電算化第三章

1、第三章第三章 會計電算化基本要求會計電算化基本要求第一節(jié)第一節(jié) 會計電算化法規(guī)制度會計電算化法規(guī)制度第二節(jié)第二節(jié) 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求第三節(jié)第三節(jié) 會計電算化崗位及其權限設置的基本會計電算化崗位及其權限設置的基本要求要求第四節(jié)第四節(jié) 計算機替代手工記賬的基本要求計算機替代手工記賬的基本要求第五節(jié)第五節(jié) 會計電算化檔案的基本要求會計電算化檔案的基本要求v從從宏觀和微觀宏觀和微觀兩個方面對會計電算化工作加強管兩個方面對會計電算化工作加強管理。理。v微觀管理是指實施會計電算化的單位自身對該項微觀管理是指實施會計電算化的單位自身對該項工作所制定的管理辦法、措施和制度。工作所制定的管理辦

2、法、措施和制度。v宏觀管理則是指國家或地區(qū)為保證會計電算化的宏觀管理則是指國家或地區(qū)為保證會計電算化的順利開展所制定的法律、法規(guī)、規(guī)章和制度。順利開展所制定的法律、法規(guī)、規(guī)章和制度。第一節(jié)第一節(jié) 會計電算化法規(guī)制度會計電算化法規(guī)制度v1999年的中華人民共和國會計法就以法律的形式規(guī)定“使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及其生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，也必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定”，“用電子計算機進行會計核算的，其會計賬簿的登記、更正，應當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定”。v所以，對會計電算化相關規(guī)定的理解應以會計制度為依據(jù)。會計電算化法規(guī)制度v按照按照會計法會計

3、法規(guī)定，財政部先后制定發(fā)布規(guī)定，財政部先后制定發(fā)布了了會計電算化管理辦法會計電算化管理辦法、會計核算軟會計核算軟件基本功能規(guī)范件基本功能規(guī)范、會計電算化工作規(guī)會計電算化工作規(guī)范范、會計基礎工作規(guī)范會計基礎工作規(guī)范、會計檔案會計檔案管理辦法管理辦法等一系列相關的國家統(tǒng)一的會計等一系列相關的國家統(tǒng)一的會計制度。制度。v【多選題】v1財政部制定并公布了（）一系列國家統(tǒng)一的會計制度。vA會計電算化工作規(guī)范 vB會計核算軟件基本功能規(guī)范vC會計電算化管理辦法 vD會計檔案管理辦法v【答案】ABCD第二節(jié)第二節(jié) 會計核算軟件的要求會計核算軟件的要求v會計電算化法規(guī)制度對會計軟件提出了會計電算化法規(guī)制度對會

4、計軟件提出了基本要求基本要求，并從會計數(shù)據(jù)并從會計數(shù)據(jù)輸入輸入、會計數(shù)據(jù)、會計數(shù)據(jù)輸出輸出、會計數(shù)據(jù)、會計數(shù)據(jù)處處理理三個方面提出了具體的要求三個方面提出了具體的要求v 學習方法：看書、做題，力求有學習方法：看書、做題，力求有映象映象?？荚嚂r?？荚嚂r是選擇題或判斷題，沒有簡答題，所以覺得合理是選擇題或判斷題，沒有簡答題，所以覺得合理的就選，不需要死記硬背。的就選，不需要死記硬背。 v一、會計核算軟件的基本要求v 根據(jù)會計法和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要求：v1、設計符合法律法規(guī)及標準，信息披露真實合法、準確、完整。v2、劃分會計期間，分期結算賬目和編制

5、會計報表。v3、必須提供中文輸入及輸出，可以提供少數(shù)民族或外文對照。v4、提供人員崗位及操作員權限設置的功能。v5、符合GB/T19581-2004信息技術-會計核算軟件數(shù)據(jù)接口國家標準的要求。v6、在設計性能允許使用范圍內，不得由軟件自身原因造成死機或非正常退出v7、提供數(shù)據(jù)恢復功能v8、使用單位修改升級軟件、改變運行環(huán)境，需建立審批手續(xù)等v9、軟件銷售單位需提供培訓維護升級的服務v【例題判斷題】會計核算軟件具有在機內會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能。v【答案】對v【解析】屬于會計核算軟件的基本要求。v【例題單選題】會計核算軟件必須提供人員崗位及（）的功能，以實現(xiàn)會計

6、電算化環(huán)境下的財務分工。vA. 數(shù)據(jù)備份vB. 數(shù)據(jù)恢復vC. 操作權限設置vD. 維護審批手續(xù)v【答案】Cv【解析】屬于會計核算軟件的基本要求。 v二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求v（概念的學習建立在會操作的基礎上）v（一）初始數(shù)據(jù)輸入（把通用會計軟件變?yōu)閷Ｓ密浖撼跏紨?shù)據(jù)、準備工作）v1輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關數(shù)量指標等；v2輸入需要在本期進行對賬的未達賬項v3選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內應當有相應的記錄；

7、v4定義自動轉賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等；v5用戶設置， 輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等；v6 必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。此外，會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編號方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。v【例題多選題】會計核算軟件必須進行初始化設置的內容包括（）。vA. 輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關資料vB. 輸入需要在本期進行對賬的未達賬項vC. 選擇會計核算方法vD. 明確操作人員的崗位分工情況v【答案】ABCD v（二）對記賬憑證輸入的基本要求v會計核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能，輸入項目包括；填制

8、憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務內容摘要、會計科目或編號、金額、輔助核算信息等。輸入的記賬憑證的格式和種類應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。v（三）對記賬憑證的控制功能（憑證填寫）v1、記賬憑證的編號是否重復v2、以編號形式輸入會計科目的，提示編號所對應的會計科目名稱v3、會計科目及金額提示：有借必有貸，借貸必相等v4、憑證類別提示：收、付、轉賬憑證的相關定義v【例題多選題】記賬憑證的輸入項目包括填制憑證日期、經(jīng)濟業(yè)務內容摘要、（）等。vA. 憑證編號 vB. 會計科目或編號vC. 輔助核算信息 vD. 金額v【答案】ABCDv【解析】從憑證的結構便能回憶起相關內容。 v【例題多選題】下列（）數(shù)據(jù)輸

9、入應有必要的提示功能vA. 記賬憑證編號是否重復 vB. 借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額vC. 有貸方科目而無借方科目 vD. 不能以編號形式輸入會計科目v【答案】ABCv【解析】ABC選項都沒問題，D的話在做憑證的時候往往可以直接輸入科目編碼，系統(tǒng)可以自動根據(jù)編碼提示會計科目v（三）對記賬憑證的控制功能（修改與審核）v5、提供修改和審核的功能：對于已審的不能再直接修改，對于已記賬的，不允許再撤銷審核。若已經(jīng)記賬的憑證要修改，應采用紅字憑證沖銷或補充憑證法進行更正，紅字可以用負號“-”表示。v6、對同一張憑證，對審核、輸入、修改功能的使用權限進行控制：審核與輸入憑證不能是同一人。v（四）對

10、原始憑證輸入的基本要求v1、輸入方式：與記賬憑證同時輸入或提前輸入v2、對原始憑證進行審核，保證與記賬憑證的一致性v3、應當提供對已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進行修改和審核的功能，記賬憑證已經(jīng)審核或記賬，相應原始憑證不能修改v4、由總賬模塊以外的其他業(yè)務模塊根據(jù)原始憑證產(chǎn)生記賬憑證傳遞到總賬模塊的，記賬憑證不能直接修改，從哪兒來的到哪兒去改。（逆操作，原路返回）v【例題判斷題】輸入的記賬憑證登賬后，對輸入的相應原始憑證可以直接修改。（）v【答案】錯v【解析】記賬憑證登賬后，因為已經(jīng)確定了記賬憑證的正確性，當然不能再修改記賬憑證的依據(jù)即原始憑證。v三、會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求v會計數(shù)據(jù)輸出包括

11、屏幕查詢輸出、打印輸出、保存到存儲介質以及利用網(wǎng)絡傳輸輸出等形式。查詢和打印是最基本形式。v（一）屏幕查詢的基本要求：科目賬戶、各種余額、發(fā)生額、憑證、賬簿、票據(jù)及往來賬的結算情況、會計報表v（二）打印輸出的基本要求：各種憑證、賬簿、報表、明細賬可以有三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等多種形式v【例題多選題】會計數(shù)據(jù)輸出包括的形式有（）vA打印輸出vB保存到存儲介質vC屏幕查詢輸出 vD利用網(wǎng)絡傳輸輸出v【答案】ABCDv【解析】ABCD選項都沒問題v打印輸出時的細節(jié)要求：v1、在總賬和明細賬的直接記賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表替代v2、在保證會計賬簿清晰的

12、條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少 v3、對于業(yè)務量較少的賬戶，會計軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能v4、打印輸出的會計賬簿、會計報表，如果是根據(jù)未結賬數(shù)據(jù)生成的，應當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區(qū)別 ；v5、根據(jù)機內會計憑證和相應賬簿生成的各種機內會計報表數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能；v6、會計年度終了進行結賬時，軟件應提供結賬強制備份功能。 v四、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求v（記賬、結賬和報表生成）v1會計核算軟件應當具有根據(jù)審核通過的機內記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。v2會計核算軟件應當具有自動進行銀行對賬的功能，根

13、據(jù)機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當?shù)氖止ぽo助，自動生成銀行存款余額調節(jié)表。v3會計核算軟件應當具有機內會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行結賬的功能。v4結賬前，會計核算軟件應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記人賬，尤其要檢查由計算機自動生成的機制轉賬憑證(如折舊計提憑證等)是否已生成和人賬，全部登記入賬后才能結賬。v5結賬后，不允許再處理當期的會計憑證。v6會計核算軟件應當具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計報表功能。通用會計核算軟件應提供會計報表的自定義功能。v7會計核算軟件應當具有確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除功能。v【判斷題】發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通

14、過的記賬憑證，或者已經(jīng)記賬的記賬憑證有錯誤的，可以重新結賬進行更正。（）v【答案】錯v【解析】已經(jīng)審核通過的記賬憑證或者已經(jīng)記賬的記賬憑證，不能直接修改，如當月已經(jīng)結賬，則不能再對當月數(shù)據(jù)進行修改。第三節(jié)第三節(jié) 會計電算化崗位及其權限設置的基本要求會計電算化崗位及其權限設置的基本要求v總體而言，會計電算化崗位可以下分為總體而言，會計電算化崗位可以下分為基本會計崗位基本會計崗位和和電算化會計崗位電算化會計崗位兩大類。兩大類。v基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算、稽基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等。核、會計檔案管理等。v基本會計工作崗位，可以一人一崗、一

15、人多崗或者一崗基本會計工作崗位，可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應當符合多人，但應當符合內部牽制制度內部牽制制度的要求，出納人員不得的要求，出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作。的登記工作。v基本會計崗位的會計工作人員還應當有計劃地進行輪換，基本會計崗位的會計工作人員還應當有計劃地進行輪換，以促進會計人員全面熟悉業(yè)務，不斷提高業(yè)務素質。以促進會計人員全面熟悉業(yè)務，不斷提高業(yè)務素質。v一、會計電算化崗位的劃分及職責一、會計電算化崗位的劃分及職責v會計電算化崗位是指會計電算化崗位是指直接管理直接管理、操作、維護

16、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。v電算化崗位分為：電算化崗位分為：電算主管、軟件操作、審電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會計核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會計檔案保管等崗位。檔案保管等崗位。 v【例題多選題】電算化會計崗位可設置如下：電算主管、（）、會計檔案保管和數(shù)據(jù)分析vA . 審核記賬 vB . 軟件操作 vC . 電算維護 vD . 電算審查v正確答案ABCDv一、會計電算化崗位的劃分及職責（選擇、判斷）一、會計電算化崗位的劃分及職責（選擇、判斷）v（一）電算主管：負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)（一）電算主管：負

17、責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作（宏觀調控）。的運行工作（宏觀調控）。v1、負責電算化系統(tǒng)的日常、負責電算化系統(tǒng)的日常管理管理工作，工作，監(jiān)督監(jiān)督并保證并保證電算化系統(tǒng)的正常運行，達到合法、安全、可靠、電算化系統(tǒng)的正常運行，達到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統(tǒng)故障時，應及時組織有關人可審計的要求。在系統(tǒng)故障時，應及時組織有關人員盡快恢復系統(tǒng)的正常運行。員盡快恢復系統(tǒng)的正常運行。v2、協(xié)調協(xié)調各類人員的工作，負責考評、任免，進行各類人員的工作，負責考評、任免，進行財務分工，財務分工，設置和調整權限。設置和調整權限。v3、負責計算機輸出賬表、憑證的數(shù)據(jù)正確性和及、負責計算機輸出賬表、憑證

18、的數(shù)據(jù)正確性和及時性檢查工作。時性檢查工作。v4、建立電算化系統(tǒng)各種資源（硬件資源和軟件資、建立電算化系統(tǒng)各種資源（硬件資源和軟件資源）的調用、修改和更新的審批制度并監(jiān)督執(zhí)行。源）的調用、修改和更新的審批制度并監(jiān)督執(zhí)行。v5、完善、完善管理制度，保證管理制度，保證數(shù)據(jù)安全數(shù)據(jù)安全v【例題單選題】下列（）人員負責規(guī)定會計軟件系統(tǒng)各類使用人員的操作權限。 vA . 系統(tǒng)維護員 vB . 系統(tǒng)操作員 vC . 軟件編程人員 vD . 電算主管v正確答案Dv（二）軟件操作：負責會計核算軟件具體使用操作。（二）軟件操作：負責會計核算軟件具體使用操作。v（1）負責所分管業(yè)務的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)備份和

19、輸出會計數(shù)）負責所分管業(yè)務的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)備份和輸出會計數(shù)據(jù)（包括打印輸出憑證、賬簿、報表）的工作。據(jù)（包括打印輸出憑證、賬簿、報表）的工作。v（2）嚴格按照操作程序操作計算機和會計軟件。）嚴格按照操作程序操作計算機和會計軟件。v（3）數(shù)據(jù)輸入完畢，應進行）數(shù)據(jù)輸入完畢，應進行自檢核對自檢核對工作，核對無誤后交審核記賬員工作，核對無誤后交審核記賬員復核記賬。對審核員提出的會計數(shù)據(jù)復核記賬。對審核員提出的會計數(shù)據(jù)輸入錯誤輸入錯誤，應，應及時修改及時修改。v（4）每天操作結束后，應及時做好數(shù)據(jù)備份并妥善保管。）每天操作結束后，應及時做好數(shù)據(jù)備份并妥善保管。v（5）注意安全保密，各自的操作

20、口令不得隨意泄露，定期更換自己的）注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，定期更換自己的密碼。密碼。v（6）離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。）離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。v（7）操作過程中發(fā)現(xiàn)問題，應記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告。）操作過程中發(fā)現(xiàn)問題，應記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告。v（8）每次操作軟件后，應按照有關規(guī)定填寫上機記錄。）每次操作軟件后，應按照有關規(guī)定填寫上機記錄。v（9）出納人員應做到）出納人員應做到“日清月結日清月結”，現(xiàn)金出納每天都必須將現(xiàn)金日記，現(xiàn)金出納每天都必須將現(xiàn)金日記賬的余額與庫存現(xiàn)金進行核對；銀行出納每月都必須將銀行存款賬戶的賬的

21、余額與庫存現(xiàn)金進行核對；銀行出納每月都必須將銀行存款賬戶的余額與銀行對賬單進行核對。余額與銀行對賬單進行核對。v（10）在由原始憑證直接錄入計算機并打印輸出的情況下，記賬憑證上）在由原始憑證直接錄入計算機并打印輸出的情況下，記賬憑證上應有錄入員的簽名或蓋章；收付款記賬憑證還應由出納人員簽名和蓋章。應有錄入員的簽名或蓋章；收付款記賬憑證還應由出納人員簽名和蓋章。v【例題多選題】在電算環(huán)境下，軟件操作員的崗位責任有（）vA . 輸出會計報表 vB . 數(shù)據(jù)輸入操作完成后應進行自檢核對 vC . 操作過程中發(fā)現(xiàn)問題應及時處理 vD . 及時審核憑證與記賬v正確答案ABCv（三）審核記賬：負責憑證的審

22、核記賬。v（1）審核原始憑證的真實性、正確性，對不合規(guī)定的原始單據(jù)不作為記賬憑證依據(jù)。v（2）對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還給各有關人員更正修改后，再進行審核。v（3）對操作員輸入的憑證進行審核并及時記賬，并打印出有關的賬表。v（4）負責憑證的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性、會計科目和會計數(shù)據(jù)的正確性，以及附件的完整性。v（5）對不符合要求的憑證和輸出的賬表不予簽章確認。v（6）審核記賬人員不得兼任出納工作。v（7）結賬前，檢查已審核簽字的記賬憑證是否全部記賬。v（四）電算維護：負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數(shù)據(jù)。要求具備較高的計算機、網(wǎng)絡通訊和會計

23、知識，不對會計數(shù)據(jù)進行操作。v1、定期檢查軟、硬件的運行情況v2、及時對軟、硬件的故障進行排除v3、負責電算化系統(tǒng)升級換版的調試工作，與軟件開發(fā)人員或開發(fā)商聯(lián)系，進行軟件功能的改進v4、負責電算化系統(tǒng)的維護v【例題多選題】（ ）屬于軟件維護員的職責vA . 定期檢查軟件、硬件的運行情況vB . 負責軟件的安裝和調試工作 vC . 對系統(tǒng)進行功能完善、欠缺的改善 vD . 負責會計數(shù)據(jù)的錄入v正確答案ABCv（五）電算審查：對電算化系統(tǒng)運行進行監(jiān)督，防范利用電算化系統(tǒng)的舞弊。（與審核人員區(qū)別）v1、負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。v2、審查電算化系統(tǒng)工作崗位設置是否合

24、理，內控是否完善，各類人員是否越權使用軟件v3、發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題或隱患時，及時反映v（六）數(shù)據(jù)分析：負責對計算機內的會計數(shù)據(jù)進行分析。v制定分析方法、模型，對歷史信息進行分析，提供預測分析報告等v（七）會計檔案保管：負責會計電算化數(shù)據(jù)和程序備份，打印的賬表、憑證和各種會計檔案資料的保管。1、按規(guī)定期限，索要會計備份數(shù)據(jù)和紙質會計檔案資料2、數(shù)據(jù)、軟件存儲介質及紙質資料的存檔保管工作3、做好安全保密工作。對經(jīng)過批準借閱的會計檔案資料進行借閱登記v軟件操作崗位軟件操作崗位與與審核記賬審核記賬、電算維護電算維護、電算電算審查崗位審查崗位為不相容崗位。基本會計崗位與電為不相容崗位?；緯媿徫慌c電算化會計

25、崗位，可在符合內部控制原則前提算化會計崗位，可在符合內部控制原則前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。v會計電算化崗位及其權限設置一般在會計電算化崗位及其權限設置一般在系統(tǒng)初系統(tǒng)初始化始化時完成，平時根據(jù)人員的變動可進行相時完成，平時根據(jù)人員的變動可進行相應調整。應調整。電算主管電算主管負責定義各操作人員的權負責定義各操作人員的權限；限；具體操作人員只有修改自己口令的權限具體操作人員只有修改自己口令的權限，無權更改自己和他人的操作權限。無權更改自己和他人的操作權限。v電算主管：組織管理經(jīng)驗 可由會計主管兼任v軟件操作：電會初級 基本會計崗位的會計人員兼

26、任v審核記賬：電會初級 可由主管會計兼任v電算維護：電會中級 不對實際會計數(shù)據(jù)進行操作v電算審查：電會中級 可由會計稽核人員兼任v數(shù)據(jù)分析：電會中級 可由主管會計兼任v【例題多選題】下列各項中屬于電算化會計崗位中的基本崗位的是（）。 vA . 系統(tǒng)管理員 vB . 系統(tǒng)操作員 vC . 檔案管理員 vD . 系統(tǒng)維護員v正確答案ABCDv二、中小企業(yè)實行會計電算化的崗位設置v實行會計電算化后，其崗位應根據(jù)實際需要進行設置，有時一人可以兼任多個工作崗位。v設置的電算化會計崗位應該注意滿足內部控制制度的要求，如出納和記賬審核不應是同一人，軟件開發(fā)人員不能操作軟件處理會計業(yè)務等；v【例題單選題】下列

27、職責中，（）崗位是不相容職責。 vA . 電算主管與審核 vB . 憑證錄入與修改 vC . 憑證錄入與審核 vD . 電算化主管與記賬v正確答案Cv【例題判斷題】在中小企業(yè)中可以一人兼任多個工作崗位，如由會計人員兼任軟件操作員和出納。v正確答案錯v答案解析軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。第四節(jié)第四節(jié) 計算機替代手工記賬的基本要求計算機替代手工記賬的基本要求v替代手工記賬的任務和條件替代手工記賬的任務和條件v替代手工記賬的過程替代手工記賬的過程v一、替代手工記賬的任務和條件（一）替代手工記賬是會計電算化的目標之一從廣義上講，替代手工記賬，即采用電子計算機替代手工記賬

28、、算賬、報賬這一過程。 v 替代手工記賬包括兩個方面內容，即部分會計核算業(yè)務采用計算機替代手工記賬和全面會計核算業(yè)務采用計算機替代手工記賬。v狹義地講，即脫離手工會計核算工作的過程（俗稱甩賬） 。 替代手工記賬是一個單位會計電算化工作的起點。其主要任務是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計算機與手工并行和甩賬驗收等工作。 v（二）計算機替代手工記賬的基本條件v1 . 配有適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備v從企業(yè)對會計信息的要求和計算機技術的發(fā)展來看，可分為單機環(huán)境下的硬件選擇和網(wǎng)絡環(huán)境下的硬件選擇。v2 配備相應的會計電算化工作人員開展會計電算化崗位培訓主要有三種形式：（1）財政部組織全國開展的普及型

29、培訓及會計人員后續(xù)教育。無論本單位是否使用會計軟件都可以接受培訓；（2）軟件公司提供的針對購買的會計軟件的培訓。一般只能培訓會計軟件的操作員；（3）由企業(yè)自己組織的培訓。v3 . 建立嚴格的內部管理制度 會計電算化的內部管理制度主要包括崗位分工制度、操作管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。v二、替代手工記賬的過程v根據(jù)規(guī)定，完全甩掉手工賬之前，計算機與手工會計核算至少并行三個月以上（一般不超過六個月），初始時間最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期，時間跨度最好能跨年。在計算機運行穩(wěn)定并且數(shù)據(jù)結果與手工核算數(shù)據(jù)結果一致后，甩掉手工帳。v【例題多選題】從手工會計方式轉換

30、為電算會計方式最好在（ ）時進行 vA . 隨時 vB . 跨月 vC . 跨年 vD . 跨季度v【正確答案】CDv替代手工記賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，是會計電算化工作中非常重要環(huán)節(jié)，具體工作內容包括：v（一）整理手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)v1 . 重新對賬v2 . 整理各賬戶余額（年初建賬和年中建賬）v3 . 清理往來賬戶和銀行賬戶v（二）建立會計賬戶體系并確定編碼v建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設置明細科目。設置會計科目時應遵循以下原則：1 . 符合財政部規(guī)定（一級會計科目按財政部統(tǒng)一規(guī)定，新會計制度規(guī)定為四位編碼）；2 . 滿足本單位要求； v3 . 滿足會計

31、報表的要求，報表所用數(shù)據(jù)需要從賬務處理模塊中取數(shù)，須設立相應科目；v4 . 保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目（科目編碼），會計科目編碼采用全編碼方案：即本級科目全編碼=上級科目全編碼+本級科目編碼；v5 . 保持科目相對穩(wěn)定；v6 . 要考慮與核算模塊的銜接。v（三）規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程v會計核算程序變更1 . 確定數(shù)據(jù)傳遞次序；同一模塊要事先確定錄入、審核、記賬次序不同模塊間，如材料核算、賬務處理、成本核算等模塊預先確定。2 . 會計部門還要結合計算機特點，重新確定各種會計核算方法，如成本計算方法、折舊計提方法、工資分類匯總口徑等。在電算化方式下，能夠很方便地單

32、項計算固定資產(chǎn)的折舊額，因此可以采用個別折舊率分別進行計算，以便提高計算的精確度。 3 . 信息輸入量增大。涵括了金額信息和非金額信息，例如憑證信息除了基本信息，還有特殊信息。 v憑證賬簿格式變更電算化環(huán)境下，采用的是統(tǒng)一的記賬格式和編碼。 v（四）會計核算軟件初始化v會計軟件初始化是確定會計軟件核算規(guī)則與輸入基礎數(shù)據(jù)的過程。v根據(jù)使用單位的業(yè)務性質，對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎數(shù)據(jù)等一系列準備工作，用來完成將通用會計軟件轉化為適合本單位實際情況的專用會計軟件，以及從手工處理方式轉換成會計電算化方式。 v (五) 計算機與手工并行v試運行時間應在年初、年末、季初、季末等特殊時期，并行期

33、可以用計算機打印輸出的記賬憑證代替手工填制的記賬憑證，原始憑證應附于背面，裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。人工與計算機數(shù)據(jù)對比工作：（1）檢驗各種核算方法；（2）檢查會計科目體系有效性；（3）考查操作準確性；（4）糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務處理錯誤。 第五節(jié) 會計電算化檔案的基本要求v遵循遵循會計法會計法的基本要求，結合會計電算化的的基本要求，結合會計電算化的特點來進行特點來進行v會計數(shù)據(jù)的主要表現(xiàn)形式有（存儲介質）：會計數(shù)據(jù)的主要表現(xiàn)形式有（存儲介質）：v（1）記載會計業(yè)務的）記載會計業(yè)務的原始憑證原始憑證、會計憑證會計憑證、會會計賬簿計賬簿、會計報表會計報表（包括報表格式和

34、計算公式）；（包括報表格式和計算公式）；v（2）會計電算系統(tǒng)開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)）會計電算系統(tǒng)開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)實施過程中的各種開發(fā)實施資料實施過程中的各種開發(fā)實施資料v（3）其他會計資料，如客戶、供應商資料等）其他會計資料，如客戶、供應商資料等v【例題多選題】會計電算化檔案包括（）。 vA . 機內會計數(shù)據(jù)vB . 軟盤等備份的會計數(shù)據(jù) vC . 會計軟件使用手冊 vD . 打印輸出的會計賬表數(shù)據(jù)v正確答案ABCDv一、應當保存打印的紙質會計檔案已經(jīng)實現(xiàn)計算機進行會計核算的單位，其會計檔案必須打印輸出，以紙質的形式按會計檔案管理辦法的規(guī)定進行保管。v（一）現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求

35、每天打印輸出，做到日清月結。如果每天業(yè)務較少，也可以按旬打印輸出。對于日記賬通常采用定期對計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊進行保存。v（二）明細賬要求每年打印一次或在需要時進行打印。 v（三）會計電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內的情況下，總賬一般用“總分類科目余額發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次。v（四）會計報表每月打印一次進行保管。v會計數(shù)據(jù)量大的企業(yè)，賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤和微縮膠片等存儲介質保存檔案的條件下，可以用以上存儲介質保存會計檔案。必須定期復制，并且其保存期限同打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表一樣。v【例題判斷題】電算化后，對于現(xiàn)金日記賬，可以采用計算機打印輸出活頁賬后再裝訂成冊，而不一定要有訂本式賬簿（）。 v正確答案對v二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管v會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中的資料一般有：系統(tǒng)分析說明書、系統(tǒng)設計說明書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應視為會計檔案保管，保管期截止到該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之