收發(fā)文管理制度01594

1、收發(fā)文管理制度一、總則1、為了規(guī)范公司對收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率，進(jìn)而提高公司工作質(zhì)量和工作效率，結(jié)合公司實際，特制定本制度。 2、公司文件是傳達(dá)方針對政策，發(fā)布公司規(guī)章制度，指導(dǎo)工作，報告情況等的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為公司服務(wù)。 3、公司所收發(fā)文件由行政辦公室統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管和立卷歸檔。行政辦公室指定專職人員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文，必須按照準(zhǔn)確、及時、安全、統(tǒng)一的原則做好公司的收發(fā)文管理工作。二、 發(fā)文辦理發(fā)文處理：發(fā)文程序包括擬稿、審核、復(fù)核、打印、簽發(fā)、用印、分發(fā)、存檔等。1、公文擬稿：一般公文按照分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程

2、序，誰主管的事項由誰擬辦，帶有政策性、戰(zhàn)略性、全局性的重要文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人要親自擬辦，也可以集體研究，提出方案，再指定專人擬辦。2、公文審核公文審核實行分級負(fù)責(zé)制，主辦部門負(fù)責(zé)人要對本部門擬定的公文進(jìn)行初審并簽字，凡公司發(fā)文應(yīng)由辦公室審核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審簽。審核內(nèi)容包括有無發(fā)文的必要；用什么名義和文種行文；內(nèi)容是否符合政策、法規(guī)；主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)是否合適；提出的措施和要求是否明確具體；涉及有關(guān)部門和單位的問題是否協(xié)商一致；篇章結(jié)構(gòu)是否緊湊合理，行文是否恰當(dāng)?shù)?。未?jīng)辦公室核稿的公司級公文，公司領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。3、 簽發(fā) 審核的公文，填制發(fā)文審批單的提交簽發(fā)人。簽發(fā)人審核修改后在"簽發(fā)&q

3、uot;欄內(nèi)同意簽批，并簽上姓名和時間。公司領(lǐng)導(dǎo)口頭同意印發(fā)的公文，事后，由其助理或下屬讓同意印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，辦公室拒絕承印和蓋章。以公司名義發(fā)出的公文由董事長、總經(jīng)理、行政總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)按照分工負(fù)責(zé)的原則簽發(fā)，其中上行文以及涉及有關(guān)重要問題或涉及面廣的公文由有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，根據(jù)公司章程的規(guī)定權(quán)限送董事長或總經(jīng)理簽發(fā)。以部門名義發(fā)出的公文，應(yīng)由部門主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。4、 復(fù)核文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，由文件主辦部門負(fù)責(zé)校對，辦公室負(fù)責(zé)審核。5、 打印公文必須依據(jù)簽發(fā)的文稿打印，其全部內(nèi)容必須與文稿一致，不得在打印過程中擅自增加或減少原文內(nèi)容。沒有特殊情況，當(dāng)天簽發(fā)的公

4、文，當(dāng)天印發(fā)。打印文稿清樣必須認(rèn)真校對，保證不出現(xiàn)錯漏現(xiàn)象。若發(fā)現(xiàn)原稿中有錯漏、疑問之處，應(yīng)向擬稿人或簽發(fā)人提出檢查核對，由簽發(fā)人考慮改定，校對人員不得擅自修改。6、 用印經(jīng)審核履行正常公文審批程序，復(fù)核無誤的文稿打印成正式文件后，由辦公室專職人員在文件落款部位蓋章。7、 分發(fā)辦公室根據(jù)文件報、送、發(fā)的范圍，負(fù)責(zé)將文件分發(fā)至相關(guān)單位、部門或個人。無特殊情況，收發(fā)人員必須做到當(dāng)天印制的公文，當(dāng)天送達(dá)，并認(rèn)真履行發(fā)文登記手續(xù)。8、 存檔要留下領(lǐng)導(dǎo)簽字的稿本和一份正本交檔案室立卷存檔。公文處理人員必須嚴(yán)格遵守各項保密制度。對所經(jīng)手的各類公文、資料要妥善管理，不失密，不泄密，確保安全無事故。三 收文辦

5、理收文辦理包括簽收、登記、批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等。1、簽收辦公室人員及時領(lǐng)取文件和郵件。以公司為收件人的文件、郵件由辦公室專員簽收，其中注明絕密、機(jī)密的文件、郵件由辦公室主任簽收，以公司領(lǐng)導(dǎo)為收件人的信件由領(lǐng)導(dǎo)助理或本人簽收，領(lǐng)導(dǎo)本人處理，以部門為收件人的文件、郵件由部門收件人簽收。各部門或各領(lǐng)導(dǎo)收到的文件或郵件，如有存檔需求，須及時轉(zhuǎn)辦公室簽收存檔，不可自行處理。 2、登記 文件簽收后，由辦公室逐件進(jìn)行登記，按照收文日期、來文單位、涉密等級等分類登記、編號。 3、批辦 如需批辦的公文，在登記后及時送呈主要領(lǐng)導(dǎo)批辦，交分管領(lǐng)導(dǎo)閱示。 4、傳閱公文傳閱要以公

6、文收發(fā)人員為中心進(jìn)行，即主要領(lǐng)導(dǎo)看完公文后，交公文收發(fā)人員，再由公文收發(fā)人員負(fù)責(zé)往下傳，不能脫離公文收發(fā)人員自行橫傳，以保證公文收發(fā)人員及時了解公文傳閱情況，防止公文丟失或積壓。公文在傳閱過程中或公文傳閱完畢后，公文收發(fā)人員要及時對公文進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按照批示意見進(jìn)行處理。  公文傳閱以郵件形式傳閱的，公文收發(fā)人員要及時查看郵件閱讀情況，對未閱讀郵件及時提醒接收人查閱。5、承辦各部門工作人員接到承辦的公文，要按時限要求抓緊辦理需承辦事項。6催辦辦公室或領(lǐng)導(dǎo)助理負(fù)責(zé)公文催辦工作，實行緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 7、處理辦畢公文。公文辦

7、結(jié)后，公文收發(fā)人員要將公文交辦公室登記存檔，并在收文登記中注明辦理情況。 四 文件寄發(fā)1、文書的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)，遇特殊情況下，由責(zé)任部門或領(lǐng)導(dǎo)助理自行寄發(fā)。寄發(fā)文件如需存檔的，要將寄發(fā)文件正本及時轉(zhuǎn)交辦公室存檔。2、 郵件費用由辦公室統(tǒng)一開支，及時結(jié)算報銷。五 文件立卷1、公文處理完畢后，要及時送交辦公室整理立卷，個人不得私自保存應(yīng)歸檔的文件。2、凡本公司印發(fā)的公文辦公室要統(tǒng)一歸檔管理。六 文件歸檔1、任何公文正本均需交由辦公室歸檔存查。2、文件使用部門必須使用正本時，經(jīng)辦人必須報部門負(fù)責(zé)人、主管副總簽字認(rèn)可后，可暫時借出，使用后歸還。若正本必須寄出且無法收回，可存檔復(fù)印件。3、存檔文件按照公司檔案管理制度進(jìn)行存檔管理。附件：1、文件審批單2、 發(fā)文簽收單3、 收文登記表附件1文 件 審 批 單保密程度緊急程度報審日期： 年 月 日 文 件 名：審 核 人：擬 稿 人：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)： 發(fā)文范圍：主送： 抄送： 共印 份辦公室發(fā)文經(jīng) 辦 人：存檔經(jīng)辦人：備注：以往發(fā)布過的相關(guān)同類或相沖突的制度名稱：是否廢止以上制度 是 否 紅頭文件 制度類 通知類 紅頭文件編號附件2發(fā)文簽收單文件名稱發(fā)件時間發(fā)件部門簽收部門部門負(fù)責(zé)