辦公室日常管理暫行辦法

1、xxxxxxxxxx籌建指揮部辦公室日常管理暫行辦法為了加強(qiáng)籌建指揮部辦公室管理,明確內(nèi)部職責(zé),維護(hù)指揮部良好形象,結(jié)合實(shí)際情況,從辦公秩序、辦公物資管理、辦公室值班及提高安全、節(jié)約意識共四個(gè)方面制訂本辦法。一、辦公秩序1.員工上班時(shí)間統(tǒng)一穿制服,佩戴工作牌。著裝要求整潔、大方,女員工可淡妝上班,勿佩戴過多飾品;男員工上班時(shí)間不得穿拖鞋。2.工作時(shí)間內(nèi)不得無故離崗、串崗,不得閑聊、聽耳機(jī)、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。3.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行(如接待室,如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的,時(shí)間一般不應(yīng)超過三分鐘(特殊情況除外。4.接聽辦公電話應(yīng)及時(shí),一般鈴響不應(yīng)超過三聲

2、,如受話人不能接聽,離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽,重要電話作好接聽記錄,嚴(yán)禁占用辦公電話時(shí)間太長。上班時(shí)間接聽私人電話應(yīng)簡明扼要,長話短說。5、每周星期一上午統(tǒng)一召開工作例會,全體人員按時(shí)參加,注意會議紀(jì)律,認(rèn)真做好會議記錄,會議記錄薄每月檢查一次。6.職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔,公司公共設(shè)施由辦公室負(fù)責(zé)定期清潔保養(yǎng)。7.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、影音、電腦等損壞或發(fā)生故障時(shí),員工應(yīng)立即向辦公室報(bào)告,以便及時(shí)維修,員工所轄設(shè)備的完好率作為員工業(yè)績效率審評標(biāo)準(zhǔn)的重要一環(huán)。二、辦公室物

3、資管理公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、實(shí)物資產(chǎn)。低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水、膠布等;管制品:訂書機(jī)、穿孔機(jī)、剪刀、文件夾、計(jì)算器等;實(shí)物資產(chǎn):物資價(jià)格達(dá)300元以上,如:空調(diào)、打印機(jī)、電腦、傳真機(jī)、照相機(jī)等。1、辦公用品采購。辦公用品采購,原則上使用部門先申請,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由采購部統(tǒng)一購買;屬特殊物資的,經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)同意,可由申購部門自行購買。2、辦公用品領(lǐng)用。辦公用品必須統(tǒng)一登記入庫,再發(fā)給使用部門。低值易耗品和管制品,直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用;實(shí)物資產(chǎn):由辦公室設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺帳,以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀情況。3、辦公用品借用。凡借用公司辦公器材,需填寫物資借用單

4、,并由部門主管簽字同意。借用物資超時(shí)未還的,辦公室有責(zé)任督促歸還。借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。4、辦公用品收發(fā)。新進(jìn)人員入職后,可向辦公室領(lǐng)用辦公物品;人員離職時(shí),必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù),未經(jīng)辦公室認(rèn)可的,其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。5、傳真機(jī)由部門負(fù)責(zé)人保管使用。重要傳真文件的接收和發(fā)送都要有登記并保存樣底,發(fā)送完畢后,一定要再次打電話確認(rèn)對方是否成功接收;傳真機(jī)保持暢通,傳真電話不能被占為普通電話使用,以免延誤傳真收發(fā)。6、辦公圖書管理。各部門可根據(jù)實(shí)際工作需要,向辦公室申購圖書。辦公室按照各部門的實(shí)際需求申購圖書情況統(tǒng)一采購;對圖書進(jìn)行分類整理,貼上類

5、別標(biāo)簽并編號登記,注明購進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目。借書人員妥善保管好圖書,不得在書中圈點(diǎn)、畫線、涂寫,如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書,需做出相應(yīng)的賠償。圖書管理員定期對圖書進(jìn)行清點(diǎn),如遇圖書丟失,查明原因,報(bào)部門主管,按指示行事。三、指揮部值班管理1.遵守值班紀(jì)律,按正常上班時(shí)間制度上下班,有事須先請假,以便安排臨時(shí)代替人員;2.值班時(shí)堅(jiān)守崗位,不得聚眾打牌、看電視、嗑睡等違反指揮部管理制度行為;3.接待來賓內(nèi)緊外松、禮貌大方、熱情招呼,主動(dòng)詢問客人身份及來意。并記錄來訪時(shí)間、單位、來訪人、主要內(nèi)容,提出處理意見,視情況及時(shí)報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo);接待來訪客人流程設(shè)計(jì):接待來訪人員詢問來意,需要找的

6、人通知被訪者引領(lǐng)會見奉上茶水送客客人走后清潔。4、值班人員接打值班電話,應(yīng)記錄來電時(shí)間、單位、授話人、主要內(nèi)容;接聽值班電話應(yīng)注意:不論打進(jìn)、接入,應(yīng)主動(dòng)通報(bào)公司名稱、職務(wù)、姓名,如對方未通報(bào),應(yīng)客氣詢問清楚;對重要或較長的電話內(nèi)容,可請對方復(fù)述一遍;對要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話,首先問清對方的單位名稱、職務(wù)、姓名,然后婉轉(zhuǎn)回答“請您稍等,我給您找一下”之類的話再處置;對打聽事情、咨詢類電話,回答時(shí)要態(tài)度和藹、禮貌對待、恰到好處;5、當(dāng)天值班人員要保持當(dāng)天辦公室衛(wèi)生干凈,下班前打掃衛(wèi)生,并按規(guī)定填寫值班記錄,在周一例會上總結(jié)匯報(bào)。四、提高安全意識,發(fā)揚(yáng)節(jié)約美德。為保證指揮部財(cái)產(chǎn)及員工人身安全,保障正

7、常工作秩序,全體員工要提高安全意識,做好防盜工作。1、重要物品保管:要做好重要資料保存工作,不得隨意擺放保密文件,對于發(fā)明專利、軟件、圖紙要重點(diǎn)管理,不得隨意泄露。辦公室門窗要牢固,人離時(shí)要關(guān)鎖門窗。員工不得在辦公室內(nèi)存放大量現(xiàn)金、手機(jī)等貴重物品,以防被盜。2、辦公室鑰匙保管:為方便辦公及節(jié)假值班時(shí)使用,辦公室鑰匙每人配備一把。每人注意保管,不得轉(zhuǎn)交指揮部以外的人員使用,丟失要按價(jià)賠償,未經(jīng)負(fù)責(zé)人同意不得私自配辦公室鑰匙。3、外來人員:員工不得私自帶領(lǐng)與工作無關(guān)人員在辦公室內(nèi)長時(shí)間逗留,如外人來我公司等候,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,方可進(jìn)入。嚴(yán)禁將外人單獨(dú)留在辦公室內(nèi)。4、節(jié)約用水:水是生命之源泉,洗手或者洗涮杯具時(shí),盡量將水量掰成中速,用后立即關(guān)閉水龍頭,如發(fā)現(xiàn)水管有滴漏或水龍頭關(guān)不嚴(yán),要立即告知辦公室及時(shí)維修,每個(gè)人都具有在發(fā)現(xiàn)設(shè)施受損后立即上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。5、節(jié)約用電:長時(shí)間無人的辦公室要關(guān)燈關(guān)空調(diào),離開辦公室半小時(shí)以上,應(yīng)關(guān)閉電腦;會議室、倉庫使用以后要及時(shí)關(guān)燈關(guān)空調(diào);下班后要關(guān)閉計(jì)算機(jī)及