XX集團(tuán)企業(yè)OA辦公系統(tǒng)立項(xiàng)報(bào)告

1、XXX公司OA系統(tǒng)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告XXX公司企業(yè)OA辦公系統(tǒng)立項(xiàng)報(bào)告 第一章 OA項(xiàng)目建設(shè)背景介紹1.1. 協(xié)同辦公（OA）的定義辦公自動(dòng)化通俗的理解為無紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)化辦公、電子化辦公，本意為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。對(duì)企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。 辦公自動(dòng)化解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。可以概括的說，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，提供企業(yè)

2、決策依據(jù)，是提高企事業(yè)分子公司整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。1.2 XXX公司辦公現(xiàn)狀1) 網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng)，工作溝通、傳送效率低?；诠九c下屬各子公司異地辦公特點(diǎn)，公司在行政辦公方面所使用的技術(shù)手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統(tǒng)方式，工作效率非常低下，并且使得部門之間聯(lián)系溝通不夠順暢，企業(yè)內(nèi)部形成了一個(gè)個(gè)信息孤島。公司向子公司傳達(dá)文件花費(fèi)一整天甚至幾天時(shí)間的現(xiàn)象十分普遍，遇到需要下屬子公司反饋（如匯報(bào)數(shù)據(jù)等）的工作，則周期比較長，且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)人力資源應(yīng)用造成極大浪費(fèi)，公司公司和各子公司利用信息技術(shù)革新辦公方式的呼吁十分強(qiáng)烈。因此為了提升公司管理，促進(jìn)公司發(fā)展，需要

3、建設(shè)一套符合上海某公司公司股份自身特點(diǎn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破地域時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)公司與各分子公司、各部門跨地域、高時(shí)效地協(xié)同工作。2) 文件歸檔、存儲(chǔ)與檢索差，安全無保證目前公司的文檔大部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲(chǔ)基本沒有管理，很多文件在部門或個(gè)人郵箱存儲(chǔ)，歸檔基本依賴行政部門進(jìn)行，不便查詢使用，一旦發(fā)生人員變動(dòng)，就可能造成損失。文件的權(quán)限（修改、閱讀、打印、保存等）沒有任何保護(hù)，每個(gè)能接觸文件的人員都可完全擁有所有權(quán)限，且對(duì)文件的操作沒有任何痕跡記錄。這樣的傳遞管理致使重要文件隨時(shí)都有可能被復(fù)制、打印、修改并通過郵件傳送出去。如果沒有發(fā)生重大泄密事件，完全僅依賴于員工的品質(zhì)是

4、目前并不可靠的技術(shù)保障。公司核心資料，如證照、股東會(huì)、董事會(huì)、章程管理混亂，無版本控制，經(jīng)常造成信息失真。且此類資料很多由城市或項(xiàng)目公司自行管理，公司因業(yè)務(wù)需要時(shí)才通過電話或郵件方式獲取，嚴(yán)重影響決策工作開展。3) 公司內(nèi)部組織框架復(fù)雜，辦公效率低下。由于公司企業(yè)的特性，組織框架過于復(fù)雜，人員變動(dòng)極為麻煩；龐大的信息沒有條理性的梳理，不知如何做到有效的梳理，尋找資源也過于緩慢。由于公司的多管控模式，公司層面的戰(zhàn)略、目標(biāo)、績效的制定下發(fā)都靠人為線下處理，過程長，準(zhǔn)確度不高。后期的執(zhí)行監(jiān)控和信息反饋也過于緩慢。這樣嚴(yán)重影響公司型企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。很多公司企業(yè)最頭痛的事情就是組織架構(gòu)調(diào)整，由于公司過

5、于龐大，所有信息的傳遞往返很耗時(shí)間，而往往一人多崗和權(quán)責(zé)不明的情況屢有發(fā)生，所有雖然一些簡單的組織變化往往會(huì)話費(fèi)大量的時(shí)間、人力、物力。另外，人員的跨部門、跨公司調(diào)動(dòng)也極為麻煩，所有的知識(shí)沉淀和工作交接也做的不盡如人意。4) 任務(wù)執(zhí)行差，團(tuán)隊(duì)人員配合不順暢。公司很多任務(wù)計(jì)劃執(zhí)行不到位，目前都通過周報(bào)反饋，目標(biāo)整體性差，特別是任務(wù)涉及到多責(zé)任部門及人員配合時(shí)，效率低下，導(dǎo)致任務(wù)延期而影響具體業(yè)務(wù)的開展。5) 辦公過程中制度、流程理解不清晰導(dǎo)致工作失誤增多，工作量增大。領(lǐng)導(dǎo)出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理，特別是一些操作環(huán)節(jié)多的事情容易拖延。如何提高員工工作的操作規(guī)范化，提高事務(wù)處理的效率是辦

6、公過程中急需解決的問題。6) 領(lǐng)導(dǎo)辦公缺乏決策支持領(lǐng)導(dǎo)辦公環(huán)境變化頻繁，經(jīng)常各地奔波，靠手工報(bào)表統(tǒng)計(jì)，信息存在滯后性，迫切需要一個(gè)移動(dòng)辦公平臺(tái)，能隨身隨時(shí)監(jiān)控企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，了解下屬工作情況，以及重要財(cái)務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù)等。手工報(bào)表使得信息采集、處理不夠全面，無法為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)、快速的依據(jù)。第二章 公司OA項(xiàng)目立項(xiàng)分析第2章2.1. 公司辦公自動(dòng)化建設(shè)目標(biāo)根據(jù)XXX公司戰(zhàn)略發(fā)展需要，目前公司內(nèi)缺少以人為核心、對(duì)人的行為過程進(jìn)行管理的系統(tǒng)；OA辦公管理系統(tǒng)作為整個(gè)公司的信息化建設(shè)的試點(diǎn)項(xiàng)目，力求實(shí)現(xiàn)打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島、使公司內(nèi)部的有效信息結(jié)構(gòu)化、提高員工工作效率。建議與知名OA系統(tǒng)供

7、應(yīng)商合作，在合理的時(shí)間和成本約束下，高質(zhì)量地完成本項(xiàng)目需求，本項(xiàng)目需求建議可以為如下內(nèi)容：l 以人為核心，數(shù)據(jù)從上而下透視的權(quán)限管控平臺(tái)：構(gòu)建管理過程顯性化、員工工作痕跡顯性化的平臺(tái)。公司領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)崗位權(quán)限自上而下透視組織內(nèi)任何宏觀和微觀的數(shù)據(jù)。如：領(lǐng)導(dǎo)找到某個(gè)員工時(shí)，該員工在公司所有的工作痕跡都可以被找到。如：目前的計(jì)劃任務(wù)完成情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦的待辦事宜處理情況，文檔方案情況，手頭負(fù)責(zé)的辦公資產(chǎn)情況，負(fù)責(zé)的客戶、項(xiàng)目情況，在公司的預(yù)算收支情況等，從而對(duì)以人為核心的績效考核提供客觀數(shù)據(jù)支持。l 打造高效的制度化執(zhí)行平臺(tái)：制度電子化，流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升整體執(zhí)行力。在軟性制度(即通常的文本型

8、制度)的要求下，通過工作流程的圖形化和表格化的操作模式，為所有員工提供更清晰的運(yùn)作流程，從而減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運(yùn)作，繼而提高制度的執(zhí)行效果。同時(shí)管理流程執(zhí)行過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)、部門、人員出現(xiàn)工作滯留，都會(huì)被系統(tǒng)真實(shí)的記錄和反映。通過對(duì)系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析，最終達(dá)到優(yōu)化流程的目的。通過流程優(yōu)化，減少辦公業(yè)務(wù)中的非增值活動(dòng)、等待時(shí)間、重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量，在解決協(xié)同工作和信息共享的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價(jià)值；l 移動(dòng)辦公平臺(tái)：基于公司移動(dòng)辦公的需要，實(shí)現(xiàn)手機(jī)網(wǎng)上審批、語音審批、遠(yuǎn)程異地辦公的功能。移動(dòng)辦公改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了

9、辦公區(qū)域，用戶可在家中、全國各地甚至世界各個(gè)角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。l 信息發(fā)布平臺(tái): 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。l 協(xié)同工作平臺(tái): 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時(shí)，心理距離也將逐漸縮小，提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力，并沉淀工作中的溝通信息。l 公文流轉(zhuǎn)平臺(tái): 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、

10、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。l 公司資料管理平臺(tái)：將公司企業(yè)證照（如：營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等）、股東會(huì)資料、章程、董事會(huì)資料統(tǒng)一納入公司資料平臺(tái)中管理。實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心資料的效獲取及版本控制。l 會(huì)議管理平臺(tái)：將企業(yè)會(huì)議體系整體規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)從會(huì)議安排、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議執(zhí)行、會(huì)議決議任務(wù)跟蹤全周期管理。通過流程貫穿會(huì)議管理始終，通過會(huì)議看板、及會(huì)議流程待辦推送功能幫助企業(yè)員工提高會(huì)議執(zhí)行效率。l 信息門戶平臺(tái)：構(gòu)建企業(yè)統(tǒng)一的信息訪問入口和信息統(tǒng)一管理的平臺(tái)，員工可以通過門戶根據(jù)崗位權(quán)限獲得相關(guān)的信息，以及進(jìn)行各種知識(shí)的交流和儲(chǔ)存等。同時(shí)信息自動(dòng)按照崗位權(quán)限推送到公司的

11、門戶，分子公司門戶、部門門戶、個(gè)人門戶，同時(shí)管理層關(guān)心的信息（如系統(tǒng)自動(dòng)抓取外網(wǎng)相關(guān)信息、相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表、審批事宜等）自動(dòng)推動(dòng)到管理層門戶，方便不同層級(jí)人員對(duì)信息的利用。l 企業(yè)通信平臺(tái):集成或新建電子郵件系統(tǒng)和企業(yè)范圍內(nèi)的即時(shí)交流系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢。l 知識(shí)共享平臺(tái)：打破知識(shí)文檔分散存儲(chǔ)在不同的員工和不同的部門，根據(jù)權(quán)限統(tǒng)一管理公司所有的知識(shí)文檔，沉淀日常工作產(chǎn)生的工作成果并在合理范圍內(nèi)進(jìn)行共享，提高內(nèi)部工作經(jīng)驗(yàn)的分享，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)，避免員工流動(dòng)帶來的企業(yè)知識(shí)流失，減少企業(yè)管理和培訓(xùn)成本。l 綜合事務(wù)平臺(tái)：實(shí)現(xiàn)對(duì)公司的辦公用

12、品、辦公資產(chǎn)、計(jì)劃日程、會(huì)議室、車輛的動(dòng)態(tài)管理。實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)登記、資產(chǎn)狀態(tài)的生命周期管理、辦公資產(chǎn)的分?jǐn)偂⑥k公資產(chǎn)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)以及供應(yīng)商的管理。l 信息集成平臺(tái): 公司企業(yè)中已存在的收費(fèi)、調(diào)度等一些企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到管理層信息門戶中，使管理層能夠通過一套系統(tǒng)即時(shí)獲取企業(yè)經(jīng)營決策數(shù)據(jù)，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。l 分級(jí)分權(quán)監(jiān)控管理平臺(tái)：基于公司多層多元化管理的特點(diǎn)，不同子公司的管理模式基于行業(yè)的特點(diǎn)需要實(shí)現(xiàn)分權(quán)管理以調(diào)動(dòng)積極性，同時(shí)公司對(duì)于全資、控股、參股分子公司的運(yùn)營可以通過系

13、統(tǒng)實(shí)現(xiàn)靈活掌控方式，既可實(shí)時(shí)監(jiān)控、監(jiān)督是否按照公司的規(guī)章制度執(zhí)行，同時(shí)又可實(shí)現(xiàn)管理運(yùn)營數(shù)據(jù)報(bào)表實(shí)時(shí)上報(bào)和信息溝通傳遞。2.2. 公司建設(shè)OA系統(tǒng)的原則在公司信息化建設(shè)總體思想指導(dǎo)下建設(shè)OA，具體遵循以下原則：先進(jìn)性原則采用當(dāng)今國內(nèi)、國際上最先進(jìn)和成熟的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，使新建立的系統(tǒng)能夠最大限度地適應(yīng)今后技術(shù)發(fā)展變化和業(yè)務(wù)發(fā)展變化的需要。實(shí)用性原則實(shí)用性就是能夠最大限度地滿足實(shí)際工作要求，是每個(gè)信息系統(tǒng)在建設(shè)過程中所必須考慮的一種系統(tǒng)性能，它是自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)用戶最基本的承諾，所以，從實(shí)際應(yīng)用的角度來看，這個(gè)性能更加重要?？蓴U(kuò)充、可維護(hù)性原則根據(jù)軟件工程的理論，系統(tǒng)維護(hù)在整個(gè)軟件的生命周期中所占比

14、重是最大的，因此，提高系統(tǒng)的可擴(kuò)充性和可維護(hù)性是提高管理信息系統(tǒng)性能的必備手段。安全保密原則一個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)相當(dāng)一部分就是該企業(yè)的秘密，尤其是投資行業(yè)的一些機(jī)要文件、 機(jī)密檔案等，是絕對(duì)重要的數(shù)據(jù)，因此安全保密性對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)顯得尤其重要，系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)必須充分考慮這一點(diǎn)。采用操作權(quán)限控制、設(shè)備鑰匙、密碼控制、系統(tǒng)日志監(jiān)督、數(shù)據(jù)更新嚴(yán)格憑證等多種手段防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被竊取和纂改?？煽啃栽瓌t一個(gè)中大型計(jì)算機(jī)系統(tǒng)每天處理數(shù)據(jù)量一般都較大，系統(tǒng)每個(gè)時(shí)刻都要采集大量的數(shù)據(jù)，并進(jìn)行處理，因此，任一時(shí)刻的系統(tǒng)故障都有可能給用戶帶來不可估量的損失，這就要求系統(tǒng)具有高度的可靠性。經(jīng)濟(jì)性原則在滿足系統(tǒng)需求的前提下，

15、應(yīng)盡可能選用價(jià)格便宜的設(shè)備，以便節(jié)省投資，即選用性能價(jià)格比優(yōu)的設(shè)備。OA是一個(gè)工程項(xiàng)目，必須按工期進(jìn)行實(shí)施，盡快投入使用。在較短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到投資目的，從而體現(xiàn)系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)性。2.3. 公司OA建設(shè)項(xiàng)目的總體規(guī)劃總體建設(shè)藍(lán)圖以建設(shè)目標(biāo)為指導(dǎo)，總體建設(shè)藍(lán)圖繪制了XXX公司協(xié)同OA平臺(tái)的建設(shè)框架。從應(yīng)用的角度，主要包括 “基礎(chǔ)辦公”、“信息門戶”、“流程管理”、“檔案管理”、“移動(dòng)辦公”、“人事信息”、“信息發(fā)布”和“協(xié)作溝通”；從系統(tǒng)的角度，主要包括“系統(tǒng)軟件”、“網(wǎng)絡(luò)硬件”。協(xié)同OA的應(yīng)用建設(shè)內(nèi)容最終通過PC和移動(dòng)兩類終端提供給用戶。協(xié)同辦公系統(tǒng)總體建設(shè)藍(lán)圖總體建設(shè)路線總體建設(shè)路線圖XXX公司協(xié)同

16、辦公系統(tǒng)的總體建設(shè)路線圖分為三個(gè)階段：第一期基礎(chǔ)階段（第一期），主要以提升效率為主，建設(shè)統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺(tái)。第一期做好系統(tǒng)部署（包括PC和移動(dòng)服務(wù)）和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用建設(shè)。實(shí)現(xiàn)辦公的基本功能、擴(kuò)充功能、管理功能。如門戶空間管理、協(xié)同工作，表單應(yīng)用，知識(shí)管理、收文管理、發(fā)文管理、筆跡留痕等。建立企業(yè)流程體系、即時(shí)通訊、短信通知平臺(tái)、電子郵件集成應(yīng)用、協(xié)作交流社區(qū)，為公司員工提供多種溝通方式，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部高效溝通；建立公文管理、會(huì)議管理、日程管理、公司門戶信息發(fā)布、常用工作流程等基礎(chǔ)辦公應(yīng)用，建立移動(dòng)辦公應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部高效、統(tǒng)一的協(xié)同辦公。逐步實(shí)現(xiàn)職能信息門戶、專項(xiàng)信息門戶、管理流程執(zhí)行、知識(shí)文檔存儲(chǔ)和共享等應(yīng)用，進(jìn)一步提升公司內(nèi)部協(xié)同工作的效率。第二期提升階段（第二期），主要以協(xié)同拓展應(yīng)用為主，建立項(xiàng)目管理拓展應(yīng)用模塊，并對(duì)現(xiàn)在有系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化。而“自動(dòng)化”再上一個(gè)臺(tái)階就是“智能化”，即針對(duì)不同用戶的知識(shí)使用需求來設(shè)計(jì)與建造全面的知識(shí)管理系統(tǒng)，圍繞用戶處理業(yè)務(wù)過程自動(dòng)提供所需要的數(shù)據(jù)、信息與知識(shí)，充分利用用戶自己與其他用戶在日常工作中沉淀下來的信息與經(jīng)驗(yàn)。這種軟硬件資源整合進(jìn)一步解放用