《文件和資料控制程序》

1、1. 目的為了對(duì)公司各類文件和資料進(jìn)行有效管制，統(tǒng)一文件格式，規(guī)范文件的制定、修改、發(fā)放、廢止等管理，確保文件正確、完整、有效，特制定本程序。2. 適用范圍適用于公司行政發(fā)文、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，各類規(guī)章制度、各類檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工作指引、記錄表單及外來文件的管理等。3. 定義3.1 文件分類：3.1.1 紅頭文件：包括公司組織機(jī)構(gòu)、人事任免、重大決策及重要管理事項(xiàng)等。3.1.2 一級(jí)文件（A）：公司章程、體系手冊(cè)等公司綱領(lǐng)性文件。3.1.3 二級(jí)文件（B）：管理控制程序、業(yè)務(wù)流程性文件。3.1.4 三級(jí)文件（C）：管理規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書。（ D） ： 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品規(guī)范。3.1.5

2、四級(jí)文件（管理表單）：用來記錄管理過程的表單，作為QEOT理的追蹤和檢索的工具。3.1.6 臨時(shí)性文件（E） ：包括通知、通告、暫行辦法、暫行規(guī)定、部門溝通聯(lián)絡(luò)文件等。3.1.7 外來文件（F） ：包括地方政府、主管部門、行業(yè)管理相關(guān)文件，顧客或供應(yīng)商提供的資料、圖紙及有關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。3.2 文件分為受控文件及非受控文件：3.2.1 受控文件: 即要求文件的分發(fā)、修訂或更改均須按書面規(guī)定程序進(jìn)行控制保證文件始終反映現(xiàn)行要求, 受控文件須加蓋“受控文件”印章，且經(jīng)相關(guān)人員會(huì)簽。包括：管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、 MSDSC件、職務(wù)說明書、經(jīng)識(shí)別的外來文件、記錄表單類文件等。3.2.2 非受

3、控文件：若有新的版本發(fā)出，舊的版本文件無需更新，被列為非受控文件，且禁止作為產(chǎn)品生產(chǎn)、開發(fā)及經(jīng)營之用4. 工作職責(zé)4.1文件的審查、批準(zhǔn)權(quán)限為：文件類型編寫/識(shí)別審核批準(zhǔn)A類：紅頭文件部門經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理A類：管理手冊(cè)行政部經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理B類：程序文件部門主管部門經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)C類：規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè) 指導(dǎo)書、MSDS崗位職責(zé)書技術(shù)人員 主管/經(jīng)理部門經(jīng)理人力資源部經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)D類：各類檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品規(guī)范部門主管部門經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)E類：臨時(shí)性文件部門主管部門經(jīng)理部門分管領(lǐng)導(dǎo)F類：外來文件義控中心對(duì)應(yīng)部門主管對(duì)應(yīng)部門經(jīng)理 /分管領(lǐng)導(dǎo)記錄表單部門主管部門經(jīng)理/分 管領(lǐng)導(dǎo)

4、4.1 文件的發(fā)布、回收、作廢、銷毀及控制，由文控中心負(fù)責(zé)。4.2 文件使用管理：各部門主管負(fù)責(zé)管理本部門現(xiàn)場(chǎng)使用的文件和資料，確保文件及記錄的正確、完整及安全性。5. 工作程序圖:.稗摩琳郵管理實(shí)施圖=r與6.16.1體系文件的制定流演號(hào)、內(nèi)容框架、格內(nèi)容不全、格式不按臂FS文件制定的要求:受控式要求尸門、發(fā)右應(yīng)嚴(yán)格圾朝，禁止文件在"現(xiàn)場(chǎng)使用.1A類文件：公司章程按竺怖例管理局的相笑繁文制定、體系手冊(cè)按最新無編QE1承系標(biāo)準(zhǔn)要求制定文件批準(zhǔn)批準(zhǔn)人6.1.2紅頭文件:1）文件編號(hào)說明：由公亙名簡尚普阡份、流水順序瞥組成;扁號(hào)舉例：專靈農(nóng)科技（2017） 001號(hào)受控文件一覽表外來文件

5、清單記錄一覽表文件變更文件發(fā)布/簽收節(jié)文件領(lǐng)用記錄表*年份2）；珞式要求:（樣式如附¥:1） 文件排頭：（公司標(biāo)志）公司名稱,文控中心各部門黑體，紅色、文件廢止清單號(hào)字體，居中;文件名稱：宋體，I 文件正文：宋體，黑色，四號(hào)或五周字體（根據(jù)內(nèi)容選擇字號(hào)）文件落款/日期：字體與字號(hào)與正文一致，居右下方;6.1.3B類程序文件:部門編號(hào)說明:序號(hào)部門編號(hào)1董事會(huì)012總經(jīng)辦023人力資源部034財(cái)務(wù)部045生產(chǎn)供應(yīng)鏈部056行政部067研發(fā)部078商務(wù)運(yùn)營部089作物與產(chǎn)品支持部0910信息管理部10文件編號(hào)說明：由部門編號(hào)、文件類型、流水順序號(hào)組成編號(hào)舉例：06B001流水順序號(hào)文件類

6、別部門編號(hào)格式要求：（樣式參照本程序文件）文件須含審批、會(huì)簽及修訂記錄； 正文標(biāo)題格式為：宋體、四號(hào)、加粗字體，要求包含內(nèi)容有（ 1.目的、2. 適用范圍、3.定義、4.工作職責(zé)、5.工作程序圖、6.程序說明、7.相關(guān)文件、8. 記錄表單）；正文格式為：仿宋、四號(hào)字體；序列號(hào)設(shè)置為：a一級(jí)：如1、2、3、；b 二級(jí)：如 1.1、1.2、2.1、2.2、；d四級(jí):如、;e五級(jí)：如、； f 六級(jí)：如 a、b、c、d;6.1.4 C、D類文件：文件排版及要求參照B類文件，文件結(jié)構(gòu)應(yīng)為：規(guī)章制度類：文件內(nèi)容應(yīng)包含1、目的，2、適用范圍，3、定義，4、工作職責(zé)，5、相關(guān)規(guī)定，6、記錄表單，7、附件（若有

7、）;設(shè)備操作規(guī)程：文件內(nèi)容應(yīng)包含（1、目的，2、適用范圍，3、技術(shù)參數(shù)，4、 操作步驟，5、注意事項(xiàng)，6、維護(hù)與保養(yǎng)）；作業(yè)指導(dǎo)書類：SOPI:文件內(nèi)容應(yīng)包含（1、基本信息，2、使用物料，3、圖片說明，4、作 業(yè)步驟，5、作業(yè)說明，6、安全技術(shù)要求）；規(guī)范類：文件內(nèi)容應(yīng)包含（1、目的，2、適用范圍，3、工作職責(zé)，4、作業(yè)指 導(dǎo)，5、注意事項(xiàng)，6、記錄表單）；檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)類：文件內(nèi)容應(yīng)包含1、目的，2、適用范圍，3、檢驗(yàn)工具/物料特性， 4、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)/指標(biāo)控制，5、檢驗(yàn)方法/抽樣規(guī)則，6、其他（包裝、標(biāo)志、運(yùn)輸、 貯存等），7、記錄表單（若有）；產(chǎn)品規(guī)范類：文件內(nèi)容應(yīng)包含1、目的，2、適用范圍，3、

8、定義，4、規(guī)范要求，5、檢驗(yàn)方法，6、判斷規(guī)則，7、其他（若有）。6.1.5 E類臨時(shí)性文件：公司各類通知、通告、暫行辦法、暫行規(guī)定、部門溝通聯(lián)絡(luò)文件采用06B001-1內(nèi)部業(yè)務(wù)信息聯(lián)絡(luò)單發(fā)出，如涉及內(nèi)容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；文件編號(hào)由文件類別、年份、部門編號(hào)、流水順序號(hào)組成編號(hào)舉例：E2017 （06） 001I流水順序號(hào)（以部門為單位年度內(nèi)流水編號(hào)）部門編號(hào)年份文件類別6.1.6 F類外來文件：外來文件一律由文控專員收文，登記 06B001-2外來文件清單后報(bào)行政經(jīng)理 或以上領(lǐng)導(dǎo)審批處理；涉及機(jī)密的文件（如：產(chǎn)品研發(fā)、財(cái)務(wù)、董事會(huì)、股東會(huì) 等機(jī)密文件）由相應(yīng)部門負(fù)

9、責(zé)人收文并處理；文件編號(hào)說明：由文件類別、年份、部門編號(hào)、流水順序號(hào)組成編號(hào)舉例：F2017 （06） 001 流水順序號(hào)部門編號(hào)年份 文件類別記錄的格式：記錄原則上采用表格方式（特殊情況除外），各部門根據(jù)程序文件 和作業(yè)指導(dǎo)書編制所需要的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄表格，同類記錄表格的格式應(yīng)統(tǒng)一。設(shè)計(jì)表單樣式時(shí)，由部門經(jīng)理審批后交文控中心檢查并登記 06B001-3 記錄一覽表中；記錄的填寫：按記錄項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)；某些項(xiàng)目不需填寫時(shí)，用“ /”明示；填寫記錄時(shí)，需使用簽字筆/圓珠筆，不可使用鉛筆；填寫字跡要清晰、整齊， 能準(zhǔn)確識(shí)別；記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要準(zhǔn)確，語言

10、要簡練；填寫人 員對(duì)記錄的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)；各項(xiàng)管理記錄和各種報(bào)告要及時(shí)填寫，不得后補(bǔ)、偽造；記錄一經(jīng)填寫完成，原則上不允許任何人涂改，以保持其原始性。如是筆誤或 經(jīng)證實(shí)原有記錄不準(zhǔn)確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進(jìn)行更改，但應(yīng)保留原有記錄的可識(shí)別性，同時(shí)修改人必須在修改處旁邊簽名，或經(jīng)原審批人在修改 處旁邊簽名后才能生效，凡私自涂、貼、刮等方式改動(dòng)的記錄一律無效；記錄的修改：記錄表單在運(yùn)行過程中，如需要更改表格結(jié)構(gòu)或內(nèi)容的，須重新 提交給部門經(jīng)理審批，并交文控中心辦理文件授控手續(xù)后方可使用；記錄編號(hào)說明：由標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)、本文件內(nèi)的表格流水順序號(hào)組成（如有外部 標(biāo)準(zhǔn)表格，則可采取外購形式，

11、無需編號(hào)）；表格編號(hào)舉例：06B001-1記錄表單流水號(hào)標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)記錄存檔：按規(guī)定期限保存記錄，記錄使用及管理按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。1.1.8 文件版本/版次規(guī)定：版本號(hào)：用一位英文大寫字母表示，初次發(fā)行為A.變更后依次為B C DZ; 版次號(hào)（或修訂號(hào)）：用一位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，初次發(fā)行為0,變更后依次為1、2、 39;文件第一次制定時(shí)的原文為 A/0, A為版本號(hào)，0為版次（修訂）號(hào)；文件修訂 時(shí)，當(dāng)修訂內(nèi)容不超過原文件內(nèi)容的1/3時(shí)，變更版次（修訂）號(hào),依次為1、2、3 9；當(dāng)版次（修訂）號(hào)超過9、或文件修訂內(nèi)容超過原文件內(nèi)容的1/3時(shí)、或文件有重 大或原則性修改時(shí),變更版本號(hào)，依次為B、

12、C、D乙同時(shí)版次（修訂）號(hào)恢復(fù)為0; 記錄表單的版本/版次修訂規(guī)定同上。1.1.9 文件的制定及修訂：當(dāng)文件新制定或修訂時(shí)，由文件歸屬部門按4.1的文件 審批權(quán)限辦理簽批手續(xù)，如有需要其他部門會(huì)審的，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并 授意郵件方式發(fā)給相關(guān)人員會(huì)審，會(huì)審無異議的，方可交文控中心辦理文件發(fā)布 手續(xù)。1.2 文件的發(fā)布及發(fā)放：有文件的發(fā)布手續(xù)，由文控專員辦理（包含：檢查排版、手簽原稿掃描上傳系統(tǒng)共享盤、發(fā)布通知、紙檔文件入檔保存，并登記06B001-4受控文件一覽表。）1.2.1 文件發(fā)放的范圍：管理手冊(cè)：發(fā)放至董事會(huì)、總經(jīng)辦、各部門經(jīng)理；程序文件：發(fā)放至總經(jīng)辦、各部門經(jīng)理；三級(jí)文件：發(fā)放至

13、文件使用部門經(jīng)理/主管；1.2.2 文件發(fā)放手續(xù)：文件電子檔以只讀方式上傳管理系統(tǒng)共享盤中，開放全員查閱的權(quán)限。（索取發(fā)放范圍之外的文件，須經(jīng)文件制定部門經(jīng)理同意后由文控專員辦理手續(xù)）。發(fā)放紙質(zhì)版文件時(shí)，由文控專員打印并加蓋“受控文件”印章后發(fā)放，同時(shí)登記06B001-5文件領(lǐng)用記錄表。1.3 文件的定期評(píng)審：公司在每次內(nèi)審時(shí),由各部門分管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)人員對(duì)本部門現(xiàn)行文件進(jìn)行全面評(píng)審，當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件有不適合時(shí),應(yīng)予以修訂或作廢。1.4 文件的作廢：文件評(píng)審確定為無效文件時(shí)，由部門經(jīng)理向文控中心索取原文件，部門分管領(lǐng) 導(dǎo)在紙檔文件上手簽作廢說明后交回文控中心，由文控中心回收已發(fā)出去的所有 受控文件及

14、刪除共享盤中的電子檔。文件修改后，新版本文件發(fā)布之時(shí)，原版本文件同時(shí)廢止，廢止的舊版紙質(zhì)文 件與電子版文件統(tǒng)一由文控專員回收。所有作廢的文件，原稿移轉(zhuǎn)至“廢止文件專用檔案夾”，并編制06B001-6文件 廢止清單，廢止文件要求保存1份原件并加蓋“作廢”印章，保存期不低于1年。7 .相關(guān)文件7.1 BG/T19001-2008質(zhì)量管理體系要求。7.2 GB/T24001-2004環(huán)境管理體系要求及使用指南7.3 GB/T28001-2011職業(yè)健康安全管理體系要求8 .記錄表單8.106B001-1內(nèi)部業(yè)務(wù)信息聯(lián)絡(luò)單8.206B001-2外來文件清單。8.306B001-3記錄一*覽表。8.406B001-4受控文件一覽表。8.506B001-5文件領(lǐng)用記錄。8.606B001-6文件廢止清單。附件1:紅頭文件樣式06B001-01/B1內(nèi)部業(yè)務(wù)信息聯(lián)絡(luò)單文件編號(hào)主題：發(fā)布部門接收部門內(nèi)容：批準(zhǔn)人發(fā)布日期擬制人06B001-2/B1外來文件清單序號(hào)文件編