酒店采購的崗位職責(zé)及工作程序12

1、采購的崗位職責(zé)及工作程序主要負責(zé)酒店各部門需購的各種物資的訂購。1、目的：1.1 確保本酒店工作之高效、穩(wěn)定以及選擇合適的數(shù)量、優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量、優(yōu)惠的價格正確的來源。1.2 采購適當(dāng)數(shù)量的貨源，以滿足日常運作的需要。2、范圍：2.1凡本酒店對外采購之新鮮物料、副食品、酒水、飲料類、蔬菜肉類、凍品、客用品、餐飲營運器具、百貨、文具以及所有工程用品均屬之。3、崗位職責(zé) 3.1直撥廚房的鮮活食品，由廚房每天下午按核定時間，填寫好訂單送采購組，有特殊要求的需在訂單上注明。3.2 倉庫補充物品，應(yīng)按核定的最低、最高庫存量及采購周期，由倉庫人員填寫申請計劃。3.3 各部門采購物資必須查明倉庫的儲存量，然后寫采

2、購申請。3.4專用物品如需加工訂做的應(yīng)由使用部門提前三個月提交申請，并加注詳細說明和加工要求。3.5 固定資產(chǎn)的采購，必須在預(yù)算的要求范圍內(nèi)，填寫好申請單，承交采購。3.6進口物資的采購，必須填寫申請單并附加詳細說明報總經(jīng)理批準。3.7工程改造項目和計劃內(nèi)的大修理或應(yīng)急處理，應(yīng)由使用部門或工程部申報，報總經(jīng)理批準。3.8 應(yīng)急采購，休息日或非常情況下小型采購項目，申購部門提交書面申請，經(jīng)總經(jīng)理或受授人批準后，可先采購后補辦手續(xù)。4、崗位描述：4.1能力a) 具備較強的協(xié)調(diào)能力、溝通能力及應(yīng)變能力；b) 具備專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，掌握談判技巧和商家心態(tài)，具有良好的溝通能力，獲得最優(yōu)惠的條件；4.2

3、經(jīng)驗a) 熟知酒店物品的標準和使用情況；b) 常做市場調(diào)查，隨時掌握市場動向；c) 推薦適路新產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價廉的代用品；d) 又能選擇實力雄厚的供應(yīng)商，在確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定的前提下，提供最優(yōu)惠的進貨價格；4.3操守a) 維護集團和酒店聲譽或利益。不得以任何語言或行為直接或間接對集團和酒店進行誹謗以損害集團和酒店的聲譽或利益。b) 不得私自修改制度。執(zhí)行政策法律、法規(guī)、集團和酒店的政策和制度（包括：員工守則、總經(jīng)理手冊等），不得蓄意修改或歪曲。c) 嚴禁泄漏機密。未經(jīng)許可情況下不得擅自使用、復(fù)印或以任何形式復(fù)制或?qū)ν庑孤┘瘓F和酒店的機密資料，包括限于軟件、程序、操作手冊及其他一切由集團和酒店提供的營

4、運及操作資料。5、采購前置期：5.1采購產(chǎn)品可在當(dāng)?shù)夭少彽?，須有兩天的采購作業(yè)時間。5.2采購?fù)獾刂a(chǎn)品，須有一周的采購作業(yè)時間。5.3進口產(chǎn)品需有一個月至二個月時間。6、采購過程說明：6.1 各部門需要物品時，須填寫采購申請單、倉庫補倉需要填倉庫需求單、廚房需要填寫廚房購貨申請單。采購申請單、倉庫需求單、需經(jīng)成本部復(fù)核，財務(wù)經(jīng)理，總經(jīng)理或其代理人核準后方可采購，廚房申請單經(jīng)其主廚或代理人核準后方可購買。6.2 采購在接獲核準后的采購申請單、倉庫需求單、應(yīng)完成所有訂購單的開立，訂購單可分為手寫或機打兩種，采購要以需選擇其一；廚房購貨申請表所采購的物品均屬易腐蝕性食品，不需在開立訂購單，用原申請

5、表作為訂單，其單價依據(jù)每月所核定的單價為準。6.3訂購單應(yīng)正確反映物品的供貨商、品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨期，且按核準的供應(yīng)商訂購。采購開立訂購單由采購部主管或代理人簽名交財務(wù)經(jīng)理核準。6.4采購接到核準的訂購單將傳真給廠商訂購單傳真后采購應(yīng)同供應(yīng)商確認，并要求供應(yīng)商在兩天內(nèi)簽回承諾時限。6.5采購在接到廠商簽回的訂購單時，應(yīng)確認交貨時間是否與我方要求交貨時間一致，如時間有延遲，采購應(yīng)了解其原因，并開立聯(lián)絡(luò)單或口頭通知使用部門確認，是否可接受延遲，如不能接受須再次與供應(yīng)商及使用部門協(xié)商可以接受的時間。6.6采購在確認好最終的交貨時間后，應(yīng)不定時跟催供應(yīng)商交貨，跟催方法可以是電話或書面形式，其

6、跟催記錄應(yīng)予以保存，電話跟催應(yīng)記錄于電話跟催單上。6.7進貨依部門提供的商品統(tǒng)一標準進行驗收入庫。7、每日廚房市場采購7.1各廚房每日根據(jù)貨倉部提供的“存貨”預(yù)計出第二天的采購數(shù)量，填寫每天廚房市場購貨單（DAILY MARKET LIST），經(jīng)總廚簽批后，于每日下午三時之前交給采購部。7.2采購部根據(jù)“每天廚房市場購貨單”（DM）之內(nèi)容，聯(lián)系貨源指定酒店認可的供應(yīng)，確定價格，將供應(yīng)商名稱、單價、到貨時間填入此表（DM）。7.3將每天廚房市場購貨單（DM）交采購部核準簽字，再由財務(wù)經(jīng)理簽字確認后，再放發(fā)給相對應(yīng)部門。8、部門（包括倉庫）物品采購8.1部門需購的物品必須先填寫：“申請定貨單”(P

7、URCHASE REQUISITION)，“申請定貨單”（PR）一定要有部門經(jīng)理的簽名，同時提供上次采購的價格和供應(yīng)商，以便參考。8.2填好的申請定貨單（PR）需先交倉庫核簽，倉庫人員檢查倉庫有無該種物品或有無可替代品。8.3申請定貨單（PR）經(jīng)倉庫核簽后，交采購部聯(lián)絡(luò)貨源訂購。報價要貨比三家，后送財務(wù)部。8.4申請定貨單（PR）經(jīng)采購部經(jīng)理核選出價平質(zhì)優(yōu)的一家供貨，簽署后交財務(wù)經(jīng)理審批。8.5財務(wù)經(jīng)理核查申請定貨單（PR）是否履行上述程序，根據(jù)計劃審批，然后交項目報總經(jīng)理批準。8.6經(jīng)批準的申請單（PR）一式五聯(lián)，分別送給采購部、收貨部、成本部、會計部應(yīng)付賬、申請部門各一聯(lián)。8.7采購部根據(jù)

8、申請定貨單（PR）的要求，簽訂訂貨單或合同，安排有關(guān)采購事宜，了解進貨時間，以便提前知會收貨部安排人手收貨，倉庫安排倉位。8.8訂貨合同要有財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理的核準。經(jīng)核準后的訂貨合同要送會計部應(yīng)付賬一份備案。8.9如采購部門訂不到申請定貨單（PR）上的物品，要及時通知請購部門，若有此種物品的替代品，要事先征得請購部門的同意方可訂購。G-A-1-18.10所采購的貨品，盡量使用支票以月結(jié)方式結(jié)算。嚴格限制現(xiàn)金采購，現(xiàn)金采購必須是經(jīng)酒店批準可用現(xiàn)金購買之物品。8.11從供應(yīng)商取得的發(fā)票必須符合機關(guān)和財務(wù)管理的要求。經(jīng)辦人要在其背面簽名，填寫申請訂貨單（PR）號碼、支票號碼。8.12采購部要將所有的

9、申請定貨單（PR）分部門按已完成、未完成，進行分類存檔。做好記錄并密切與申請部門保持聯(lián)絡(luò)。8.13采購部要定期與各供應(yīng)商開會，每次的供應(yīng)商報價要按時落實，由采購部與成本部、餐飲部進行市場調(diào)查后定價，并交成本部審核再報財務(wù)經(jīng)理批準，同時將定價表交有關(guān)部門備存。8.15如遇應(yīng)急采購的零星物品需經(jīng)成本控制總監(jiān)批準，但事后二十四小時內(nèi)應(yīng)按上述采購程序補辦手續(xù)。若不能在有限期內(nèi)補辦齊手續(xù)，部門總監(jiān)要承擔(dān)由此造成的一切經(jīng)濟責(zé)任。9、物資采購申請程序9.1直拔廚房的鮮活食品，由廚房每天下午按核定時間，填寫好訂單送采購組，有特殊要求的需在訂單上注明。9.2倉庫補充物品，應(yīng)按核定的最低、最高庫存量及采購周期，由

10、倉庫人員填寫申請計劃。9.3各部門采購物資必須查明倉庫的儲存量，然后寫采購申請單。9.4專用物品如需加工訂做的應(yīng)由使用部門提前三個月提交申請，并加注詳細說明和加工要求。9.5固定資產(chǎn)的采購，必須在預(yù)算的要求范圍內(nèi)，填寫好申請單，承交采購組。9.6進口物資的采購，必須填寫申請單并附加詳細說明報總經(jīng)理批準。9.7工程改造項目和計劃內(nèi)的大修理或應(yīng)急處理，應(yīng)由使用部門或工程部申報，報總經(jīng)理批準。9.8應(yīng)急采購，休息日或非常情況下的小型采購項目，申購部門提交書面申請，經(jīng)總經(jīng)理或受授人批準后，可先采購后補辦手續(xù)。10、采購報價、確認程序。10.1采購按照采購申請單的要求、編號、登記具體經(jīng)辦。10.2采購員

11、收到申購單后，在規(guī)定的時間內(nèi)提供三家以上的供貨商的地址、電話、報價單。10.3采購員根據(jù)供應(yīng)商資料，確定最低價格的供應(yīng)商。10.4鮮活食品每十天進行一次定價，每個供應(yīng)商應(yīng)先報價。采購、成本控制人 派人對市場調(diào)查，提供書面價格資料，最后由財務(wù)、餐飲、采購共同確認價格。10.5對于新品種除按正常的采購申報外，還須提供樣品、試驗報告，經(jīng)執(zhí)行總經(jīng)理授權(quán)確認后，方可洽談。10.6工程改造、裝修經(jīng)審批后，由專人負責(zé)選擇推薦施工單位提供兩家以上報價，經(jīng)批準后方可進行。11、采購審批程序11.1使用部門的采購申請必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字審批后， 報采購組。11.2采購組接到各類申請單，在完成報價后，報財務(wù)部。11.

12、3財務(wù)經(jīng)理接到申請后審查價格，并根據(jù)庫存、預(yù)算等情況簽批。11.4財務(wù)經(jīng)理審批后，報總經(jīng)理審批，然后再到采購部進行采購。11.5酒店對外簽定的各類合同，應(yīng)逐層審批，并將推薦的供應(yīng)商的書面報價單以及合同文本附后。11.6緊急采購的物品，使用部門必須書面報告，經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可先購買，后補辦有關(guān)手續(xù)。12、采購物品的結(jié)算程序12.1市內(nèi)采購物品的規(guī)定結(jié)算金額以上的領(lǐng)取轉(zhuǎn)賬支票，規(guī)定結(jié)算金額以下的領(lǐng)取現(xiàn)金。12.2采購員辦理結(jié)算時需提供發(fā)票、驗收單、入庫單，連同領(lǐng)用支票的存根到財務(wù)部報賬。12.3采購員領(lǐng)取現(xiàn)金和支票應(yīng)先填寫“借支單”，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準后方可領(lǐng)用。12.4外埠采購的結(jié)算，由采購員憑采

13、購單、送貨單、驗收單、發(fā)票到財務(wù)部辦理匯款手續(xù)。12.5按合同規(guī)定付款須填寫訂貨合同用款申請表，填列標的、合同總價、需要付款的數(shù)額，并將合同及“采購單“附后。12.6一切物品的結(jié)算必須通過采購統(tǒng)一結(jié)算，財務(wù)部根據(jù)資金狀況，安排付款。13、提貨工作程序13.1做好出外提貨的準備工作，聽候經(jīng)理安排當(dāng)天的工作任務(wù)。13.2負責(zé)去外面的倉庫及車站碼頭辦理提貨和物資在途的押運工作。13.3及時到車站、碼頭等地辦妥提貨手續(xù)，按提貨單的名稱、件數(shù)、包裝數(shù)量、驗收時如發(fā)現(xiàn)來貨有差錯時，應(yīng)做好現(xiàn)場記錄，及時向運輸部門詢問情況，并做好詳細記錄，回來向有關(guān)人員詳細匯報。13.4在提貨時，指揮搬運人員文明裝卸，并做好

14、各方面的記錄工作。13.5督促并指揮搬運人員對物資輕拿、輕放、監(jiān)卸，確保物資不在運輸中丟失。合理堆放，節(jié)約倉位。13.6領(lǐng)取各種提貨通知單、預(yù)先做好提貨前單據(jù)印章準備，提回物資領(lǐng)用部門辦好一切交接手續(xù)。倉庫人員的崗位職責(zé)及工作程序酒店一切物品的購入必須經(jīng)過收貨驗收.1.收貨人員：1.1財務(wù)部收貨員，負責(zé)酒店所有物資的驗收工作。收貨時需收貨員、采購員、使用部門人員等一起現(xiàn)場驗貨。2.收貨時間：2.1與采購部及使用部門協(xié)商，確定各類物資的收貨時間，一般上午為生鮮類、下午為入庫及用品類物資。3.收貨依據(jù)：3.1收貨前必須查對“每日市場采購單”、“采購申請單”、“采購定單”、“采購合同”等，否則應(yīng)拒絕

15、收貨。特殊急用之物資，必須先與采購部聯(lián)系，確認后先暫收但不作收貨單。4.來貨驗收：4.1每日收貨工作開始前，先檢查計量器具是否運作正常；4.2驗貨時，必須確保質(zhì)量、數(shù)量、價格符合酒店之要求；4.3收貨員按下列要求進行驗貨：來貨之供貨商須與訂單上的立約單位或其認可之代理人相同，各項貨品的品牌、規(guī)格、數(shù)量和價格是否與訂單相符，與使用部門主管一起檢查來貨質(zhì)量是否良好，注意來貨的有效期，注意假冒、偽劣物品，收貨時重量應(yīng)扣除容器、水份等。5.收貨差異：5.1來貨與訂單品牌、規(guī)格不符的，收貨員應(yīng)拒絕驗收并通知采購部；5.2來貨數(shù)量比定單數(shù)量多的，只收定單數(shù)量，多余部分拒收；5.3來貨數(shù)量比定單數(shù)量少的，通

16、知采購部處理；5.4生鮮類貨品，在征得使用部門同意的情況下，實收數(shù)量可在10%內(nèi)上下波動（與訂貨數(shù)量相比）。6.收貨記錄：6.1貨物驗收合格后，由收貨員與使用部門一起在送貨清單上簽名確認；6.2收貨員根據(jù)送貨清單輸入計算機打印出收貨單，并交給使用部門主管及成控經(jīng)理簽名審核。6.3收貨員根據(jù)審核后的收貨單制做“收貨日報表”，并將相關(guān)單據(jù)及報表送交會計部/成本部。7、為確保訂價的透明度,酒店成立由綜合辦,采購人員成本部人員使用部門經(jīng)理組成的價格調(diào)查小組,調(diào)查組每周或每月進行不低于一次的市場調(diào)查.市場調(diào)查后要向總經(jīng)理提交有”品名規(guī)格產(chǎn)地價格”等內(nèi)容的調(diào)查報告,采購部匯總各調(diào)查報告并作為與供貨商定價的

17、基礎(chǔ)及所購商品價格的對比驗證.8.采購部確定的采購價格要經(jīng)財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理審批,對價格有疑問的采購部門須作出解釋,造成的損失由采購部承擔(dān).9.存貨保管和記錄：9.1倉庫對進倉儲的物品，必須分類固定位置存放，并作出編號。有揮發(fā)性的物品不得與易吸潮的物品混雜存放，貴重物品要設(shè)立特別單倉保管。各類物品的貨位上必須設(shè)立“進、出、存貨卡”，凡出入倉的物品，須于當(dāng)天在貨卡登記，并結(jié)出存貨數(shù)。9.2存?zhèn)}的物品必須做到“三對口”，即存?zhèn)}物品實存數(shù)與貨卡相符，貨卡結(jié)存數(shù)與存貨明細賬相符。每月盤點一次，并向財務(wù)部報送盤點表，同時每月末編制“收、發(fā)、存月報表”。9.3存?zhèn)}的物品要先進先出，經(jīng)常檢查，對滯存較長的物品

18、要主動向使用部門反映滯、存情況以便及時使用和處理，防止霉變或超保質(zhì)期的現(xiàn)象發(fā)生。倉庫每月做一次”呆滯品報告表”送財務(wù)部及相關(guān)使用部門,以便使用部門盡快采取措施.如發(fā)現(xiàn)霉變，破損或超期保管的現(xiàn)象，要及時填寫“物資、物品殘損超期（霉變）處理報告書”送交營業(yè)部門和財務(wù)部各一份。營業(yè)部門和財務(wù)部要及時查明原因，追究責(zé)任時的經(jīng)濟責(zé)任，并及時處理殘損、超期、霉變的物品，但不能再用作營業(yè)出售。9.4倉庫存貨因殘損、超期、霉變的報廢，除追究責(zé)任外。年累計金額在1萬元以內(nèi)的由總經(jīng)理簽批財務(wù)部備案。超1萬元的須報集體討論批準。10.進、出倉規(guī)定10.1倉管人員對進倉物品，要認真驗貨，檢查與總經(jīng)理批準的申請表的要求

19、是否相符,如:規(guī)格、品牌、數(shù)量、保質(zhì)期，不相符的一律拒絕收貨。并及時向采購組負責(zé)人和財務(wù)部報告，否則倉庫員必須承擔(dān)所產(chǎn)生的經(jīng)濟責(zé)任。倉管驗貨入倉后，要及時通知使用部門領(lǐng)用。10.2物品出倉時，驗明領(lǐng)用部門填寫的出庫單是否經(jīng)指定的領(lǐng)導(dǎo)簽名并核對簽名印鑒,簽名相符，方能發(fā)貨。發(fā)貨人和領(lǐng)料經(jīng)辦人均須在出庫單上簽名。收貨人必須對單點清楚，否則出倉后的責(zé)任全由領(lǐng)貨人負責(zé)。出庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)留倉庫，一聯(lián)交領(lǐng)料部門，一聯(lián)報送財務(wù)部核算成本。出庫單的填制分類匯總.10.3由于作息時間及經(jīng)營過程的特殊情況的造成的緊急開倉處理政策與程序及倉庫鑰匙管理程序,財務(wù)成本部將以聯(lián)絡(luò)單的形式下發(fā)給相關(guān)部門.11、為促進酒

20、店成本核算規(guī)范化，保證成本信息資料的一致性、及時性，適應(yīng)電算化的管理作如下規(guī)范：11.1倉管員也得經(jīng)管計算機輸單業(yè)務(wù)。11.2出庫單分手寫出庫單和計算機出庫單各一式三聯(lián)，手寫出庫單必須嚴格按照飯店的有關(guān)規(guī)定填寫，批準人和領(lǐng)料人的簽名，必須清晰完整，部門的手工出庫單必須按存貨類別分開填寫(如食品倉/凍品倉/煙酒倉/用品倉/工程倉等),否則倉管員有權(quán)拒絕發(fā)貨。計算機出庫單和手工出庫單必須一致，否則作舞弊論處。11.3酒店按成本費用的責(zé)任部門來歸集領(lǐng)料匯總。每個責(zé)任部門給定一個計算機代碼。具體劃分另行制定。11.4倉庫按照責(zé)任部門定期匯總各責(zé)任部門的領(lǐng)料。每天將各部門的出庫單連同匯總表上交財務(wù)部，及

21、時作賬務(wù)處理。12.為規(guī)范倉庫存貨分類，以適應(yīng)電算化管理，凡酒店購進的物品，入庫時都必須按其屬性進行分類、編號。12.1代碼一旦設(shè)立代表某一物品后，不得隨意修改或刪除。只有對于已經(jīng)不再生產(chǎn)，或在今后的酒店經(jīng)營中能確定不再使用的物品的代碼，經(jīng)過財務(wù)經(jīng)理批準予以備案后方可修改或刪除。倉管員對于代碼的應(yīng)用應(yīng)該熟練掌握，做到對常用物品名稱代碼倒背如流。12.2具體物品類別的劃分及編碼另定。13.使用部門的分倉管理：13.1冷庫食品必須是先進先出，每次進貨應(yīng)將上次庫存的食品放在最外面，以便盡快使用，已發(fā)現(xiàn)冷庫存貨食品有前次進貨的食品的，要追究分部主管的責(zé)任。若因得不到及時使用長期庫存而發(fā)生變質(zhì)的由分部主

22、管負責(zé)賠償。13.2廚房備用的各食品由廚房主管對其安全及合理使用負責(zé)。發(fā)現(xiàn)過期、變質(zhì)需報廢的應(yīng)填寫報廢通知單，由財務(wù)經(jīng)理和餐飲總監(jiān)雙方確認報廢原因后，簽字報廢。報廢的食品應(yīng)立即由雜工清理出廚房（若能與供貨商調(diào)換的或責(zé)賠的交采購部門退回供貨商），若人為造成的報廢由個人賠償。13.3吧臺酒水必須嚴格按照先進先銷售的原則進行銷售:a)吧臺酒水不得長期庫存，所領(lǐng)超過一個月未出售應(yīng)向財務(wù)部作專項報告，以便調(diào)劑。b)吧臺主管對吧臺所領(lǐng)酒水的保管、出售、安全負責(zé)，若違反先進先銷售原則造成過期變質(zhì)，由吧臺主管負責(zé)賠償，報廢程序按上條規(guī)定執(zhí)行吧臺直撥（由供貨商直接送貨到吧臺分倉）酒水要嚴格檢查質(zhì)量。c)凡離到期日三個月以內(nèi)者不得驗收，從倉庫領(lǐng)取原則上遵照此規(guī)定，屬公司調(diào)劑的在有效期內(nèi)的酒水吧臺不得拒領(lǐng)，并優(yōu)先銷售。倉庫在驗收酒水及小食品時，除非緊俏商品，保質(zhì)期在六個月以下者杜絕入庫。d)所有單價在50元以上的支裝酒,瓶上必須有供貨商/酒店印章,否則酒吧應(yīng)拒絕領(lǐng)貨,如財務(wù)部查到酒吧有未帶上述標記之酒水,一律按自帶酒水入店處理.14、財務(wù)部每月最后一天晚上對各個使用部門的分倉、廚房及吧臺的未售存貨（已從倉庫領(lǐng)出未被出售和耗用的物品）進行盤點，確定出本月各種物資的消耗量及庫存動態(tài)。15、倉庫要建立常用的