公司檔案管理規(guī)定36781

1、公司檔案管理規(guī)定1.0目的 為加強(qiáng)公司的各類檔案的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司文件的歸檔、立卷、保管、借閱全過程的控制，以確保公司經(jīng)營活動(dòng)的需要，特制訂本規(guī)定。2.0適用范圍：本規(guī)定適用于全公司（含分支機(jī)構(gòu)）。3.0定義及職責(zé) 3.1檔案：是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科技研發(fā)、技術(shù)改進(jìn)、文化活動(dòng)等活動(dòng)中形成的文件，體現(xiàn)為蓋有公司公章的以書面形式存在的各類章程、合同、協(xié)議、備忘錄、證書、公函規(guī)定等原件、復(fù)印件、傳真件以及E-mail、光盤、電子檔案等。 3.2總辦：負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作，并對(duì)檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。 3.3檔案管理員：負(fù)責(zé)對(duì)公司的檔案進(jìn)行歸檔、保管、借閱等全過程的管理。 3.4

2、部門檔案管理人員：負(fù)責(zé)對(duì)分管的部門檔案進(jìn)行歸檔、保管、借閱等全過程進(jìn)行管理，積極配合公司的檔案管理工作，完善公司檔案管理制度。4.0檔案分類、編碼及責(zé)任部門 4.1經(jīng)營決策類檔案（編碼為A-ZB-0001）：股東會(huì)文件、董事會(huì)文件、人事任命文件、融資文件、對(duì)外投資文件、重大業(yè)務(wù)合作文件、訴訟/仲裁法律事務(wù)文件等，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.2資質(zhì)證明類檔案（編碼為B-ZB-0001）：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、政府文件等，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.3合同類檔案（編碼為C-ZB-0001）：采購合同、市場銷售合同、業(yè)務(wù)合作合同、外商代理合作協(xié)議及其他與合同簽署有關(guān)的文件，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.4知識(shí)產(chǎn)權(quán)類檔案（編

3、碼為D-ZB-0001）：專利、商標(biāo)、版權(quán)、域名登記等申請(qǐng)文件及證書技術(shù)成果鑒定資料、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同及其他與知識(shí)產(chǎn)權(quán)有關(guān)文件，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.5 運(yùn)作管理類檔案（編碼為E-ZB-0001）：公司制度文件、流程規(guī)范等檔案，由總辦負(fù)責(zé)管理。4.6人事檔案（編碼為F-HR-0001）：人事檔案、員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議及其他與人事管理有關(guān)的文件，由人力資源部負(fù)責(zé)管理。4.7 項(xiàng)目申報(bào)類（編碼為G-ZL-0001）：公司申請(qǐng)的相關(guān)資質(zhì)及項(xiàng)目所留的備份檔案，由戰(zhàn)略發(fā)展部負(fù)責(zé)管理。4.8 研究開發(fā)檔案（編碼為H-YF-0001）：產(chǎn)品檔案、設(shè)計(jì)文件、源程序、技術(shù)方案等檔案，由研發(fā)中心負(fù)責(zé)管

4、理。4.9銷售類檔案（編碼為I-GX-0001、I-TZ-0001）：銷售項(xiàng)目技術(shù)方案、銷售合同復(fù)印件、往來聯(lián)絡(luò)函件、客戶信息資料檔案，由市場關(guān)系部、市場拓展部負(fù)責(zé)管理。4.10生產(chǎn)管理類檔案(編碼為J-SC-0001)：物料管理、設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備操作規(guī)范、設(shè)備檢修、工作流程、車間綜合作業(yè)管理，由生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)管理。4.11生產(chǎn)采購檔案(K-CG-0001)：原材料編碼、供應(yīng)商管理、原材料檢測報(bào)告等，由采購部負(fù)責(zé)管理。編碼為4.12技術(shù)類檔案(編碼為L-PZ-0001)：設(shè)備技術(shù)檔案、工藝查定資料、品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品工藝手冊(cè)、品質(zhì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法標(biāo)準(zhǔn)等，由技術(shù)品質(zhì)部負(fù)責(zé)管理。4.13財(cái)務(wù)檔案（

5、編碼為M-CW-0001）：銀行開戶文件、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、貸款合同、稅務(wù)、海關(guān)和外匯登記證書及文件、重要財(cái)務(wù)憑證及其他與財(cái)務(wù)有關(guān)的文件，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理。4.14工程類檔案（編碼為N-JJ-0001）：工程類圖紙、工程實(shí)施方案、工作聯(lián)絡(luò)單、完工通知書、驗(yàn)收通知書、報(bào)建資料等檔案，由基建部負(fù)責(zé)管理。4.15行政類檔案（編碼為O-XZ-0001）：公司各類日常通知文件、辦公區(qū)域的后勤管理檔案、各類行政憑證及單據(jù)、行政規(guī)范、辦公用品檔案等檔案，由行政部負(fù)責(zé)管理。5.0 檔案密級(jí)根據(jù)部分文件資料重要性及機(jī)密性的特殊性質(zhì)，防止因公司重要文件泄漏而對(duì)公司造成不良影響后果，故各類檔案資料均設(shè)有密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

6、公司檔案秘密等級(jí)分為“核心”、“重要”、“一般”三類。5.1 核心資料包括：涉及到公司核心技術(shù)資料、重要決策文件資料、經(jīng)營決策類文件等，泄露會(huì)對(duì)公司造成特別重大的經(jīng)濟(jì)和安全損失。核心級(jí)檔案的歸檔和借閱須由執(zhí)行副總審批，必要時(shí)由總裁加批；包括：u 核心技術(shù)資料；u 提交公司董事會(huì)、高管層討論的重要決策文件資料；u 公司制定的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目等經(jīng)營決策；u 公司項(xiàng)目合作的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告；u 公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及尚未公開的財(cái)務(wù)資料；u 公司驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告；u 公司招標(biāo)項(xiàng)目的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件；u 融資貸款項(xiàng)目的合同、協(xié)議書、擔(dān)保

7、書、意向書；u 重大訴訟事項(xiàng)資料；u 其他部門認(rèn)為核心的資料。5.2重要資料包括：是指與本公司經(jīng)營、技術(shù)、人事、管理有重要關(guān)系，泄露會(huì)使公司遭受重大經(jīng)濟(jì)損失和安全損失的，由檔案責(zé)任部門分管負(fù)責(zé)人審批；包括：u 一般性的訴訟、仲裁事項(xiàng)資料；u 公司客戶資料；u 公司工商資料；u 公司人事檔案、合同、協(xié)議、薪酬福利資料；u 公司重要會(huì)議的文件資料u 其他應(yīng)作為重要資料的文件。5.3 一般資料包括：是指一般性的例行的，與公司的經(jīng)營、管理、技術(shù)、人事等關(guān)系較小，泄露會(huì)使公司遭受經(jīng)濟(jì)和安全損失的可能性較小的文件，一般由檔案責(zé)任部門負(fù)責(zé)人審批；包括：u 能夠在公司內(nèi)部公開的一般文檔資料；u 公司內(nèi)部公開的

8、一般性決定、通告、通知等內(nèi)部文件；u 公司證照資料；u 部門的內(nèi)部工作例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要。u 其他應(yīng)作為一般資料的文件。6.0 檔案室管理6.1公司設(shè)立專門的檔案室，分配給各部門有一個(gè)獨(dú)立的檔案柜放置部門的檔案資料，歸檔立卷文檔一律存放在公司檔案室。除公司指定的各文檔負(fù)責(zé)人員外，其余無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室，檔案室應(yīng)具備 防火、防潮、防蟲等安全存放設(shè)施。檔案室大門鑰匙由總辦檔案管理專員總管，非檔案室管理人員未經(jīng)同意不得進(jìn)入。各分類檔案柜鑰匙由文檔負(fù)責(zé)人保管，嚴(yán)禁借與其他人開啟。由公司檔案管理員統(tǒng)一備份。檔案室進(jìn)出需在總辦檔案管理人處做好登記工作。6.2部門檔案管理人每季度末將及時(shí)更新的電子檔案表提交

9、給總辦檔案管理員以備存檔，并日常負(fù)責(zé)該類檔案的全部管理維護(hù)工作?？傓k最少每年年終全面檢查、清點(diǎn)或翻頁一次。如發(fā)現(xiàn)蟲蛀、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象或發(fā)生可疑、意外情況，應(yīng)及時(shí)檢查，檢查清點(diǎn)情況和發(fā)現(xiàn)的問題或隱患，應(yīng)做好記錄并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 6.3檔案室保持整潔，不準(zhǔn)堆放無關(guān)檔案的其它雜物，檔案資料及其裝具排列科學(xué)，做到整齊、清潔、通風(fēng)、美觀，便于杳找利用。檔案應(yīng)按編號(hào)順序從上至下，從左至右，科學(xué)地存放在檔案柜、密集架內(nèi)。6.4 貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的方針，切實(shí)做好“八防”即防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強(qiáng)光等工作。6.5 檔案室管理人員變動(dòng)工作崗位時(shí)，必須辦妥清點(diǎn)交接手續(xù)，在交接登記本

10、上簽名，并有一證明人簽名。7.0 檔案管理流程7.1 歸檔：所有經(jīng)辦人員需在文件簽署后2個(gè)工作日內(nèi)移交原件給本文檔負(fù)責(zé)人歸檔，文檔負(fù)責(zé)人在接收文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查文件的正文及附件是否齊全，以保持歸檔文件的完整性，并以電子方式建立電子檔案。歸檔按照以下方式：7.1.1 Word電子檔案：由檔案制作人在檔案上直接加保密水印，分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”字樣，字體為宋體，尺寸為標(biāo)準(zhǔn)，顏色為灰色（半透明），輸出為斜線。7.1.2 紙張性檔案：加蓋保密章。7.1.3 其他電子檔案：由檔案制作人在文件的顯著位置標(biāo)注檔案的密級(jí)，無法在檔案上直接標(biāo)注的，采取其他方式另行明示。7.1.4 圖表：由于圖表可

11、能被抽出來使用，由檔案制作人在圖表的顯著位置單獨(dú)標(biāo)注密級(jí)。7.2建檔：文件一經(jīng)歸檔，檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)立即辦理立卷手續(xù)，填入宗卷目錄，宗卷目錄應(yīng)包括移交人、接收人的親筆簽名、文檔名稱、交卷期、份數(shù)、頁數(shù)等重要內(nèi)容。宗卷目錄交總辦檔案管理員實(shí)行備份管理。7.3各部門檔案按照檔案柜存放，要求存放的檔案按照密級(jí)、類別擺放清晰、可查?？傓k檔案管理員負(fù)責(zé)組織部門檔案管理人員每半年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。7.4檔案借閱及歸還：檔案借閱應(yīng)填寫對(duì)應(yīng)的表單，通過對(duì)應(yīng)檔案審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。7.4.1檔案借用需要在登記表上記錄借用情況；電子檔案表上錄入“借用記錄”一欄資料。7.4.2檔案需按照約定的歸還期限歸還，

12、歸還按照檔案原存放方式和位置存放歸還檔案；延期另行辦理續(xù)借手續(xù)。7.4.3需借閱公司資料辦理相關(guān)業(yè)務(wù)而不歸還的，需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。7.4.4對(duì)逾期不還檔案或丟失檔案的人員，檔案室將停止對(duì)其借案，直至原借檔案歸還或丟失檔案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)處理后方可恢復(fù)借閱檔案。7.4.5檔案借閱時(shí)必須當(dāng)面檢查清楚，不得自行外借或轉(zhuǎn)借，不得隨意更改、摘抄和復(fù)制經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)摘抄和復(fù)印的要履行登記手續(xù)，對(duì)摘抄和復(fù)印的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查無誤后，方可帶走。7.4.6檔案歸還時(shí)，經(jīng)雙方核對(duì)無誤后方可辦理歸還手續(xù)。如發(fā)生丟失、泄密情況，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，采取相應(yīng)措施，妥善處理。檔案借用登記表上記錄歸還日期；清除電子檔案表中“借用記錄

13、”一欄內(nèi)容。7.4.7凡檔案查閱借閱者，均應(yīng)承擔(dān)檔案的安全、保密之責(zé)。查閱檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙。7.4.8凡自行轉(zhuǎn)借檔案或以個(gè)人名義為親友借閱檔案，自行摘抄、復(fù)制檔案或在檔案上填注、涂劃、拆卷和抽取，將檔案帶至不適宜的地方，因以上行為造成檔案損壞的，給予批評(píng)教育，責(zé)令其恢復(fù)原狀或賠償損失。對(duì)有意損壞和竊取檔案者，解除其勞動(dòng)合同或交由司法機(jī)關(guān)處置。7.5檔案的銷毀：各職能部門需委派一人組成檔案鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存；辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總裁批準(zhǔn)，方能銷毀；銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。7.5.1檔案鑒定小組根據(jù)國家有關(guān)檔案保

14、管期限的規(guī)定，對(duì)保管期滿的各種載體的檔案材料，及時(shí)進(jìn)行鑒定。7.5.2檔案的鑒定基本原則：凡是在工作查考、科學(xué)研究、技術(shù)交流等工作中形成的具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，都應(yīng)永久保存；在一定時(shí)期內(nèi)具有保存和利用價(jià)值的檔案，為定期保存；介于兩種保管期限內(nèi)的檔案，其保管期限一律從長。7.5.3鑒定過程中，要認(rèn)真填好檔案鑒定、銷毀登記表，寫明鑒定小組的組成情況、鑒定的步驟與方法、被鑒定的檔案情況、鑒定結(jié)果及處理意見，鑒定書須有關(guān)人員簽字。7.5.4對(duì)無保存價(jià)值或已過保管期限不需延期而剔除的檔案，必須按檔案資料銷毀規(guī)定手續(xù)造冊(cè)登記。7.5.5檔案的鑒定時(shí)間規(guī)定為每三年鑒定一次，鑒定后銷毀一次。7.5.6檔案剔

15、除銷毀時(shí)，必須由檔案部門指派專人銷毀，銷毀與鑒毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。7.5.7要認(rèn)真做好檔案鑒定后的善后處理工作。對(duì)有關(guān)的管理工具應(yīng)相應(yīng)修改調(diào)整，將鑒定中形成的材料組成工作卷，妥善長期保存。8.0 附錄8.1公司檔案宗卷目錄8.2現(xiàn)行公司檔案管理人員一覽表8.3檔案建議密級(jí)表8.4檔案室鑰匙及檔案柜分配表公司檔案卷宗目錄 類立卷日期檔案名稱形式份數(shù)頁數(shù)移交人（簽字）接收人（簽字）備注備注：形式是指檔案是原件、復(fù)印件還是電子件?，F(xiàn)行公司檔案管理人員一覽表檔號(hào)檔案分類檔案負(fù)責(zé)人A類經(jīng)營決策類檔案林莉B類資質(zhì)證明類檔案林莉C類合同類檔案曹海濤D類知識(shí)產(chǎn)權(quán)類檔案曹海濤E類運(yùn)作管理類檔案曹海濤F類人力

16、資源類檔案G類資質(zhì)申報(bào)類檔案H類研發(fā)類檔案I類銷售類檔案J類生產(chǎn)管理類檔案K類生產(chǎn)采購類檔案L類技術(shù)類檔案M類財(cái)務(wù)類檔案N類工程類檔案周玉娟O類行政類檔案檔案建議密級(jí)表分類密級(jí) 類別 建議密級(jí)經(jīng)營決策類1、股東會(huì)文件2、董事會(huì)文件3、人事任命文件4、融資文件5、對(duì)外投資文件6、重大業(yè)務(wù)合作文件7、訴訟/仲裁法律事務(wù)文件資質(zhì)證明類1、公司營業(yè)執(zhí)照2、資質(zhì)證書3、政府文件合同類1、采購合同2、市場銷售合同3、業(yè)務(wù)合作合同4、外商代理合作協(xié)議5、與合同簽署有關(guān)的文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)類1、專利、商標(biāo)、版權(quán)、域名登記等申請(qǐng)文件及證書2、技術(shù)成果鑒定資料3、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同4、與知識(shí)產(chǎn)權(quán)有關(guān)文件運(yùn)作管理類1、公司制度文件2、流程規(guī)范人力資源類1、人事檔案2、員工檔案3、勞動(dòng)合同4、培訓(xùn)協(xié)議5、保密協(xié)議6、與人事管理有關(guān)的文件資質(zhì)申報(bào)類1、公司申請(qǐng)的相關(guān)資質(zhì)及項(xiàng)目所留的備份檔案研究開發(fā)類1、產(chǎn)品檔案2、設(shè)計(jì)文件3、源程序4、技術(shù)方案銷售類1、銷售項(xiàng)目技術(shù)方案2、銷售合同復(fù)印件3、往來聯(lián)絡(luò)函件4、客戶信息資料檔案生產(chǎn)管理類1、物料管理2、設(shè)備臺(tái)賬3、設(shè)備操作規(guī)范4、設(shè)備檢修5、工程流程6、車間綜合作業(yè)管理生產(chǎn)采購類1、原材料編碼2、供應(yīng)商管理3、原材料檢測報(bào)告技術(shù)類1、設(shè)備技術(shù)檔案2、工藝查定資料3、品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告4、產(chǎn)品工藝手冊(cè)5、品質(zhì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)6、檢測方法