視頻會議室管理員規(guī)范培訓(xùn)

1、2022-3-12密級:機密視頻會議室使用管理規(guī)范視頻會議室使用管理規(guī)范Page2目錄目錄l視頻會議系統(tǒng)介紹視頻會議系統(tǒng)介紹 l登錄視頻系統(tǒng)登錄視頻系統(tǒng) l音視頻設(shè)置音視頻設(shè)置 l會議基本操作會議基本操作 l會議模式會議模式l影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素lFAQPage3視頻系統(tǒng)介紹視頻系統(tǒng)介紹 MCU中心機房主會場分會場1分會場9Page4視頻終端系統(tǒng)介紹視頻終端系統(tǒng)介紹 設(shè)備正面設(shè)備正面視頻輸出視頻輸出網(wǎng)絡(luò)接口網(wǎng)絡(luò)接口攝像機控制接口攝像機控制接口攝像機視頻攝像機視頻DVI接口接口攝像機視頻攝像機視頻BNC接口接口麥克風(fēng)輸入口麥克風(fēng)輸入口音頻線路輸入口音頻線路輸入口l

2、ine inline in音頻線路輸出口音頻線路輸出口line outline outUSB接口接口 用于外接用于外接USB設(shè)備設(shè)備電源電源AC220V接入接入Page5 系統(tǒng)啟動后會自動彈出登錄界面，或者也可通過雙擊會議終端圖標，進入登錄界面。系統(tǒng)啟動后會自動彈出登錄界面，或者也可通過雙擊會議終端圖標，進入登錄界面。 如上圖，輸入服務(wù)器地址，賬號，密碼后點擊登錄。此操作只需第一次登錄時操做。如上圖，輸入服務(wù)器地址，賬號，密碼后點擊登錄。此操作只需第一次登錄時操做。 代表本單位參加視頻會議，登錄賬號應(yīng)該用代表本單位的視頻賬號登錄。如代表本單位參加視頻會議，登錄賬號應(yīng)該用代表本單位的視頻賬號登錄

3、。如221221會議室賬號為會議室賬號為XXXXXXXX和和XXXXXX會議室賬號為會議室賬號為XXXXXXXXXX。登錄視頻系統(tǒng)登錄視頻系統(tǒng) Page6服務(wù)器地址的選擇策略服務(wù)器地址的選擇策略 l由于公司機構(gòu)數(shù)目龐大，網(wǎng)絡(luò)使用類型包括由于公司機構(gòu)數(shù)目龐大，網(wǎng)絡(luò)使用類型包括:電信、網(wǎng)通兩電信、網(wǎng)通兩種，為了兼顧負載均衡的種，為了兼顧負載均衡的原則，原則，且各機構(gòu)的登陸地址類型也分為：電信、網(wǎng)通兩且各機構(gòu)的登陸地址類型也分為：電信、網(wǎng)通兩種，種，各機構(gòu)登陸地址已由管各機構(gòu)登陸地址已由管理員根據(jù)當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)情況進行均衡分配。理員根據(jù)當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)情況進行均衡分配。電信電信:XXXXXXXXMCU聯(lián)通聯(lián)通:X

4、XX.XXX.XXX.XX電信用戶電信用戶聯(lián)通用戶聯(lián)通用戶注：各機構(gòu)不要隨意更改登陸地址注：各機構(gòu)不要隨意更改登陸地址Page7 本單位視頻會議終端服務(wù)器的音視頻設(shè)置由各單位視頻會議聯(lián)系人進本單位視頻會議終端服務(wù)器的音視頻設(shè)置由各單位視頻會議聯(lián)系人進行操作，普通與會人員不用也不應(yīng)變更這些設(shè)置。行操作，普通與會人員不用也不應(yīng)變更這些設(shè)置。1、本地視頻設(shè)置、本地視頻設(shè)置l 登陸視頻系統(tǒng)后，先不進入會議，點擊工具菜單登陸視頻系統(tǒng)后，先不進入會議，點擊工具菜單音視頻設(shè)置，如音視頻設(shè)置，如下圖所示：下圖所示： 音視頻設(shè)置音視頻設(shè)置 Page8在視頻選項卡里請參照下面圖示設(shè)置：在視頻選項卡里請參照下面圖示

5、設(shè)置： 音視頻設(shè)置音視頻設(shè)置 請注意：在視頻設(shè)置中將分辨率設(shè)置為1920*1080P，碼流設(shè)置為1M，圖像幀率設(shè)置為30幀，碼流控制為互聯(lián)網(wǎng)。Page9音視頻設(shè)置音視頻設(shè)置 2、本地音頻設(shè)置、本地音頻設(shè)置 如上圖：揚聲器音量設(shè)定6到7格音量。麥克風(fēng)選擇對應(yīng)聲卡型號，并確保“自動調(diào)整麥克風(fēng)的音量”被勾選。點擊“輸出音量”后“測試”鍵，可以聽到系統(tǒng)自帶測試聲音。點擊“麥克風(fēng)”后“測試”鍵，本地對著麥克風(fēng)說話大約3秒左右可以從音響聽到自己說話聲。輸入聲音大小可以點擊“輸入音量”來調(diào)節(jié)，一般可以按照如圖“空兩格”來設(shè)定麥克風(fēng)輸入音量。其它所有參數(shù)請按系統(tǒng)默認值，不能隨意更改。注意事項：視頻會議中如果需

6、要用到麥克風(fēng)講話，注意嘴巴離麥克風(fēng)距離不要太近也不要太遠，一般1020厘米可以取得較好的效果。同時要注意麥克風(fēng)要盡量遠離電視機音箱（音量要適中）并且不要正對著音箱的方向，以免產(chǎn)生回音和嘯叫。Page10音視頻設(shè)置音視頻設(shè)置 3、接收遠端視頻質(zhì)量設(shè)置、接收遠端視頻質(zhì)量設(shè)置 進入會議后點擊菜單欄上的“碼流”，選擇“全幀率”和“高碼流”。 Page11會議基本操作會議基本操作 1、參加會議、參加會議 A、設(shè)備開啟操作步驟：、設(shè)備開啟操作步驟：打開會議室總電源開關(guān)。打開會議室燈光，拉下窗簾。打開液晶電視機或投影機。打開音箱功放設(shè)備（如果已接入此設(shè)備的話）。打開攝像機電源。1.打開電腦主機，雙擊要參加的

7、會議，例如以下界面中“XXX會議室”。B、設(shè)備關(guān)閉操作步驟：、設(shè)備關(guān)閉操作步驟：關(guān)閉電腦主機。關(guān)閉攝像機電源。關(guān)閉音箱功放設(shè)備（如果已接入此設(shè)備的話）。1.關(guān)閉液晶電視機或投影機。Page12會議基本操作會議基本操作 2、主持會議、主持會議 當(dāng)你在一個會議中被分配了主持權(quán)限，你就被賦予了相應(yīng)的操作權(quán)限。比如選擇模板，廣播音視頻，共享桌面等。A、設(shè)備開啟和關(guān)閉、設(shè)備開啟和關(guān)閉設(shè)備開啟和關(guān)閉的方式和參加一個會議一樣。B、會議模板選擇、會議模板選擇當(dāng)進入自己有主持權(quán)限的會議室時，界面類似如下：Page13會議基本操作會議基本操作 3、模板選擇、模板選擇 點擊模板按鈕可以選擇自己喜歡的模板，如下所示，

8、點1號屏，選擇常規(guī)模板或?qū)捚聊０?。常?guī)模板是以4：3方式顯示的，寬屏模板是以16：9方式顯示的。 注意：因為你對該會議有主持權(quán)限，所以你選擇的模板會同步到所有參與這個會議的會場。此時其他會場的模板和你的完全一樣。Page14會議基本操作會議基本操作 4、廣播音視頻、廣播音視頻 要想讓一個會場的視音頻被其它會場接收到，就必須廣播該會場的音視頻。如果召開一個四方的互動會議，可以把這四個會場的音視頻都廣播出來。但是請注意，每廣播一路音視頻都會增加各分支機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)帶寬壓力。所以一般廣播音視頻的會場主要是發(fā)言交流的會場，其它不發(fā)言的會場無需廣播出來，他們只需收聽收看，如果輪到他們發(fā)言再把他們廣播出來即可

9、。廣播音視頻的操作只需鼠標右擊該會場名稱選擇廣播音視頻即可，重復(fù)該操作把想要廣播的會場都廣播出來。如下所示：Page15會議基本操作會議基本操作1 、提問機制、提問機制 當(dāng)參會方的數(shù)量較多時，很多會場不會被廣播出來，這樣想要發(fā)言的會場必須有一種途徑和主持人會場聯(lián)系，此時就可以通過提問機制來進行。提問功能是針對“與會者”權(quán)限的分會場而言（一個視頻會議一般只推薦設(shè)一個主持人權(quán)限的賬號，其它會場都是“與會者”權(quán)限）。分會場想發(fā)言時可以點擊“提問”按鈕如下所示：此時主持人會場屏幕下發(fā)就會收到信息：在“提問人員”按鈕處會閃動。如下所示：Page16會議基本操作會議基本操作2 、提問機制、提問機制 主持人

10、鼠標點擊閃動按鈕彈出提問人員列表，此時再鼠標右擊提問人員，把他設(shè)為提問人即可。如下所示： Page17會議模式會議模式 1、上級和下級單位的互動大會、上級和下級單位的互動大會 在視頻會議模板里選擇如下10分屏模板如上圖所示，在上級領(lǐng)導(dǎo)講話時，始終廣播顯示在1號大窗口里。2到10號窗口里接收顯示各分支機構(gòu)的畫面。當(dāng)需要和分支機構(gòu)交互時，把需要發(fā)言分支機構(gòu)的音視頻廣播出來并拖動到1號大窗口里廣播顯示 應(yīng)用場合說明： 這種會議模式適用于總部和分支機構(gòu)開大會以及分公司和所屬營業(yè)部之間的會議。Page18會議模式會議模式 2、同級部門之間會議或分公司之間會議、同級部門之間會議或分公司之間會議 當(dāng)參加視頻

11、會議的會場數(shù)量是2個的時候，在視頻會議模板里選擇如下2分屏模板：兩個會場的畫面始終廣播顯示在兩個窗口里。應(yīng)用場合說明：1這種模式主要用于兩個相同等級的部門或分支機構(gòu)之間召開交互式討論會議，也可以用于招聘面試。2當(dāng)參加視頻會議的會場數(shù)量是3個或4個的時候可以選擇相應(yīng)模板數(shù)的模板。Page19會議模式會議模式 3、培訓(xùn)類會議、培訓(xùn)類會議 在視頻會議模板里選擇如下培訓(xùn)模板： 在左邊1號大窗口里用“共享文檔方式”打開培訓(xùn)PPT文件，右邊小窗口里廣播顯示主講會場畫面。培訓(xùn)結(jié)束需要提問交互時，各會場可以點擊提問按鈕，主持人會場把要提問發(fā)言的會場廣播出來即可。 特別說明：在制作培訓(xùn)PPT文件時要充分考慮字體

12、大小顏色等問題以保證視頻會議時各會場都能看得清楚，獲得良好的效果。 應(yīng)用場合說明： 該模式比較適合應(yīng)用于需要配合PPT培訓(xùn)或者講解的視頻會議中。Page20影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素 視頻會議最終使用效果除了與視頻會議系統(tǒng)產(chǎn)品本身性能有關(guān)外，還與下列幾種主要視頻會議最終使用效果除了與視頻會議系統(tǒng)產(chǎn)品本身性能有關(guān)外，還與下列幾種主要因素有關(guān)。因素有關(guān)。1、網(wǎng)絡(luò)帶寬、網(wǎng)絡(luò)帶寬-影響音視頻的流暢性影響音視頻的流暢性 該視頻會議系統(tǒng)目前采用星型架構(gòu)，即每分支機構(gòu)直聯(lián)總部，未來隨著應(yīng)用范圍和深該視頻會議系統(tǒng)目前采用星型架構(gòu)，即每分支機構(gòu)直聯(lián)總部，未來隨著應(yīng)用范圍和深度的擴展將采

13、用樹形架構(gòu)，以方便分支機構(gòu)在本區(qū)域內(nèi)使用該系統(tǒng)。視頻會議系統(tǒng)理想度的擴展將采用樹形架構(gòu)，以方便分支機構(gòu)在本區(qū)域內(nèi)使用該系統(tǒng)。視頻會議系統(tǒng)理想情況下需要上下行均為情況下需要上下行均為2M的穩(wěn)定帶寬支持。系統(tǒng)支持通過內(nèi)網(wǎng)和公網(wǎng)混合接入，原則上的穩(wěn)定帶寬支持。系統(tǒng)支持通過內(nèi)網(wǎng)和公網(wǎng)混合接入，原則上各分支機構(gòu)通過公網(wǎng)接入，特殊情況的分支機構(gòu)也可考慮通過內(nèi)網(wǎng)接入?，F(xiàn)在各分支機各分支機構(gòu)通過公網(wǎng)接入，特殊情況的分支機構(gòu)也可考慮通過內(nèi)網(wǎng)接入?，F(xiàn)在各分支機構(gòu)公網(wǎng)線路主要是兩種：光纖線路和構(gòu)公網(wǎng)線路主要是兩種：光纖線路和ADSL線路。線路。ADSL線路由于上下行的不對稱，目前上線路由于上下行的不對稱，目前上行最

14、大理論值是行最大理論值是512kbpskbps，實際網(wǎng)絡(luò)忙時，留給視頻會議的可用上行帶寬可能只有，實際網(wǎng)絡(luò)忙時，留給視頻會議的可用上行帶寬可能只有128kbpskbps甚至更低，這個時候別的地方接收你的視音頻就會卡，會嚴重影響會議效果。要甚至更低，這個時候別的地方接收你的視音頻就會卡，會嚴重影響會議效果。要解決這個問題，根本的辦法還是升級解決這個問題，根本的辦法還是升級ADSL到光纖線路，同時考慮線路上其它的應(yīng)用占用，到光纖線路，同時考慮線路上其它的應(yīng)用占用，線路帶寬應(yīng)留有余量。在線路帶寬不足的情況下，只有降低視頻傳輸質(zhì)量，具體操作見線路帶寬應(yīng)留有余量。在線路帶寬不足的情況下，只有降低視頻傳輸

15、質(zhì)量，具體操作見后面后面3.1本地視頻設(shè)置部分。本地視頻設(shè)置部分。 特別需要注意的是，在視頻會議期間，應(yīng)避免本單位同事進行在線流媒體觀看、下載特別需要注意的是，在視頻會議期間，應(yīng)避免本單位同事進行在線流媒體觀看、下載大的附件等擠占網(wǎng)絡(luò)帶寬的操作，確保視頻會議的可用帶寬。大的附件等擠占網(wǎng)絡(luò)帶寬的操作，確保視頻會議的可用帶寬。Page212、會議室燈光、會議室燈光影響視頻圖像的質(zhì)量影響視頻圖像的質(zhì)量 會議室照明系統(tǒng)是會議室的基本條件會議室照明系統(tǒng)是會議室的基本條件,好的照明系統(tǒng)能使視頻會議的好的照明系統(tǒng)能使視頻會議的逼真度和清晰度大大提高。應(yīng)該采用人工冷光源，避免采用自然光源，逼真度和清晰度大大提

16、高。應(yīng)該采用人工冷光源，避免采用自然光源，所有窗戶都用深色窗簾遮擋。電視機附近不用光源，確保會議桌周圍有所有窗戶都用深色窗簾遮擋。電視機附近不用光源，確保會議桌周圍有充足光線。人面對攝像機鏡頭，臉上和身體正面要有充足的光線。最好充足光線。人面對攝像機鏡頭，臉上和身體正面要有充足的光線。最好設(shè)多組燈光，開關(guān)可以分開控制，以滿足視頻會議和其它常規(guī)會議的燈設(shè)多組燈光，開關(guān)可以分開控制，以滿足視頻會議和其它常規(guī)會議的燈光要求。光要求。影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素 Page223、攝像機、攝像機 開雙向互動會議時，攝像機鏡頭應(yīng)該對準主要參會人員的位置。各地開雙向互動會議時，攝像機

17、鏡頭應(yīng)該對準主要參會人員的位置。各地可以根據(jù)自己會議室情況指定一個會議室的主賓位置，然后把攝像機鏡可以根據(jù)自己會議室情況指定一個會議室的主賓位置，然后把攝像機鏡頭對準該位置，調(diào)節(jié)好攝像機角度和焦距，然后固定下來。頭對準該位置，調(diào)節(jié)好攝像機角度和焦距，然后固定下來。 為了保證每次開啟攝像機后都自動對準該位置，應(yīng)該對攝像機做一下為了保證每次開啟攝像機后都自動對準該位置，應(yīng)該對攝像機做一下設(shè)定。先根據(jù)會議室的實際狀況，按攝像機遙控器上的箭頭鍵和設(shè)定。先根據(jù)會議室的實際狀況，按攝像機遙控器上的箭頭鍵和T、W鏡鏡頭縮放鍵把攝像機角度和鏡頭調(diào)整到想要的狀態(tài)，然后保存該位置到頭縮放鍵把攝像機角度和鏡頭調(diào)整到

18、想要的狀態(tài)，然后保存該位置到1號號數(shù)字鍵存儲起來。（一個手先按住數(shù)字鍵存儲起來。（一個手先按住presetpreset鍵不放，另一個手再按鍵不放，另一個手再按1號數(shù)字號數(shù)字鍵即可）下次重新開啟攝像機即可恢復(fù)到原來的狀態(tài)。鍵即可）下次重新開啟攝像機即可恢復(fù)到原來的狀態(tài)。影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素 Page234、麥克風(fēng)、麥克風(fēng)影響語音的質(zhì)量影響語音的質(zhì)量 麥克風(fēng)應(yīng)該盡量遠離音箱或者液晶電視機，并且麥克風(fēng)的方向不要對準麥克風(fēng)應(yīng)該盡量遠離音箱或者液晶電視機，并且麥克風(fēng)的方向不要對準電視機音箱。以免產(chǎn)生回音和嘯叫。人講話時嘴巴不要緊貼麥克風(fēng)，一電視機音箱。以免產(chǎn)生回音和嘯叫。

19、人講話時嘴巴不要緊貼麥克風(fēng)，一般距離應(yīng)該在般距離應(yīng)該在10厘米到厘米到20厘米左右。麥克風(fēng)的輸入音量設(shè)置可以參考后厘米左右。麥克風(fēng)的輸入音量設(shè)置可以參考后面面3.2本地音頻設(shè)置部分。本地音頻設(shè)置部分。影響視頻會議效果的主要因素影響視頻會議效果的主要因素 Page24FAQ FAQ 1、登錄不上系統(tǒng)、登錄不上系統(tǒng) 檢查網(wǎng)線是否松動，連接是否正常 ping 登錄地址是否可以ping通 登陸地址和賬號是否填寫正確 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備路由器防火墻等最近是否做過調(diào)整2、聽不到主會場或者其他正在發(fā)言的會場聲音、聽不到主會場或者其他正在發(fā)言的會場聲音 首先檢查本地音箱電源及連線是否正常 檢查音箱音量是否調(diào)到了最低 檢查聲卡播放