沉肩。坐時(shí)不得前仰后 靠,不得搖頭晃腦,東張西望。走時(shí)保持站的基礎(chǔ)上,水平向前,平穩(wěn)適 中,無(wú)緊急情況,不得在辦公區(qū)域內(nèi)奔跑。7.在客人面前,不得修指甲、易9牙、掏鼻、打嗝、伸懶腰、唱歌、哼小 調(diào)、化妝。8.接聽(tīng)電話時(shí),保持語(yǔ)速平和及自然、得體、大方的形象,話機(jī)與臉龐 成45度角,身體不得傾斜,不得嘴里吃東西,不得前仰后合。說(shuō)話時(shí)控制 音調(diào),不得過(guò)于吵鬧。9.接電話盡量長(zhǎng)話短說(shuō),如遇客人投訴電話,需安排客人情緒的,應(yīng)耐 心安撫。私人電話不要超過(guò)三分鐘。接電話不得先于來(lái)電人掛機(jī)。(私人電話除外)。二二二1.公司有來(lái)訪客人,來(lái)客行至前臺(tái)一米以?xún)?nèi),應(yīng)起身微
9、笑相迎,說(shuō)禮貌 用語(yǔ),招呼客人就座??腿俗潞?,前臺(tái)接待方可就座。2.來(lái)客提出個(gè)人要求時(shí),前臺(tái)接待必須認(rèn)真聆聽(tīng),有必要時(shí)做好筆記, 如遇無(wú)法處理的問(wèn)題,則請(qǐng)客人稍等,請(qǐng)相關(guān)人員出面解決。3.來(lái)客提出要找公司員工時(shí),前臺(tái)接待應(yīng)先問(wèn)有無(wú)預(yù)約。并請(qǐng)來(lái)客做好 登記,再打電話致要找的員工,詢(xún)問(wèn)是否帶進(jìn)。如回答需要馬上帶進(jìn),則 應(yīng)行前領(lǐng)路,如需遲些才帶進(jìn),請(qǐng)客人在接待室就坐,為客人倒水,請(qǐng)客 人稍待。等可以帶進(jìn)時(shí),再將客人帶進(jìn)。帶進(jìn)辦公室后,再為客人倒水(七分滿)??腿穗x開(kāi)時(shí),應(yīng)準(zhǔn)確記錄客人離開(kāi)時(shí)間,并微笑致意,“歡迎下次 再來(lái)”。4.來(lái)訪客人需在辦公區(qū)域參觀時(shí),可視情為其引路并做好宣傳介紹工 作,解答來(lái)客疑冋。重要事件及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人請(qǐng)示。三三三1.前臺(tái)及附屬桌椅必須保持整潔、干
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