金算盤軟件操作手冊-第七章--編輯計算公式

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上第七章 編輯計算公式 在一張工作表格中，有時一個單元格的內(nèi)容可能與許多單元格的內(nèi)容間存在一定的代數(shù)邏輯關(guān)系，這便是本章所要涉及到的公式、函數(shù)及表達式。閱讀本章后，你將Ø 知道如何手工輸入公式；Ø 了解工作表中函數(shù)的運用；Ø 知道如何編輯一個表達式；Ø 了解如何設(shè)置一個區(qū)域的公式。第一節(jié) 手工輸入公式在工作表中，系統(tǒng)會自動根據(jù)公式進行計算，并將結(jié)果顯示在單元格中，公式內(nèi)容顯示在編輯欄中。如果能合理地設(shè)置計算公式，將可以大大節(jié)約您的時間，提高您的工作效率，保證數(shù)據(jù)的正確性。操作提示：1、選定激活某單元格； 2、在單元格中鍵入符號“=

2、”，輸入相應(yīng)公式； 或在“編輯框”里直接編輯公式； 3、完成后，敲回車鍵，即可。 關(guān)于公式在對單元格編輯公式之前，您首先需要了解什么是公式？公式的性質(zhì)？以及什么是公式的運算符號？什么是手工輸入公式？定義系統(tǒng)中手工輸入的公式是指在單元格中輸入的以等號開始的一系列數(shù)值、運算符或單元格引用的組合。單元格中手工輸入的公式具有如下性質(zhì)：l 所有公式第一個字符必須是等號。l 輸入公式后，結(jié)果值將顯示在單元格中。l 當(dāng)選定一個含有公式的單元格后，其包含的公式將顯示在“編輯欄”的“公式框”中。公式的運算符及順序：什么是運算符？定義運算符是用來連接運算對象，并對其進行相應(yīng)加工處理的一些符號。下表列出了金算盤電子

3、表格公式中常用的運算符及運算秩序。以供您編輯公式時進行參考：順序運算符功能1%，()百分比、括號2*,/乘和除3+,-加、字符連接和減 關(guān)于“手工輸入公式”的操作通常在某單元格手工輸入的公式中只包含常數(shù)或文本，其公式非常簡單，如下便是一些常見的公式例子和含義。=A1*2 將單元格A1的數(shù)值乘以2；=A1*B1 將單元格A1的數(shù)值乘以單元格B1的數(shù)值；=A1.B2 將單元格A1到B2區(qū)域中的數(shù)值相加；即是等同于=A1+A2+B1+B2如果您在“C3”單元格中錄入“總計為”；在“B3”單元格中所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)為“88”，則在另外一個單元格中輸入公式：“=C3+B3” 則該單元中便將字符串“總計為”與單

4、元格B3中的數(shù)據(jù)“88”相連接起來，即為：總計為88；如果在單元格中錄入了“=”后，再用鼠標(biāo)在表中選擇區(qū)域，此時會在“=”后顯示所選區(qū)域，回車后便設(shè)置好區(qū)域公式，如同上面例子中的第三個公式一樣。其實這也不是一種設(shè)置公式的方式。操作如下：Ø 選定需要輸入公式的單元格，使它處于被編輯狀態(tài)；Ø 在單元格中或編輯欄內(nèi)鍵入運算符“=”，然后輸入公式，例如B3+C3；Ø 敲回車鍵或點擊編輯欄上的確定按鈕“”，即公式輸入完成。Ø 系統(tǒng)自動據(jù)公式計算，并將結(jié)果呈現(xiàn)在單元格中。第二節(jié) 工作表函數(shù)實際工作中，也許您有時候需要錄入的公式很長也很特殊，如在一個工作表的單元格A1

5、到A9均帶有數(shù)據(jù)，而您需要對這些數(shù)據(jù)求和，您可以手工輸入如下所示的公式：=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9，但設(shè)想一下如果有上千個單元格需要求和，是否仍然用上面的方法呢？這顯然是不可能的。在此，金算盤電子表便為用戶拱了相應(yīng)的函數(shù)。那么什么是函數(shù)呢？定義：在系統(tǒng)中函數(shù)是指針對用戶在工作表中某些特殊而復(fù)雜的計算公式及取數(shù)公式所提供的一個快速有效的手段，一個函數(shù)可以單獨使用，也可以嵌套在一個復(fù)雜的公式中使用。如上例，系統(tǒng)中便為用戶提供了自動求和SUM函數(shù)，此函數(shù)可以達到快速求和的效果，如前面的計算例子用SUM求和便可表示為：=SUM（A1.A9）。 操作提示： 1、選定單元格；

6、直接向單元格中輸入函數(shù) 2、在單元格或編輯欄中輸入相應(yīng)函數(shù)； 3、敲回車鍵，即可。 利用函數(shù)向?qū)珊瘮?shù) 2、單擊常用工具欄或編輯欄上的函數(shù)向?qū)О粹o“”； 或點擊“插入”菜單下的“函數(shù)”命令； 3、在彈出“選擇函數(shù)向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇相應(yīng)的函數(shù)； 4、單擊“確定”； 5、在彈出的“××取數(shù)函數(shù)”窗口中按向?qū)б徊揭徊讲僮鳎?6、點擊“確定”，即可。 關(guān)于函數(shù)在進行函數(shù)操作前，您需要了解函數(shù)中的參數(shù)是什么？及使用函數(shù)的方法與規(guī)則？什么是函數(shù)中的參數(shù)？定義大多數(shù)函數(shù)需要對一個或者多個數(shù)據(jù)對象進行運算，這些數(shù)據(jù)對象就被稱之為參數(shù)。參數(shù)寫在名稱后的括號里，如SUM（A1.A9）中的A1

7、.A9，便為此函數(shù)的參數(shù)。函數(shù)使用規(guī)則：l 如果一個函數(shù)中含有多個參數(shù)，這些參數(shù)需要用逗號分開；l 一個公式中除了第一個函數(shù)由等號開始外，其他函數(shù)前面不帶等號；l 在公式中使用函數(shù)時應(yīng)該給一個函數(shù)賦予參數(shù)；l 使用嵌套函數(shù)時，一個函數(shù)是另外一個函數(shù)的參數(shù)；l 系統(tǒng)中工作表的函數(shù)通常由兩種方式來生成： 1 、直接向單元格中輸入函數(shù)；2、利用函數(shù)向?qū)砩珊瘮?shù)。 直接向單元格中輸入函數(shù)手工輸入函數(shù)與手工輸入公式類似，“函數(shù)”不同之處是“=”之后是一個函數(shù)表達式，如SUM（A1.A9），在此不再贅述，相關(guān)操作請參閱本章第一節(jié)。 利用函數(shù)向?qū)珊瘮?shù)利用函數(shù)向?qū)傻暮瘮?shù)包括：財務(wù)取數(shù)函數(shù)、報表匯總

8、取數(shù)函數(shù)、進銷存取數(shù)函數(shù)和公共函數(shù)。注意：在程序安裝時財務(wù)函數(shù)和進銷存函數(shù)將自動安裝，但如果不小心刪除了，也可以通過“插入函數(shù)”窗口中的“安裝函數(shù)庫”來安裝，財務(wù)函數(shù)和進銷存函數(shù)的安裝均是同一個文件即C:windowsGasoftBFomular.dll。如下我們以財務(wù)取數(shù)函數(shù)為例詳細了解如何使用函數(shù)。其他相關(guān)函數(shù)的使用也與此類同，在此不再贅述。注意：本例的數(shù)據(jù)來源是金算盤VP.ERP中的演示數(shù)據(jù)。在進行報表取數(shù)之前您必須確保帳務(wù)數(shù)據(jù)已記帳。操作如下：Ø 單擊常用工具欄或編輯欄上的函數(shù)向?qū)О粹o“”，或打開“插入”菜單，選取點擊“函數(shù)”子菜單項，進入“函數(shù)向?qū)А睂υ捒颍缦聢D：

9、6; 選擇 “Access版財務(wù)取數(shù)函數(shù)”，單擊“確定”，系統(tǒng)彈出“重新注冊”窗口。Ø 系統(tǒng)注冊操作請參閱金算盤VP.ERP手冊中的相關(guān)內(nèi)容，注冊完成后點擊“確定”，系統(tǒng)彈出“取數(shù)公式”窗口如下：Ø 在“數(shù)據(jù)源”框中，系統(tǒng)自動顯示公式來源的帳套類型、帳套路徑和名稱；您也可以點擊對話按扭“”選擇另外的帳套，系統(tǒng)將自動彈出“數(shù)據(jù)源”對話框如下：Ø 點擊“新增”按鈕，進入“新增數(shù)據(jù)源”窗口。Ø 通過點擊“選擇帳套”按鈕“”您可以選擇新帳套，輸入帳套別名之后，點擊“確定”，系統(tǒng)回到“數(shù)據(jù)源”窗口，在此窗口中顯示所取的新帳套別名及其路徑，如下圖：Ø 您可

10、以選擇一個帳套后點擊“刪除”按鈕刪除該帳套；點擊“修改”按鈕修改其帳套名稱和別名；點擊“確定”按鈕，返回“取數(shù)公式”窗口；Ø 在帳表欄中選擇相關(guān)帳表，系統(tǒng)提供了總帳、明細帳、應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、現(xiàn)金銀行、工資、固定資產(chǎn)和電子表等八種類型的帳表；Ø 選擇帳表后，在“可選項目”框中將列出對應(yīng)帳表的可選項目，點擊一個項目，在“條件設(shè)置”框中，您可對所選擇項目設(shè)置相應(yīng)的條件；Ø 在“類型”框中選擇“數(shù)據(jù)”或“金額”類型；Ø 在“幣別”框中選擇“本位幣”或“原幣”類別；Ø 在“數(shù)據(jù)范圍”框中選擇數(shù)據(jù)；Ø 點擊“加入公式”按鈕，則在公式框中出現(xiàn)設(shè)

11、置的公式；點擊“清除公式”可將已設(shè)置的公式清除；Ø 點擊“公式校驗”按鈕，系統(tǒng)可自動檢驗公式的正確性；Ø 點擊“進銷存函數(shù)”按鈕，可在財務(wù)函數(shù)和進銷存函數(shù)之間進行切換；Ø 點擊任一運算符，即可將多個函數(shù)值進行算術(shù)邏輯運算；Ø 最后，點擊“確定”，公式設(shè)置完成；點擊“取消”，則取消設(shè)置公式。例如：我們利用函數(shù)向?qū)Чδ転閾p益表中“產(chǎn)品銷售收入”的“本月數(shù)”取數(shù)。其它項目的取數(shù)函數(shù)方法相類似，在此不再詳細講解。Ø 激活單元格D4， 進入“取數(shù)公式”窗口，如何進入“取數(shù)公式”窗口的相關(guān)操作請參閱本節(jié)上述的內(nèi)容；Ø 在 “可選項目”框中選擇“科

12、目”；Ø 在“條件設(shè)置”框下“科目”處輸入或選擇501（產(chǎn)品銷售收入）；Ø 在“數(shù)據(jù)”框“類型”處選擇“金額”；Ø 在“幣別”處選擇“本位幣”；Ø 在數(shù)據(jù)范圍框中選擇“實際發(fā)生額”；Ø 單擊“加入公式”按鈕后“公式”框中即顯示設(shè)定的公式，如下圖所示：Ø 為了保證公式的正確性，可單擊“公式校驗”按鈕進行檢查，準(zhǔn)確無誤后單擊“確定”按鈕，返回工作表區(qū)，此時D4單元格內(nèi)便會出現(xiàn)帳上現(xiàn)有的具體數(shù)字，在編輯欄上便會出現(xiàn)相應(yīng)的函數(shù)。第三節(jié) 表達式的應(yīng)用前面我們所講的公式、函數(shù)及單元格的應(yīng)用都是針對單個而言的，事實上我們可能會經(jīng)常遇到需要多個函數(shù)、

13、公式或單元格引用的四則運算后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，也可能會遇到從其它工作表中取數(shù)的情況，這就需要設(shè)置相應(yīng)的表達式來解決這些問題。 操作提示： 1、選定單元格； 2、打開“插入”菜單，選取點擊“表達式”子菜單項； 3、在彈出的“表達式生成器”窗口中選擇數(shù)據(jù)源； 4、點擊“粘貼”按鈕； 如果需要進行運算，可單擊相應(yīng)的運算符號按鈕后重復(fù)3、4步操作； 5、最后，點擊“確定”按鈕，即可。 表達式的輸入可以通過手寫方式，但我們不建議您使用這種方式，尤其在您不熟悉本軟件的情況下，您可以通過對話形式來輸入表達式。操作如下：Ø 激活需要輸入表達式的單元格，單擊“插入”菜單下的“表達式”選項，系統(tǒng)彈出“表達式生

14、成器”對話框：Ø 根據(jù)具體情況在左邊框內(nèi)選擇“當(dāng)前工作表”、“當(dāng)前工作簿”、“外部工作表”、“外部工作簿”或“函數(shù)”項中的任一項，此時右邊框內(nèi)將顯示“<單元格引用>”和“<區(qū)域引用>”；Ø 指定了引用的類型后，右下框內(nèi)會顯示出當(dāng)前的單元格或區(qū)域，您可以重新指定具體的單元格或區(qū)域，完成后單擊“粘貼”按鈕，則上邊的公式框內(nèi)就顯示出您定義的公式，如果需要進行運算，可單擊相應(yīng)的運算符號按鈕后重復(fù)上述操作；Ø 整個表達式定義完成后單擊“確認”按鈕即可。在上圖中單擊“打開文件”按鈕來打開其他的工作簿或工作表，然后可以利用左邊框內(nèi)的“外部工作表”、“外部

15、工作簿”項來提取其他工作簿或工作表中單元格或區(qū)域的數(shù)據(jù)。注意：除“函數(shù)”外，在上圖左邊框內(nèi)您必須指定具體的工作表，可單擊左面的加號（“+”）進行展開。如果選擇函數(shù)，則右邊框中便將出現(xiàn)多種函數(shù)類型，您可選擇其中一種，點擊“粘貼”或雙擊該函數(shù)類型后進入“取數(shù)公式”窗口，其操作可參閱本章第二節(jié)的內(nèi)容。第四節(jié) 設(shè)置行列公式在實際工作中我們可能會遇到工作表內(nèi)的某一行或某一列的公式相同的情況，此時若一個一個單元格設(shè)置公式將是非常繁瑣的一件事情，而且容易出錯。針對這類情況，系統(tǒng)中提供了一次性設(shè)置行列公式的功能，以提高您的工作效率與工作質(zhì)量。操作提示： 1、激活一個單元格； 2、在單元格內(nèi)設(shè)置公式； 3、選定該單元格； 4、當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)殡p箭頭時，按住鼠標(biāo)左鍵拖動鼠標(biāo)到需要設(shè)置行列公式的單元格區(qū)域后，放開鼠標(biāo)左鍵即可。 下面我們以一個具體實例來了解如何設(shè)置行列公