第四章：辦公用品的管理

1、 （一）辦公用品和易耗品 類型：紙簿、筆尺、裝訂用品、歸檔用品、辦公設(shè)備專用易耗品 （學(xué)生具體羅列一下） （二）常用辦公設(shè)備及其操作維護(hù) 1、復(fù)印機(jī) 放置、保養(yǎng)、常見故障的解決 2、打印機(jī) 3、傳真機(jī) （1）和電話、電報、電傳比較的特點(diǎn) （2）使用方法：將發(fā)送原稿放入傳真機(jī)、選擇參數(shù)、撥通對方電話、聽到對方信號后按啟動鍵發(fā)送、放下話筒；接收方接到對方電話，通話后放下話筒按啟動鍵接收即可。 （3）傳真機(jī)適用傳遞短文件，傳真文件不易長期保存，不能作為存檔使用。 4、計(jì)算機(jī) 5、電話機(jī) 注意定期消毒。二、辦公用品的采購二、辦公用品的采購 （一）辦公設(shè)備的購買或租用 （二）辦公用品和消耗品的采購 如何

2、選擇供應(yīng)商 比較因素： 1、價格和費(fèi)用 2、質(zhì)量和價格 3、服務(wù)和位置 4、安全和可靠性 訂購方式： 1、電話訂購 2、傳真訂購 3、互聯(lián)網(wǎng)訂購 網(wǎng)上訂購的方法和注意事項(xiàng)。（學(xué)生進(jìn)行課堂討論） 購買程序： 1、填寫辦公用品申購表 2、采購人員向供應(yīng)商發(fā)出購買需求 3、貨到驗(yàn)貨簽收 4、庫房負(fù)責(zé)人簽字入庫 5、財務(wù)部門收到發(fā)票，審核交貨單、入庫單、訂購單一致，由財務(wù)主管簽字支付款項(xiàng)。三、辦公用品的庫存管理三、辦公用品的庫存管理（一）庫存管理的基本知識1、什么是庫存？ 是指企業(yè)用于生產(chǎn)和服務(wù)所使用的，以及用于銷售的儲備物資。2、什么是庫存管理？又稱庫存控制。是對制造業(yè)或服務(wù)業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營全過程的各種

3、物品、產(chǎn)成品以及其他資源進(jìn)行管理和控制，使其儲備保持在經(jīng)濟(jì)合理的水平上。 3、庫存管理的相關(guān)概念 （1）最大庫存量 防止物品超量存儲而保存的該項(xiàng)物品的最大數(shù)量。 （2）最小庫存量 防止物品全部消耗完而保存的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量。 （3）重新訂購線 重新訂購線日用量物品發(fā)放時間最小庫存量 （4）庫存成本 包括物料成本、訂貨成本、作業(yè)更換成本、生產(chǎn)準(zhǔn)備成本、庫存保管成本、缺貨成本。 （二）如何正確進(jìn)行庫存管理 1、常用辦公設(shè)備及用品的入庫和管理 （1）接收所定貨物 （2）建立庫存目錄：庫存目錄系列序號、財產(chǎn)描述、財產(chǎn)消耗、供應(yīng)商名稱、接收日期、存放位置 建立庫存控制卡：項(xiàng)目、單位、庫存參考后、最大庫存量、最小庫存量、再訂貨量、日期、接收、發(fā)放、余額 2、做好進(jìn)貨、出貨記錄 進(jìn)貨卡、出貨卡、庫存卡要一致 3、庫存保管中應(yīng)該采取的措施 （1）安全保障措施 （2）給物品貼上標(biāo)簽、類別、存放地 （3）新舊物品的排序 （4）物品輕重、大小的排列 （5）常用非常用物品的排列 （6）儲藏間的環(huán)境保持（通風(fēng)、干燥、照明好）四、辦公用品的發(fā)放與節(jié)約措施四、辦公用品的發(fā)放與節(jié)約措施 （一）辦公用品的發(fā)放 1、指定人員發(fā)放 按需求單發(fā)放 2、按單位有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時間 3、清點(diǎn)、核實(shí)發(fā)放的辦公用品 4、緊急申領(lǐng)物