會(huì)議接待工作要點(diǎn)清單

1、會(huì)議接待工作要點(diǎn)清單 會(huì)議接待工作要點(diǎn)清單 黨委機(jī)關(guān)會(huì)議是指黨委召開(kāi)的黨代表大會(huì)、黨委全體委員會(huì)、黨委工作會(huì)議、黨委專題工作會(huì)議等。 會(huì)務(wù)工作是整個(gè)會(huì)議服務(wù)的重要組成部分，是使會(huì)議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證，也是各級(jí)黨委辦公室的重要工作之一。實(shí)踐證明，會(huì)務(wù)工作的水平高低，服務(wù)是否周到，將直接影響會(huì)議的效果。 廣義的會(huì)務(wù)工作包含：會(huì)議的組織協(xié)調(diào)工作、文件起草工作、后勤保障工作、宣傳報(bào)道工作、安全保衛(wèi)工作等，今天我主要就會(huì)議的組織協(xié)調(diào)工作，即平時(shí)一般所指的會(huì)務(wù)工作，向各位領(lǐng)導(dǎo)和同志們作一匯報(bào)。 一、會(huì)前準(zhǔn)備 （一）會(huì)議的確認(rèn) 接到領(lǐng)導(dǎo)的指示后，要當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)： 1會(huì)議名稱：會(huì)標(biāo)可以根據(jù)會(huì)議通知來(lái)

2、確定，宣傳標(biāo)語(yǔ)要緊扣會(huì)議主題，富有號(hào)召性、鼓動(dòng)性。 2會(huì)議內(nèi)容 3會(huì)議時(shí)間 4會(huì)議地點(diǎn) 主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟(jì)實(shí)用來(lái)選定 （1）賓館條件與會(huì)議規(guī)格要相適應(yīng) （2）賓館有合適的會(huì)場(chǎng)和分組會(huì)議室 （3）賓館的床位與會(huì)議規(guī)模要相符合 （4）不熟悉的地點(diǎn)要到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察 5參會(huì)范圍 6會(huì)議日程 （二）擬定會(huì)議建議方案 會(huì)議方案是會(huì)務(wù)工作的總綱，是編制會(huì)議通知和會(huì)議須知的基礎(chǔ)，會(huì)議的籌備也必須嚴(yán)格按照會(huì)議方案的分工進(jìn)行，所以在對(duì)會(huì)議進(jìn)行確認(rèn)后，要及時(shí)擬定會(huì)議建議方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定。 擬定會(huì)議建議方案的注意事項(xiàng)： 1建議方案中應(yīng)包括：會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)，參會(huì)范圍、會(huì)議日程、會(huì)務(wù)工

3、作分工、會(huì)議要求等。 2文字要簡(jiǎn)單明了，但內(nèi)容卻要周到全面，凡是需要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)確定的事項(xiàng)，都盡可能想得周到、詳細(xì)些，一旦領(lǐng)導(dǎo)審定，即可具體操作。 3方案中要明確分工，每項(xiàng)工作都要落實(shí)到具體單位，避免疏漏，以保證會(huì)議的籌備工作井然有序。 （三）制發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議通知要清楚明白的告訴受文單位，會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參加人員、會(huì)議要求。 通知發(fā)出后，一定要確認(rèn)參會(huì)人員有沒(méi)有接到通知，能不能參加會(huì)議。對(duì)那些兼任多個(gè)職務(wù)的特殊人員，一定要核實(shí)到人，是不是本人參加，如在部門兼職的副秘書(shū)長(zhǎng)，要核實(shí)清楚，是不是本人參加，以便正確擺放座次牌。 （四）印制證件 會(huì)議方案確定后，應(yīng)盡快印制好會(huì)議出席證、列席證

4、、工作證、車證等必要的證件，召開(kāi)黨代會(huì)時(shí)出席證、列席證上應(yīng)有代表照片。 1制發(fā)證件的原則 （1）證件制作要規(guī)范，確保證件的嚴(yán)肅性。 （2）重要會(huì)議證件上應(yīng)有照片、姓名單位，便于保衛(wèi)人員識(shí)別。 （3）證件發(fā)放要嚴(yán)格控制，并按編號(hào)進(jìn)行登記，以便查對(duì)。 （4）證件丟失，應(yīng)先報(bào)告保衛(wèi)組備案后，再補(bǔ)發(fā)。 2證件分類 出席證發(fā)會(huì)議正式代表和特邀代表，可以有照片、姓名單位；列席證發(fā)會(huì)議列席代表；來(lái)賓證發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)的來(lái)賓；工作證發(fā)會(huì)議工作人員，重要會(huì)議可按活動(dòng)范圍分兩種；記者證發(fā)記者，重要會(huì)議可按活動(dòng)范圍分兩種。 （五）會(huì)議用品 精心設(shè)計(jì)、挑選會(huì)議文件袋、筆記本、簽字筆、紅藍(lán)鉛筆、記錄紙（A4），對(duì)文件袋拉鏈、

5、簽字筆能否書(shū)寫逐一檢查。 （六）收集名單 待通知發(fā)出后，要重點(diǎn)組織對(duì)代表名單的收集，收集名單時(shí)要注意核對(duì)清楚代表的姓名、性別、單位、職務(wù)。（要打印請(qǐng)假代會(huì)人員名單及時(shí)送會(huì)議主持人等；網(wǎng)發(fā)的會(huì)議通知必須查看簽收情況，并電話通知未簽收單位）。 名單收齊后，一般視情況可按照市領(lǐng)導(dǎo)、各縣（市、區(qū)）領(lǐng)導(dǎo)、市級(jí)部門（黨委、人大、政府、政協(xié)和部、委、室、局、辦）領(lǐng)導(dǎo)的順序編造名冊(cè)，并交后勤組安排住房。 （七）人員編組 1分組原則 （1）地域組合 （2）行業(yè)組合 （3）混合編組 2小組規(guī)模 （1）小組的規(guī)模要適中，根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議室多少確定，一般在30人左右為好，以保證代表都能充分發(fā)表意見(jiàn)。 （2）市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

6、除主要領(lǐng)導(dǎo)外，可以分散編入各小組中。 3小組召集人的確定 小組召集人可在各縣（市、區(qū)）和市級(jí)部門主要負(fù)責(zé)人中確定，全委會(huì)的小組召集人應(yīng)是黨委委員、候補(bǔ)委員。 （八）安排座次 大中型會(huì)議，應(yīng)依照會(huì)議名單順序?yàn)榇戆才抛危瑴?zhǔn)備個(gè)人座次牌或單位座次牌（人名要全稱，單位名可規(guī)范化簡(jiǎn)稱；制作時(shí)字體為魏碑、字號(hào)為100號(hào)）。座次排定后，在會(huì)議桌上擺放座次牌，同時(shí)印制座位圖，在參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)之前發(fā)給參會(huì)人員。 1安排座次應(yīng)遵循的規(guī)則 （1）按照職務(wù)大小 （2）從前到后 （3）從左到右 （4）從中間到兩邊 （5）按地域、行業(yè)相對(duì)集中 （6）按姓氏筆畫為序 2副廳級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)排名順序 （1）市委書(shū)記 （2）市

7、人大常委會(huì)主任、市長(zhǎng)、市政協(xié)主席 （3）市委副書(shū)記 （4）市委常委 （5）軍分區(qū)司令員 （6）市人大常委會(huì)副主任 （7）市政府副市長(zhǎng) （8）市政協(xié)副主席 （9）市中級(jí)人民法院院長(zhǎng)、市人民檢察院檢察長(zhǎng) （10）市級(jí)老領(lǐng)導(dǎo) 3市委全委會(huì)議排名順序 （1）市委常委 （2）市委委員（按姓氏筆畫為序） （3）市委候補(bǔ)委員（按得票多少為序） （4）不是市委委員、候補(bǔ)委員的市級(jí)領(lǐng)導(dǎo) （5）市委、市人大常委會(huì)、市政府、市政協(xié)秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng) （6）市紀(jì)委常委 （7）不是市委委員、候補(bǔ)委員的縣（市、區(qū)）委書(shū)記，縣（市、區(qū)）長(zhǎng) （8）不是市委委員、候補(bǔ)委員的市級(jí)部門主要負(fù)責(zé)同志 （9）不是市委委員、候補(bǔ)委員的部分

8、醫(yī)院、學(xué)校及大中型企業(yè)黨委書(shū)記 4市上召開(kāi)的重要會(huì)議排名順序 （1）市級(jí)領(lǐng)導(dǎo) （2）市委、市人大常委會(huì)、市政府、市政協(xié)秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng) （3）縣（市、區(qū)）委書(shū)記，縣（市、區(qū)）長(zhǎng) （4）黨委部門主要負(fù)責(zé)同志 （5）政府部門主要負(fù)責(zé)同志 （6）群團(tuán)部門主要負(fù)責(zé)同志 （7）金融部門主要負(fù)責(zé)同志 （8）部分醫(yī)院、學(xué)校及大中型企業(yè)黨委書(shū)記 5主席臺(tái)座位排序（參考文后“會(huì)議座次排列順序圖”） 當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)較多時(shí)，可設(shè)立1排以上的座次，領(lǐng)導(dǎo)分排就座。市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)排序總體上按照市委、市人大常委會(huì)、市政府、市政協(xié)排列（其中市人大、市政協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)排在市委副書(shū)記后面）。常用的有三種排列方法： （1）按單數(shù)排列。以面向臺(tái)

9、下來(lái)看，當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)為單數(shù)時(shí)，1號(hào)人員居中，2號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，以此類推。 （2）按雙數(shù)排列。以面向臺(tái)下來(lái)看，當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，1號(hào)人員在中心點(diǎn)偏左的位置，2號(hào)人員在中心點(diǎn)偏右的位置，即1號(hào)、2號(hào)人員之間的中心點(diǎn)即為主席臺(tái)的中心點(diǎn)，3號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，4號(hào)人員在2號(hào)人員右手位置，以此類推。 （3）雙數(shù)按單數(shù)排列。以面向臺(tái)下來(lái)看，當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，1號(hào)人員仍絕對(duì)居中，2號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，以此類推，在安排1號(hào)人員右邊最后一人時(shí)要空一個(gè)位置再作安排。 有發(fā)言的要準(zhǔn)備“發(fā)言席”席卡，會(huì)前擺放到位。發(fā)言前5分鐘，要請(qǐng)

10、發(fā)言人員到達(dá)主席臺(tái)后面靠近發(fā)言臺(tái)的一側(cè)，準(zhǔn)備發(fā)言，發(fā)言后回到自己的座位上。 （九）編制會(huì)議須知 會(huì)議須知是告知參會(huì)人員應(yīng)知曉事項(xiàng)和應(yīng)遵守規(guī)定的會(huì)議重要文件之一，包括日程安排、參觀路線安排、分組（參觀乘車分組、討論分組）名單、住房安排、會(huì)議工作機(jī)構(gòu)、常用電話、注意事項(xiàng)及作息時(shí)間等，會(huì)議須知編好后送領(lǐng)導(dǎo)審定后即印刷裝訂成冊(cè)。 （十）報(bào)到準(zhǔn)備 會(huì)務(wù)人員應(yīng)在報(bào)到前進(jìn)駐會(huì)議地點(diǎn)，把會(huì)議證件、會(huì)議用品、會(huì)議須知和會(huì)議文件等裝入文件袋備發(fā)，并做好其他報(bào)到的準(zhǔn)備工作。 文件裝袋順序：（1）會(huì)議須知；（2）會(huì)議文件：領(lǐng)導(dǎo)講話按到會(huì)講話的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)高低為序，發(fā)言材料以發(fā)言順序?yàn)樾颉?（十一）布置會(huì)場(chǎng) 1黨委會(huì)議會(huì)場(chǎng)

11、布置應(yīng)莊嚴(yán)、大方、樸素。 2主席臺(tái)應(yīng)布置在會(huì)場(chǎng)最醒目的位置，以確保主持人的視野開(kāi)闊，能掌握整個(gè)會(huì)場(chǎng)情況。 3會(huì)標(biāo)懸掛在主席臺(tái)正上方，紅底白字，字體為粗宋或大黑。 4黨代會(huì)的會(huì)場(chǎng)要懸掛黨徽，兩邊擺放旗幟。 5為了美化會(huì)場(chǎng)、烘托氣氛，在主席臺(tái)臺(tái)沿和背后應(yīng)擺放花卉和植物，條件許可會(huì)場(chǎng)另三方也要適當(dāng)擺放植物。 6會(huì)場(chǎng)形式由會(huì)議類型所決定，一般有課桌式、回字型。 7排與排之間要保持足夠的距離，方便代表的進(jìn)出，特別是主席臺(tái)和回字型會(huì)場(chǎng)內(nèi)圈，應(yīng)保證領(lǐng)導(dǎo)能正面行走。 8合理的設(shè)置通道，通道要保持一定的寬度，保證代表迅速入場(chǎng)。 9入場(chǎng)口要留有一定的空間，起疏散分流作用，避免造成入場(chǎng)時(shí)的混亂。 10在沒(méi)有專門主席

12、臺(tái)的會(huì)場(chǎng)內(nèi)，可考慮將主席臺(tái)位置墊高，以便會(huì)議主持人掌握會(huì)場(chǎng)情況。 （十二）音響設(shè)備、燈光檢查 1選擇好的話筒。反復(fù)查看檢修，確保穩(wěn)定運(yùn)行。會(huì)議開(kāi)始前10分鐘還要最后檢查一次對(duì)音響設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)檢查、反復(fù)試聽(tīng)，并注意各個(gè)角落的效果，以保證會(huì)議的音響效果，確保使用良好。 2對(duì)要在會(huì)場(chǎng)頒獎(jiǎng)的表彰會(huì)或會(huì)議的開(kāi)幕式、閉幕式需要播放樂(lè)曲時(shí)，要事先檢查磁帶的質(zhì)量，要試聽(tīng)，并在事前找準(zhǔn)所要樂(lè)曲的位置。各種會(huì)議都要做好錄音準(zhǔn)備，隨時(shí)備用。重要的會(huì)議，要安排攝影、錄像，以留存資料。 3按照某些會(huì)議的要求，還應(yīng)安裝多媒體系統(tǒng)，多媒體系統(tǒng)的擺放，應(yīng)保證主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)人員都能輕松方便的觀看。 4檢查會(huì)場(chǎng)燈光。要檢查會(huì)

13、場(chǎng)光亮度是否適當(dāng)，注意主席臺(tái)上午射燈照射角度、光照強(qiáng)度及背景燈的色彩。 （十三）頒獎(jiǎng)組織 將領(lǐng)獎(jiǎng)人員安排靠前相對(duì)集中就座，便于組織領(lǐng)獎(jiǎng)。 1對(duì)禮儀小姐進(jìn)行彩排 禮儀小姐從主席臺(tái)一側(cè)手捧獎(jiǎng)品依次上臺(tái)，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺(tái)前，先自然轉(zhuǎn)向臺(tái)下，展示獎(jiǎng)品，然后，轉(zhuǎn)向主席臺(tái)，將獎(jiǎng)品交給發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)，自然轉(zhuǎn)身，從另一側(cè)離開(kāi)主席臺(tái)。 2對(duì)領(lǐng)獎(jiǎng)人員進(jìn)行彩排 確定每批領(lǐng)獎(jiǎng)人數(shù)。按照主席臺(tái)上第一排所坐發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)，確定每批上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人數(shù)，要注意領(lǐng)獎(jiǎng)人數(shù)一般不要超過(guò)發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)人數(shù)，盡量避免一位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)頒發(fā)1個(gè)以上獎(jiǎng)項(xiàng)，減少失誤的可能。 3制作頒獎(jiǎng)示意圖。將發(fā)獎(jiǎng)人姓名與領(lǐng)獎(jiǎng)人姓名一一對(duì)應(yīng)排列打印，發(fā)到每一位

14、頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)獎(jiǎng)人員手中，讓領(lǐng)導(dǎo)記住自己該給誰(shuí)頒獎(jiǎng)，讓領(lǐng)獎(jiǎng)人員記住自己走到哪位領(lǐng)導(dǎo)面前領(lǐng)獎(jiǎng)。 正式上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)前，由禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)獎(jiǎng)人員走上主席臺(tái)，走到對(duì)應(yīng)的發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)面前后，所有領(lǐng)獎(jiǎng)人先轉(zhuǎn)向臺(tái)下，約停頓5秒鐘，然后向后轉(zhuǎn)向主席臺(tái)，面帶微笑從對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)手中領(lǐng)獎(jiǎng)，領(lǐng)獎(jiǎng)后，再次向后轉(zhuǎn)向臺(tái)下，約停頓8秒鐘，展示獎(jiǎng)品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側(cè)回到座位上。 （十四）組織簽訂責(zé)任書(shū) 將簽訂人員安排靠前相對(duì)集中就座，便于組織簽約。 準(zhǔn)備責(zé)任書(shū)、簽約桌椅、“簽約席”卡、簽字筆。安排抬簽約桌的人員，并要統(tǒng)一服裝。禮儀小姐要訓(xùn)練有素。參加簽約人員要事先通知，留出上下通道，方便行走。簽約時(shí)樂(lè)曲配套，音量適中。

15、事前要多次彩排，直到心中有數(shù)，有十二分把握。 二、會(huì)期服務(wù) （一）會(huì)議報(bào)到 1報(bào)到是會(huì)務(wù)工作最集中、最繁忙的階段，因此，必須集中力量做好報(bào)到前的一切準(zhǔn)備工作。要與發(fā)文組、總務(wù)組密切配合，協(xié)同一致，使報(bào)到工作有條不紊、忙而不亂。 2代表來(lái)時(shí)，要逐一登記、發(fā)放證件、文件、指定住房并向其簡(jiǎn)介會(huì)議安排情況等。 3要隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)到進(jìn)展，如發(fā)現(xiàn)代表請(qǐng)假和換人，要對(duì)名單和座位圖、座次牌進(jìn)行修改，并及時(shí)告訴發(fā)文組、總務(wù)組和小組聯(lián)絡(luò)員。 4報(bào)到結(jié)束后，要及時(shí)對(duì)報(bào)到情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將報(bào)到結(jié)果報(bào)會(huì)議秘書(shū)處負(fù)責(zé)人。對(duì)未按時(shí)報(bào)到的代表，要及時(shí)聯(lián)系詢問(wèn)原因并督促其盡快到會(huì)。 （二）會(huì)中聯(lián)絡(luò) 1會(huì)務(wù)組要在會(huì)議秘書(shū)處的領(lǐng)導(dǎo)下，

16、做好承上啟下、左右聯(lián)系、互相溝通、平衡協(xié)調(diào)等工作。 2要加強(qiáng)和各方面的聯(lián)系，注意傾聽(tīng)代表的意見(jiàn)和要求，和各工作機(jī)構(gòu)密切協(xié)作、主動(dòng)配合，及時(shí)改進(jìn)服務(wù)工作。 3要注意掌握會(huì)議的進(jìn)展情況和及時(shí)處理臨時(shí)出現(xiàn)的特殊情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。 4隨時(shí)掌握代表請(qǐng)假情況，對(duì)主席臺(tái)就座領(lǐng)導(dǎo)，要在前一天進(jìn)行核對(duì)并給以提醒，會(huì)議當(dāng)天提前10分鐘核對(duì)主席臺(tái)就座領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)情況。 5核對(duì)會(huì)議主持詞，使其與會(huì)議實(shí)際情況相符。 6對(duì)會(huì)議中的臨時(shí)變動(dòng)，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并立即通知有關(guān)人員。 （三）大會(huì)簽到 重要會(huì)議都應(yīng)進(jìn)行簽到，將出席、列席和缺席會(huì)議的人數(shù)、人員及時(shí)統(tǒng)計(jì)，黨代會(huì)、黨委全體會(huì)議要填寫“代表出席情況報(bào)告單”，在會(huì)議開(kāi)始前

17、送主持人。 （四）會(huì)場(chǎng)服務(wù) 1會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)務(wù)人員要提前對(duì)會(huì)標(biāo)、花草、座次牌、音響、輕音樂(lè)、照明、空調(diào)等再檢查一次，確保無(wú)誤，并檢查工作人員是否到崗到位。 2代表入場(chǎng)時(shí)要引導(dǎo)就座，特別應(yīng)注意對(duì)主席臺(tái)的引導(dǎo)。 3會(huì)議中，負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)內(nèi)、會(huì)場(chǎng)外必要的聯(lián)系等事宜，并承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事情。 4和保衛(wèi)人員密切配合，維持會(huì)場(chǎng)秩序，制止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，機(jī)密會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格控制知密范圍，必要時(shí)安裝干擾器。 （五）散會(huì)檢查 大會(huì)結(jié)束后，要和保衛(wèi)人員、服務(wù)員檢查會(huì)場(chǎng)，對(duì)遺失的文件和其它物品，應(yīng)及時(shí)設(shè)法交還失主，對(duì)涉密文件要對(duì)文件編號(hào)和發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記后退還發(fā)文組。 三、會(huì)后工作 （一）通報(bào)情況 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)人員應(yīng)將會(huì)議傳達(dá)的范圍、會(huì)后需印發(fā)的文件和要辦的其他事宜通報(bào)值班室，以便解釋答復(fù)各地詢問(wèn)。 （二）收集資料 1大會(huì)結(jié)束后應(yīng)收集會(huì)議發(fā)出的各種資料13套，作為資料留存。 2錄音磁帶要加以清理，磁帶合上要標(biāo)明何人何時(shí)在何會(huì)議上的講話并編好順序，長(zhǎng)