會議管理辦法43668

1、鍵入文字 會議管理辦法 1、目的：為了規(guī)范公司各級會議流程和管理，確保會議召開的效率及效果，特制訂本制度。2、適用范圍：本規(guī)定適用于公司所有會議。3、職責：3.1行政部3.1.1負責公司會議制度的執(zhí)行檢查和監(jiān)督工作；3.1.2負責公司級會議的組織、傳達、記錄及會議記錄的管理和決議的跟蹤檢查；3.2各部門3.2.1根據(jù)需要提議召開公司級會議和參與公司級會議；3.2.2負責本部門會議的組織、記錄、以及會議決議提報和執(zhí)行；3.2.3負責各類會議涉及到本部門的相關(guān)會議決議的執(zhí)行工作；3.3會議主持人：負責組織召開會議和執(zhí)行會議紀律和控制會議流程；3.4與會人員：負責遵守會議管理制度和會議決議的執(zhí)行；4

2、、內(nèi)容及要求：4.1會議類別：4.1.1按級別分類：公司的會議分為（一級）公司級會議、（二級）部門級會議共二級。4.1.1.1公司現(xiàn)根據(jù)人員職能狀況暫分為7個部門。其中三個部門（不含）以上的會議即為公司級會議，分管該部門的負責人必須參加；由組織會議部門負責通知和召集并進行會議記錄；4.1.1.2部門級會議由部門負責人組織本部門員工參加，由部門內(nèi)指定人員做會議記錄；4.1.2按召開時間規(guī)律分類：公司的會議可分為：定期會議和臨時會議；4.1.2.1定期會議主要包括：公司周例會、部門周例會、部門日例會、月度總結(jié)會、年度總結(jié)會等；4.1.2.2臨時會議主要包括： 專題業(yè)務會議、管理工作會議等因工作需要

3、組織的會議；4.2會議通知4.2.1公司周例會由各部門經(jīng)理于每周二上午9：40準時參加，開會時間原則上1個半小時，即11：10結(jié)束，不作另行通知，如果會議時間地點等發(fā)生變化由行政部提前通知；4.2.2各部門每周第一天由部門負責人組織部門人員開部門周例會，其他工作日開日例會；部門領(lǐng)導不在時由其他領(lǐng)導代為主持或部門成員輪流主持開會，會后以周計劃的形式或會議記錄形式提交給主管領(lǐng)導，日例會不用提交會議記錄；4.2.3月度總結(jié)會由各部門經(jīng)理于每月最后一周的周二下午14：30準時參加，不作另行通知，如果會議時間地點等發(fā)生變化由行政部提前通知，逢周六、周日或節(jié)假日順延。4.2.4年度總結(jié)會由各部門員工于每年

4、1月12日14：00準時參加，會議內(nèi)容為總結(jié)上一年度工作內(nèi)容匯報下一年度工作計劃，逢周六、周日或節(jié)假日順延。4.2.5其他公司級會議由發(fā)起部門負責起草書面通知報公司領(lǐng)導同意后，由發(fā)起部門負責安排相關(guān)通知；部門級會議由發(fā)起部門負責人確定即安排通知；4.2.6會議通知的形式為：書面、面對面口頭、電話形式，通知人應及時做好相關(guān)的通知反饋記錄；4.2.7一般會議通知需提前四小時通知與會人員，臨時會議或緊急會議除外。4.2.8 公司的周例會、月度總結(jié)會、地點定在9樓大會議室，年度總結(jié)會在七樓多功能室。4.2.9 當周例會和月例會及年度會議時間出現(xiàn)在同一周內(nèi)時，則相應的取消重復會議，取消順序為當周例會和月

5、例會同周，則取消周例會；當月例會和年例會、周例會同月同周進行，則取消周例會、月例會；4.2.10除固定的會議外，其他會議通知需明確具體的會議主題、開會時間、會議地點及整個會議的時間。4.3會議要求任何會議事先必須有明確的議事內(nèi)容、程序、對與會者的要求；4.3.1定期一級會議要求(包括公司周例會, 月度總結(jié)會、年度總結(jié)會)：4.3.1.1 如召開例會的時間無更改,不需要另行通知.4.3.1.2如果召開例會的時間有更改,主持部門或領(lǐng)導人需在會議召開日期一天前以公司會議默認的通知形式提前告知各部門召開會議的具體時間,地點,會議大概時長.4.3.1.3各部門領(lǐng)導參加公司定期一級會議必須根據(jù)參加的會議的

6、類別按規(guī)定會議匯報的格式及內(nèi)容（見6.2、6.3）準備會議資料，4.3.1.4各部門需于開會前半小時將電子檔會議資料交行政部經(jīng)理或指定的人員處，由其統(tǒng)一上交。4.3.1.5定期一級會議(即公司例會)的內(nèi)容包括三方面,1上一周期工作匯報;2下一周期工作計劃;3需其他部門配合事項(注:需配合事項需是會前有溝通,對方未答應或獨立完成不了事項);或需三個部門或以上人員回復如何處理的問題)4.3.1.6會前一小時行政部或其他組織部門需提前做好會議相關(guān)準備,包括會議設(shè)備的調(diào)試,會議資料的準備,會議環(huán)境的整理.并將各部門的議題匯總.4.3.2 議事原則：發(fā)言人員會議上提出的問題必須是涉及三個或以上部門，且在

7、會議前進行溝通仍不能解決的問題，議事必須有結(jié)果； 4.3.3 各部門發(fā)言時間原則上為3-6分鐘，超時者主持人負責提醒。4.3.4 會議發(fā)言先后順序為：開發(fā)部-營銷部-生產(chǎn)部-產(chǎn)品部-品質(zhì)部-人力行政部，財務部根據(jù)會議需要列席發(fā)言，但不需每周分享。4.3.5 會議期間按照會議議程規(guī)定的發(fā)言順序進行發(fā)言，其它與會人員需尊重發(fā)言人講話，在別人發(fā)言其間勿插話,勿評述，若有問題待發(fā)言人講話完畢后再提出,但如果發(fā)言3分鐘以上還無結(jié)果,則暫停討論,等會后再單獨討論。4.4會議記錄4.4.1任何一級會議，必須有會議記錄，并在會后兩個工作日內(nèi)提交上級領(lǐng)導查閱；4.4.2會議記錄必須記錄缺席、遲到人員及會上違規(guī)行

8、為，會議上落實的工作問題、改善措施，責任人與完成時間； 4.4.3公司周例會、月度總結(jié)會、年度總結(jié)會由行政部作會議記錄（按公司規(guī)定的格式見6.1），需于會后1天內(nèi)完成，經(jīng)與會人員確認無誤，于會后二天內(nèi)交總經(jīng)理。4.4.4會議形成的重要決議或任務分工責任人必須按會議上規(guī)定的完成時間完成工作任務；5. 不定期會議5.1 全體員工會議： 重大決策事項及全體員工交流協(xié)調(diào)遇到的問題.由行政部組織5.2 營銷部相關(guān)工作會議，如營銷分析會議，營銷管理會議，出差工作分享會議：出差工作總 結(jié)及情況分享，由營銷部組織。5.3 新品開發(fā)建議會議：產(chǎn)品部、營銷部根據(jù)客戶的銷售及補貨情況及客戶意見，提出開發(fā)建議。5.4

9、 客戶訂單整合會議：訂貨會后客戶下單匯總情況、不能生產(chǎn)的訂單情況、改款及差異情況分析等，由營銷部組織。5.5 所有臨時性會議最終也需形成會議記錄并分發(fā)給會議負責人及總經(jīng)理。5.5會議文件的管理5.5.1會議紀要和會議所用的有關(guān)文件包括會議決議，都有一定的保密性，必須妥善保管，違規(guī) 行為嚴格按照公司保密條例進行處理；5.5.2公司周例會與月度總結(jié)會會議記錄由人事行政部負責保存，其它會議記錄由部門負責保存。5.6會議紀律及處罰5.6.1發(fā)言人不可脫離主題長篇大論，亦不可一言不發(fā)保持緘默；5.6.2無故缺席任何一級會議，缺席一次，予以樂捐20元/次；未經(jīng)請假無故遲到者，遲到5分鐘以內(nèi)捐5元；遲到10

10、分鐘以內(nèi)捐10元；30分鐘以上按缺席處理。5.6.3會議通知人未盡責通知導致當事人缺席會議，則免罰當事人，通知人樂捐10元/次；5.6.4參會人員原則上必須準時參加會議，若遇特殊情況不能參加者必須與會議主持人請假，并安排本部門職務代理人參加會議(必須保證每個部門至少有一個職務代理人參加)，若未請假或無代理人一律按缺席處理；5.6.5與會人員必須自覺關(guān)閉手機或改為無聲、震動狀態(tài)；嚴禁任何人會議中手機響鈴或接聽電 話；會議手機響鈴或在會場接聽手機樂捐10元/次；5.6.6未按規(guī)定于會前準備會議資料者第一次給予警告一次，第二次給予樂捐20元/次。5.6.7任何一級會議，當事人開會不盡職，應當在會議上

11、匯報的問題無故不在會上匯報，會后又不及時采取措施，但事后被發(fā)現(xiàn)的，每次樂捐50元；如果該問題因未及時匯報或討論導致該問題惡化或給經(jīng)營、管理等造成負面影響或損失的，樂捐100元/次，并視其影響和損失程度給予相應的行政處罰：賠償、降薪、降職、直到開除等。5.6.8會議形成的重要決議或任務分工責任人必須按會議上規(guī)定的完成時間完成，因個人原因未完成或未執(zhí)行第一次給予警告，第二次給予樂捐50元/次。5.7周例會 時間安排：每周二上午9：40（逢節(jié)假日順延，時間臨時更改另行通知） 與會人員：總經(jīng)理、各部門經(jīng)理及以上 會議記錄：人力行政部 會議主持：總經(jīng)理，總經(jīng)理不在時由指定人員代理5.7.1會議的議程及時

12、長1)14:00與會人準時到會場,在會議簽到表簽到,行政部確認人員到會情況（應到人數(shù)和實到人數(shù)，遲到人員在會議結(jié)束時進行公布處理）；2)14:01主持人宣布會議正式開始，問候. 3)14:02 各部門開始匯報工作(每一部門匯報工作時長3-6分鐘,超過6分鐘會議紀錄人報警) 4)每一部門匯報工作的內(nèi)容包括上周工作匯報,下周工作計劃.5.7.2由總經(jīng)理根據(jù)上一周會議上安排的工作內(nèi)容組織責任人匯報完成情況及安排本周重點完成工 作內(nèi)容，公司的發(fā)展規(guī)劃，約1020分鐘；5.7.3由營銷總監(jiān)總結(jié)上周工作完成情況，安排下周重點工作，時間約1020分鐘；5.7.4由各部門匯報上周部門完成的工作重點（包括上周會

13、議需完成的決議事項及其它部門提出的工作要求），下周的重點工作計劃，匯報的內(nèi)容及格式根據(jù)6.2、6.3的規(guī)定，并提出需要協(xié)助解決的問題， 5.7.5各部門匯報工作時開場白為“各位領(lǐng)導、同事大家好！下面由XXX匯報XX部門工作總結(jié)下周工作計劃”，結(jié)束語“匯報完畢，謝謝”。5.8 月度工作總結(jié)會時間安排：每月最后一周的周例會時間即為月度工作總結(jié)會議時間，最后一周不做周例會總結(jié)及計劃 。 其他：同周例會。5.9年度總結(jié)會時間安排：每年1月12日下午14：00 （逢周六、 周日或節(jié)假日順延，時間另行通知） 與會人員：全體同事 其他流程同周例會或以臨時通知為準。5.10部門周/月例會：由各部門組織本部門員工在每周一早上開完公司早激勵后進行周例會。會后需在下午16：00前形成周/月工作總結(jié)及計劃總結(jié)電子檔提交本部門領(lǐng)導，再由本部門領(lǐng)導統(tǒng)一發(fā)電子檔在周二早上開會前半小時至行政經(jīng)理或指定的提交人處。遲交需樂捐。5.11 部門內(nèi)部工作事項早會時間不宜太長，非涉及到本部門全體的特殊情況如果需要時間較長可用