淺析有效溝通在項目管理中的作用

1、201x年華東政法大學(xué)自學(xué)考試畢業(yè)論文 淺析有效溝通在項目管理中的作用準(zhǔn)考證號： 姓 名： 指導(dǎo)老師：目錄：論文摘要 4關(guān)鍵詞 4一、緒論 5 (一) 本文研究歷史背景及意義 5 (二) 本文研究內(nèi)容及框架 5二、有效溝通模式 6（一）有效溝通概述61 有效溝通 62. 溝通分類 6（二）有效溝通組織 71 向上溝通 72 平行溝通 73. 向下溝通 8三、有效溝通在項目管理中的作用 8（一）有效溝通有助于激發(fā)項目團(tuán)隊員工的積極性81提出挑戰(zhàn) 92給出審議和反饋93采用獎賞體系9（二）有效溝通能夠提高項目管理工作效率 91明確溝通的目的92. 掌握溝通的時間93. 明確溝通的對象 104. 掌

2、握溝通的方法 10（三）有效溝通有助于提高項目決策的質(zhì)量101. 項目管理者及團(tuán)隊成員及時做出的決策 102. 項目決策及時高質(zhì)量的完成 11（四）有效溝通在項目管理中的運用案例11四、研究結(jié)果 13（一）本文研究結(jié)論 13（二） 本文研究不足與后期展望13參考文獻(xiàn) 14致謝 14淺析有效溝通在項目管理中的作用論文摘要：項目管理的過程是一個通過發(fā)揮各種管理功能，充分調(diào)動團(tuán)隊成員的積極性，提高工作效率，實現(xiàn)項目管理目標(biāo)的過程。溝通從一定意義上講，就是項目管理的本質(zhì)。項目管理離不開溝通，溝通滲透于項目管理的各個方面。在項目管理中，溝通與協(xié)調(diào)是進(jìn)行各方面管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯(lián)系，

3、它對于項目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。本文首先探討了有效溝通在項目管理進(jìn)行中的必要性；其次，闡述了有效溝通的含義和形式,并在此基礎(chǔ)上探討了有效溝通的組織結(jié)構(gòu)；最后得出結(jié)論有效溝通在項目管理中的作用：在項目管理中進(jìn)行有效溝通，不僅能夠激發(fā)項目團(tuán)隊成員的積極性，而且能夠提高項目工作效率以及項目決策的質(zhì)量。并通過列舉有效溝通在項目管理中的成功實例再次驗證了有效溝通的重要性。關(guān)鍵詞：有效溝通、項目管理、作用一、緒論(一) 本文研究歷史背景及意義溝通是信息的傳遞與理解，項目管理者的主要工作不是技術(shù)指導(dǎo)而是溝通的橋梁，項目管理者有90%的工作時間用于溝通過程中。孔子論語雍也中也指出“夫仁者，己

4、欲立而立人，己欲達(dá)而達(dá)人。非人人立、共達(dá)此地位，則我決無從獨立、獨達(dá)?！?儒家非常講究信息溝通及其方式，其思想把人放在社群中去辯證地認(rèn)識自己的身份，再通過“近取譬”、“恕”等方式認(rèn)識到別人也有與自己同樣的要求和愿望。因此說，有效溝通能夠確保整個項目順利進(jìn)展，事半功倍。項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望。從表面上看，項目管理是對具體的工作項目進(jìn)行管理，但是實際上對項目相關(guān)人員進(jìn)行管理。項目管理者也不是完人，有不足之處，需要與項目團(tuán)隊相關(guān)人員進(jìn)行溝通，吸取多方建議，明確項目責(zé)任，合理分工，協(xié)調(diào)前進(jìn)，營造和諧人際關(guān)系，

5、力求將項目做到最好。北宋大詩人蘇軾在題西林壁描寫廬山時寫道：“橫看成嶺側(cè)成峰”，表明針對不同的事物，仁者見仁，智者見智，不同的人有其不同的文化背景、工作背景和技術(shù)背景。針對同一事情看問題的角度不同，肯定有不同的見解。但是這些見解只是比較片面，不夠全面，若能通過有效溝通，將其有效地組織起來，從不同的側(cè)面來研究問題，盡可能全面地去解決問題；反之，就如一盤散沙，其發(fā)揮的效用是有限的，甚至導(dǎo)致走向歧途。因此，項目管理者在進(jìn)行項目管理的過程中，必須向上與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，聽取領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)，向下與下屬進(jìn)行溝通，采納項目組每一位成員的建議，并且需要與其他項目管理者進(jìn)行溝通，取其精華，去其糟粕，博取眾家之所長，去管

6、理運作整個項目。(二) 本文研究內(nèi)容及框架項目管理的過程是一個通過發(fā)揮各種管理功能，充分調(diào)動團(tuán)隊成員的積極性，提高工作效率，實現(xiàn)項目管理目標(biāo)的過程。溝通從一定意義上講，就是項目管理的本質(zhì)。項目管理離不開溝通，溝通滲透于項目管理的各個方面。在項目管理中，溝通與協(xié)調(diào)是進(jìn)行各方面管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯(lián)系,它對于項目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。本文首先探討了有效溝通在項目管理進(jìn)行中的必要性；其次，闡述了有效溝通的含義和形式,并在此基礎(chǔ)上探討了有效溝通的組織結(jié)構(gòu)；最后得出結(jié)論有效溝通在項目管理中的作用：在項目管理中進(jìn)行有效溝通，不僅能夠提高項目團(tuán)隊員工的士氣，而且能夠提高

7、項目工作效率以及項目決策的質(zhì)量。并通過列舉有效溝通在項目管理中的成功實例再次驗證了有效溝通的重要性。二、有效溝通模式（一）有效溝通概述1有效溝通溝通是信息憑借一定符號載體，在個人或群體間從發(fā)送者到接受者進(jìn)行傳遞，并獲取理解的過程。有效溝通是指經(jīng)過傳遞后被接受者感知到的信息與發(fā)送者發(fā)出的信息完全一致，而不是雙方達(dá)成協(xié)議，如果信息接受者對信息內(nèi)容理解與發(fā)送者不一致，有可能導(dǎo)致溝通障礙或信息失真。在項目管理中，溝通有很多種方式，無論多復(fù)雜，都可以簡化成一對一的溝通形式，一個是信息發(fā)出者，一個是信息接受者。簡而言之，溝通就是人際(或組織)之間信息傳遞和交流的過程。有效溝通對工程項目管理的成功極為重要，

8、常能使工作事半功倍。2. 溝通分類按照表達(dá)方式來分，溝通大致可以分為兩類，即語言溝通和非語言溝通；其中語言溝通包括口頭、書面和身體語言溝通；非語言溝通包括副語言溝通和物體的操控；身體語言溝通包括身體動作姿態(tài)、服飾儀態(tài)和空間位置；副語言溝通包括情緒和基調(diào)。按照場合來分，溝通可以分為正式溝通和非正式溝通；正式溝通指在組織中依據(jù)規(guī)章制度明文規(guī)定的原則進(jìn)行的溝通。非正式溝通的溝通對象、時間、內(nèi)容等都未經(jīng)計劃或難以辨別，由組織成員的感情和動機上的需要形成的。按照溝通交流中是否有反饋交流來分，溝通可以分為雙向溝通和單向溝通。雙向溝通指溝通過程中有反饋的交流（包括言語反饋和非言語反饋）；單向溝通是指溝通過程

9、中沒有反饋的交流。（二）有效溝通組織項目管理是公司高層與基層之間相互聯(lián)系的橋梁，促使項目參與的各階層彼此互相信賴與配合，同心協(xié)力，在激烈競爭的市場上脫穎而出，當(dāng)然在項目管理中進(jìn)行溝通最重要的一點就是要用心溝通。1向上溝通所謂向上溝通就是指項目管理者與上層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通。因為，上層領(lǐng)導(dǎo)管理的項目比較多，也比較類似，往往更加關(guān)注項目的質(zhì)量、成本以及是否能夠按時完工等等大的問題。作為項目管理者需要注意很多細(xì)節(jié)，首先要克服下屬常有的“不安全感”，尊重上級領(lǐng)導(dǎo)，定位出領(lǐng)導(dǎo)的個性風(fēng)格，學(xué)習(xí)從領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考和處理問題，知道領(lǐng)導(dǎo)想要什么，同時也讓領(lǐng)導(dǎo)明白項目管理者的目標(biāo)是什么，而不要給領(lǐng)導(dǎo)制造“驚奇”，尤其是

10、將可能會延期、將增加項目成本、會產(chǎn)生質(zhì)量問題的苗頭等等提早匯報，使上層管理者能及時并適時調(diào)整工作計劃，在人力、物力、財力等方面給予支持，保證項目的順利進(jìn)行，使管理者和領(lǐng)導(dǎo)都變得很有效率。2平行溝通所謂平行溝通就是指項目管理者之間、部門之間要在互相尊重的基礎(chǔ)上，彼此之間交流項目管理的經(jīng)驗，工程進(jìn)度以及所取得的成績和所面對的困難，彼此之間互相提出合理的建議，互相吸取好的管理經(jīng)驗，保證項目各個方面協(xié)調(diào)進(jìn)行，順利完成項目，避免出現(xiàn) “水桶現(xiàn)象”,因某一方面的失誤而導(dǎo)致項目不能順利進(jìn)行。3. 向下溝通所謂向下溝通就是指項目管理者與下屬進(jìn)行交流溝通。首先，在尊重下屬的基礎(chǔ)上，項目管理者要讓下屬明白單位、部

11、門以及團(tuán)隊的目標(biāo)，并向下屬提供單位真實的政策或信息。其次，在維護(hù)單位、部門以及團(tuán)隊利益的同時，項目管理者要能夠代表和呼吁下屬的“聲音”，盡量給下屬創(chuàng)造一個寬松舒適的工作生活環(huán)境；再次，認(rèn)真聆聽下屬關(guān)于項目的建議，凡是正確或有探索價值的，要支持下屬；最后，項目管理者需要通過交互式傾聽、互動式交流，了解每一位下屬的個性風(fēng)格的特點，宣揚主旋律，注重引導(dǎo)下屬，以保證項目能夠高質(zhì)量順利地完成。三、有效溝通在項目管理中的作用（一）有效溝通有助于激發(fā)項目團(tuán)隊員工的積極性有效溝通能夠使項目組成員之間相互信任和支持，領(lǐng)導(dǎo)激勵下屬，下屬支持領(lǐng)導(dǎo)，可以很好的緩解工作壓力，改善人際關(guān)系，營造出“大家心往一處想，勁往一

12、處使”的和諧融洽工作氛圍?？傊行贤軌蚣皶r排除障礙，最大限度提高員工的士氣，使項目組更具凝聚力和戰(zhàn)斗力。如果在項目內(nèi)部和外部沒有良好的溝通聯(lián)系，協(xié)同工作就不會存在，團(tuán)隊也就沒有形成。溝通不止包括對事實的信息傳輸，它還指的是每個人明白被傳遞信息的意圖和真實含義。項目經(jīng)理的職責(zé)是保證向團(tuán)隊提供領(lǐng)導(dǎo)才能、資源、工具、支持，以及鼓勵革新和致力于團(tuán)隊工作所必須的那種團(tuán)隊氛圍。為達(dá)到這些目標(biāo)，有許多特定行動項目經(jīng)理可以采用。例如塑造一個開放的、誠實的、守諾言的、不耍政治手腕的形象，說到做到，在成員中進(jìn)行自由走動式的管理，鼓勵開誠布公的討論，必要時進(jìn)行協(xié)商等，以有助于形成這種團(tuán)隊氛圍。一個項目經(jīng)理必須

13、使用這個管理理念。 激發(fā)積極性必須不斷補充新鮮的養(yǎng)分并進(jìn)行培育，否則就會消失，整個團(tuán)隊失去激情。這必須從團(tuán)隊成員開始，首先鼓勵成員參與到團(tuán)隊工作中來。最有效的激發(fā)因素是工作或項目的重要性。經(jīng)驗表明，團(tuán)隊建設(shè)在項目團(tuán)隊面對非常多且重要的工作時才最成功。一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理可以采用大量的情景和行動作為激發(fā)因素，普遍采用的有以下幾種：1. 提出挑戰(zhàn)團(tuán)隊成員會積極地對一個令人激動的挑戰(zhàn)做出反應(yīng)。不容易對付的挑戰(zhàn)會令大多數(shù)人激動，并投入更多的精力和時間去完成。2. 給出審議和反饋實踐證明，那些認(rèn)為團(tuán)隊成員同其項目經(jīng)理有真正開放式溝通的團(tuán)隊最容易被激發(fā)出積極性，并且對完成的項目工作最滿意。3. 采用獎賞體系

14、項目的特別酬勞，比如上報高層管理和表彰突出業(yè)績，對團(tuán)隊成員來說可能是非常重要的。人被激發(fā)的積極性高低同他們感覺被承認(rèn)的價值成正比，唯一驗證該價值的指標(biāo)是得到的酬勞，但錢并不是唯一的有效酬勞。等值金錢增加的邊際效應(yīng)達(dá)到一定程度后會下降。一些其他更隱藏的“特殊待遇”可以加入到團(tuán)隊的總酬勞中，并得到有效的激發(fā)因素。如單間辦公室、使用公司的汽車、配給一個秘書、安排假日和休假獎勵、教育補償?shù)取＃ǘ┯行贤軌蛱岣唔椖抗芾砉ぷ餍薯椖渴且粋€系統(tǒng)工程，需要許多人共同完成，其工作效率受到每個團(tuán)隊成員的影響。有效溝通，有助于項目領(lǐng)導(dǎo)能夠及時掌握項目的進(jìn)度，及時調(diào)整工作安排；有助于保證項目組成員之間信息傳遞更加

15、迅速，討論解決問題更加有效；有助于企業(yè)中各個部門和各個職務(wù)之間相互協(xié)調(diào)發(fā)展。1. 明確溝通的目的知道說什么，就是要明確溝通的目的。如果目的不明確，就意味著自己也不知道說什么，自然也不可能讓別人明白，這就達(dá)不到溝通的目的。溝通者還要明確信息不是溝通，信息與人無涉，是中性的，而溝通的背后都隱藏著目的。盡管信息對于溝通來說必不可少，但信息過多也會阻礙溝通。2. 掌握溝通的時間知道什么時候說，就是要掌握好溝通的時間。如果溝通對象正大汗淋漓地忙于工作時，管理者要求與之商量下次聚會的事情，顯然不合時宜。所以，要想很好地達(dá)到溝通效果，必須掌握好溝通的時間，把握好溝通的火候。3. 明確溝通的對象知道對誰說，就

16、是要明確溝通的對象。雖然管理者說得很好，但選錯了對象，自然也達(dá)不到溝通的目的。4. 掌握溝通的方法知道怎么說，就是要掌握溝通的方法。管理者應(yīng)該知道向誰說，說什么，也知道該什么時候說，但不知道怎么說，仍然難以達(dá)到溝通的效果。溝通是要用對方聽得懂的語言包括文字、語調(diào)及肢體語言，而管理者要學(xué)的就是透過對這些溝通語言的觀察來有效地使用它們進(jìn)行溝通。如果溝通能夠符合接受者的渴望、價值與目的的話，它就具有說服力，這時溝通會改變一個人的性格、價值、信仰與渴望。假如溝通違背了接受者的渴望、價值與動機時，可能一點也不會被接受，或者最壞的情況是受到抗拒。把握好以上幾點，進(jìn)行準(zhǔn)確的信息溝通，無疑會提高管理者的工作效

17、率，舍棄一些不必要的工作，以最簡潔、最直接的方式取得最理想的工作效果?？傊?，有效溝通能夠促使項目管理者充分了解各團(tuán)隊成員的優(yōu)勢，團(tuán)隊成員也能夠正確領(lǐng)會項目管理者的任務(wù)和意圖，項目組成員能夠相互配合，提高工作效率，使項目能夠正確圓滿地完成。（三）有效溝通有助于提高項目決策的質(zhì)量由于工程項目是復(fù)雜性的，工程項目管理也是相當(dāng)復(fù)雜的。項目管理者在進(jìn)行項目管理的過程中會遇到很多難以解決的問題，需要與領(lǐng)導(dǎo)、下屬以及其他項目管理者進(jìn)行溝通，從領(lǐng)導(dǎo)那里獲取指導(dǎo)，從其他項目管理者那里獲取先進(jìn)的管理經(jīng)驗，從下屬那里獲取合理的建議，綜合判定，做出正確的決策，以便于迅速解決問題。因此，有效溝通能夠幫助項目管理者獲取較

18、為全面的信息，有助于做出正確的決策，提高決策的質(zhì)量。1. 項目管理者及團(tuán)隊成員及時做出的決策任何決策都會涉及到干什么、怎么干、何時干等問題。每當(dāng)遇到這些急需解決的問題，項目經(jīng)理就需要從廣泛的團(tuán)隊內(nèi)部的溝通中獲取大量的信息情報，然后進(jìn)行決策，或建議有關(guān)人員做出決策，以迅速解決問題。團(tuán)隊成員也可以主動與項目經(jīng)理溝通，提出自己的建議，供領(lǐng)導(dǎo)者做出決策時參考，或經(jīng)過溝通，取得上級領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，自行決策。2. 項目決策及時高質(zhì)量的完成公司中各個部門各個科室和各個職務(wù)是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調(diào)的需要越高，而協(xié)調(diào)只有通過溝通才能實現(xiàn)。沒有有效的溝通，管理者對下屬的需求不會被下屬充分知道，下屬就不可能及時

19、正確的完成管理者分配給他們的任務(wù)和要求，從而使很多工作任務(wù)不能正確圓滿地完成。有效溝通促使項目團(tuán)隊成員緊密協(xié)調(diào)并及時有效地工作，保持團(tuán)隊成員之間的相互信任，實現(xiàn)高度的合作互助，從而更高效高質(zhì)的完成項目任務(wù)。（四）有效溝通在項目管理中的運用案例這是2015年成功實施的一個項目，該項目之所以成功實施，主要得益于項目管理過程中完善的溝通管理模式。該項目是一個嵌入式工業(yè)電腦機箱系統(tǒng)項目，項目在一個自主研發(fā)和生產(chǎn)制造公司完成，項目參與團(tuán)隊成員主要有客戶、項目承接方（其中包括業(yè)務(wù)、市場經(jīng)理、項目經(jīng)理、電子工程師、機構(gòu)工程師、系統(tǒng)工程師、測試工程師等）以及原材料廠商等。在項目實施管理過程中，主要采取了以下溝

20、通管理模式，這個模式是在項目經(jīng)理認(rèn)真了解項目的各種背景與涉及人員，并會同相關(guān)人員交流了解他們對這個項目的看法和期望后做出的行程和決策。1. 項目啟動后，項目經(jīng)理召集項目團(tuán)隊主要成員一起召開項目啟動溝通會，明確項目目標(biāo)、設(shè)計方案、進(jìn)度安排、質(zhì)量管理要求等。會議上各成員有任何問題都可以提出討論，并得出結(jié)論。會議完畢后，項目組印發(fā)會議紀(jì)要，并向客戶和相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)作匯報，同時抄送紀(jì)要給各相關(guān)單位成員。2. 建立例會制度，每周項目團(tuán)隊成員召開會議相互溝通討論工作進(jìn)展、出現(xiàn)的問題、個人建議與要求等，詳細(xì)記錄會議紀(jì)要。3. 項目經(jīng)理在每周結(jié)束時，編制一份項目進(jìn)展報告，以電子郵件的方式發(fā)送給項目團(tuán)隊每位成

21、員及客戶相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)。報告中主要包括項目目前的進(jìn)度、本周是否出現(xiàn)問題、什么問題及解決辦法以及下周工作計劃等。4. 與客戶項目負(fù)責(zé)人保持聯(lián)絡(luò)，確?？蛻綦S時掌握項目動態(tài)，提出意見。項目組團(tuán)隊各技術(shù)負(fù)責(zé)人堅持每周與客戶相關(guān)技術(shù)人員溝通，了解需求滿足情況。5. 與原材料廠商負(fù)責(zé)人保持聯(lián)絡(luò)，確保交貨過來的原材料符合承接方的產(chǎn)品要求，質(zhì)量保證，以及承認(rèn)資料齊全。如有問題也能及時溝通處理，確保不會影響到整個項目的進(jìn)展。6. 建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)交流平臺，通過電話、電子郵件和即時對話的方式，對于一些小問題的交流減少了協(xié)調(diào)開會見面討論的時間，并且使項目組成員知道主動溝通的重要性。7. 通過以老帶新的方式，給予公司新進(jìn)

22、員工大量學(xué)習(xí)與實踐機會，技術(shù)骨干毫無保留的傳授，使得新員工的專業(yè)知識和工程經(jīng)驗?zāi)軌蜓杆偬岣?，迅速成長成為能夠獨當(dāng)一面的技術(shù)人員。技術(shù)骨干同樣也要在每個負(fù)責(zé)的項目中學(xué)習(xí)與積累項目管理知識和經(jīng)驗。8. 合理利用非正式溝通。項目經(jīng)理或項目組負(fù)責(zé)人，不定期地與客戶或廠商工作人員進(jìn)行私下交流，或者采取聚餐、聚會等方式大家一起進(jìn)行非正式溝通。同時，要加強項目組成員自身素質(zhì)的提高，使得他們能夠很好地識別信息的真?zhèn)?，提高遵守組織紀(jì)律的自覺性，防止謠言的傳播等。在整個項目進(jìn)展中，從始至終都遵循了以上溝通方式，因而基本上沒有產(chǎn)生客戶和廠商之間的信息誤會，對于其中的變更和不確定因素基本上都有及時的掌控。合作各方關(guān)系

23、維持良好，在一些小的問題上能夠相互理解和讓步，也使得整個項目進(jìn)展中無需考慮過多人為因素。良好的溝通在客戶和廠商之間、以及承接方的項目組成員之間持續(xù)進(jìn)行，真正實現(xiàn)了溝通的初衷使項目中的每個人都相互成為朋友。四、研究結(jié)果（一）本文研究結(jié)論作為一名項目經(jīng)理就要承擔(dān)起整個項目管理的溝通環(huán)節(jié)。項目經(jīng)理的溝通能力是影響管理和領(lǐng)導(dǎo)核心項目團(tuán)隊的主要因素，所以在項目運營中項目經(jīng)理就不應(yīng)該埋在一大堆的技術(shù)、管理工作中，甚至可能需要花費百分之九十或更多的時間去與項目干系人進(jìn)行溝通，所以項目管理者應(yīng)站在較高的角度去審視整個項目，既能準(zhǔn)確地把客戶的意圖傳遞給項目相關(guān)人員，同時又能及時正確地去理解項目相關(guān)人員的需求，達(dá)成一種共識，使他們可以更好的理解你、支持你、幫助你。在項目管理工作中，項目管理者通過多種多樣的有效溝通形式，與領(lǐng)導(dǎo)、下屬以及項目管理團(tuán)隊人員之間進(jìn)行有效溝通，能夠較大地激發(fā)項目團(tuán)隊員工的積極性,提高整個項目工作進(jìn)展效率, 進(jìn)而提高項目決策的質(zhì)量。同時也給項目管理者對整個項目進(jìn)行管理帶來巨大的便捷，有助于項目更好、更順利地完成。（二）本文研究不足與后期展望本文通過對有效溝通在項目管理中的作用進(jìn)行理論分析和實證研究，得出了在項目管理工作中有效溝通，能夠激發(fā)項目團(tuán)隊員工的積極性,提高整個項目工作進(jìn)展效率,進(jìn)而提高項目決策的質(zhì)量的結(jié)論。但由于客觀條件和本人自身理論知識、研究視