創(chuàng)優(yōu)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

1、創(chuàng)優(yōu)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)創(chuàng)優(yōu)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí) 一、概述 統(tǒng)一編號(hào) 統(tǒng)一分類 統(tǒng)一管理 1. 檔案的分類 管理處 （1）創(chuàng)優(yōu)檔案（九大方面） 工程部 （3）基建設(shè)備檔案 人事部 （4）勞資、人事、培訓(xùn)檔案 綜合部 （5）文書、聲像檔案 財(cái)務(wù)部 （6）會(huì)計(jì)檔案億文物業(yè)億文物業(yè)2. 檔案編號(hào) 檔號(hào)（1）YW億物 CY創(chuàng)優(yōu) YZ揚(yáng)州 101（前1大類 后1大類順序號(hào) 01總的順序號(hào)） 3. 案卷題名：基礎(chǔ)資料 4. 保管期限：短期（0-5年）長期（5-15年）永久（15年以上） 5. 密級(jí)：一般 機(jī)密 絕密6. 編制日期7. 檢索工具：總帳 卷內(nèi)文件目錄 億文物業(yè)億文物業(yè)檔號(hào)：檔號(hào)：YW.CY/NJ.10

2、1/01 基基礎(chǔ)礎(chǔ)管管理理 保管期限：長期保管期限：長期 密密 級(jí)：一般級(jí)：一般 編制日期：編制日期：20XX.3. 字體：宋體字號(hào)：三號(hào)效果：加粗 字體：黑體 字號(hào)：50.5 效果：加粗字體：黑體字號(hào)：18.5效果：加粗億文物業(yè)億文物業(yè)以示范大廈為主線一、基礎(chǔ)管理 二、房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)三、共用設(shè)備管理（一）綜合要求（二）供電系統(tǒng)（三）弱電系統(tǒng)（四）消防系統(tǒng)（五）電梯系統(tǒng)（六）給排水系統(tǒng)（七）空調(diào)系統(tǒng)億文物業(yè)億文物業(yè)以示范大廈為主線（八）供暖系統(tǒng)四、共用設(shè)施管理五、保安及車輛管理六、環(huán)境衛(wèi)生管理七、綠化管理八、精神文明建設(shè)九、管理效益億文物業(yè)億文物業(yè) 二、物業(yè)管理檔案的含義 物業(yè)管理檔案是指

3、物業(yè)管理企業(yè)在其職能管理活動(dòng)中形成的具有查 考保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。 億文物業(yè)億文物業(yè)三、基本要求1.物業(yè)管理檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。物業(yè)管理企業(yè) 應(yīng)對(duì)物業(yè)管理檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理檔案的有效利用。 2.物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立或確定相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，確定一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備適應(yīng)檔案管理需要的專（兼）職檔案工作人員。配備必要的檔案裝具設(shè)備，設(shè)置符合防火、防盜、防光、防塵、防潮濕、防高溫、防有害生物等保管要求的檔案庫房。 3.物業(yè)管理企業(yè)檔案管理工作的專（兼）職人員應(yīng)當(dāng)參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，并取得市檔案

4、行政管理部門頒發(fā)的檔案管 理崗位資格證書。 億文物業(yè)億文物業(yè)三、基本要求4.物業(yè)管理檔案歸檔要求（1）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映物業(yè)管理各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，符合其形成規(guī)律，保持文件材料之間有機(jī)聯(lián)系，并做到齊全完整。 （2）歸檔文件應(yīng)做到字跡清楚，圖表清晰，簽署印章完備，以原件為主。 （3）歸檔文件材料整理完畢向檔案部門移交時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)。 億文物業(yè)億文物業(yè)三、基本要求5.物業(yè)管理檔案歸檔時(shí)間（1）各項(xiàng)管理方面的文件材料，在形成的第二年六月底之前整理歸檔。 （2）物業(yè)產(chǎn)權(quán)人（業(yè)主）檔案應(yīng)隨物業(yè)產(chǎn)權(quán)人的變化隨時(shí)整理歸檔。 （3）基本建設(shè)工程方面的文件材料，開發(fā)建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后30日內(nèi)

5、，應(yīng)向前期物業(yè)管理企業(yè)移交，待物業(yè)管理委員會(huì)成立后，前期物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)在10日內(nèi)向物業(yè)管理委員會(huì)或經(jīng)物業(yè)管理委員會(huì)同意，向其招標(biāo)選定的物業(yè)管理企業(yè)移交。 （4）設(shè)備儀器及維修等方面的文字材料，在維修任務(wù)完成后進(jìn)行整理歸檔。 億文物業(yè)億文物業(yè)三、基本要求5.物業(yè)管理檔案歸檔時(shí)間（5）會(huì)計(jì)材料由財(cái)會(huì)部門保管一年后整理歸檔。 （6）音像材料在攝錄完畢后整理歸檔。 （7）物業(yè)管理委員會(huì)的文件材料，應(yīng)隨工作完成情況隨時(shí)整理歸檔。 億文物業(yè)億文物業(yè)三、基本要求6.物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)本單位物業(yè)管理特點(diǎn)，制定具體的物業(yè)管理檔案分類方案和歸檔范圍及保管期限表。 7. 物業(yè)管理檔案的整理、編目、鑒定、

6、統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按照國家、省、市有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。 8. 物業(yè)管理檔案裝具應(yīng)采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具。 9. 物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)積極開展檔案利用工作，編制必要的檢索工具，努力提高物業(yè)管理檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理水平，更好地為物業(yè)管理服務(wù)。 10.物業(yè)管理企業(yè)的任何部門及個(gè)人不得私自涂改、偽造、損毀物業(yè)管理檔案，不得將物業(yè)管理檔案據(jù)為己有。對(duì)違反規(guī)定，造成損失和影響的，檔案行政管理部門將依據(jù)檔案法等有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的行政處罰。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料1.上級(jí)機(jī)關(guān)及主管部門下發(fā)的有關(guān)物業(yè)管理方面的文件材料。 2.本企業(yè)及其內(nèi)部職能部門在活動(dòng)中形成的年度計(jì)劃、總

7、結(jié)和有關(guān)專題報(bào)告。 3.本企業(yè)形成的各項(xiàng)管理工作標(biāo)準(zhǔn)。 4.有關(guān)本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、更改名稱、啟用印章、人員編制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置方面文件材料。 5.有關(guān)本企業(yè)人員錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料6.本企業(yè)制定的有關(guān)工作條例、章程、管理制度等文件材料。7.有關(guān)本企業(yè)職能工作的各種匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料。 8.本企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)工作的請(qǐng)示與批復(fù)文件材料。 9.本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。 10.有關(guān)本企業(yè)資質(zhì)、工商注冊(cè)、物業(yè)收費(fèi)、管理委托、小區(qū)驗(yàn)收等批復(fù)、證件材料。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文

8、件材料歸檔范圍綜合管理形成的文件材料11.物業(yè)管理質(zhì)量體系認(rèn)證、達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)等有關(guān)文件材料。 12.有關(guān)信訪、投訴及處理的經(jīng)過、結(jié)果、報(bào)告、復(fù)函等文件材料。 13.有關(guān)社區(qū)開展精神文明建設(shè)活動(dòng)的各種公約、協(xié)議、規(guī)章、合同、計(jì)劃、組織建設(shè)以及各種便民服務(wù)活動(dòng)、文化活動(dòng)等材料。 14.其他有關(guān)物業(yè)管理方面的具有保存及查考價(jià)值的文件材料。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)形成的文件材料 1.物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)召開會(huì)議形成的文件材料。 主要包括會(huì)議籌備、選舉、換屆、變更情況、人員分工情況；會(huì)議制定頒布的各種通知、決議、決定；會(huì)議形成的各項(xiàng)報(bào)告、各種記錄、紀(jì)要、簡報(bào)。 2.物業(yè)產(chǎn)權(quán)

9、人委員會(huì)采用招投標(biāo)選聘物業(yè)管理企業(yè)形成的文件材料。 主要包括選聘方案、標(biāo)書、標(biāo)底、評(píng)標(biāo)結(jié)果、中標(biāo)協(xié)議書、有關(guān)合同、招標(biāo)會(huì)議記錄等。 3.物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)綜合管理形成的文件材料。 主要包括物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、公約、章程等。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍對(duì)物業(yè)產(chǎn)權(quán)人進(jìn)行服務(wù)管理形成的文件材料 1.每戶物業(yè)產(chǎn)權(quán)人或使用人的家庭自然情況。 2.物業(yè)產(chǎn)權(quán)人入住憑證及商品房銷售合同（房屋、車庫）。 3.物業(yè)公司與物業(yè)產(chǎn)權(quán)人簽訂的供暖合同、公共契約。 4.房屋裝修、維修有關(guān)材料。 5.物業(yè)產(chǎn)權(quán)人各種交費(fèi)、權(quán)屬變更材料。 6.與物業(yè)產(chǎn)權(quán)人有關(guān)的其他材料。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物

10、業(yè)管理文件材料歸檔范圍物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種建筑物及公共場地基本建設(shè)、維修文件材料 1.房屋基本建設(shè)文件材料：包括物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種住宅房屋、辦公房屋、商用房屋，以及為其服務(wù)的鍋爐房、水泵房、供電房、操作間、設(shè)備間等各種房屋的各種竣工圖紙和文字材料。 其中文字材料部分主要有：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、開工報(bào)告與圖紙會(huì)審變更、原材料合格證與試驗(yàn)報(bào)告單、地基與隱蔽工程記錄、試件強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告與定位測(cè)量記錄、工程質(zhì)量評(píng)定與竣工驗(yàn)收證明等文字材料。 圖紙部分主要有：小區(qū)平面規(guī)劃圖、竣工總平面圖、建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、上下水竣工圖、暖氣與煤氣竣工圖、通風(fēng)與空調(diào)竣工圖、電氣與電梯竣工圖、動(dòng)力與照明竣工圖、地下管網(wǎng)竣工圖、

11、其他竣工圖。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種建筑物及公共場地基本建設(shè)、維修文件材料 2.公共場地基本建設(shè)文件材料：公共場地是指為全體物業(yè)產(chǎn)權(quán)人共有并為其服務(wù)的場地。包括休閑廣場、文體娛樂場所、小區(qū)道路、花園草坪、綠化場地、停車場地等。公共場地文件材料主要包括圖紙和文字說明等。 3.房屋與公共場地維修文件材料：包括房屋大、中、小修、零修、急修的報(bào)告，審批材料、維修計(jì)劃、材料計(jì)劃、預(yù)算決算等材料；維修過程中的記錄材料，包括各類責(zé)任人、維修設(shè)計(jì)方案及圖紙、檢查驗(yàn)收記錄、問訪記錄等；公共場地維護(hù)情況、利用情況的文字材料及圖紙。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范

12、圍公用設(shè)備儀器、維修文件材料 1.公用設(shè)備儀器文件材料：公用設(shè)備儀器是指為物業(yè)管理服務(wù)的各種交通設(shè)備、電器設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、通訊設(shè)備、辦公設(shè)備、消防設(shè)備、保安設(shè)備、供暖、供水、供電設(shè)備等。 公用設(shè)備儀器的文件材料主要有：設(shè)備的開箱驗(yàn)收證明書、驗(yàn)收單、設(shè)備儀器安裝說明書、使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖、系統(tǒng)線路圖、配件、備件圖冊(cè)及隨機(jī)材料；設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收形成的安裝任務(wù)書、試車記錄、安裝調(diào)試驗(yàn)收單、安裝基礎(chǔ)竣工圖、安裝驗(yàn)收移交單等材料。 2.設(shè)備儀器維修文件材料：設(shè)備儀器運(yùn)轉(zhuǎn)情況記錄、維修計(jì)劃、維修記錄、更換易損件圖冊(cè)、外購備件明細(xì)表、修理完工通知單、質(zhì)量檢查記錄、事故報(bào)告單及處理結(jié)

13、果材料、設(shè)備儀器改裝、報(bào)廢形成的材料。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍財(cái)會(huì)管理方面形成的文件材料 財(cái)會(huì)管理文件材料是指物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)各種物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)、維修維護(hù)基金、利息。其他經(jīng)營收入、劃撥等資金收入情況和使用情況的原始材料。包括各種憑證、賬簿、年度預(yù)決算報(bào)表、計(jì)劃審批、會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等材料。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍各種實(shí)物檔案 1.獲得國家、省、市的表獎(jiǎng)的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌（匾）、錦旗、證書等實(shí)物。 2.反映企業(yè)精神標(biāo)識(shí)、徽章等實(shí)物。 3.其他具有保存價(jià)值和紀(jì)念意義的實(shí)物。 4.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及知名人士的題詞、題字、貴賓簽到簿等。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍音像檔案 1.反映本企業(yè)概貌的音像材料。 2.反映本企業(yè)歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員基本情況的音像材料。 3.反映本企業(yè)重大活動(dòng)及主要職能活動(dòng)的音像材料。 4.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本企業(yè)及物業(yè)管理活動(dòng)的音像材料。 5.本企業(yè)召開各類重要會(huì)議的音像材料。 億文物業(yè)億文物業(yè)四、物業(yè)管理文件材料歸檔范圍音像檔案 6.本企