信息化項目協(xié)作的成功之道_工程管理

1、信息化項目協(xié)作的成功之道項目管理程序在理論上聽上去經(jīng)常很美，但一旦IT人員把它們交到了最終用戶手上，就會開頭聽到埋怨使用不便和界面難懂的聲音。像微軟Visio這些功能強大的繪圖程序會讓IT老手覺得滿足，尤其是那些以繪制網(wǎng)絡(luò)圖為生的人，卻往往讓業(yè)務(wù)部門的主管們感到懊喪。有時正如Healthwise公司的首席技術(shù)官尼爾本茲明白的那樣，你需要換一種思索方法才能解決貴公司的項目管理問題。也正如本茲明白的那樣，你可能會發(fā)覺：如今的項目管理程序?qū)镜年P(guān)心不僅僅是確保項目順當(dāng)開展。本茲選擇的程序是Mindjet公司的MindManager，同時也變成了他組織的一個產(chǎn)品開發(fā)工具(最新版本MindManage

2、r Pro 7標價為349美元，量大可優(yōu)待;假如你想試一下界面如何，該公司還供應(yīng)免費試用21天的機會。)作為創(chuàng)辦于1975年的非營利性組織，Healthwise與管理醫(yī)療保健組織(如Kaiser Permanente)、消費者門戶(如WebMD)以及數(shù)百家醫(yī)院合作，供應(yīng)消費者所需的信息，關(guān)心他們作出明智的醫(yī)療決策。這家組織稱之為“信息醫(yī)療”(Information Therapy)?？墒钦f到管理其內(nèi)部的項目信息，包括將來發(fā)布產(chǎn)品線要用到的眾多醫(yī)療相關(guān)內(nèi)容，這家組織大約在兩年前熟悉到需要“動一番手術(shù)”。該組織共有50名技術(shù)員工和211名員工，所使用的項目管理工具形形色色，包括微軟Project和

3、微軟Visio。當(dāng)時它開頭在開發(fā)一條簡單的新產(chǎn)品線，名為Ix HealthMastery Campaigns。這是一系列供應(yīng)信息的程序，向消費者發(fā)送通過電子郵件發(fā)送的眾多信息、調(diào)查表和提示內(nèi)容，涉及哮喘、背部痛苦和戒煙等主題。這個項目需要一支成員各異的小組親密聯(lián)系。Healthwise負責(zé)發(fā)布HealthMastery的軟件工程師莉薩奧圖爾說：“我們有支小組負責(zé)這個項目，包括編程員、項目經(jīng)理和技術(shù)人員等不同成員。”(奧圖爾不向本茲匯報，而是直接向負責(zé)新產(chǎn)品開發(fā)的公司副總裁匯報。)她說：“我們需要一種方法來開發(fā)思路，那樣大家都能看到項目進展?fàn)顩r?！彼终f，公司有一段時間也試過開小組會議時在黑板上

4、貼便條紙的方法，雖然便條紙能描述相關(guān)問題，但無法組織管理相關(guān)的電子文件。正如本茲指出的那樣，很多公司其實到頭來使用Excel來運作項目(如Healthwise發(fā)布新產(chǎn)品的項目)，這完全是由于我們都熟識這一用戶界面。他補充說，但這其實是個錯誤?！跋馱ord或者Excel這些程序是線性的，根本處理不了發(fā)布活動的不同方面?！眻D表取代清單這家組織內(nèi)部的一些人使用MindManager，開了頭腦風(fēng)暴會后打算使用Mindjet公司的這個程序，此后卻主要成了一個組織和項目管理工具。MindManager讓用戶可以獵取表示某個思路或項目的可視化圖表，附帶全部的分支和部分。本茲說：“我們發(fā)覺可以進一步發(fā)掘Min

5、dManager的功能，用于產(chǎn)品開發(fā)?！迸c微軟Project這些廣泛適用的任務(wù)傳統(tǒng)項目管理程序相比，MindManager程序顯得非同尋常，由于它側(cè)重于圖形化圖表。任何人都可以使用MindManager：只要繪制圖形化圖表，這吸引了并不精通項目管理的人。有些項目管理程序迫使人們從設(shè)計包括項目里程碑、日期和小組成員的清單開頭著手，這可能會讓你覺得在填寫沒完沒了的電子表格。本茲發(fā)覺，企業(yè)用戶幾乎不需要學(xué)習(xí)MindManager程序，即可上手。另外，由于XML功能，它讓用戶可以直接從可視化“圖表”鏈接至相關(guān)的項目文檔。就拿Healthwise來說，鏈接可把用戶直接帶到與HealthMastery產(chǎn)品

6、線內(nèi)部的15項發(fā)布活動有關(guān)的全部文檔。這條新產(chǎn)品線的開發(fā)小組(包括醫(yī)生和IT人員)起初使用MindManager用于設(shè)計和創(chuàng)作內(nèi)容，隨后用于實施、最終作為檢測矩陣(testing matrix)，從而確保每項發(fā)布活動的全部方面都井然有序。HealthMastery的每項發(fā)布活動傳達不同的訊息，這取決于患者對某些問題有什么響應(yīng)，譬如他們的精神健康是否消失了反復(fù)或者變化。所以，這個可視化圖表上有一系列條件分支結(jié)構(gòu)和定時觸發(fā)器。奧圖爾說：“我們的圖表被這里的人奉為寶典。”奧圖爾說，該程序的可視化外觀感覺吸引了從事這個項目的成員各異的小組。她說：“用戶樂觀采納它的速度之快著實讓我驚訝。假如你把它與微軟

7、Visio(這是個優(yōu)秀工具)比一下，會發(fā)覺Visio用起來有點難。我手下有一名編程員試圖用Visio來繪 圖，結(jié)果聽到她從辦公室里傳出尖聽聲。有些醫(yī)生仍把每樣?xùn)|西寫在紙上?！北酒澓蛫W圖爾指出，公司的一些IT員工如今仍使用Visio，但他們沒有要求最終用戶這么做。IT員工還使用微軟的Visual Studio Team System和Team Foundation Server，以支持小組的靈敏開發(fā)方法。IT人員還發(fā)覺，MindManager程序?qū)|(zhì)量保證項目有所關(guān)心。本茲說，其中一個發(fā)布產(chǎn)品預(yù)備測試時，你要做的就是打開圖表。這是由于，圖表會鏈接至消費者在發(fā)布活動期間收到的每一部分內(nèi)容，涉及治療

8、哮喘等主題。圖表還鏈接至管理哪個部分在何時被發(fā)送的觸發(fā)器和規(guī)章。他說：“這就可以做成完備的測試文檔。你看了每個動作后，會問它有合理的問題分支、合理的問題、合理的基于時間的觸發(fā)器嗎?”譬如說，針對剛被查出患有哮喘的病人和懷孕病人，系統(tǒng)會按不同的次序、發(fā)送不同的材料。Healthwise必需確保系統(tǒng)在合適的時間發(fā)送合適的材料。如今，這家組織連續(xù)開發(fā)HealthMastery內(nèi)部的新發(fā)布產(chǎn)品，使用MindManager完成開發(fā)到測試的工作。本茲說，在項目開頭階段，小組成員經(jīng)常會在會議室的平板顯示屏上顯示Mindjet圖表，開頭爭論。每個發(fā)布產(chǎn)品的開發(fā)從頭到尾需要10周到12周。本茲說：“要不是它(M

9、indManager)，小組中的每個人要花比目前更多的時間來完成發(fā)布產(chǎn)品的開發(fā)?！眾W圖爾說，展望將來，該組織會設(shè)法把更多的內(nèi)部數(shù)據(jù)連接到Mindjet圖表，并調(diào)查這些圖表是否可以推廣到消費者，從而以更加結(jié)構(gòu)化的方式來收集及供應(yīng)信息。Healthwise盼望看到開發(fā)商們下一步對這種技術(shù)實行什么樣的動作呢?奧圖爾說：“進入到企業(yè)圖表服務(wù)器層面將是下一大步，以便可以在服務(wù)器集中供應(yīng)圖表;多個用戶可同時共享及更新?！盚ealthwise的本茲說，歸根結(jié)底，IT主管應(yīng)當(dāng)考慮清晰諸如此類的項目管理程序除了僅僅跟蹤日期和里程碑外，還有什么樣的功能。他說：“MindManager或許是貴組織的一項顛覆性技術(shù)，幾乎不需要什么培訓(xùn)，而且各個級別的員工都能以創(chuàng)新的方式將它用于產(chǎn)品設(shè)計、內(nèi)容創(chuàng)作、項目實施及質(zhì)量保證?！睂嵤┮cHealthwise的首席技術(shù)官尼爾本茲在實施Mindjet的MindManager、用于項目管理及新產(chǎn)品設(shè)計時，學(xué)到了這些珍寶閱歷。1、以一種循序漸進的方式為貴組織引入程序，首先將它用于跨部門的頭腦風(fēng)暴會。2、強調(diào)用戶界面，由于有些項目管理程序注意內(nèi)容簡單的