基于軟件開發(fā)項(xiàng)目管理平臺(tái)的有效溝通管理

1、基于軟件開發(fā)項(xiàng)目管理平臺(tái)的有效溝通管理    本文通過在企業(yè)中進(jìn)行的實(shí)際調(diào)查研究，找到基于軟件開發(fā)項(xiàng)目管理的溝通管理中存在的問題。通過解決這些問題，得到有效的溝通方式及有效溝通數(shù)據(jù)。用XML等標(biāo)記語言來描述數(shù)據(jù)，通過Internet/Intranet來完成有效溝通信息的傳遞，并最終得到基于軟件開發(fā)項(xiàng)目管理的有效溝通管理的功能模型。關(guān)鍵詞  軟件開發(fā)項(xiàng)目管理平臺(tái)；溝通管理；有效溝通管；;溝通方式；溝通信息；XML現(xiàn)代軟件開發(fā)由于采用了各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與一些先進(jìn)技術(shù)方法，使得軟件的質(zhì)量有了大幅度提高，也規(guī)范了軟件開發(fā)的過程。但是，調(diào)查資料表明，威脅IT

2、項(xiàng)目取得成功的另一個(gè)關(guān)鍵要素則是項(xiàng)目開發(fā)過程中的溝通問題。因此，研究有效的溝通管理就成為軟件項(xiàng)目管理中不可缺少的組成部分。本文從軟件開發(fā)項(xiàng)目管理平臺(tái)的構(gòu)建思路出發(fā)，通過對(duì)軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)所進(jìn)行的實(shí)際調(diào)查、分析，提出了一些適合于軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效溝通管理的方法，以解決軟件開發(fā)中出現(xiàn)的溝通無效或溝通混亂的問題，幫助軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)提高軟件質(zhì)量和開發(fā)效率。1 項(xiàng)目溝通管理概述項(xiàng)目溝通管理是指對(duì)于項(xiàng)目過程中各種不同方式和不同內(nèi)容的溝通活動(dòng)的管理，是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分1。項(xiàng)目溝通管理的目標(biāo)是及時(shí)而適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲(chǔ)存和處理項(xiàng)目過程中的相關(guān)信息。其主要過程內(nèi)容包括如下幾個(gè)方面1：l &

3、#160;        項(xiàng)目溝通計(jì)劃：項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，包括確定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求，包括需要何種信息，何時(shí)需要，需要者是誰以及如何發(fā)送等。l          信息發(fā)送：及時(shí)地向各項(xiàng)目干系人提供所需的信息。l          績(jī)效報(bào)告：收集并發(fā)布有關(guān)項(xiàng)目績(jī)效的信息，包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告和預(yù)測(cè)等。l 

4、60;        管理收尾：包括生成、收集和分發(fā)信息來使階段或項(xiàng)目的完成正規(guī)化。2 溝通管理中存在的問題與解決途徑實(shí)際調(diào)查表明，目前大部分軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)的溝通環(huán)節(jié)不是很完備。由于溝通信息發(fā)送的不及時(shí)或溝通信息不準(zhǔn)確，導(dǎo)致軟件開發(fā)效率較低、開發(fā)進(jìn)度滯后，所開發(fā)出的軟件質(zhì)量不高，嚴(yán)重的已經(jīng)導(dǎo)致軟件項(xiàng)目經(jīng)常性的返工。針對(duì)這一現(xiàn)象以及軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)的要求，我們對(duì)溝通過程進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)存在以下問題，并針對(duì)于所發(fā)現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的解決方案。2.1 非正式溝通方式引起的溝通信息失真項(xiàng)目溝通按照方式可分為正式和非正式兩種：正式溝通是通過

5、項(xiàng)目組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式3。如組織規(guī)定的匯報(bào)制度、例會(huì)制度、報(bào)告制度及組織與其他組織的公函往來等。其優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，有較強(qiáng)的約束力；非正式溝通是指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流。如員工之間的私下交談，小道消息等。其缺點(diǎn)是溝通的信息容易失真。軟件開發(fā)中的溝通需要信息準(zhǔn)確，以防止因溝通信息失真或錯(cuò)誤導(dǎo)致開發(fā)工作的失敗。基于這個(gè)理由，應(yīng)該盡可能的將非正式的溝通轉(zhuǎn)化為正式的溝通，這可以通過在溝通計(jì)劃中硬性規(guī)定和為員工提供盡可能多的溝通方式來解決。當(dāng)然這樣也不能完全杜絕非正式溝通，但是在溝通計(jì)劃規(guī)定之外的非正式溝通可視為無效溝通，它們對(duì)開發(fā)過程將不產(chǎn)生影響。一切有效溝通信

6、息將全部來自于溝通計(jì)劃中規(guī)定的有效正式溝通方式。2.2 口頭溝通形式引起的信息無法存儲(chǔ)項(xiàng)目溝通管理按照形式分為書面溝通和口頭溝通兩種，書面溝通指用書面形式所進(jìn)行的信息傳遞和交流3，如通知、文件、報(bào)刊、備忘錄等。書面溝通信息能夠很好的被保存下來。口頭溝通是運(yùn)用口頭表達(dá)進(jìn)行信息交流活動(dòng)，如談話，游說、講演等，這種溝通方式信息不容易保存，而且溝通結(jié)束后，溝通信息容易被遺忘。在特定的場(chǎng)合，這種口頭信息也不具備法律效力。在實(shí)際的軟件開發(fā)過程中，這種口頭的溝通十分常見?；诖蟛糠譁贤ㄐ畔⒍加兄陧?xiàng)目順利發(fā)展，也能為以后開發(fā)提供經(jīng)驗(yàn)信息的原因，應(yīng)該采用口頭溝通書面化的方法來解決溝通信息無法保存的問題。在現(xiàn)在

7、網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的前提下，書面的溝通信息完全可以以電子信息的形式來保存。電子信息具有占資源少，傳遞快等特點(diǎn)，既節(jié)省了其它辦公資源，又提高了溝通信息交換的速度。因此，在我們開發(fā)的軟件開發(fā)項(xiàng)目管理平臺(tái)中，都將采用將書面信息轉(zhuǎn)化成電子信息的方式，來加快溝通，提高溝通質(zhì)量和效率。2.3 電子郵件濫用問題信息發(fā)送方式有很多種，其中E-mail是最主要的方式，但是經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，使用E-mail存在很大的隱患。E-mail不僅可以用于項(xiàng)目開發(fā)中的溝通，也可使用它與外界取得聯(lián)系，因此無法區(qū)分哪些是有用的溝通信息。同時(shí)，也會(huì)導(dǎo)致電子郵件的泛濫。由于電子郵件在法庭上已經(jīng)可以作為證據(jù)使用，因此電子郵件的濫用可能會(huì)給公司

8、帶來不必要的麻煩1。為了解決目前普遍存在的電子郵件濫用問題，可以將電子郵件的格式加以規(guī)范，用電子表格的形式來表達(dá)。這些電子表格的信息將被抽取出來作為有效溝通信息保存在數(shù)據(jù)庫中，供項(xiàng)目組成員之間用于信息交流，也可以給以后的項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)和參考。2.4 溝通信息傳遞過程中個(gè)性障礙和認(rèn)知障礙引起的溝通信息失真問題圖1 信息溝通過程圖由上圖可以看出，在信息的傳遞過程中存在兩個(gè)障礙：即個(gè)性障礙和認(rèn)知障礙。個(gè)性障礙產(chǎn)生于個(gè)人的認(rèn)識(shí)、個(gè)性、態(tài)度、情感和偏見等方面。認(rèn)知障礙產(chǎn)生于個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)等方面。這兩種障礙都會(huì)導(dǎo)致由于人為因素引起的對(duì)溝通信息的錯(cuò)誤理解，使溝通信息失真或錯(cuò)誤。如果要從根本上解決這個(gè)問

9、題，就要徹底的杜絕人為因素的作用，為此，在信息傳遞之前，應(yīng)該規(guī)范信息格式。信息的規(guī)范化是軟件工程過程中不可缺少的活動(dòng)，可由軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)作出規(guī)定或由項(xiàng)目干系人共同討論決定。這樣，既可以解決因個(gè)人隨意決定信息格式而導(dǎo)致在信息傳送時(shí)發(fā)生信息失真和存在冗余的問題，同時(shí)又方便了溝通信息的存儲(chǔ)。2.5 利用Internet/Intranet傳遞溝通信息時(shí)的數(shù)據(jù)格式問題基于規(guī)范格式的有效溝通方式基本解決了溝通管理中遇到的一些問題，也構(gòu)成了軟件開發(fā)過程中必要的有效溝通信息的信息集。有效的溝通信息集可以通過Internet/Intranet在項(xiàng)目各干系人之間傳遞。為了傳遞這些信息，需要將電子表格形式的溝通信息轉(zhuǎn)

10、化成便于在Internet/Intranet上傳遞的信息描述，并且，這種信息描述還要方便地與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行交互?？蓴U(kuò)展標(biāo)記語言XML能夠很好地實(shí)現(xiàn)這一功能需求。Java語言提供了與XML的接口，可以將用XML描述的數(shù)據(jù)寫入到數(shù)據(jù)庫中。對(duì)于不能用電子表格描述的數(shù)據(jù)，例如語音信息，視頻信息，也可以用表現(xiàn)多媒體效果的SMIL來描述，SMIL是用XML定義的新的置標(biāo)語言。因此使用XML和用XML定義的新的置標(biāo)語言能夠很好地解決上述問題。3 基于軟件開發(fā)項(xiàng)目管理平臺(tái)的有效溝通管理設(shè)計(jì)圖通過對(duì)以上問題分析，可以設(shè)計(jì)出有效溝通管理模型，如圖2所示。圖2 有效溝通管理模型圖2所示的有效溝通管理模型是我們開發(fā)軟件項(xiàng)目管理平臺(tái)過程中采用的一個(gè)模型，研究結(jié)果表明，該模型是一個(gè)有效的模型，可以應(yīng)用于軟件開發(fā)過程中以提高軟件的質(zhì)量和軟件開發(fā)的效率。4 結(jié)論當(dāng)然，溝通管理中人的因素很多，本文只對(duì)其中可以量化的部分進(jìn)行了分析并給出相應(yīng)的解決方案。對(duì)于那些難以量化的溝通方式，可以通過人工干預(yù)的方式進(jìn)行，并將人工干預(yù)的結(jié)果融合到本文所提出的模型中。同時(shí)，對(duì)于溝通技巧與方法，也是軟