采購制度及流程

1、物資管理制度匯編第一章 總 則第一條 物 資管理， 是成本管理的核心內(nèi)容之一。為了進一步提高采購效率， 嚴格控制物資采購綜合成本的要求，結合公司已有的管理制度，特制定本管理制度。用以規(guī)范物資采購、驗收、發(fā)放和庫存管理等方面的管理，使之嚴謹、科學、節(jié)約、高效，強化公司的市場核心競爭力。第二條 本 制度適用于公司工程技術部門。第二章 供應商開發(fā)過程的管理第一條供應商開發(fā)的原則：供應商的開發(fā)必須滿足貨比多家（三家以上）的比較原則，堅定不移的貫徹房產(chǎn)公司總經(jīng)理室“以合理的價格購買質(zhì)量最好的產(chǎn)品”的采購宗旨，嚴格成本控制。開拓一批具有市場影響力、能提供優(yōu)質(zhì)服務、有效降低物資采購成本的戰(zhàn)略性合作供應商。第

2、二條 物資部門必須做好需求信息的收集1 、工程技術部門必須提前做好相應工程物資需求信息的收集，了解各樓盤銷售定位和成本要求，以便提前準備供應商的開發(fā)、拓展工作。杜絕等到申購計劃出現(xiàn)后才進行供應商資源開發(fā)、洽談的現(xiàn)象，以至影響工程建設的進度。2、工程技術部門必須針對本部門負責的材料，對各工程物資需求信息作出整理，形成專門的年度需求預測報告。對各種材料的需求量、需求時間、節(jié)點、檔次、成本作出分析和判斷。并以此為拓展供應商的依據(jù)。第三條 供應商資源開發(fā)的計劃1 、 工程技術部門要定期對現(xiàn)有合作伙伴進行檢討,檢討范圍包括供貨價格、服務水平、結款要求、供貨能力、供貨質(zhì)量、工程覆蓋范圍等對現(xiàn)有供應商的優(yōu)、

3、缺點進行總結。2、工程技術部門依據(jù)項目年度需求作出供應商拓展、開發(fā)的年計劃書對所要達到的目標進行設定就大宗、關鍵材料開發(fā)一批戰(zhàn)略合作供應商其計劃向總經(jīng)理室領導匯報。第四條 供應商信息資源的收集和評估2 、優(yōu)質(zhì)供應商信息的收集、整理由專人負責并形成常制。信息來源于已合作的供應商、兄弟公司推薦、工程現(xiàn)場考察、網(wǎng)絡、媒體等各方面。收集范圍應圍繞工程實際需求。3 、被收集對象即為潛在供應商其資質(zhì)必須滿足下列要求：(1) 必須具備獨立、有效的企業(yè)法人資質(zhì)。(2) 其經(jīng)營范圍必須符合國家相關政策。(3) 其產(chǎn)品技術、質(zhì)量必須符合國家相關標準。(4)其服務能力、覆蓋范圍滿足對應工程項目的要求。3、信息資源收

4、集的結果必須及時進行整理、匯報。4、由工程技術部門的負責人對已收集供應商進行明確評判將有合作意向的列入備選開發(fā)供應商之列。商及參與過競標（或競價 ）的供應商檔案應及時收集整理，應錄入的內(nèi)容包括：公司簡介，產(chǎn)品范圍，聯(lián)系資料，合作項目，產(chǎn)品價格、產(chǎn)品檔次。第五條 供應商的考察1 、為規(guī)避合作風險，待開發(fā)的供應商必須經(jīng)過考察驗證，其方式可為到對方生產(chǎn)現(xiàn)場考察或工程案例現(xiàn)場考察，考察過程由采購主辦人員組織，由本部門負責人、對應技術人員、對應房產(chǎn)公司人員組成。特殊情況下現(xiàn)場考察可免，通過洽談驗證。2、考察驗證的內(nèi)容必須涉及到公司的資質(zhì)、產(chǎn)品類別（檔次）、資產(chǎn)、產(chǎn)能、技術質(zhì)量標準、價格模式、管理模式、服

5、務能力、經(jīng)濟實力等方面內(nèi)容。3、考察結果的評定考察過程中，根據(jù)考察結果填制供應商評價表（附表CKF-2） 。并對供應商的符合性進行評定，評定內(nèi)容由采購主辦人員作出，部門負責領導審定。并移交公司辦公室匯編存檔。4、只有經(jīng)考察、評定符合我公司合作需求的供應商，才能納入到采購競標竟價的供應商范疇，并邀請參與采購競標竟價。第六條 供應商材料樣板確認的規(guī)定1 、接受采購申請時，必須向?qū)慨a(chǎn)公司及工程項目部獲取相關樓盤定位、產(chǎn)品成本、品牌、質(zhì)量、技術、數(shù)量及交期方面 的要求。2、有外觀和特別技術要求的產(chǎn)品如屬于首次申購，須供應商呈送材料樣板及相關資料，并經(jīng)確認。3、針對房產(chǎn)要求，邀請各家已納入競標竟價范

6、圍的供應商呈送樣板并報價，在產(chǎn)品價格、款式、付款條件等各方面得到房產(chǎn)公司總經(jīng)理室的確認后。參與競標竟價的供應商不少于三家（特殊情況另議）。4、供應商樣板及資質(zhì)得到房產(chǎn)公司的確認后，才能進入最終商務談判程序。5、經(jīng)確認的樣板需一式三份，即房產(chǎn)公司一份，工程技術部一份、用料方一份。特殊情況可免。第七條 采購商務談判過程管理的規(guī)定1 、商務談判前的準備：商務談判是指雙方進行就雙方合作條款落實進行的談判，商務談判進行前，必須對各家供應商進行現(xiàn)場考察（特殊情況可免，如往次曾考察過，雙方已非常了解）對各供應商報價資料進行整理，并做成物資采購比價表附表（ CKF-1 ） ；草擬合同稿，對我方合作底線進行設定

7、。就一采購項目所邀請參與談判的供應商不能少于三家。2、商務談判過程的實施：商務談判歸口于對應工程技術部采購員實施，由采購業(yè)務主辦人員組織，過程由本部門負責人全程控制，對價格、結算條件、技術標準、售后服務等重要內(nèi)容依照合同稿逐條進行，過程內(nèi)容由對應分管公司總經(jīng)理室派員記錄。談判原則上在本公司進行。3、 對合作條款的特別要求：必須堅定不移的堅持成本最低原則；結算條款必須符合本公司的財務制度要求。4、商務談判原則：必須滿足公正、保密的原則。任何人不得將過程信息向第三方泄露。5、談判結果的整理：談判結束后，采購業(yè)務主辦人員必須對談判結果進行整理，就各供應商的合作條件以物資采購比價審批表 （附表 CKF

8、-01 ）的方式進行對比，由工程技術部門負責人呈送總經(jīng)理室匯報、選擇、批準。其流程：經(jīng)辦人一工程 技術部預算員一部門負責人一分管工程領導一總經(jīng)理。6、經(jīng)批復的物資采購比價表需作為合同審批時必須的依據(jù)。第三章 采購過程的管理第一條 產(chǎn)品購銷合同的擬定及審批1 、合同的擬定和合同審批表由采購業(yè)務主辦人員負責。合同的基本條款必須根據(jù)公司標準合同范本和與目標供應商已達成協(xié)議的內(nèi)容。2、單宗采購只需將采購訂單附表（CKF-3）或價格審批表交審 即可。其審批流程按房產(chǎn)公司文件執(zhí)行或：經(jīng)辦人一工程技 術部預算員一部門負責人一分管工程領導一總經(jīng)理。3、購銷合同的審批程序必須滿足公司相關文件的要求。其審批流程為

9、：經(jīng)辦人一部門負責人一工程技術部預算員一部門負責人 一分管工程領導一總經(jīng)理。其余按公司專門制度執(zhí)行。5、購銷合同的原件必須滿足我方持三份的數(shù)量要求，工程技術部、財務部、總經(jīng)理室各持一份。第二條 采購質(zhì)量的控制和采購物資的驗收1 、所有確認的樣板，工程技術部都必須封存，作為供應商交貨驗收的依據(jù)。2、到貨驗收由施工隊倉庫管理員及采購人員共同實施。3、有特殊技術要求的物資需工程技術部專業(yè)人員或邀請專業(yè)人士參與。4、供應商交付的物資必須與合同約定的內(nèi)容相符。5、供應商必須隨貨出具產(chǎn)品檢驗報告和合格證書。6、對建筑物后期質(zhì)量有重大影響且無法補救的材料，項目質(zhì)量管理人員必須及時取樣送質(zhì)監(jiān)站檢驗，待檢驗合格

10、后方可使用。嚴禁不合格產(chǎn)品被使用于工程施工。7、已驗收合格的工程物資，施工隊倉管人員要及時填寫收料單 （一式四份），工程技術部、財務部、供應商各交一份，自存一份作帳、留底。月終25 日供應商憑施工隊倉管人員的收料單到工程技術部結算匯總送呈財務部結款。8、采購主辦人員必須對供應商生產(chǎn)制造、配送質(zhì)量控制過程加以監(jiān)督，確保供應商交付的產(chǎn)品與要求相符。第三條 產(chǎn)品交付進度的控制1 、物資采購主辦人員在取得本項目材料計劃的前提下，必須緊密關注現(xiàn)場用料動態(tài)，控制到貨進度，確保工程施工的前提下，材料不積壓，不短缺。對現(xiàn)場出現(xiàn)的用量變化信息應及時通知供應商。2、施工隊現(xiàn)場倉庫管理人員，必須對現(xiàn)場材料堆放場所做

11、出合理規(guī)劃，確保材料的堆放。第四章 物資申購的管理第一條 物資申購的規(guī)定1 、 物資的申購內(nèi)容必須符合項目施工計劃和物資月計劃的要求，申購物資的質(zhì)量技術要求必須得到技術管理部門的認可，申購的數(shù)量需得到經(jīng)營預算員和倉庫的核實；其申購必須得到領導的批準。2、申購的周期必須符合公司相關文件的規(guī)定，準備足夠的提前期（主要材料申購周期按需求制表）。3、工程技術部門收到請購單后，必須對其要求核對，確認無疑后則及時落實并實施采購。其流程：經(jīng)辦人（填寫請購單CKF-3）一部門負責人一工程技術部預算員一部門負責人一分 管工程領導一總經(jīng)理。第五章 供應商貨款的核對和結算第一條 供應商供貨款結算的對帳1 、采購主辦

12、人員必須協(xié)助各供應商于每月底就本月貨款進行對帳。2 、供應商必須出具對結算清單隨送貨清單（回單）交工程技術部對帳。3、結算單需經(jīng)施工隊倉庫員、采購主辦人員、財務部三方確認無誤后，經(jīng)主管領導審核有效。4、結算清單確認有效時，主辦物資采購人員應及時收取供應商有效發(fā)票或收據(jù)及收料單連同結算清單，并據(jù)合同填制付款申請表呈送。第二條 供應商貨款支付的請款及審批手續(xù)1 、采購主辦人員根據(jù)合同條款作付款申請表。2、分管經(jīng)理審批。3、財務部審批。4、分管工程領導審批。5、總經(jīng)理審批。6、財務部按合同約定支付貨款。7 上述權限或按公司文件執(zhí)。經(jīng)辦人一工程技術部負責人-財務部負責人一分管工程領導一總經(jīng)理。第六章 合同管理第一條 物資購銷合同的管理必須由專人負責，使之處于受控管理狀態(tài)。第二條 購銷合同必須對應各項目分別裝冊存檔管理，并編制合同查詢清單，注明編號，合同簽定日期、合同期限、產(chǎn)品名稱、合同金額、價格、支付條件等內(nèi)容。第三條 合同的附件既物資價格比較審批表和合同審批表均 須隨合同原件歸檔。第四條 在行合同與到期合同應加標簽予以區(qū)別標識，并分別存檔。第五條 合同管理涉及企業(yè)機密，不得外傳。除信息（合同）管理員 和其它必需部門，其余人員均不得私自保存合同。第六條 合同的查閱、借出都必須辦理相關手續(xù)，及時歸還。第七章供應商