蕭山區(qū)山鎮(zhèn)長(zhǎng)沙中心小學(xué)文書檔案形成與歸檔要求

1、.袃?cè)h薃薂肆肂薂蚅衿莁蟻螇肄芇蝕衿袇膃蝕蕿肅腿蠆螁裊蕆蚈襖膁莃蚇羆羄艿蚆蚆腿膅芃螈羂肁莂袀膇莀莁薀羀芆莀螞膆節(jié)荿裊聿膈莈羇袁蒆莈蚇肇莂莇蝿袀羋莆袁肅膄蒅薁袈肀蒄蚃肅荿蒃螅袆蒞蒂羈膂芁蒂蚇羅膇蒁螀膀肅蒀袂羃莂葿薂膈羋薈蚄羈膄薇螆膇聿薆衿罿蒈薆蚈螂莄薅螁肈芀薄袃?cè)h薃薂肆肂薂蚅衿莁蟻螇肄芇蝕衿袇膃蝕蕿肅腿蠆螁裊蕆蚈襖膁莃蚇羆羄艿蚆蚆腿膅芃螈羂肁莂袀膇莀莁薀羀芆莀螞膆節(jié)荿裊聿膈莈羇袁蒆莈蚇肇莂莇蝿袀羋莆袁肅膄蒅薁袈肀蒄蚃肅荿蒃螅袆蒞蒂羈膂芁蒂蚇羅膇蒁螀膀肅蒀袂羃莂葿薂膈羋薈蚄羈膄薇螆膇聿薆衿罿蒈薆蚈螂莄薅螁肈芀薄袃?cè)h薃薂肆肂薂蚅衿莁蟻螇肄芇蝕衿袇膃蝕蕿肅腿蠆螁裊蕆蚈襖膁莃蚇羆羄艿蚆蚆腿膅芃螈羂肁

2、莂袀膇莀莁薀羀芆莀螞膆節(jié)荿裊聿膈莈羇袁蒆莈蚇肇莂莇蝿袀羋莆袁肅膄蒅薁袈肀蒄蚃肅荿蒃螅袆蒞蒂羈膂芁蒂蚇羅膇蒁螀膀肅蒀袂羃莂葿薂膈羋薈蚄羈膄薇螆膇聿薆衿罿蒈薆蚈螂莄薅螁肈芀薄袃?cè)h薃薂肆肂薂蚅衿莁蟻螇肄芇蝕衿袇膃蝕蕿肅腿蠆螁裊蕆蚈襖膁莃蚇羆羄艿蚆蚆腿膅芃螈羂肁莂袀膇莀莁薀羀芆莀螞膆節(jié)荿裊聿膈莈羇袁蒆莈蚇 蕭山區(qū)黨山鎮(zhèn)長(zhǎng)沙中心小學(xué)文書檔案形成與歸檔要求為使我校文書檔案做到格式規(guī)范、文體規(guī)范、文字規(guī)范，特制定蕭山區(qū)黨山鎮(zhèn)長(zhǎng)沙中心小學(xué)文書檔案形成與歸檔要求，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。一、檔案形成要求(一)計(jì)算機(jī)檔案形成要求1統(tǒng)一紙張。一般情況下使用A4紙，如有特殊情況可使用A3紙。（學(xué)校可定制印有“學(xué)校全稱+文件”或

3、“學(xué)校全稱”紅色文字加下劃線的兩種文本用紙，用于管理類文書檔案首頁(yè)的打印。）2統(tǒng)一格式。常用的文體格式詳見(jiàn)下表。項(xiàng) 目字 體字 號(hào)字間距行間距備 注標(biāo)題宋體小二號(hào)標(biāo)準(zhǔn)15倍正標(biāo)題加粗；副標(biāo)題為三號(hào)楷體加粗。正副標(biāo)題均居中。一級(jí)小標(biāo)題黑體小四號(hào)標(biāo)準(zhǔn)15倍二級(jí)小標(biāo)題為黑體，三級(jí)小標(biāo)題為楷體加粗，四至五級(jí)如有小標(biāo)題為宋體加粗。正文宋體小四號(hào)標(biāo)準(zhǔn)15倍為消除“有將無(wú)兵”現(xiàn)象，可適當(dāng)調(diào)整字間距或行間距。署名宋體小四號(hào)標(biāo)準(zhǔn)15倍標(biāo)題可用規(guī)范簡(jiǎn)稱，文尾署名必須用全稱。日期宋體小四號(hào)標(biāo)準(zhǔn)15倍用漢字。日期應(yīng)到日，年份為四位數(shù)，第一個(gè)字與署名的第三個(gè)字對(duì)齊。右鍵點(diǎn)擊軟鍵盤，要求從“單位符號(hào)”或“特殊符號(hào)”中選用

4、“”，以保證不變形。3統(tǒng)一操作。建立新文檔后，打開格式中的“段落”，去掉兩“”，設(shè)置行間距為1.5倍，其他歸“0”；打開格式中的“字體”，按正文的要求設(shè)置好字體和字號(hào)，字符間距和位置設(shè)置為標(biāo)準(zhǔn)，正文對(duì)方設(shè)置為兩端對(duì)齊；打開文件中的頁(yè)面設(shè)置，選擇A4紙后，設(shè)置上下左右頁(yè)邊距均為2.5厘米。輸入法設(shè)置在全角狀態(tài)下，以確保每個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的規(guī)范。標(biāo)題與正文之間用回車鍵鍵入后空一行。操作正文時(shí)，先用空格鍵空兩個(gè)漢字位置，以后每一段用回車鍵后就會(huì)自動(dòng)空兩個(gè)漢字的位置。如果出現(xiàn)段前空兩格不規(guī)范的情況，請(qǐng)將此段文字首行退回到頂格處，然后用空格鍵空出兩個(gè)字的位置。如果在使用層次序數(shù)時(shí)出現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)現(xiàn)象，請(qǐng)用“撤消鍵

5、入”后再進(jìn)行操作。頁(yè)碼統(tǒng)一用“頁(yè)面底端”且“居中”的阿拉伯?dāng)?shù)字。打印文檔，均須正反面打印。需存檔的文檔用回行針或鋼扣裝訂，請(qǐng)勿使用訂書針。4統(tǒng)一表格。表格采用三線表，即左右不封口的表格，忌用跨頁(yè)大表。如出現(xiàn)轉(zhuǎn)頁(yè)續(xù)表，表頭不省略，且表格右上方注明“續(xù)表”。其中統(tǒng)計(jì)表一般包括標(biāo)題、表體、說(shuō)明三部分，不設(shè)“備注欄”，確需輔以文字說(shuō)明的，則在表體下方加“說(shuō)明”部分。“說(shuō)明”只對(duì)資料來(lái)源或表內(nèi)某些問(wèn)題進(jìn)行注釋，文字必須切題和簡(jiǎn)潔。標(biāo)題有單位、時(shí)間、事由和文種四要素，列于表體上面居中排列，表體右側(cè)上方標(biāo)明計(jì)量單位，如各欄計(jì)量單位不同，則在欄內(nèi)分別標(biāo)明。表體縱向和橫向欄間用細(xì)線，上下邊用粗線。表中短橫“-”

6、表示這一欄沒(méi)有數(shù)據(jù)，空格表示未掌握該項(xiàng)數(shù)據(jù)，“0”表示該項(xiàng)數(shù)據(jù)為零，“”表示不足本表計(jì)量單位的數(shù)值。表頭上下左右居中，可根據(jù)需要適當(dāng)調(diào)整字間距，文字用黑體或加粗。表格內(nèi)容如是表達(dá)性的，則上下居中左右居左，如果是多行的，則首行需空兩個(gè)漢字的位置；行間距設(shè)置為單倍行距，行高設(shè)置為0.8厘米（小四號(hào)時(shí)）。可根據(jù)表格內(nèi)容多少自行調(diào)整字號(hào)，但同一表內(nèi)的字號(hào)一般須統(tǒng)一。5統(tǒng)一標(biāo)題。標(biāo)題除制度性文檔外，一般應(yīng)含有四要素，即單位、時(shí)間、事由和文種，并按此序擬寫，一般為一行且居中。標(biāo)題中的單位一般使用單位簡(jiǎn)稱，如：中共長(zhǎng)沙中心小學(xué)支部、長(zhǎng)沙中心小學(xué)、長(zhǎng)沙中心小學(xué)分工會(huì)、共青團(tuán)長(zhǎng)沙中心小學(xué)支部、少先隊(duì)長(zhǎng)沙中心小學(xué)

7、大隊(duì)部等。單位應(yīng)是一個(gè)完整的概念，不要再進(jìn)行拆分。如果有正副標(biāo)題，均應(yīng)居中，其中副標(biāo)題前應(yīng)加破折號(hào)，并按上面要求擬寫規(guī)范。標(biāo)題除可使用書名號(hào)外，一般不用其他的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。6統(tǒng)一數(shù)字。正文中的數(shù)字，除標(biāo)題、成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略詞、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。阿拉伯?dāng)?shù)字的書寫有以下規(guī)則：（1）為使多位數(shù)字便于閱讀，可將數(shù)字分成組，從小數(shù)點(diǎn)起，向左或向右每3位分成1組，組間留一空隙（約為1個(gè)漢字的1/4），但不得用逗號(hào)、圓點(diǎn)或其他方式。非專業(yè)科技出版物如排版留1/4漢字空有困難，可以不分節(jié)，也可仍采用傳統(tǒng)的以千分撇“，”（使用半角狀態(tài)

8、下的逗號(hào)）分節(jié)的辦法，其中小數(shù)部分不分節(jié)，四位以內(nèi)的整數(shù)也可以不分節(jié)。（2）純小數(shù)必須寫出小數(shù)點(diǎn)前用以定位的“0”。（3）阿拉伯?dāng)?shù)字不得與除萬(wàn)、億及法定計(jì)量單位詞頭外的漢字?jǐn)?shù)字連用。如453,000,000可寫成45,300萬(wàn)或4.53億或4億5,300萬(wàn)，但不能寫成4億5千3百萬(wàn)；三千元可寫成3000元或0.3萬(wàn)元，但不能寫成3千元；三千米可以寫成3千米，這里的“千”是詞頭。（4）一個(gè)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的數(shù)值（包括小數(shù)和百分?jǐn)?shù)）不能拆開轉(zhuǎn)行。如有轉(zhuǎn)行，可通過(guò)調(diào)整字間距來(lái)消除。（5）表示用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的數(shù)值范圍，使用浪紋號(hào)“”，不用符號(hào)“-”。如：10%20%，（26）×10，304

9、0km（也可寫成30km40km）。表示參數(shù)范圍的數(shù)值應(yīng)按國(guó)家有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)處理。如：63%68%（不作6368%），-158（不作-158），155220千克（也可作155千克220千克），8萬(wàn)11萬(wàn)噸（不作811萬(wàn)噸），包裝外型尺寸為400mm×200mm×300mm（不作400×200×300mm）。（6）整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得局部體例上的一致。如：一個(gè)人，三本書，四種產(chǎn)品，六條意見(jiàn)，讀了十遍，五個(gè)百分點(diǎn)。再如：截至2006年9月，學(xué)院有新聞系6個(gè)，新聞專業(yè)7個(gè)，新聞班1個(gè)，新聞教育專職教

10、師274人，在校學(xué)生1561人。7統(tǒng)一序數(shù)。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，句末不用標(biāo)點(diǎn)；第二層為“（一）”，句末可用標(biāo)點(diǎn)，但一般不用；第三層為“1”，第四層為“（1）”，第五層為“”，句末均要用標(biāo)點(diǎn)。除此之外，不得用其他的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，更不得用英文字母。在“一”后的標(biāo)點(diǎn)一律使用“、”；在“1”后的標(biāo)點(diǎn)一律使用“”。其中“1”中的小黑點(diǎn)是在全角狀態(tài)下由句號(hào)鍵輸入后變化而成，注意應(yīng)占一個(gè)字的位置。在使用層次序數(shù)時(shí)，第一級(jí)可以直接跳到第三級(jí)，但其他級(jí)之間不得跨越，同時(shí)，應(yīng)注意全文相同的序數(shù)后的內(nèi)容應(yīng)屬于同一級(jí)的內(nèi)容。8統(tǒng)一時(shí)間。年份一律采用公元紀(jì)年，且用四位數(shù)表達(dá)，如“2007年”不能省略為“07

11、年”。不能使用“今年”、“當(dāng)年”、“本月”、“上月”、“今天”、“明天”等不確切的時(shí)間，以免產(chǎn)生歧義。落款時(shí)間，一般應(yīng)用具體日期，即要表明年月日，且一律使用漢字，其中落款時(shí)間的第一個(gè)漢字與落款單位的第三個(gè)漢字對(duì)齊，其中“”不能用“0”或“零”替代，需用單位符號(hào)或特殊符號(hào)中的“”。9統(tǒng)一校名。學(xué)校校名，按照教育局的規(guī)定，或全稱或簡(jiǎn)稱，原則上不得使用其他名稱，全稱的校名以學(xué)校公章表述的為準(zhǔn)。以長(zhǎng)沙中心小學(xué)為例，全稱：蕭山區(qū)黨山鎮(zhèn)長(zhǎng)沙中心小學(xué)；簡(jiǎn)稱一般分為以下幾種：中共長(zhǎng)沙中心小學(xué)支部、長(zhǎng)沙中心小學(xué)、長(zhǎng)沙中心小學(xué)工會(huì)、共青團(tuán)長(zhǎng)沙中心小學(xué)支部等。校名在使用時(shí)，凡落款均需全稱，標(biāo)題和正文中一般用簡(jiǎn)稱。1

12、0統(tǒng)一封面。如果是材料的匯集，一般需加封面。封面一般呈現(xiàn)標(biāo)題（含年份）、學(xué)校名稱、科室、編寫時(shí)間等內(nèi)容，能確切反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容。(二)手寫體檔案形成要求手寫體檔案的字跡要具有耐久性，可選用碳素墨水鋼筆、黑色簽字筆和毛筆書寫，杜絕圓珠筆、鉛筆、彩色筆、純藍(lán)墨水筆書寫。二、檔案歸檔要求實(shí)行“1+1”存檔制，即將紙質(zhì)檔案上交給分管領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，還要將一份相應(yīng)的電子檔案放在相關(guān)電腦的文件夾內(nèi)，并經(jīng)檔案分管領(lǐng)導(dǎo)“確認(rèn)”。到學(xué)期結(jié)束后5天內(nèi)，分管領(lǐng)導(dǎo)把形成的文書檔案資料按移交目錄全部移交給檔案室，并由檔案員查驗(yàn)后辦理好相關(guān)的手續(xù)。蕭山區(qū)黨山鎮(zhèn)長(zhǎng)沙中心小學(xué)二七年七月三日 袂膈膂薄蚅肄芁蚆袀羀芀莆蚃袆艿蒈衿芄艿蟻螞膀羋螃羇肆芇蒃螀羂芆薅羅袈芅蚇螈膇莄莇羄肅莃葿螆罿莃薂羂羅莂螄裊芃莁蒄蚈腿莀薆袃肅荿蚈蚆羈莈莈袁袇蒈蒀蚄膆蕆薂袀肂蒆蚅螞肈蒅蒄羈羄蒄薇螁芃蒃蠆羆腿蒂螁蝿肅蒂蒁羅羈膈薃螇袇膇蚆羃膅膆蒞螆膁膅薈肁肇膅蝕襖羃膄螂蚇節(jié)膃蒂袂膈膂薄蚅肄芁蚆袀羀芀莆蚃袆艿蒈衿芄艿蟻螞膀羋螃羇肆芇蒃螀羂芆薅羅袈芅蚇螈膇莄莇羄肅莃葿螆罿莃薂羂羅莂螄裊芃莁蒄蚈腿莀薆袃肅荿蚈蚆羈莈莈袁袇蒈蒀蚄膆蕆薂袀肂蒆蚅螞肈蒅蒄羈羄蒄薇螁芃蒃蠆羆腿蒂螁蝿肅蒂蒁羅羈膈薃螇袇膇蚆羃膅膆蒞螆膁膅薈肁肇膅蝕襖羃