(完整word版)淺談項(xiàng)目范圍管理

1、淺談項(xiàng)目范圍管理在項(xiàng)目研發(fā)過程中會(huì)出現(xiàn)這樣一種情況：項(xiàng)目剛開始做了一段時(shí)期，需求方找來了，要求做項(xiàng)目需求的變更，以便于將競爭對于最新推出的新功能加入，新的需求導(dǎo)致了項(xiàng)目的延期；乂做了一段時(shí)間，需求方乂找來了，要求項(xiàng)目需求的變更，以便于將當(dāng)前最新技術(shù)加入進(jìn)來，這乂導(dǎo)致了項(xiàng)目的進(jìn)一步延期；乂做了一段時(shí)間，其他參與項(xiàng)目研發(fā)的人員過找來了，這個(gè)子工作應(yīng)該是由你來負(fù)責(zé)的為什么現(xiàn)在還沒有啟動(dòng)，而你卻認(rèn)為這是他應(yīng)該負(fù)責(zé)的，不得已再次延期;到了項(xiàng)目驗(yàn)收的時(shí)候，需求方乂提出，其實(shí)他所理解的，這個(gè)項(xiàng)目還包括其他的服務(wù)，例如軟件安裝或者是應(yīng)用部署等相關(guān)內(nèi)容這個(gè)時(shí)候，不光是你，連項(xiàng)目需求方、項(xiàng)目經(jīng)理和其他相關(guān)人員一定

2、都會(huì)覺得很郁悶，整個(gè)項(xiàng)目就好象是一個(gè)無底洞，不知道項(xiàng)目到底什么時(shí)候才能真正結(jié)束，要使項(xiàng)目結(jié)束到底還需要投入多少人力和物力。然而這樣的情況出現(xiàn)并不罕見，如果要列一個(gè)在項(xiàng)目研發(fā)過程中最討厭狀況的清單，相信所有參與過項(xiàng)目開發(fā)和代碼編寫的開發(fā)人員和測試人員都會(huì)將上述情況列入其中，而且排名還會(huì)非常靠前。其實(shí)這種狀況完全是可以改善甚至是避免的，而改善的辦法也很簡單，就是從項(xiàng)目開始就重視范圍管理，運(yùn)用項(xiàng)目范圍管理的理論、工具和方法，做好范圍管理的相關(guān)工作。要說到項(xiàng)目范圍管理，就必須先理解項(xiàng)目和項(xiàng)目范圍的概念。項(xiàng)目的概念現(xiàn)在已經(jīng)是非常普及的一個(gè)概念了，即是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。項(xiàng)目范圍，是指項(xiàng)目產(chǎn)

3、品所包括的所有工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所用的過程。結(jié)合項(xiàng)目的概念可以看出，范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，例如產(chǎn)品的需求說明書；另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作，比如，要完成產(chǎn)品需求說明書上的內(nèi)容，需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成哪些工作。項(xiàng)目范圍是否完成以項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說明書、WBS和WBS字典作為衡雖標(biāo)準(zhǔn)；而產(chǎn)品范圍是否完成，以產(chǎn)品需求說明書作為衡雖標(biāo)準(zhǔn)。從項(xiàng)目范圍的概念中可知，項(xiàng)目干系人必須在項(xiàng)目初始達(dá)成兩個(gè)共識(shí)：一個(gè)是項(xiàng)目要產(chǎn)生什么樣的產(chǎn)品；另一個(gè)是如何生產(chǎn)這些產(chǎn)品。確認(rèn)項(xiàng)目范圍對于項(xiàng)目管理來說具有以下意義：1. 明確了項(xiàng)

4、目的工作具體范圍和具體工作內(nèi)容，是提高成本、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)；2. 項(xiàng)目范圍計(jì)劃編制是確定項(xiàng)目進(jìn)度測雖和控制的基準(zhǔn)。3. 范圍確定就是確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù)，有助于清楚的劃分責(zé)任和分派任務(wù)，為進(jìn)一步安排工作和進(jìn)度控制打下了基礎(chǔ)。項(xiàng)目范圍管理是指對項(xiàng)目包括什么與不包括什么進(jìn)行定義并控制的過程，這個(gè)過程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對做為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個(gè)共同的理解。在這里需要明確的一點(diǎn)是：項(xiàng)目范圍管理不僅僅是讓項(xiàng)目管理人和實(shí)施人員知道，為了達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成的具體工作，還要確認(rèn)清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任。詳細(xì)、清楚的界定分工界面

5、和責(zé)任，不但利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和推進(jìn)項(xiàng)目發(fā)展，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn)。項(xiàng)目范圍管理水平的低下是項(xiàng)目失敗的主要原因之一，但是項(xiàng)目范圍的界定不清乂是項(xiàng)目開發(fā)中很常見的一種現(xiàn)象，而造成這種現(xiàn)象的原因主要包括：1. 企業(yè)的原因。沒有完善的項(xiàng)目管理體系來指導(dǎo)項(xiàng)目的管理，這是最常見的情況，卻也是最糟糕的情況，在這種情況下，項(xiàng)目的成敗往往需要靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的管理和領(lǐng)導(dǎo)能力。在這種情況下項(xiàng)目成功的可能性非常小，大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終。2. 企業(yè)和項(xiàng)目組共同的責(zé)任。對項(xiàng)目沒能制定出清晰規(guī)范的范圍變更控制過程是另外一種非常常見的情況，企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范；

6、對項(xiàng)目組的變更過程的制定沒能起到有效的指導(dǎo)作用。變更在項(xiàng)目執(zhí)行過程中是不可避免的，但是，只要有效地加以管理和控制，同樣可以取得使項(xiàng)目干系人滿意的結(jié)果。3. 是對范圍的定義不夠明確。項(xiàng)目范圍要做到雖化、可驗(yàn)證的程度，但是實(shí)際上，項(xiàng)目范圍在很多時(shí)候都是一些定性的要求，例如“界面友好，可操作性強(qiáng)，提高用戶滿意度”等，類似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。通過之前的分析，可以清楚地看到造成項(xiàng)目范圍不好管理的一些原因，那么要管理好項(xiàng)目范圍就必須對癥下藥。要實(shí)現(xiàn)高水平的項(xiàng)目范圍管理，重點(diǎn)的工作包括：范圍計(jì)劃編制、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、范圍確認(rèn)和范圍控制。一、范圍計(jì)劃編制定義和管理項(xiàng)

7、目范圍對整個(gè)項(xiàng)目的成功有至關(guān)重要的影響，每個(gè)項(xiàng)目都需要在工具、數(shù)據(jù)來源、方法論、過程和流程以及一些其他因素間進(jìn)行平衡，以此確保在項(xiàng)目范圍管理活動(dòng)上所做的努力與項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜性和重要性要吻合。項(xiàng)目范圍管理首先需要將與范圍相關(guān)的決策在范圍管理計(jì)劃中進(jìn)行記錄。范圍管理計(jì)劃是一個(gè)計(jì)劃工具，是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作（項(xiàng)目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程，它描述了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)如何定義項(xiàng)目范圍，制定詳細(xì)的范圍說明書，定義和編制工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）,確認(rèn)和控制范圍。范圍管理計(jì)劃對項(xiàng)目經(jīng)理或者是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)如何管理項(xiàng)目范圍提供了知道，其組成部分包括：1. 如何基于初步的項(xiàng)目范圍說明書準(zhǔn)備一個(gè)詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說

8、明書。2. 如何從詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)。3. 如何對已完成項(xiàng)目的可交付物進(jìn)行正式的確認(rèn)和接受。4. 如何對詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書申請變更，注意要與項(xiàng)目整體變更控制過程相關(guān)聯(lián)。制定項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃可以從以下文檔開始：項(xiàng)目章程、初步的項(xiàng)目范圍說明書、最新的項(xiàng)目管理計(jì)劃、組織過程資產(chǎn)以及企業(yè)環(huán)境因素等。而保障項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃的合理性，必須要有合理科學(xué)的分析和技術(shù)來支撐，一般來說采取如下方法：1. 專家判斷。需要注意的是，專家判斷具有一定的局限性，不同領(lǐng)域的專家會(huì)從不同的角度來判斷問題，因此需要以系統(tǒng)的方法來整合。2.模板、表格和標(biāo)準(zhǔn)。包括工作分解結(jié)構(gòu)模板、變更控制表格和范圍變更控制表格

9、等。二、范圍定義項(xiàng)目范圍的圈定，并不能代表項(xiàng)目范圍就是可控制的,因此要對項(xiàng)目范圍進(jìn)一步細(xì)化，使之具體化、層次化和結(jié)構(gòu)化，從而達(dá)到可管理、可控制、可實(shí)施的目的，減少項(xiàng)目風(fēng)O定義詳盡的項(xiàng)目范圍說明書對于項(xiàng)目的成功至關(guān)重要，這需要在項(xiàng)目可交付物、假設(shè)條件和限制條件的基礎(chǔ)上，隨著項(xiàng)目信息的逐步豐富，逐步細(xì)化。在逐步細(xì)化的過程中，需要檢查假設(shè)和約束條件的完整性，并根據(jù)需要假設(shè)和約束條件進(jìn)行補(bǔ)充。在編制詳盡的項(xiàng)目范圍說明書時(shí)，需要參考以下內(nèi)容：組織過程資產(chǎn)比如模板、項(xiàng)目章程、初步的項(xiàng)目范圍說明書、項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃、批準(zhǔn)的變更申請。其中需要明白的是，經(jīng)批準(zhǔn)的變更申請可能引發(fā)項(xiàng)目質(zhì)雖、范圍和成本的變更，主要發(fā)

10、生在項(xiàng)目執(zhí)行階段，強(qiáng)調(diào)的是變更對項(xiàng)目范圍的影響，比如需要更新WBS。在編制詳盡的項(xiàng)目范圍說明書時(shí)，可以采取以下方法：產(chǎn)品分析，可選方案識(shí)別（是一種用來產(chǎn)生各種不同項(xiàng)目工作方案的技術(shù)，比較常用的是“頭腦風(fēng)暴法”和“橫向思維法”），專家判斷法和項(xiàng)目干系人分析法。項(xiàng)目范圍說明書的主要內(nèi)容應(yīng)該包括：項(xiàng)目目標(biāo)、產(chǎn)品范圍描述、已批準(zhǔn)的項(xiàng)目需求、項(xiàng)目邊界、項(xiàng)目可交付物、產(chǎn)品可接受的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目約束與假設(shè)條件、項(xiàng)目組織、初始風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度里程碑、資金限制、成本估算、項(xiàng)目配置管理需求和項(xiàng)目規(guī)范。三、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）是最常用的工作分解方法，這是一種以結(jié)果為導(dǎo)向的分析方法，用于分析項(xiàng)目所涉及的工作，

11、所有這些工作構(gòu)成了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍，為項(xiàng)目進(jìn)度、成本、變更的計(jì)劃和管理提供了基礎(chǔ)。項(xiàng)目的工作結(jié)構(gòu)分解是組織管理工作的主要依據(jù)，對項(xiàng)目管理來說有著重要的意義。當(dāng)前常用的工作分解結(jié)構(gòu)標(biāo)示形式主要有兩種：一種是分級(jí)的樹形結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)層次清晰，結(jié)構(gòu)性強(qiáng)，但是不易修改，而且對于較大、復(fù)雜的項(xiàng)目難以標(biāo)示項(xiàng)目全景，因此一般應(yīng)用在小型項(xiàng)目中；另一種是表格形式，這種結(jié)構(gòu)直觀性較差，但是能夠反應(yīng)出項(xiàng)目所有的工作要素，一般用于大型、復(fù)雜的項(xiàng)目中。創(chuàng)建WBS需要參考組織過程資產(chǎn)例如原有WBS模板、范圍說明書、范圍管理計(jì)劃和已批準(zhǔn)的變更申請。工作分解則是最重要的工作，在很大程度上決定了項(xiàng)目是否成功。分解是將主要項(xiàng)目

12、可交付物分解為更小的、更易管理的單元，直到細(xì)分到足以用來支持未來的項(xiàng)目活動(dòng)一定的工作包。工作包是WBS的最底層，可以在該層次上對其成本和進(jìn)度進(jìn)行可靠的估算。工作分解一般采取以下步驟：1. 識(shí)別項(xiàng)目交付物和相關(guān)項(xiàng)目工作；2. 對WBS的結(jié)構(gòu)進(jìn)行組織；3. 對WBS進(jìn)行分解；4. 對WBS中各級(jí)工作單元分配標(biāo)識(shí)符或編號(hào)；5. 對當(dāng)前的分解級(jí)別做檢驗(yàn)，以確保它們是必須的、而且是足夠詳細(xì)的。工作分解結(jié)構(gòu)應(yīng)該把握的原則如下：1. 在各層次上保持項(xiàng)H的完整性，避免遺漏、交叉從屬；2. 相同層次的工作單元應(yīng)用相同性質(zhì)；3. 工作單元能分開不同的責(zé)任者和工作內(nèi)容；4. 便于項(xiàng)目管理和控制的需要；5. 應(yīng)該包括

13、項(xiàng)目管理的工作，也包括分包出去的工作。為了簡化WBS的信息交流過程，通常利用編碼技術(shù)對WBS進(jìn)行信息交換。編碼設(shè)計(jì)與結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)是有對應(yīng)關(guān)系的，結(jié)構(gòu)的每一層代表編碼的某一位，有一個(gè)分配給它的特定的代碼數(shù)字。在完成工作分解結(jié)構(gòu)后，應(yīng)該形成以下文檔：更新項(xiàng)目范圍說明書、WBS、WBS字典（即WBS工作單元的賬戶編碼、工作描述、執(zhí)行組織和里程碑列表等內(nèi)容）、范圍基線（包括前三項(xiàng)）和更新項(xiàng)目管理計(jì)劃。四、范圍確認(rèn)項(xiàng)目范圍確認(rèn)是指項(xiàng)目干系人對項(xiàng)目范圍的正式承認(rèn)，是貫穿于整個(gè)項(xiàng)目周期內(nèi)的，從開始項(xiàng)目管理組織確認(rèn)WBS的具體內(nèi)容，到項(xiàng)目各個(gè)階段的交付物驗(yàn)收，直至最后的項(xiàng)目驗(yàn)收在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。五、范圍控制項(xiàng)目范圍的變更不可避免，在實(shí)際項(xiàng)目中經(jīng)常發(fā)生，但是為了阻止項(xiàng)目范圍蔓延，可采用變更控制系統(tǒng)來進(jìn)行范圍控制。變更控制系統(tǒng)主要是指范圍變更的有關(guān)流程，包括必要的書面文件如