會計信息系統(tǒng)第二章

1、 本章內容本章內容 采購管理概述采購管理概述 采購系統(tǒng)初始化采購系統(tǒng)初始化 普通采購業(yè)務處理普通采購業(yè)務處理 受托代銷業(yè)務處理受托代銷業(yè)務處理 特殊采購業(yè)務處理特殊采購業(yè)務處理采購管理概述采購管理概述o采購管理系統(tǒng)的主要功能n 對供應商進行有效管理n 嚴格管理采購價格n 可以選擇采購流程n 及時進行采購結算n 采購執(zhí)行情況分析采購管理概述采購管理概述o采購系統(tǒng)初始設置n包括設置采購管理系統(tǒng)業(yè)務處理所需要的采購參數(shù)、基礎信息及采購期初數(shù)據(jù)o采購業(yè)務處理n采購業(yè)務處理主要包括請購、訂貨、到貨、入庫、采購發(fā)票、采購結算等采購業(yè)務全過程的管理。可以處理普通采購業(yè)務、受托代銷業(yè)務、直運業(yè)務等業(yè)務類型。企

2、業(yè)可根據(jù)實際業(yè)務情況，對采購業(yè)務流程進行可選配置。o采購賬簿及采購分析n提供各種采購明細表、增值稅抵扣明細表、各種統(tǒng)計表及采購賬簿供用戶查詢。同時提供采購成本分析、供應商價格對比分析、采購類型結構分析、采購資金比重分析、采購費用分析、采購貨齡綜合分析。 采購管理概述采購管理概述o采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關系采購訂單、到貨單采購入庫單直運采購發(fā)票采購成本直運銷售訂單、銷售訂單、發(fā)票直運采購發(fā)票付款信息采購發(fā)票應付款管理系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)存貨核算系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)初始化采購管理系統(tǒng)初始化o設置采購選項n采購管理系統(tǒng)參數(shù)的設置，是指在處理日常采購業(yè)務之前，確定采購業(yè)務的范圍、

3、類型以及對各種采購業(yè)務的核算要求，這是采購管理系統(tǒng)初始化的一項重要工作。o錄入期初數(shù)據(jù)系統(tǒng)名稱操 作內 容說 明采購管理錄入期初暫估入庫期初在途存貨暫估入庫是指貨到票未到在途存貨是指票到貨未到期初記賬采購期初數(shù)據(jù)沒有期初數(shù)據(jù)也要執(zhí)行期初記賬，否則不能開始日常業(yè)務采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o采購入庫業(yè)務n按貨物和發(fā)票到達的先后，將采購入庫業(yè)務劃分為單貨同行、貨到票未到（暫估入庫）、票到貨未到（在途存貨）三種類型，不同的業(yè)務類型相應的處理方式有所不同。流程對應流程對應訂貨入庫、收發(fā)票結算提出采購要求到貨財務處理請購單訂貨單入庫單發(fā)票結算單暫估記帳憑證到貨單采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務

4、處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o單貨同行的采購業(yè)務憑證憑證憑證發(fā)票制單（應付款系統(tǒng)）核銷制單結 算制單采購入庫單錄入（庫存管理）采購入庫單記賬（存貨核算）采購入庫單審核（庫存管理）借：原材料 貸 ：材料采購借：材料采購 應交稅費 貸：應付賬款借：應付賬款 貸：銀行存款采購發(fā)票錄入（采購管理）錄入付款單（應付款系統(tǒng)）審核、記賬 （總賬系統(tǒng)）訂貨入庫、收發(fā)票結算提出采購要求到貨財務處理請購單訂貨單入庫單發(fā)票結算單暫估記帳憑證到貨單請購請購o采購請購n采購請購是指企業(yè)內部各部門向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業(yè)內部采購需求列出采購清單。請購是采購業(yè)務的起點，可以依據(jù)審核后的采購請購單生成采購訂

5、單。在采購業(yè)務流程中，請購環(huán)節(jié)是可省略的。 請購單訂貨單入庫單發(fā)票結算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結算提出采購要求到貨財務處理訂貨訂貨采購訂貨采購訂貨是指企業(yè)與供應商之間簽訂的采購合同或購銷協(xié)議.采購訂單采購訂單描述采購合同中關于貨物的明細內容.包括采購什么貨物、采購多少、由誰 供貨，什么時間到貨、到貨地點、運輸方式、價格、運費等。采購訂單適用采購訂單適用于采購業(yè)務復雜，對采購業(yè)務管理有嚴格要求的單位，采購訂單是可選單據(jù)，根據(jù)業(yè)務需要選用. 整個業(yè)務流程的執(zhí)行都回寫到采購訂單，通過采購訂單可以跟蹤采購的整個業(yè)務流程.采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o采購訂貨n訂貨是指企

6、業(yè)與供應商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確定要貨需求。供應商根據(jù)采購訂單組織貨源，企業(yè)依據(jù)采購訂單進行驗收。在采購業(yè)務流程中，訂貨環(huán)節(jié)也是可選的。 請購單訂貨單入庫單發(fā)票結算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結算提出采購要求到貨財務處理到貨到貨o采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確認對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。o采購到貨單是可選單據(jù)，用戶可以根據(jù)業(yè)務需要選用。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o采購到貨n采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務員根據(jù)供方通知或送貨單填寫

7、，確定對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。在采購業(yè)務流程中，到貨處理可選可不選。 請購單訂貨單入庫單發(fā)票結算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結算提出采購要求到貨財務處理入庫入庫貨貨 物物 入入 庫庫采購入庫采購入庫 是通過采購到貨、質量檢驗環(huán)節(jié)，對合格到貨的存貨進行入庫驗收。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o采購入庫n采購入庫是指將供應商提供的物料檢驗（也可以免檢）確定合格后，放入指定倉庫的業(yè)務。當采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，入庫業(yè)務在庫存管理系統(tǒng)中進行處理。當采購管理系統(tǒng)不與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，入庫業(yè)務在采購管理系統(tǒng)

8、中進行處理。在采購業(yè)務流程中，入庫處理是必須的。n采購入庫單是倉庫管理員根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的入庫單據(jù)。采購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝采購訂單或采購到貨單生成。請購單訂貨單入庫單發(fā)票結算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結算提出采購要求到貨財務處理采購發(fā)票采購發(fā)票采購發(fā)票采購發(fā)票 是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本，并據(jù)以登記應付賬款參照請購單生成訂單參照請購單生成訂單采購發(fā)票現(xiàn)付轉應付帳款錄入采購發(fā)票采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o采購發(fā)票n采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確定采購成本，并據(jù)以登記應付賬款。采

9、購發(fā)票按業(yè)務性質分為藍字發(fā)票和紅字發(fā)票；按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運費發(fā)票。n采購發(fā)票既可以直接填制，也可以從“采購訂單”、 “采購入庫單” 或其他的 “采購發(fā)票”拷貝生成。請購單訂貨單入庫單發(fā)票結算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結算提出采購要求到貨財務處理采購結算采購結算采購結算單是記錄采購結算結果的單據(jù)。采購結算操作處理上分為自動結算、手工結算兩種方式，運費發(fā)票可以單獨進行費用折扣結算。采購結算也稱采購報賬，是指采購核算人員根據(jù)采購入庫單、采購發(fā)票核算采購入庫成本采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o采購結算n采購結算也稱采購報賬，在手工業(yè)務中，采購業(yè)務員拿

10、著經主管領導審批過的采購發(fā)票和倉庫確定的入庫單到財務部門，由財務人員確定采購成本。在本系統(tǒng)中采購結算是針對采購入庫單，根據(jù)發(fā)票確定其采購成本。采購結算的結果是生成采購結算單，它是記載采購入庫單與采購發(fā)票對應關系的結算對照表。采購結算分為自動結算和手工結算兩種方式。n自動結算是由計算機系統(tǒng)自動將相同供貨單位的，存貨相同且數(shù)量相等采購入庫單和采購發(fā)票進行結算。n使用“手工結算”功能可以進行正數(shù)入庫單與負數(shù)入庫單結算、正數(shù)發(fā)票與負數(shù)發(fā)票結算、正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結算，費用發(fā)票單獨結算。手工結算時可以結算入庫單中部分貨物，未結算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結算?？梢酝瑫r對多張入庫單和多張發(fā)票進行報賬結

11、算。手工結算還支持到下級單位采購，付款給其上級主管單位的結算，支持三角債結算，即支持甲單位的發(fā)票可以結算乙單位的貨物。n如果費用發(fā)票在貨物發(fā)票已經結算后才收到，為了將該筆費用計入對應存貨的采購成本，需要采用費用發(fā)票單獨結算的方式。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o暫估入庫（貨到票未到）的采購業(yè)務n暫估是指本月存貨已經入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對暫估業(yè)務，系統(tǒng)提供了三種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單到補差。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o暫估入庫（貨到票未

12、到）的采購業(yè)務n暫估是指本月存貨已經入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。對暫估業(yè)務，系統(tǒng)提供了三種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單到補差。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o月初回沖n本月月底，填寫暫估單價，記存貨明細賬，生成暫估憑證。n進入下月后，存貨核算系統(tǒng)自動生成與暫估入庫單完全相同的“紅字回沖單”，同時登錄相應的存貨明細賬，沖回存貨明細賬中上月的暫估入庫。對“紅字回沖單”制單，沖回上月的暫估憑證。n收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對采購入庫單和采購發(fā)票作采購結算。結算完畢后，進入

13、存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能，進行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動生成一張 “藍字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報銷金額。同時登記存貨明細賬，使庫存增加。對“藍字回沖單”制單，生成采購入庫憑證。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o單到回沖n當月, 貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬n下月發(fā)票到: 暫估制單暫估入庫單記賬（存貨核算）借：原材料 貸：材料采購填制暫估入庫單（采購管理）藍字回沖單制單紅字回沖單制單填制采購發(fā)票（采購管理）采購結算（采購管理）暫估處理（存貨核算）借：原材料(紅) 貸：材料采購(紅)借：原材料 貸：材料采購采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理

14、o單到補差n下月初不作處理，采購發(fā)票收到后，在采購管理中錄入并進行采購結算；再到存貨核算中進行“暫估處理”，如果報銷金額與暫估金額的差額不為零，則產生調整單，一張采購入庫單生成一張調整單，用戶確定后，自動記入存貨明細賬；如果差額為零，則不生成調整單；最后對“調整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o在途業(yè)務（票到貨未到）處理n如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票進行壓單處理，待貨物到達后，再一并輸入計算機做報賬結算處理。但如果需要實時統(tǒng)計在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計算機，待貨物到達后，再填制入庫單并做采購結算。采購管

15、理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o采購退貨業(yè)務處理n貨雖收到，但尚未錄入采購入庫單只要把貨退還給供應商即可，軟件中不用做任何處理。只要把貨退還給供應商即可，軟件中不用做任何處理。n已錄入“采購入庫單” ，未錄入“采購發(fā)票” 如果是全部退貨，可刪除如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單采購入庫單”；如果是部分退貨，可直接；如果是部分退貨，可直接修改修改“采購入庫單采購入庫單”。n已錄入“采購入庫單” ，已錄入“采購發(fā)票”但未結算 如果是全部退貨，可刪除如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單采購入庫單”和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”；如果是部；如果是部分退貨，可直接修改分退貨，可直接修改“采購入庫單采

16、購入庫單” 和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”。n已錄入“采購入庫單” ，已錄入“采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結算若結算后的發(fā)票沒有付款，此時可取消采購結算，再刪除或修改若結算后的發(fā)票沒有付款，此時可取消采購結算，再刪除或修改“采采購入庫單購入庫單”和和“采購發(fā)票采購發(fā)票”，若結算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨，若結算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。單。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o采購退貨業(yè)務處理n入庫單已記賬無論是否錄入無論是否錄入“采購發(fā)票采購發(fā)票”， “采購發(fā)票采購發(fā)票”是否結算，結算后的是否結算，結算后的“采購發(fā)票采購發(fā)票”是否付款，都需要錄入退貨單。是否付款，都需要錄入退貨

17、單。憑證憑證憑證紅字發(fā)票制單（應付款系統(tǒng)）核銷制單結 算制單退貨單錄入（庫存管理）退貨單記賬（存貨核算）退貨單審核（庫存管理）借：原材料(紅) 貸：材料采購(紅)借：材料采購(紅) 應交稅費(紅) 貸：應付賬款(紅)借：銀行存款(紅) 貸：應付賬款(紅)紅字發(fā)票錄入（采購管理）錄入收款單（應付款系統(tǒng)）審核、記賬 （總賬系統(tǒng)）采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o現(xiàn)付業(yè)務n當采購業(yè)務發(fā)生時，立即付款，由供貨單位開具發(fā)票。 現(xiàn)結制單（應付款系統(tǒng)）填制采購發(fā)票（采購管理）現(xiàn)付處理（采購管理）借：物資采購 貸：銀行存款采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理o受托代銷業(yè)務n受托代銷業(yè)務是一種先銷售后結算的采購模式。指商業(yè)企業(yè)接受其他企業(yè)的委托，為其代銷商品，代銷商品售出后，本企業(yè)與委托方進行結算，