四級(jí)秘書筆記講義會(huì)議籌備

1、四級(jí)秘書筆記講義會(huì)議籌備會(huì)議日程以天為單，是會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排時(shí)間的依據(jù)，議程依據(jù)議題作出順序計(jì)劃，是會(huì)議所要討論解決問題的大致安排 會(huì)議議程制定（1）列出參與者，明確目標(biāo)（2）安排議程時(shí)間，考慮會(huì)議長(zhǎng)短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式 日程編制：（1）注意涉及事務(wù)的習(xí)慣順序和公司章程的明確規(guī)定（2）明確各項(xiàng)安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質(zhì)問題集中排列（5）保密性強(qiáng)的議題放置后面 在編制議程時(shí)，按輕重緩急的原則處理并詳細(xì)表示出所需時(shí)間 會(huì)議討論形式分為頭腦風(fēng)暴形式和自由討論形式 議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應(yīng)該再變，但日程可做出相

2、應(yīng)調(diào)整。 會(huì)議地點(diǎn)選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規(guī)模相符（3）有良好配置（4）場(chǎng)地不受外界干擾（5）考慮有無(wú)停車場(chǎng)所（6）成本必須合理 考慮因素：（1）會(huì)議目的形態(tài)（2）實(shí)質(zhì)上需求（3）與會(huì)者的期望 清單內(nèi)容包括：（1）所在地區(qū)情況（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境（3）會(huì)議地點(diǎn)設(shè)施 對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的檢查有：（1）檢查考慮中的會(huì)議場(chǎng)地（2）抽查一個(gè)單人間雙人間和套房（3）檢查會(huì)議登記管理服務(wù)和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務(wù)（6）檢查服務(wù)項(xiàng)目營(yíng)業(yè)時(shí)間了解交通停車設(shè)施 中大型會(huì)場(chǎng)多采用大小方形，突出主持人注意進(jìn)退場(chǎng)的方便 座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來安排 會(huì)議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離

3、入口處，正對(duì)門的位置 常見排法有：橫排法豎排法左右排列法 傳遞方式：當(dāng)面告知電話傳真書面形式電子郵件 分發(fā)過程：準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出 方法：提前發(fā)出簽到時(shí)發(fā)出會(huì)中發(fā)出現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出 發(fā)布程序：收集篩選加工審核發(fā)布 餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制多為自助餐制 嘉賓類型：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)政府官員重要客戶社會(huì)名流潛在貢獻(xiàn)人 邀請(qǐng)時(shí)注意人數(shù)不宜過多，考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效，采用寧可邀請(qǐng)，也不排斥的原則 接站人員應(yīng)在20分鐘抵達(dá)接站地點(diǎn) 會(huì)議資料包括來賓資料，會(huì)務(wù)資料溝通資料用品分為必備和特殊設(shè)備 空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開機(jī)預(yù)熱 會(huì)議通用禮儀：文書參會(huì)服務(wù)迎送禮儀 大部分試聽設(shè)備操作溫度

4、在0-40度 剔除的方法：（1）看來源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍 標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價(jià)值 信息分類要求：（1）科學(xué)性（2）系統(tǒng)性（3）邏輯性（4）實(shí)用性 分類方法：（1）字母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時(shí)間分類法 分類的依據(jù)是信息的特征 歸類原則是依信息的不同來源內(nèi)容時(shí)間性質(zhì)作用進(jìn)行組織 信息校核原則依信息進(jìn)一步校核，分析可靠性準(zhǔn)確性認(rèn)定真實(shí)性 校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對(duì)法（4）邏輯法（5）調(diào)查法（6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法 核對(duì)法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對(duì)照分析 邏輯法對(duì)信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析 數(shù)理統(tǒng)計(jì)法對(duì)信息中的數(shù)據(jù)定性分析 判斷方

5、法：（1）核對(duì)（2）計(jì)算（3）定性定量（4）邏輯推理 信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞外向傳遞 內(nèi)向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物 外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發(fā)布會(huì)（4）聲明 信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿 信源分原生源和再生源，信宿即信息終點(diǎn)信息的接受者 信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費(fèi)時(shí)不便交換看法 備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少溝通慢不便于交換看法 報(bào)告針對(duì)特定利用者 通知是使用最廣泛，頻率最高具有很強(qiáng)的時(shí)間性 內(nèi)部刊物介紹公司動(dòng)態(tài)，業(yè)務(wù)進(jìn)展溝通上下聯(lián)系員工橋梁 信息傳遞方法：（1）語(yǔ)言傳遞（2）文字傳遞（3）電

6、訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞 文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對(duì)特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。 語(yǔ)言傳遞簡(jiǎn)潔直接快速及時(shí)受場(chǎng)地限制小但獲取信息零亂較難存儲(chǔ) 圖表分柱狀圖用于統(tǒng)計(jì)數(shù)字比較餅狀圖多用于展示信息折線圖用于比較性及趨勢(shì)信息 信息存儲(chǔ)載體：紙質(zhì)載體磁性載體 紙質(zhì)載體使用最多方便閱讀記載標(biāo)準(zhǔn)化 磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品 存儲(chǔ)系統(tǒng)：（1）集中管理系統(tǒng)（2）分散管理系統(tǒng)（3）計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng) 集中管理系統(tǒng)具有便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化現(xiàn)代化具有整體性的特點(diǎn) 存儲(chǔ)程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管 信息編碼由字母和數(shù)字組成基本編碼 編碼分為：（

7、1）順序編碼法（2）分組編碼法采用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字 排列方法：（1）時(shí)間排列（2）來源排列（3）內(nèi)容排列（4）字順排列 保存方法：（1）手工（2）計(jì)算機(jī)（3）電子化（4）縮微品 檔案分類是按來源時(shí)間內(nèi)容形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作 分類方法：（1）年度分類法（2）組織機(jī)構(gòu)分類法（3）問題分類法 分類要求：正確判定所屬年度和所屬機(jī)構(gòu) 文件未注明日期，判定文件的準(zhǔn)確時(shí)間和接近時(shí)間 分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩(wěn)定狀況（3）界限清晰程度 年度分類法使用最廣 問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位 檔案檢索工作對(duì)信息進(jìn)行加工存儲(chǔ)，對(duì)信息進(jìn)行查檢存儲(chǔ)，是開放檔案信息資源的必要條件 類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南 檔案保管期限：（1）長(zhǎng)期16-50年（2）短期15年以下（3）永久 保管期限從文件產(chǎn)生形成后的第二年算起 分析檔案價(jià)值：（1）分析來源（2）分析內(nèi)容（3）形式特征（