2022年文書檔案立卷歸檔制度

1、高品質(zhì)文檔2022年文書檔案立卷歸檔制度 (一)總則 第一條 依據(jù)郵電部郵電文書立卷歸檔方法為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。 第二條 歸檔的文件材料必需按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要根據(jù)本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后準(zhǔn)時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷毀。 (二)文件材料的收集管理 第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并

2、保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知檔案室。 第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。 1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查討論、參與上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必需將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才賜予核報(bào)差旅費(fèi)。 2.本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才賜予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。

3、 第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)： 1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，把握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 2.仔細(xì)執(zhí)行平常歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料準(zhǔn)時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)樂觀地供應(yīng)利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。 (三)歸檔范圍ht 第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。 第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的打算、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、方案等文件材料。 第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單

4、位來往的文書。 第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。 第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。 第十三條 本公司的各種工作方案、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。 第十四條 信訪工作材料。 第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工嘉獎(jiǎng)、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。 第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 (四)平常歸卷 第十九條 各部門都要建立健全平常歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管

5、。 第二十條 各部門應(yīng)依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平常文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必需簡明準(zhǔn)確，并編上條款號(hào)。 第二十一條 公文承辦人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。 第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將已歸卷的文件材料，根據(jù)"案卷類目"條款，放入平常保存文件卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。 (五)立卷(案卷質(zhì)量要求)ht 第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員協(xié)作，檔案室

6、文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。 第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)一般文電假如與絕密文有親密聯(lián)系，也可伴同絕密文電立卷。 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷

7、；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最終一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不憐憫況進(jìn)行排列，密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的親密聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列挨次，依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。 第三十條 永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件名目。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)名目放在卷首。 第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的狀況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無狀況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。 第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式： 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已集中的應(yīng)復(fù)制并