檔案管理的知識點整理

1、檔案的定義：是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表。歸檔的定義： 歸檔是辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理歸檔案室保存的過程。 具體來說，各機關在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件材料處理完畢以后，不得由承辦部門或個人保存，必須由文書部門或業(yè)務部門整理立卷，定期移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔”。歸檔范圍的定義： 歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料是否應當歸檔的范圍。主要取決于這些文件本身的保存價值。歸檔制度的定義：主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷的質量要求、歸檔手續(xù)等內容。歸檔文件的定義：立檔單位在其職能活動中

2、形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。件的定義：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。全宗的定義：全宗是一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。檔案的屬性：原始記錄性是基本屬性；信息屬性；知識屬性原始記錄性對做好檔案工作的指導意義：a.便于劃清檔案與圖書、報刊等資料的界限。b.有利于維護檔案的真實面貌檔案信息的特點：a.檔案信息是原始的固定信息。b.檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)

3、一，處于“中介狀態(tài)”。 c.檔案信息面廣量大，內容豐富。d.檔案信息是回溯性信息。檔案知識的特點：1、原型性。2、孤本性。3、繼承性。檔案的分類：1、按照檔案的形成時間標準分類：可分為中華人民共和國時期的檔案和中華人民共和國成立前的檔案兩大部份 2按照檔案的來源標準分類：a. 按檔案形成機關的級別和地區(qū)標準分為中央機關檔案和地方機關檔案 b. 按檔案形成機關的政治性質，分為革命政權檔案（革命歷史檔案）和舊政權檔案 3、按照檔案的內容標準分類：a. 二分法：文書檔案、科學技術檔案（簡稱科技檔案）b.三分法：文書檔案、科技檔案和專門檔案（人事檔案、會計檔案、訴訟檔案、教學檔案、藝術檔案等)。檔案的

4、價值：a.檔案的憑證價值。b.檔案的參考（情報）價值檔案的作用：a.檔案是機關工作的查考材料。b.檔案是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。c.檔案是政治斗爭的有力手段。d.檔案是科學研究的可靠資料。e.檔案是宣傳教育的生動素材。檔案發(fā)揮作用（價值實現(xiàn)）的規(guī)律性：a.價值時效性和價值擴展律 b.機密程度遞減律和社會性遞增律 c.行政作用弱化律和科學文化作用遞增律 d.價值實現(xiàn)的條件律:社會發(fā)展水平；社會制度；社會檔案意識；檔案管理水平檔案事業(yè)管理工作：（1）國家檔案局全國檔案事業(yè)的最高領導機關；（2）地方（省、地、市）檔案局檔案室的地位： 首先，檔案室是機關工作的必要組成部分，為各項工作提供檔案文獻信息服務；

5、同時，檔案工作是一種輔助性條件性的工作，不是主要職能部門，應該服從于機關工作的開展而不能以自我為中心。 其次，檔案室是國家檔案事業(yè)的基礎，數(shù)量最大，影響重大。檔案室的工作職責：a.指導和監(jiān)督本機關文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔。b.負責管理本機關的全部檔案。c.定期把具有長期和永久保存價值的檔案向檔案館移交。兩個“一體化”：文書、檔案工作一體化和檔案、圖書、情報資料工作一體化。檔案館的特點：1、社會性 2、歷史性 3、機要性 4、信息性 5、服務性 6、教育性檔案館的種類：中央級檔案館地方級檔案館 綜合性檔案館專門性檔案館 檔案業(yè)務工作的內容：1、檔案的收集工作2、檔案的整理工作3、檔案的鑒

6、定工作4、檔案的保管工作5、檔案的檢索工作6、檔案的提供利用工作7、檔案的編研工作8、檔案的統(tǒng)計工作檔案工作的性質：1、檔案工作是一項管理性的工作2、檔案工作是一項服務性的工作3、檔案工作是一項政治性的工作檔案工作的基本原則：1.統(tǒng)一領導、分級管理是我國檔案工作的組織原則；2.維護檔案的完整與安全是檔案管理的基本要求；3.便于社會各方面的利用是檔案工作的根本目的。檔案法律：中華人民共和國檔案法檔案行政法規(guī)：由國家最高權力機關即國務院制定的有關檔案工作的規(guī)范性文件 檔案行政規(guī)章：由國務院各部、委制定的有關檔案工作的規(guī)范性文件地方性檔案法規(guī)：由地方各級人民代表大會制定的檔案工作規(guī)范性文件地方檔案行

7、政規(guī)章：由地方各級人民政府制定檔案收集工作的內容主要包括以下三個方面：1、機關、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室對本單位需要歸檔檔案的接收；2、檔案館對所轄區(qū)域內現(xiàn)行機關、企業(yè)、事業(yè)單位和撤銷單位的具有永久、長期保存價值檔案的接收；3、對中華人民共和國成立以前各個歷史時期形成檔案的接收和征集。檔案收集工作的重要性 ： 檔案收集是檔案管理其他業(yè)務環(huán)節(jié)的基礎。檔案收集是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段。檔案收集工作的基本要求：1、及時、全面、有針對性地把檔案收集進館（室）2、加強館（室）檔案來源的調查研究與指導工作3、推行入館（室）檔案的標準化4、保持全宗的不可分散性和全宗群的相對完整性。歸檔時間：機關文書部門

8、或業(yè)務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對歸檔的質量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。A、齊全、完整：文件的種類齊全、份數(shù)完整，不缺章少頁，并組成保管單位。文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件放到一起，不得分散。定稿（簽發(fā)稿）是指形成文件材料過程中最終確定的問稿,它應使用符合要求的發(fā)文稿頭，簽發(fā)手續(xù)要齊全。印件（印制稿）則是指正式印制的文件。B、排列有序：組卷時，一般應將文件按年度分開，不同年度形成的文件一般不可放在一起組卷。 比較常見的跨年度的文件排列方式如下：a.跨年度的請示與批復，

9、應放在批復年度立卷，沒有批復的，放在請示年立卷。 b.跨年度的計劃或規(guī)劃，應放在文件內容所針對的第一個年度立卷；c.跨年度的總結，應放在文件內容針對的最后一年立卷；d.跨年度的會議文件，應放在會議閉幕年立卷；e.非訴訟案件的文件，應放在結案年度立卷；另外，還有一些情況需要注意：a.不同保存價值的文件，應當分開組卷，以便日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產(chǎn)生。b.文件與電報一般應按其內容聯(lián)系統(tǒng)一立卷；c.絕密文件和絕密電報應該單獨立卷（少量普通文電如與絕密文電有密切聯(lián)系，也隨同絕密文電一起立卷）；d.錄音帶、錄像帶、影片、照片等特殊載體的文件，應同紙質文件進行統(tǒng)一整理、編目，但要分別存放，在案

10、卷目錄上要注明互見號，以保持文件間的歷史聯(lián)系，便于查找利用；卷內文件一般按重要程度或時間順序依次排列；具有密切聯(lián)系的文件應按一定的次序排列在一起：批復在前，請示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿本可依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷的結論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性文件在后等檔案館接收檔案的要求：完整性 真實性 地方性 堅持質量驗收 清點核對全宗編號的要求：（1）唯一性或專指性；（2）系統(tǒng)性或連續(xù)性；（3）方便實用。全宗編號的方法：（1）大流水編號法，如0001、0012、0123、1234（2）體系分類編號法，如1.（1-3）市委、1.（4-7）組織部、1.

11、（8-11）紀委、2.（1-4）市政府、2.（5-6）城建辦（3）分類流水編號法，如X013、J004、D003、R123、 革001對全宗內的檔案進行分類的要求：1、要求分類具有客觀性：從全宗的實際情況出發(fā)進行分類，能夠較為系統(tǒng)地反映出立檔單位活動的面貌。2、檔案分類體系應該具有邏輯性每次分類必須按照同一標準進行，不應有交叉或互相包容的矛盾現(xiàn)象。3、全宗內檔案的分類應該注重實用性檔案的分類必須便于保管、檢索和利用。按“六特征法”進行組卷：內容特征 作者特征 名稱特征 通信者特征 地區(qū)特征 時間特征卷內文件排列注意：文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件放到一起，不得分散。批

12、復在前，請示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿本可依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷的結論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性文件在后等。歸檔文件應按件裝訂：裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。檔號：填寫格式為：全宗號年度保管期限室編件號，采用阿拉伯數(shù)字填寫，全宗號為四位，年度為四位，保管期限為三位，室編件號為四位，如000120030010001；檔案的保管、“八防”措施：“八防”指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜檔案價值的鑒定（論述題）“檔案價值”定

13、義：是指檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和情報作用，而表現(xiàn)出的有用性及有用程度。檔案價值的特點：1）檔案價值的多維性 2）檔案價值的潛在性 3）檔案價值的相對性檔案價值的鑒定工作定義：就是檔案館（室）按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限的一項工作。簡單地說，就是判定檔案價值、決定檔案存毀的工作。檔案價值鑒定工作的基本內容：（1）制定檔案鑒定的有關標準，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等。（2）具體判定檔案材料的價值有用性及有用程度，確定其保管期限。 3）剔除本無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀或做相應的處理。分清主次:檔案鑒定工作的主要目的，在于正確地確定需要保存的檔案，提高保存檔案的質量，從而更充分地發(fā)揮檔案的作用。剔除并銷毀不需保存的檔案雖是工作內容之一，但不是檔案鑒定工作的主要目的。因此，在進行鑒定工作的時候，著眼點應首先放在哪些檔案應當妥善保存下來上面，其次才是確定哪些檔案失去保存價值需要銷毀。檔案價值鑒定工作的意義：（1）便于發(fā)揮檔案的作用。（2）便于檔案的安全保管。（3）便于應付突然事變。（4）檔案價值鑒定是決定檔案生死存亡的基本手段。鑒定檔案價值的標準：檔案屬性標準 社會需求標準 相對價值標準鑒定檔案價值的原則：一、從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價值 二、分