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文檔簡(jiǎn)介
1、集中采購(gòu)管理制度(討論稿)編制: 審核: 審批: 時(shí)間: 年 月 日目 錄1、目的12、范圍13、 職責(zé)14、集中采購(gòu)解決方案35、采購(gòu)方式選擇36、集中采購(gòu)計(jì)劃57.集中采購(gòu)管理程序68、監(jiān)督及罰則89.支持文件8附件1:總務(wù)用品計(jì)劃申請(qǐng)表9附表2:總務(wù)用品管理流程 10附件3、月度集中采購(gòu)需求單10附件4:大慶城投集中采購(gòu)審批權(quán)限表12集團(tuán)集中采購(gòu)管理制度1、目的為進(jìn)一步規(guī)范集中采購(gòu)管理工作,打造統(tǒng)一的集中采購(gòu)平臺(tái),維護(hù)集團(tuán)的合法權(quán)益,控制經(jīng)營(yíng)管理成本,保證集中采購(gòu)工作的有效性和工作效率。2、范圍本制度適用于集團(tuán)總部和全資、控股子公司(以下統(tǒng)稱(chēng)“子公司”)所有物資和服務(wù)類(lèi)采購(gòu)行為。3、 職
2、責(zé)3.1、采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組是集團(tuán)采購(gòu)管理領(lǐng)導(dǎo)部門(mén),綜合辦部是集團(tuán)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組的辦事部門(mén),負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)集中采購(gòu)管理模式,建立采購(gòu)制度。3.2、采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組由采購(gòu)項(xiàng)目業(yè)務(wù)主管部室:工程技術(shù)部、綜合辦、風(fēng)險(xiǎn)控制部、分管財(cái)務(wù)部和風(fēng)險(xiǎn)控制部的集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)總經(jīng)理組成。3.3、集中采購(gòu)工作職責(zé)劃分采購(gòu)類(lèi)別申請(qǐng)部門(mén) 經(jīng)辦部門(mén) 結(jié)算部門(mén)監(jiān)察部門(mén) 采購(gòu)執(zhí)行小組1工程項(xiàng)目相關(guān)子公司工程部財(cái)務(wù)部風(fēng)控部由采購(gòu)需求部門(mén)、風(fēng)控部門(mén)、相關(guān)領(lǐng)域?qū)<医M成三人以上單數(shù)組成2總務(wù)辦公用品需求部門(mén) 綜合辦3固定資產(chǎn)需求部門(mén)4服務(wù)、咨詢(xún)等需求部門(mén)需求部門(mén)3.3.1、申請(qǐng)部門(mén)職責(zé)提出采購(gòu)需求;起草采購(gòu)技術(shù)指標(biāo);提出商務(wù)條件和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn);配合采
3、購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)完成供應(yīng)商選擇;負(fù)責(zé)集中采購(gòu)合同的履約和驗(yàn)收工作;配合集團(tuán)采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)對(duì)合同供應(yīng)商評(píng)價(jià)等。3.3.2、采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)審核申請(qǐng)單位采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)指標(biāo);提出集中采購(gòu)項(xiàng)目的商務(wù)條件和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn);組織起草和簽訂集中采購(gòu)合同;監(jiān)督子公司采購(gòu)合同履約和驗(yàn)收;提出集團(tuán)本部和分公司的集中采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng),并辦理結(jié)算事宜等。 3.3.3、采購(gòu)結(jié)算部門(mén)明確采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算資金;辦理集中采購(gòu)過(guò)程中的財(cái)務(wù)事宜;配合采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行財(cái)務(wù)審查;依據(jù)貨物出入庫(kù)情況和項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度,負(fù)責(zé)集中采購(gòu)合同款的支付,并進(jìn)行賬務(wù)處理等。3.3.4、采購(gòu)監(jiān)查部門(mén)監(jiān)督集中采購(gòu)工作操作程序的規(guī)范性、管理環(huán)節(jié)的完善性和工作人員履
4、職盡責(zé)的廉潔性;處理采購(gòu)法律事務(wù);對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行合法性、合規(guī)性審核;依據(jù)集團(tuán)合同管理相關(guān)規(guī)定牽頭組織采購(gòu)合同審核;審定集中采購(gòu)合同范本;配合采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查等。3.3.5、采購(gòu)執(zhí)行小組負(fù)責(zé)非招標(biāo)采購(gòu)方式的市場(chǎng)調(diào)查、尋找供應(yīng)商、供應(yīng)商選擇、競(jìng)爭(zhēng)性采購(gòu)談判,最終確定采購(gòu)方式和選擇供應(yīng)商。3.3.6、采購(gòu)監(jiān)督指導(dǎo)小組由國(guó)資委、集團(tuán)監(jiān)事會(huì)、集團(tuán)紀(jì)檢部門(mén)分別指定專(zhuān)人組成采購(gòu)監(jiān)督指導(dǎo)小組,履行監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)。定期聽(tīng)取集團(tuán)集中采購(gòu)工作匯報(bào),對(duì)存疑事項(xiàng)有一票否決權(quán)。選擇重大項(xiàng)目進(jìn)行全程監(jiān)督。對(duì)集團(tuán)所有集中采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行抽查,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn),限期整改。4、集中采購(gòu)解決方案4.1、實(shí)物類(lèi)采購(gòu)類(lèi)
5、別解決方案1工程材料類(lèi)集中采購(gòu)分散收貨集中結(jié)算內(nèi)部結(jié)算各分公司或項(xiàng)目部設(shè)立倉(cāng)庫(kù),規(guī)范倉(cāng)庫(kù)收發(fā)存管理系統(tǒng),驗(yàn)收單據(jù)提交集團(tuán)工程部、財(cái)務(wù)部作為內(nèi)外部結(jié)算手續(xù)2總務(wù)辦公用品集中采購(gòu)集中收貨內(nèi)部調(diào)撥集中結(jié)算內(nèi)部結(jié)算綜合辦設(shè)立總務(wù)用品倉(cāng)庫(kù),按財(cái)務(wù)要求建立收發(fā)存臺(tái)賬,驗(yàn)收及領(lǐng)用單據(jù),作為財(cái)務(wù)內(nèi)部結(jié)算和庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)的依據(jù)。4.2、固定資產(chǎn)采購(gòu),具體見(jiàn)固定資產(chǎn)管理制度。4.3、服務(wù)類(lèi)采購(gòu)類(lèi)別解決方案1工程服務(wù)類(lèi)如施工單位或設(shè)計(jì)單位選擇等,子公司或項(xiàng)目部提出申請(qǐng)、走完審批流程,工程技術(shù)部按集中采購(gòu)相關(guān)規(guī)定流程執(zhí)行2非工程服務(wù)類(lèi)如審計(jì)單位、財(cái)務(wù)軟件選擇,需求部門(mén)提出申請(qǐng),走完審批流程,由需求單位執(zhí)行集中采購(gòu)流程4.4
6、、單次采購(gòu)額不足 元小額零星物資或勞務(wù)等的采購(gòu)類(lèi)別解決方案1小額零星物資和勞務(wù)采購(gòu)統(tǒng)簽合同集采模式:總部統(tǒng)一與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同;下級(jí)公司只能根據(jù)總部簽訂的合同向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單5、采購(gòu)方式選擇5.1、按照“應(yīng)招必招、能招盡招”的原則,優(yōu)先選用招標(biāo)采購(gòu)方式,達(dá)到如下條件,必須實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。5.1.1、非工程類(lèi)單項(xiàng)物資設(shè)備或服務(wù)一次性采購(gòu)額超過(guò)50萬(wàn)元。5.1.2、施工單項(xiàng)合同估算價(jià)在200萬(wàn)元人民幣以上的;5.1.3、重要設(shè)備、材料等貨物的采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在100萬(wàn)元人民幣以上的;5.1.4、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)的采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在50萬(wàn)元人民幣以上的;5.1.5、單項(xiàng)合同估算價(jià)低
7、于上述規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),但項(xiàng)目總投資額在3000萬(wàn)元人民幣以上的5.2、集中采購(gòu)方式選擇5.2.1、集團(tuán)集中采購(gòu)方式主要分為公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、內(nèi)部招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)。5.2.2、集中采購(gòu)方式選擇序號(hào)符合下列采購(gòu)情形描述者,選擇對(duì)應(yīng)的采購(gòu)模式采購(gòu)模式選擇1達(dá)到5.1規(guī)定招標(biāo)采購(gòu)條件,原則上必須選擇公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)2達(dá)到5.1規(guī)定提條件,但有如下情形之一者,可選擇邀標(biāo)方式1、技術(shù)復(fù)雜或具有特殊性或受項(xiàng)目實(shí)施環(huán)境的限制,只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的;2、采用公開(kāi)招標(biāo)方式的預(yù)計(jì)費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算比例過(guò)大的;3、集團(tuán)戰(zhàn)略合作框架內(nèi)的選型產(chǎn)品和服務(wù),經(jīng)認(rèn)證的供應(yīng)商超過(guò)3家(含
8、)以上,且無(wú)特殊要求的;4、采用公開(kāi)招標(biāo)方式不能滿(mǎn)足項(xiàng)目要求,但適宜邀請(qǐng)招標(biāo)的;5、國(guó)家或大慶市規(guī)定的其它特殊情形。 邀標(biāo)采購(gòu)31、招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格投標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的; 2、技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊,不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的; 3、集團(tuán)戰(zhàn)略合作框架內(nèi)的選型產(chǎn)品和服務(wù),經(jīng)認(rèn)證的供應(yīng)商3家(不含)以下的;4、采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿(mǎn)足用戶(hù)緊急需求的; 5、不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的;6、國(guó)家或大慶市規(guī)定的其它特殊情形。 競(jìng)爭(zhēng)性談判41、集團(tuán)子公司能夠依法建設(shè)、生產(chǎn)或者提供的; 2、采用特定的專(zhuān)利、專(zhuān)用有技術(shù)或者有特殊要求,只能從唯一供應(yīng)商處或需要從某一集團(tuán)戰(zhàn)略合作伙伴處采購(gòu)
9、的; 3、公開(kāi)招標(biāo)后,僅有唯一供應(yīng)商參與投標(biāo)的或產(chǎn)品性能技術(shù)參數(shù)僅有唯一供應(yīng)商滿(mǎn)足的;4、發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況或防汛搶險(xiǎn)中緊急需要不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的;5、需要向原中標(biāo)人采購(gòu),否則將影響施工或者功能配套要求的; 6、國(guó)家或大慶市規(guī)定的其它特殊情形。單一來(lái)源方式采購(gòu)51、貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的;2、服務(wù)要求明確、服務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、服務(wù)市場(chǎng)成熟且價(jià)格公開(kāi)透明的。 詢(xún)價(jià)方式采購(gòu)6、集中采購(gòu)計(jì)劃6.1、集團(tuán)集中采購(gòu)工作實(shí)行嚴(yán)格的計(jì)劃管理,原則上下月啟動(dòng)的集中采購(gòu)項(xiàng)目必須列入月度計(jì)劃,以便公司整體安排。6.1.1、總務(wù)辦公用品、固定資產(chǎn)、服務(wù)類(lèi)采購(gòu)序號(hào)類(lèi)別申請(qǐng)時(shí)間申
10、請(qǐng)材料要求1總務(wù)及辦公用品每月15日明確類(lèi)別、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、特別要求需書(shū)面說(shuō)明2固定資產(chǎn)參照固定資產(chǎn)管理制度3服務(wù)咨詢(xún)類(lèi)明確需求目的、需求時(shí)間6.1.2、工程采購(gòu)計(jì)劃序號(hào)申請(qǐng)類(lèi)別申請(qǐng)時(shí)間申請(qǐng)材料要求1大宗采購(gòu)計(jì)劃及項(xiàng)目總 需求計(jì)劃項(xiàng)目總需求計(jì)劃必須項(xiàng)目開(kāi)工前 30 天申請(qǐng),大宗采購(gòu)計(jì)劃使用前60天申請(qǐng)1預(yù)算部負(fù)責(zé)提供材料設(shè)備的數(shù)量、計(jì)劃采購(gòu)成本等。2項(xiàng)目部負(fù)責(zé)提出材料設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)時(shí)間要求、現(xiàn)場(chǎng)安裝要求、設(shè)備型號(hào)、參數(shù)等,并負(fù)責(zé)與監(jiān)理公司、業(yè)主溝通,確認(rèn)采購(gòu)的相關(guān)需求,最好能提供材料樣板。2月度采購(gòu)計(jì)劃每月 15 日前提交下月采購(gòu)計(jì)劃1.申請(qǐng)材料要求請(qǐng)?zhí)峁┰敿?xì)使用計(jì)劃,包括需求總量、使用時(shí)間,
11、材料名稱(chēng),規(guī)格,質(zhì)量技術(shù)要求等。3零星(緊急追加)采購(gòu)計(jì)劃提前三天請(qǐng)?zhí)峁┰敿?xì)使用計(jì)劃,包括需求總量、使用時(shí)間,材料名稱(chēng),規(guī)格,質(zhì)量技術(shù)要求等,追加計(jì)劃說(shuō)明追加原因。緊急追加計(jì)劃需主管副總書(shū)面或電話同意。6.2、分子公司集中采購(gòu)需求的提報(bào)流程為:分子公司需求部門(mén)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人分子公司總經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)辦(具體見(jiàn)本制度3.2條規(guī)定)部門(mén)。集團(tuán)計(jì)劃財(cái)務(wù)部只對(duì)接到各分子公司,各分子公司根據(jù)企業(yè)情況指定部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)需求的匯總整理。6.3、集團(tuán)總部職能部門(mén)集中采購(gòu)需求的提報(bào)流程為:總部需求部門(mén)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人需求部門(mén)的分管副總采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)。6.4、采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)匯總采購(gòu)需求,形成集中采購(gòu)計(jì)劃。集中采購(gòu)計(jì)劃的審批流程
12、為:經(jīng)辦部門(mén)部負(fù)責(zé)人審核主管副總審核采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。6.5、集中采購(gòu)計(jì)劃需知會(huì)項(xiàng)目管理部、風(fēng)險(xiǎn)控制部等相關(guān)部門(mén)。7.集中采購(gòu)管理程序采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)審批通過(guò)后,進(jìn)入采購(gòu)管理程序,招標(biāo)采購(gòu)管理程序,參見(jiàn)招標(biāo)采購(gòu)管理辦法,非招標(biāo)采購(gòu)采購(gòu)遵循如下程序:采購(gòu)方式選擇市場(chǎng)調(diào)查資格審查供應(yīng)商選擇結(jié)果確認(rèn)簽訂合同履約管理資金支付。7.1、采購(gòu)方式選擇由采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)牽頭組成采購(gòu)執(zhí)行小組,按照本制度第5條規(guī)定,選擇相應(yīng)采購(gòu)方式,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。7.2、市場(chǎng)調(diào)查進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、詢(xún)價(jià)、確定供應(yīng)商范圍,收集產(chǎn)品和供應(yīng)商的資料和信息,針對(duì)計(jì)劃采購(gòu)的材料設(shè)備建立專(zhuān)項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)意向供應(yīng)商,要求供應(yīng)商遞交報(bào)價(jià)表,及各類(lèi)證明文件(
13、包括企業(yè)介紹、企業(yè)資質(zhì)證明資料、產(chǎn)品質(zhì)量證明資料、物資的相關(guān)證明、獲獎(jiǎng)證書(shū)等),并對(duì)其資格進(jìn)行評(píng)審。7.3、供應(yīng)商選擇技術(shù)復(fù)雜或市場(chǎng)化程度不高或供應(yīng)市場(chǎng)了解少或重要的集中采購(gòu)項(xiàng)目,為保證采購(gòu)質(zhì)量,在實(shí)施進(jìn)度允許的情況下,一般應(yīng)當(dāng)組織資格預(yù)審,必要時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)考察,在確定合格供應(yīng)商的基礎(chǔ)上實(shí)施采購(gòu)。7.4、結(jié)果確認(rèn)7.4.1、采購(gòu)執(zhí)行小組初步確定確定供應(yīng)商提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,在 萬(wàn)元以下的,由子公司總經(jīng)理審批;采購(gòu)金額在 萬(wàn)元以下的,由主管領(lǐng)導(dǎo)審批;采購(gòu)金額在 萬(wàn)元以上的,由主管領(lǐng)導(dǎo)提出選擇建議,上報(bào)招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批確定;。7.4.2、采取單一來(lái)源方式采購(gòu)的,由協(xié)商小組所有成員在協(xié)商記錄上簽字后
14、,報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。7.4.3、小額零星物資或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用統(tǒng)簽合同集采方式,由需求部門(mén)直接向供應(yīng)商下單采購(gòu)。10000元以下采購(gòu)均視為小額零星采購(gòu)。7.4.4、在不違背本制度其他條款的情況下,為了規(guī)避年度多次進(jìn)行小批量的同類(lèi)物資采購(gòu)造成的人力物力浪費(fèi),集團(tuán)實(shí)行確定年度合格供應(yīng)商,在合同框架下分批次購(gòu)買(mǎi)的方式,詳見(jiàn)大慶城投集團(tuán)供應(yīng)商管理制度7.5、簽訂供貨合同采購(gòu)經(jīng)辦部負(fù)責(zé)將選擇結(jié)果通知各供應(yīng)商,同時(shí)要求中選的供應(yīng)商前來(lái)辦理有關(guān)合同事宜。7.6、履約管理采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)按合同約定的條件實(shí)施采購(gòu)合同,并負(fù)責(zé)采購(gòu)需求部門(mén)履約過(guò)程的管理和監(jiān)督。7.7、資金支付。集中采購(gòu)項(xiàng)目的資金,原則上由集
15、團(tuán)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一支付。資金支付申請(qǐng)由集團(tuán)采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)按合同約定發(fā)起,履行集中對(duì)外采購(gòu)支付流程;財(cái)務(wù)部根據(jù)子公司采購(gòu)申請(qǐng)及驗(yàn)收單,做好內(nèi)部資金的內(nèi)部劃撥和內(nèi)部。 8、監(jiān)督及罰則8.1、各分子公司、各部門(mén)自覺(jué)接受采購(gòu)監(jiān)督指導(dǎo)小組的監(jiān)督。8.2、集團(tuán)風(fēng)控部門(mén)對(duì)集中采購(gòu)工作全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。8.3、未按本管理辦法對(duì)集中采購(gòu)工作進(jìn)行組織、管理、監(jiān)督,給集團(tuán)造成損失的,在集團(tuán)范圍內(nèi)通報(bào)批評(píng),并給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰和行政處罰,涉嫌構(gòu)成犯罪的,還將依法追究刑事責(zé)任。9.支持文件9.1、總務(wù)用品需求單9.2、總務(wù)用品管理流程9.3、工程材料需求單9.4、集中采購(gòu)審批權(quán)限表附件1:總務(wù)用品計(jì)劃申請(qǐng)表總務(wù)用品計(jì)劃申領(lǐng)表單位
16、名稱(chēng):申請(qǐng)日期: 年 月 日序號(hào)辦公用品名稱(chēng)型號(hào)規(guī)格單位計(jì)劃領(lǐng)用數(shù)量備注12345678910申請(qǐng)人: 項(xiàng)目經(jīng)理:辦公室意見(jiàn):附件2:總務(wù)用品管理流程附表3:月度集中采購(gòu)需求單工程項(xiàng)目月度采購(gòu)申請(qǐng)單項(xiàng)目編號(hào)日期工程/項(xiàng)目名稱(chēng) 合同號(hào)采購(gòu)性質(zhì)合同內(nèi)()合同計(jì)劃外()追加( ) 更換( ) 測(cè)試()序號(hào)名稱(chēng)產(chǎn)品配置規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量項(xiàng)目要求供貨期確認(rèn)到貨期備注123456789質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品要求到貨日期 到貨地點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理: 造價(jià)員: 施工員:子公司經(jīng)理: 主管經(jīng)理: 預(yù)算部主任:附件4:大慶城投集中采購(gòu)審批權(quán)限表大慶城投集團(tuán)集中采購(gòu)審批權(quán)限表采購(gòu)方式類(lèi)別金額分子公司總經(jīng)理/分管副總主管領(lǐng)導(dǎo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組公開(kāi)招標(biāo)嚴(yán)格按照法律法規(guī)相關(guān)要求確定中標(biāo)單位邀請(qǐng)招標(biāo)嚴(yán)格按照法律法規(guī)相關(guān)要求確定中標(biāo)單位內(nèi)部招標(biāo)所有的內(nèi)部招標(biāo)采購(gòu)均需總經(jīng)理辦公會(huì)審批競(jìng)爭(zhēng)性談判工程類(lèi)10萬(wàn)(含)以下審批10萬(wàn)-50萬(wàn)(含)審批50萬(wàn)-100萬(wàn)(含)審批重要設(shè)備、材料等貨物5萬(wàn)(含)以下審批5萬(wàn)-20萬(wàn)(含)審批20萬(wàn)-50萬(wàn)(含)審批勘察、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等服務(wù)的采
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