英文電子郵件的寫作特點(diǎn)和格式

1、英文電子郵件的寫作特點(diǎn)和格式一、主題主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings;長的可以是一個(gè)名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個(gè)字母。YES:SuppliertrainingNO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太長）主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。NO:像Newsaboutthemeeting這樣的表達(dá)，YES:應(yīng)改為Tomorrow'smeetingcanceled。一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫

2、即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailedcalculation視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（ForYourInformation,供參考），如：URGENT:Submityourreporttoday!二、稱呼1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如DearMr.John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，

3、但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES:Tommy,或者M(jìn)r.Smith。2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如：Jimmy,IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.Best,David3、人家的名字千萬不要錯(cuò)，老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.同樣，頭銜都不要錯(cuò).頭銜或?qū)W位，任擇其一吧.以下是一樣的：HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt4、多過一個(gè)男人，用Messrs,就是Misters的意思，不過不要跟名字，跟姓就行啦.YES:Messrs.Smith,Wy

4、att,andFury。女人呢？YES:用Mesdames,Mmes.,orMses.同樣不要跟名字.例子：Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齊呢？弄清楚稱呼就行.例如：Dr.andMrs.HaroldWright;Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright;Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。5、有人有自己頭銜就要跟緊，例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜，有時(shí)大頭不知道對方頭銜，干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray6、職銜短可以一行過，長就下一行吧.例如：KenGreen,President/KenGreen/V

5、icePresidentofInternationalOperationsNO:KenGreen/VicePresidentofUnicomChinaYES：KenGreen/VicePresident,UnicomChina7、老外的名字有時(shí)有Jr.或Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的，以下都是正確，不要笑人：YES:MichaelJ.Smith,Jr./MichaelJ.SmithSr.8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字，或者是很正規(guī)信的信件，可以考慮這些：DearCommitteeMember:DearMeetingPlanner:DearColleagues:ToAllSa

6、lesReps:ToWhomItMayConcern:DearSirorMadam:DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:如果是全公司：YES:GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:9、有時(shí)見到人家用冒號就說人家錯(cuò)，其實(shí)也未必啊，看：YES:DearMr.Jones:（非常正規(guī)）DearJoan:DearJim,Jim,（非正規(guī)）三、拼寫特別是給長輩或上級寫信,1、E-mail的非正式的文體特點(diǎn)并不意味它的撰寫可以馬虎行事,或者撰寫業(yè)務(wù)信函更是如此。寫完信后，一定要認(rèn)真檢查有無拼寫、語法和標(biāo)點(diǎn)符號的誤。當(dāng)然OutlookExpr

7、ess等軟件的拼寫檢查功能可以助你一臂之力。2、外國國名盡量用大寫.是為尊重，也方便郵差.3、標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確NO:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.YES:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.4、大小寫要注意非必要，不要整個(gè)字都是大寫，除非要罵人。NO:MUSTchangetoOSimmediately.外國人就覺得不禮貌和喝令人一樣。YES:要強(qiáng)調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。四、結(jié)尾部分A、書信的結(jié)尾致意要留意，弄清大

8、家的關(guān)系才選擇用詞，例子：1、 VeryFormal非常正規(guī)的（例如給政府官員的）Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2、 Formal正規(guī)的（例如客戶公司之間啦）Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,3、 LessFormal不太正規(guī)的（例如客戶）Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4、Informal非正規(guī)的（例如朋友，同事之類）Regards,Warmregards,Withkindes

9、tregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!有時(shí)在we,I,andyou之間選擇是很煩的事-如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類，可以用：Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果單純說你自己，可以用:Ifoundthebrochureveryinformative.有時(shí)可以一起用啦.：Wearepleasedtoofferyouthepositionofsa

10、lesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.那么I和you呢？好煩好煩.一般來說，收信人的利益比較重要，名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯(cuò)了.多用you有時(shí)會有隔閡的感覺.Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你樣）Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcan

11、didatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou'llagree隧就詼善侈了）Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你來羋U斷我呀）Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客氣一點(diǎn)，人家受落）總之，語氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentaryclose）通常也很簡明。常常只須一個(gè)詞，如：'Thanks','

12、;Best','Cheers',不需要用一般信函中的'Sincerelyyours'或Bestregards'。C、簽名：不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之類一起簽，人家會笑你的.簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶，簽Bill也可以，給陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.五、其它注意事項(xiàng)：A、文法1、切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.應(yīng)改為：Decidingtor

13、escindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我們是主語,不是reporto）2、句子不要凌碎例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.應(yīng)該連在一起。3、結(jié)構(gòu)對稱，令人容易理解。例子：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeen

14、alteredwithinkmarkings.應(yīng)改為：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.4、單復(fù)數(shù)不要搞亂，不然會好刺眼，看不舒服。例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.5、動詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)分別：1） Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2） Thisisoneofthepublic-relatio

15、nsfunctions,whichareunderbudgeted.6、時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多。看商務(wù)英語已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。7、選詞正確像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。8、地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字吧，除了One,例子：127NinthAvenue,North127E.15Street5ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91StreetB、文體1、可讀性：對象是大學(xué)程度的話，用高中的英文就行，不要以為人人都是語言大師，多用短句（15-20字吧），技術(shù)性的字，就更加要簡單易明.2、注意段落的

16、開頭.一般來說，重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭，而句子就放在最尾.例如:（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了3、輕重有分，同等重要的用and來連接，較輕放在次要的句子里.4、意思轉(zhuǎn)接詞要留神.例如：but（相反）,theref

17、ore（結(jié)論）,also（增添）,forexample（闡明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.5、句子開頭不要含糊不清的主詞。例子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀？開頭少用this,that,it,they,或which.6、修飾詞的位置要小心，例如：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.應(yīng)為HecouldreimbursethecostonlyafterJu

18、ly15.7、用語要肯定準(zhǔn)確.切忌含糊.例如:Thefiguresshowasignificantincrease.怎樣"significant呀,改為：Thefiguresshowanincreaseof19%.8、 .立場觀點(diǎn)一致.少用被動語.例如：PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改為：YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.C.格調(diào)1、式樣和句子長度不要太單調(diào).千篇一律的subject-verb-object會悶死人的.有時(shí)短句跟著長句可以化解一下.2、弱軟的詞(e.g.was,were,is,are

19、.)可以加強(qiáng)一點(diǎn).例如：Pruntonproductsarehighlyeffectivein.改為：Pruntonproductsexcelin.就有力很多了.3、親切，口語化是比較受歡迎！用賓詞和主動的詞，讓人家受落.例如：(1).Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”(2).Wesincerelyappreciateyourinformation.明顯地，我們會喜歡第2句.D、內(nèi)容與附件E-mail文體的另外一個(gè)特點(diǎn)是簡單明了，便于閱讀，太長的內(nèi)容可以以附件的方式發(fā)出。一個(gè)段落大多僅由一到三個(gè)句子組成。商務(wù)英語（BEC）英文電子郵件的格式、

20、寫法、范文特商務(wù)英語電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)活動中起著重要作用。商務(wù)往來中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務(wù)電子郵件的寫作在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務(wù)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，商務(wù)英語電子郵件的寫作越來越受到重視，本文將著重探討商務(wù)英語電子郵件寫作的格式和應(yīng)遵循的相關(guān)原則。一、商務(wù)英語電子郵件的格式常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Emai

21、l地址。標(biāo)題。稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。禮貌結(jié)束語。寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctn

22、ess、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原貝U。準(zhǔn)確原則由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。簡潔原則簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略

23、句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。另外，為了節(jié)約時(shí)間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P"C表示piece,L"C表示LetterofCredit,FOB表示FreeonBoard。例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price:FOBShanghaiUSD96"PC.例3Hop

24、eyoucanacceptit.例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because,這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗(yàn)，即who,when,where,what,wh

25、y和how。清楚原則商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例2中signficant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。禮貌原則商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí)，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn)，提出要求。例1Ifitisnotforthelargerorderswere

26、ceivefromanumberofourregularcustomers,wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.,000pieces.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。三、結(jié)語隨著國際商務(wù)活動的不斷擴(kuò)展，商務(wù)英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時(shí)，電子商務(wù)的普及，往往會讓寫忽視商務(wù)英語電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難

27、免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫信人的英語及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。英文電子郵件寫作中國鞋網(wǎng)更新日期：2010-04-0116:53:10瀏覽：44857【大字體中字體小字體】【打印】一、文法上1、切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”應(yīng)改為：Decidin

28、gtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We決定呀,不是report.）2、句子不要凌碎例子:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.應(yīng)該連在一起.3、結(jié)構(gòu)對稱，令人容易理解例子:Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalte

29、redwithinkmarkings.應(yīng)改為:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.4 .單眾數(shù)不要搞亂，不然會好刺眼，看不舒服.例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.5 .動詞主詞要呼應(yīng).想想這兩個(gè)分別1 ).Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2 ).Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.6 .時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多.看商務(wù)英語已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊7 .標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確例如：Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改為:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitorthee