中小企業(yè)采購管理制度

1、中小企業(yè)采購管理制度一、目的： 為加強(qiáng)采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正 常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、 材料及非經(jīng) 營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購（以下統(tǒng)稱為采購物品） 。三、職責(zé)權(quán)限1、總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度的審批；2、分管副總、財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)采購管理制度的審核；3、人力資源行政部負(fù)責(zé)采購管理制度的制定。4、經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）的采購由企管部負(fù)責(zé)；非 經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購由人力資源行政部負(fù)責(zé)。四、采購原則1、詢價比價原則 物品采購必須有三家以

2、上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、 售后服務(wù)、 資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估， 并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定 最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。2、一致性原則： 采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市 場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下， 采購人員須及時反饋信息供 申請部門更改請購單或作參與。 如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致， 經(jīng) 審核后，差值不得超過請購量的 510%。3、低價搜索原則： 采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動 態(tài)及最低價格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。4、廉潔原則：（1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高

3、采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市 場信息。中小企業(yè)采購管理制度（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標(biāo)采購原則： 凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式，由企管、財務(wù)等 相關(guān)部門共同參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價格，簽訂供貨 協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品，除縮 短招標(biāo)間隔時限外，還應(yīng)隨時掌握市場行情，調(diào)整采購價格。6、審計監(jiān)督原則：

4、 采購人員要自覺接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。 對采購人 員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為， 公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司 員 工獎懲制度等進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。7 供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循三家報價的原則，如為單一供應(yīng)商或獨(dú)家供應(yīng)商，采 購部門必須加以說明或解釋；8.合同管理原則，需要招標(biāo)的采購必須按照經(jīng)濟(jì)合同管理制度與供應(yīng)商訂立 采購合同；9 為了節(jié)約采購成本和提高采購效率，一般采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量采用集中采購的 方式統(tǒng)一采購，尋找供應(yīng)商并簽定年度供應(yīng)協(xié)議，減少緊急采購；10. 年度供應(yīng)協(xié)議每年由采購部門和使用部門共同評估， 總經(jīng)理批復(fù)后， 決定 是否更換供應(yīng)商；11. 采購貨款

5、除小額（ 1000 元以下）采購?fù)獗仨毻ㄟ^銀行結(jié)算；12、各類采購嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批額度，超過預(yù)算或有特殊情況的需執(zhí)行追加 預(yù)算程序。五、采購流程1、采購申請： 物品（物資）需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實(shí)際需要，由企管部負(fù)責(zé)采購物品 每月 25 日前、由人力資源行政部負(fù)責(zé)采購物品每季度最后一個月 25 日前提出采 購申請，填寫請購單 ，請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、 參考價格、用途等，若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采購申 請流程，由各相關(guān)部門審批， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購部門采購。 各審核環(huán)節(jié)對采 購申請?zhí)岢鲎h異者，應(yīng)于 2 個工作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。2、詢價

6、比價議價：（1）每一種物品（物資）原則上需兩家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報價。（2）采購員接到報價單后，需進(jìn)行比價、議價，并填寫詢價記錄表 ，按 低價原則進(jìn)行采購。中小企業(yè)采購管理制度（3）屬下列情況者，無須進(jìn)行比價、議價：獨(dú)家代理、獨(dú)家制造、專賣品、 原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。3、樣品提供和確認(rèn)：（1）若須進(jìn)行樣品提供和確認(rèn)的，須確定送樣周期，由采購人員負(fù)責(zé)追蹤， 收到樣品后， 須第一時間送交需求部門進(jìn)行確認(rèn)， 必要時需會同財務(wù)部等部門相 關(guān)人員予以確認(rèn)。（2）對于需要保存樣品的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。4、供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等

7、條件良好者。（3）信譽(yù)良好者。（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。 采購人員須建立供應(yīng)商信息臺帳。5、合同簽定：（1）供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。（2）交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。6、進(jìn)度跟催 （1）為確保準(zhǔn)時交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處 跟催，以確保物品（物資）能適時供應(yīng)。（2）若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知 需求部門，尋求解決辦法， 并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期， 并知會需求部門。7、驗(yàn)收入庫： 采購物品（物資）到公司后，屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、 材料、配件等物品 （物資）、 非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、 大宗勞保用品

8、等經(jīng)需求部門驗(yàn)收， 辦公用品等常用品經(jīng)庫管 驗(yàn)收合格后，庫管開具入庫單 ，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格的，由 驗(yàn)收部門通知采購部門， 2 日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。8、對帳付款： 采購物品（物資）辦理入庫后，由采購員憑入庫單按合同或約定的付款 方式辦理付款手續(xù)。9、采購流程圖：（附后）六、考核： 凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。七、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。八、本制度附件：1、XXXXX 請購單2、XXXXX 詢價記錄表XXXXXXX集X 團(tuán)有限公司 XXXX年 XX月 XX日中小企業(yè)采購管理制度流程采購申請采購流程圖作業(yè)要求記錄表單責(zé)任單位 /人1、

9、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實(shí)際需要填寫請購單請購單需求部門1、接收已核準(zhǔn)的請購單請購單采購員1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記 錄或供應(yīng)商所提供的資料，至少精選兩家 以上供應(yīng)商進(jìn)行比價和議價詢價記錄 表采購員1、以滿足需求部門所提出的性能、指標(biāo)、品質(zhì)為原則申請單采購員1、依優(yōu)質(zhì)低價原則進(jìn)行選擇詢價記錄 表需求部門 /企 管部 /采購員1、依據(jù)供需雙方確定的條件簽訂合同采購合同采購員1、依據(jù)合同或約定的交貨期進(jìn)行跟蹤確認(rèn)，發(fā)生異常及時處理采購合同采購員1、按采購需求進(jìn)行驗(yàn)收，辦理入庫手續(xù)入庫單庫管員/需求部門1、庫管員按已辦妥的請購單、送貨單整理 匯總2、采購員根據(jù)庫管員提供的相關(guān)資料進(jìn)行對帳，到財務(wù)部辦理付款送貨單 發(fā)票 支付憑證庫管員采購員XXXXX 請購單申請單位： 申請日期： 年 月 日 編號：序號物品名稱廠家 /品牌緩急程度規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途需用日期庫存請購數(shù)量備注經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：申請部門分管領(lǐng)導(dǎo)：企管部（人力資源行政部）審核： 審核部門分管領(lǐng)導(dǎo)： 財務(wù)總監(jiān)：總經(jīng)理：庫