人事檔案管理制度(定稿)

1、人事檔案管理制度第一章總則第1條目的（1）為有效地對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性，加強企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。（2）本制度適用于杭州瑞祥珠寶有限公司的人事檔案管理工作。第2條管理部門人力資源部是公司員工檔案的管理部門，其主要職責如下。（1）制定人事檔案管理工作的規(guī)章制度。（2）做好人事檔案的收集、鑒別、整理、保管和利用工作。（3）保證原始資料齊全、完整。（4）逐步提高人事檔案管理水平。第二章人事檔案管理體制第3條檔案分類（1）在職員工檔案：該檔案包含員工入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、薪資福利檔案及員工在公司內(nèi)部發(fā)展軌跡的材料。（2） 離職員工檔案：該

2、檔案包含員工入自進入公司到離開公司的所有檔案材料。（3）人力資源工作檔案：該檔案包含人力資源管理工作中所形成的制度、文件、會議記錄等材料，并按屬性、內(nèi)容、年份分類保存。第4條檔案管理規(guī)定（1）人事檔案編碼實行統(tǒng)一編碼管理，以便查找。（2）入職檔案按每人一個檔案袋整理，按職能部門(Function)、各門店(Store)、保安隊(Defending team)分類歸檔，以目錄號、分類號、順序號進行編碼： 在職員工檔案編碼：W(Working)代表在職狀態(tài) a.職能部門檔案編碼：如W1·F·001（其中W1為在職的第一目錄，F(xiàn)為職能，001為順序號） b.各門店檔案編碼：如W2

3、·S·YA·001（其中W2為在職的第二目錄，S為門店，YA 延安的拼音縮寫，001為順序號） c.保衛(wèi)隊檔案編碼：如W3·D·001（其中W3為在職的第三目錄，D為保衛(wèi)隊，001為順序號）離職員工檔案編碼：L(Leaving)代表離職狀態(tài)a.職能部門檔案編碼：如L1·F·001（其中L1為離職的第一目錄，F(xiàn)為職能，001為順序號） b.各門店檔案編碼：如L2·S·YA·001（其中L2為離職的第二目錄，S為門店，YA 延安的拼音縮寫，001為順序號）c.保衛(wèi)隊檔案編碼：如L3·D&#

4、183;001（其中L3為離職的第三目錄，D為保衛(wèi)隊，001為順序號） 人力資源工作檔案編碼：招聘(Recuritment)檔案編碼，如HR·R·2011·06（其中HR為人力資源類目錄，R為招聘，2011為年份，06為月份）；則其他人力資源的的工作檔案編碼為HR·各工作檔案的英語首字母·年份·月份。（3）檔案目錄、封面及借閱登記含文本版和電子版兩部分，應(yīng)確保兩版信息的一致性和完整性，以便查找。（4）當在職員工的基本資料有變（如學(xué)歷變動、個人技術(shù)職稱、婚姻狀況等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人力資源部歸檔，原件當場查驗。（5）對員工進行考

5、核、培訓(xùn)、調(diào)動、獎懲形成的材料要及時收集、整理、歸檔。（6）離職員工檔案另外存檔，檔案保存原則上二年后方可銷毀，高管及核心技術(shù)人員檔案需保存五年以上。檔案銷毀須經(jīng)人力資源部負責人、總裁批準后方可銷毀。（7）公司內(nèi)部各部門負責人可以查閱除本人以外的本部門人員檔案，查閱其他部門人員檔案需填寫檔案查閱申請單，經(jīng)過人力資源部負責人、總裁書面同意后方可提供相關(guān)信息，查閱者必須對相關(guān)信息進行嚴格保密，原則上員工本人不能查閱自己的檔案。（8）需要對外提供某員工的人事檔案時，必須經(jīng)過人力資源部負責人、總裁書面同意，員工相關(guān)信息才能對外提供。（9）檔案借閱原則上應(yīng)當天歸還，借閱檔案人員要保證檔案完整清潔，不得涂

6、改、用筆劃、撕毀等，并對檔案信息嚴格保密。第三章檔案管理流程第5條材料歸檔根據(jù)材料屬性、內(nèi)容，確定歸檔位置對原始材料進行簽別，確定是否符合歸檔要求將材料放入檔案中在檔案目錄、電子表格上登記材料名稱、內(nèi)容第6條檔案借閱流程給予查閱檔案在登記表上登記簽名權(quán)限人員批準寫檔案查閱申請單歸還檔案將檔案放回原位檢查檔案是否齊全、完好銷毀檔案第7條檔案銷毀流程取出檔案權(quán)限人員批準寫檔案銷毀申請單在檔案目錄上注銷銷毀檔案第四章附則第8條本制度由公司人力資源部負責解釋、補充。 附件一檔案查閱申請單附件二檔案銷毀申請單二零一一年六月二十八日審批人： 審批日期： 附件一檔案借閱申請單檔案查閱申請單申請人部門申請日期使用期限查閱檔案名稱查閱檔案事由檔案使用性質(zhì)查閱 復(fù)印 外帶 其他（