學校物品采購管理內(nèi)部控制制度試行

1、學校物品采購管理內(nèi)部控制制度（試行）第一章總則第一條為了規(guī)范學校采購行為，提高學校采購效率，明確崗位職責，有效降低采購成本，滿足學校對優(yōu)質(zhì)資源的需求，維護公開、公平、公正的市場競爭環(huán)境，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我校實際，制定本制度。第二條學?？倓?wù)處、教務(wù)處、實訓處、短訓部和信息中心等部門，為履行其職能或為師生教育教學及實訓實習服務(wù)，使用財政性資金獲取貨物、工程和服務(wù)的，適用本制度。第三條學校采購實行集中采購和分散采購相結(jié)合，采購項目必須嚴格執(zhí)行區(qū)教委相關(guān)審批、核準、備案管理等基本程序。第二章管理機構(gòu)第四條成立學校采購領(lǐng)導小組，由學校校長任組長黨委書記、分管財務(wù)后勤的副校長、紀檢副校長、工會

2、主席任副組長，成員由總務(wù)處、財務(wù)室、教務(wù)處、實訓處、短訓部、信息中心負責人、專職采購員和兩名教師代表組成。領(lǐng)導小組組長對學校采購負總責，具體事務(wù)由總務(wù)處牽頭組織開展，紀檢副校長、工會主席和教師代表等負責監(jiān)督檢查。第五條學校采購領(lǐng)導小組的主要職責是：傳達上級有關(guān)文件精神，對各部門的政府采購申請進行審批，對部門采購行為實行過程監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行糾正，調(diào)查處理交易活動的投訴和糾紛。第三章崗位設(shè)置及職責第六條實施歸口管理，明確崗位職責。學校應(yīng)當明確采購管理領(lǐng)域內(nèi)部控制的決策、管理、執(zhí)行、監(jiān)督各塊的職責。明確財務(wù)室為管理部門，總務(wù)處、教務(wù)處、實訓處、短訓部、信息中心為采購執(zhí)行部門。財務(wù)室應(yīng)當

3、牽頭建立本單位政府采購內(nèi)部控制制度，明確學校部門在政府采購工作中的職責與分工，建立政府采購與預(yù)算、財務(wù)（資金）、資產(chǎn)、使用等業(yè)務(wù)機構(gòu)或崗位之間溝通協(xié)調(diào)的工作機制，共同做好編制政府采購預(yù)算和實施計劃、確定采購需求、組織采購活動、履約驗收、答復(fù)詢問質(zhì)疑、配合投訴處理及監(jiān)督檢查等工作。第七條強化內(nèi)部監(jiān)督。學校財務(wù)審計、紀檢監(jiān)察等部門要發(fā)揮監(jiān)督作用，加強對采購執(zhí)行和監(jiān)管工作的常規(guī)審計和專項審計。暢通問題反饋和受理渠道，通過檢查、考核、設(shè)置監(jiān)督電話或信箱等多種途徑查找和發(fā)現(xiàn)問題，有效分析、預(yù)判、管理、處置風險事項。第八條合理設(shè)崗，強化權(quán)責對應(yīng)。合理設(shè)置崗位，明確崗位職責、權(quán)限和責任主體，細化各流程、各環(huán)

4、節(jié)的工作要求和執(zhí)行標準。（一）界定崗位職責。學校應(yīng)當結(jié)合自身特點，對照政府采購法律、法規(guī)、規(guī)章及制度規(guī)定，認真梳理不同環(huán)節(jié)、崗位需要重點控制的風險事項，劃分風險等級，建立制度規(guī)則、風險事項等臺賬，合理確定崗位職責。（二）不相容崗位分離。學校應(yīng)當建立崗位間的制衡機制，特殊環(huán)節(jié)涉及的崗位應(yīng)由不同的人員擔任：1請購部門（采購需求編制崗位及人員與采購需求內(nèi)部審核崗位及人員）；2.審批部門（采購文件編制崗位及人員與采購文件的復(fù)審、審核的崗位及人員）；3.采購（采購合同簽訂崗位及人員與采購驗收的崗位及人員）；4.驗收登記（采購驗收崗位及人員與資產(chǎn)管理的崗位及人員）。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)多人參與。采購人、集中采購

5、機構(gòu)對于評審現(xiàn)場組織、單一來源采購項目議價、合同簽訂、履約驗收等相關(guān)業(yè)務(wù)，原則上應(yīng)當由2人以上共同辦理，并明確主要負責人員。（四）實施定期輪崗。采購人、集中采購機構(gòu)和監(jiān)管部門應(yīng)當按規(guī)定建立輪崗交流制度，按照政府采購崗位風險等級設(shè)定輪崗周期，原則上不超過三年，風險等級高的崗位原則上不超過二年第四章政府采購業(yè)務(wù)管理第九條學校使用財政性資金采購的貨物、工程和服務(wù)都屬于政府采購范圍，必須執(zhí)行政府采購制度。在依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務(wù)執(zhí)行集中采購，對采購目錄以外或者采購限額標準以下的貨物、工程和服務(wù)執(zhí)行分散采購。第十條政府采購程序。政府采購程序包括下列主要步驟：采

6、購需求論證，政府采購預(yù)算編制及審批，匯編政府采購計劃，確定并執(zhí)行采購方式，訂立及履行采購合同，驗收,結(jié)算。第十一條采購需求論證。編制年初預(yù)算時，財務(wù)室應(yīng)組織召開各部門會議，傳達年初預(yù)算精神，對各部門提由的采購申請進行審核。對確需采購的項目報經(jīng)教代會審核，教代會著重從學校是否有相應(yīng)的財力支撐和采購的必要性方面進行論證。第十二條政府采購預(yù)算編制及審批。學校按區(qū)教委計財科的要求，在編制年度預(yù)算時，應(yīng)同時編制政府采購預(yù)算。申請采購的貨物、工程和服務(wù)必須符合國家有關(guān)規(guī)定，并考慮其經(jīng)濟性和實用性。沒有編制預(yù)算的采購原則上不批準，確因特殊情況必須采購的，須經(jīng)上級同意第十三條匯編政府采購計劃。學校根據(jù)采購預(yù)算

7、，對采購的貨物或者服務(wù)對市場作充分的調(diào)研，匯總編制采購需求計劃。第十四條確定并執(zhí)行采購方式。學校在重慶政府采購管理系統(tǒng)上申報采購，經(jīng)主管部門、財政部門審核同意并下達采購方式，具體采購方式為：公開招標、邀請招標、競爭性談判采購、單一來源采購、詢價采購、競爭性磋商采購；學校根據(jù)具體的采購方式委托集中采購代理機構(gòu)執(zhí)行采購。第十五條采購方式變更申請及審批。區(qū)教委計財科下達了采購方式之后原則上不得變更，但如果兩次公開招標流標，在時間比較緊的情況下，學?？梢韵騾^(qū)教委計財科申請由公開招標變更為競爭性談判，或者兩次競爭性談判招標流標后合格供應(yīng)商只有一家的情況下可以申請采購方式為單一來源采購。變更采購方式需區(qū)教

8、委計財科審核同意。第十六條訂立及履行采購合同，驗收，結(jié)算。學校與集中采購代理機構(gòu)依法簽訂政府采購委托代理協(xié)議，明確代理采購的范圍、權(quán)限和期限等具體事項。采購代理機構(gòu)應(yīng)當嚴格按照委托代理協(xié)議開展采購活動，不得超越代理權(quán)限。根據(jù)要求編制招標文件、組織開標。學校根據(jù)招標的結(jié)果編制采購合同，簽訂采購合同并交集中采購代理機構(gòu)和區(qū)教委、財政部門審核。實施采購、組織驗收。驗收無誤后按照采購合同進行結(jié)算。第十七條政府采購服務(wù)管理。學校根據(jù)年初預(yù)算安排，在財政部門制定的本級政府購買服務(wù)指導性目錄內(nèi)，按照財政部、民政部、工商總局制定的政府購買服務(wù)管理辦法（暫行）（財綜201496號）執(zhí)行。第十八條進口產(chǎn)品政府采購

9、。符合中華人民共和國政府采購法財政部關(guān)于印發(fā)<政府采購進口產(chǎn)品管理辦法>的通知等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，確需采購進口產(chǎn)品的，應(yīng)當事先按重慶市財政局關(guān)于進口產(chǎn)品政府采購審批有關(guān)事項的通知等要求提交申報材料，經(jīng)批準后，方可依法開展政府采購活動。國家及市政府有其他規(guī)定的，從其規(guī)定。學校原則上不采購進口商品。第十九條采購驗收管理。合同實施過程中和采購結(jié)束，學校應(yīng)組織技術(shù)部門、紀檢監(jiān)察部門、工會代表和使用部門的相關(guān)人員進行檢查驗收。第二十條采購質(zhì)疑答復(fù)與投訴管理。采購過程中由現(xiàn)供應(yīng)商質(zhì)疑和投訴，應(yīng)按政府采購質(zhì)疑和投訴辦法（中華人民共和國財政部令第94號）解決，采購人負責供應(yīng)商質(zhì)疑答復(fù)，供應(yīng)商投訴

10、由上級部門依法處理。第五章風險評估及內(nèi)控目標第二十一條明確責任主體。政府采購工作組織結(jié)構(gòu)設(shè)置應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、目標一致、權(quán)責分明的原則,根據(jù)學校工作需要成立政府采購業(yè)務(wù)領(lǐng)導小組，由學校內(nèi)部審計、工會代表和紀檢部門發(fā)揮監(jiān)督作用。請購部門為組織實施政府采購項目的責任部門，部門負責人為相關(guān)責任人，負責本部門需要辦理政府采購項目的具體事項。每個采購項目都要確定具體負責人，以明確項目風險和切實做好內(nèi)部控制，確保內(nèi)控制度有效施行。第二十二條內(nèi)控目標。以“分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)”為主線，通過制定制度、健全機制、完善措施、規(guī)范流程，逐步形成依法合規(guī)、運轉(zhuǎn)高效、風險可控、問責嚴格的政府采購內(nèi)部運轉(zhuǎn)

11、和管控制度，做到約束機制健全、權(quán)力運行規(guī)范、風險控制有力、監(jiān)督問責到位。第二十三條對政府采購內(nèi)控制度執(zhí)行情況進行必要的績效考核。充分調(diào)動各項目參與人員的積極性，將政府采購內(nèi)控執(zhí)行情況納入學校的績效考評，督促項目參與人提高認識，保障項目預(yù)算和政府采購政策的最終執(zhí)行。第六章附則第二十四條本制度由學校負責解釋。附件：1學校學校物品采購操作流程說明2.學校物品采購報審流程學校物品采購采購操作流程說明為了提高學校采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足學校對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定（一）請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括一下要素：1

12、.請購的部門；2 .請購物品所屬項目；3 .請購的用途；4 .請購的物品名；5 .請購的物品數(shù)量；6 .請購的物品規(guī)格；7 .請購物品的樣品、圖片或詳細參數(shù)資料等；8 .請購的物品的需求時間；9 .請購如有特殊需要請備注；10 .請購單填寫人；11 請購部門主管；12 .請購單審核人；13 .副校長審核;14 校長審核。（二）請購單及其提報規(guī)定15 購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由學校領(lǐng)導審核批準后報采購部門；2 .固定資產(chǎn)、日常零星采購和其他材料設(shè)備及工程項目分別按照規(guī)定格式進行填寫提報；3 .請購部門在提報請購單時應(yīng)要求總務(wù)處簽字，200元以上分管副校長簽字，同時交一份給使用部門備份，涉及

13、的請購數(shù)量過多時，可以附件清單的形式進行提交；4 .涉及的請購物品金額：物品總計金額在1000元以上的后勤副校長必審批；總金額在10000元以上的（校長必審批）數(shù)額巨大項目，需上報校長辦公會或行政會討論通過；5 .遇急需的物資，領(lǐng)導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補；6 .如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作由書面說明。二、詢價及其規(guī)定（一）詢價應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通。（二）屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。（三）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處

14、理。（四）所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。（五）對同樣規(guī)格的物品進行詢價時，需比對2-3家大型供應(yīng)商，并與請購部門進行協(xié)調(diào)，在同等質(zhì)量的前提下，選取價低者。（六）遇到重要的物資或預(yù)估單次采購金額大于1萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向?qū)W校相關(guān)領(lǐng)導匯報基本情況，并上報學校行政會審核通過。（七）詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價。（八）除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1000元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標采購，比價或招標項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格

15、在1萬元以上的項目應(yīng)由總務(wù)處組織招標，學校相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在10萬元以上的項目由學校領(lǐng)導決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標。（九）比價采購或招標采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我學校所需物資和項目的能力。（十）比價采購或招標采購應(yīng)按照規(guī)定的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價。（十一）在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請學校領(lǐng)導批示。三、比價、議價（一）對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認。（二）對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突生。（三）收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標后應(yīng)向?qū)W校領(lǐng)導匯報情況，

16、設(shè)定議價目標或理想中標價格。（四）重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標單位的實力,資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等。（五）參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。四、合同的簽訂合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及教學儀器設(shè)備、易耗品及實訓耗材產(chǎn)品買賣合同。（一）合同正文應(yīng)包含的要素1 .合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2 .采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與

17、確認圖紙是合同不可分割的部分；3 .包裝要求；4 .合同總額應(yīng)含稅，含運達學校的總價，特殊情況（如有的貨物可以在合同中明確界定清楚卸貨、搬運、安裝、調(diào)試等費用）應(yīng)注明；5 .付款方式；6 .交貨日期；7 .質(zhì)量保證期；8 .質(zhì)量要求及規(guī)范；9 .違約責任和解決糾紛的辦法；10 供需方的信息；11 其他約定。（二）合同簽訂12 涉及到技術(shù)問題及學校機密的，注意保密責任；13 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；14 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；15 遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；16 質(zhì)保期一定要明確從

18、什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；17 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；18 針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；19 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款（多留質(zhì)量保證金，一般5%）;20 違約責任一定要詳細、具體；10比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11合同簽定簽應(yīng)按照規(guī)定格式對合同初稿進行巡簽審查；12 .合同巡簽審查通過后應(yīng)由學校領(lǐng)導簽字，加蓋學校公章方可生效；13 .簽訂的所有合同應(yīng)及時報送學校黨政辦公室（存檔）及財務(wù)部門（備查及付款）。五、付款及合同執(zhí)行（一）付款規(guī)定1所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照學校的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2 .按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；3 .財務(wù)部門在接到付款審批單應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知總務(wù)處并匯報學校領(lǐng)導。（二）合同執(zhí)行1 .已簽訂合同由總務(wù)處項目負責人負責跟進，由總務(wù)處負責人進行監(jiān)督，如由現(xiàn)問題，總務(wù)處