1806001會議室使用管理制度發(fā)行版(1)

1、文件編號： ZB-1806001深深圳市艾姆詩數(shù)碼科技有限公司會議室管理規(guī)定為進一步加強會議室管理充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定:一、會議室用途會議室適用于公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等場所，不做其它用途。二、會議室的預(yù)約2.1公司會議室統(tǒng)一由行政部管理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負責(zé)會議室內(nèi)設(shè)備物品的管理；2.2部門或個人需要使用會議室時，需提前一天及以上時間向行政部行政前臺發(fā)出預(yù)約（統(tǒng)一將會議室預(yù)約信息發(fā)至“總部+分部會議使用”釘釘群），行政前臺查詢會議時

2、間沒有沖突后。會將預(yù)約成功的會議室預(yù)約表發(fā)在釘釘群內(nèi)。三、會議室使用規(guī)定3.1會議室使用應(yīng)遵循先預(yù)約后使用，沒有經(jīng)過提前預(yù)約的部門及個人，在會議室沒有被預(yù)約的情況下可以使用，但如果已被預(yù)約則必須禮讓已預(yù)約會議室的部門或個人；3.2會議室依照預(yù)約的先后順序使用，特殊情況下經(jīng)相互協(xié)商后調(diào)整使用順序，行政部不參與協(xié)商，由使用部門及個人自行協(xié)商；3.3遇公司管理層級的緊急或重要會議，已預(yù)約使用會議室的部門及個人在不能調(diào)換時間的情況，應(yīng)優(yōu)先公司管理層級的會議；3.4部門及個人應(yīng)在會議預(yù)約時間達到會議室并開始使用，超過15分鐘未到達會議室的，行政部有權(quán)對會議室的使用另行安排；3.5如部門臨時取消預(yù)約，再需

3、使用會議室時，需重新預(yù)約；3.6部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢會議室，不得超時使用。如需延長使用時，請及時通知行政前臺延長會議時間，如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人應(yīng)離開該會議室；3.7任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設(shè)備設(shè)施，安全規(guī)范的使用，嚴禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠償；3.8會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，嚴禁帶出會議室；3.9會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；如需使用會議室設(shè)備，應(yīng)提前說明，以備提前準(zhǔn)備，確保會議順利進行；3.10會議結(jié)束

4、后，使用部門務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時關(guān)閉電源、空調(diào)、投影、音響等會議設(shè)備；會議結(jié)束未關(guān)閉會議設(shè)備的包括但不限于照明、空調(diào)、電腦、投影、音響等設(shè)備;行政部將直接對會議室預(yù)約人和預(yù)約部門負責(zé)人同時開具行政罰款單，罰款金額100元/人次；發(fā)現(xiàn)兩次及以上的行政部有權(quán)取消該部門未來一個月內(nèi)的會議室預(yù)約要求；3.11接待重要來訪客人，需要提前準(zhǔn)備瓶裝飲用水或果盤，請?zhí)崆耙惶焱ㄖ姓繙?zhǔn)備。四、本規(guī)定自2018年6月1日起執(zhí)行，最終解釋權(quán)歸行政部。五、附則附件1：會議室物品擺放圖解附件2：會議設(shè)備開啟、關(guān)閉流程圖 行政部 二0一八年六月一日 附件一：會議室物品擺放圖解會議室使用須

5、知：  Ø 會議配有會議桌1張、座椅27張、八爪魚1個，空調(diào)1臺、音響設(shè)備一套、話筒8個、投影儀一臺，擺放位置如圖一； Ø 會議如需使用電腦、投影等設(shè)備，請?zhí)崆昂途W(wǎng)絡(luò)技術(shù)部預(yù)約；Ø 電源插座及網(wǎng)線位于會議桌下，同時，本會議室設(shè)有免費WIFI；Ø 會議室設(shè)有兩套無線鍵鼠，1號鍵鼠放于會議桌主位，2號鍵鼠進門處會議室桌上； Ø 紙巾擺放在會議桌綠植之間，相關(guān)遙控設(shè)備擺放在進門處會議桌上。飲用水放在空調(diào)右邊角落；Ø 各部門使用后，請自覺清理桌面的空水瓶等垃圾，飲用水不足時請通知行政前臺，并將會議室恢復(fù)使用前狀態(tài)，以備下次使用。如確無時間整理，請交辦部門其他同事處理；Ø 公司管理層級會議待會議結(jié)束后統(tǒng)一由行政前臺整理并還原；Ø 圖三為各個設(shè)備遙控器擺放順序圖三圖二圖一附件二：會議設(shè)備開啟、關(guān)閉講解1、如左圖一所示，紅圈位置是設(shè)備開關(guān)按鈕，亮起藍色燈為開啟狀態(tài)。在使用中把所有紅圈中的開關(guān)開啟，使用完關(guān)閉即可圖一2、在機柜頂部的調(diào)音臺設(shè)備，上面的按鍵不允許作任何調(diào)節(jié)，紅色的開關(guān)按鈕在背面開啟，使用完關(guān)閉即可3、按下投影儀遙控器的藍色開啟按鈕，會有提示音“滴”一聲，說明已經(jīng)