辦公室必備Excel操作技巧.

1、辦公室必備Excel操作技巧。暈死原來(lái)Excel有這么多的使用方法啊!來(lái)源:冷晶的日志Excel操作技巧入門(mén):(1、快速給單元格重新命名EXCEL給每個(gè)單元格都有一個(gè)默認(rèn)的名字，其命名規(guī)則是列標(biāo)加橫標(biāo)，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名,只要用鼠標(biāo)單擊某單元格，在表的左上角就會(huì)看到它當(dāng)前的名字，再用鼠標(biāo)選中名字，就可以輸入一個(gè)新的名字了。(2、去掉默認(rèn)的表格線(網(wǎng)線單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”,再單擊對(duì)話框中的“視圖”,找到“網(wǎng)格線”,使之失效(將左邊的“X”去掉。(3、增加工作簿的頁(yè)數(shù)單擊“插入”菜單下的“工作表”,即可在底部看到一個(gè)新名稱的工作表。一個(gè)工作簿最多可

2、以有255張工作表。(4、快速給工作表命名雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱，如“Sheetl”，再輸入新的名稱即可。(5、實(shí)現(xiàn)條件顯示統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí)，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，能顯示為“不及格”，輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)。假設(shè)分?jǐn)?shù)在B3單元格中，要將等級(jí)顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級(jí):=if(b3<=60,“不及格”,“及格”分“不及格”和“及格”兩個(gè)等級(jí)=if(b3<=60,“不及格”,if(b3<=90,“及格”，“優(yōu)秀”分三個(gè)等級(jí)=if(b3<=60,“不及格”,if(b

3、3<=70,“及格”,if(b3<90,“良好”，“優(yōu)秀”分為四個(gè)等級(jí)注意:符號(hào)為半角,IF與括弧之間不能有空格,而且最多嵌套7層。(6、跨表操作數(shù)據(jù)設(shè)有名稱為Sheetl、Sheet2和Sheet3的三張工作表，現(xiàn)要用Sheetl的D8單元格的內(nèi)容乘以40%,再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60%作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容。則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8*40%+Sheet2!B8*60%。(7、兩次選定單元格有時(shí),我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測(cè)試值,以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按Enter鍵，活

4、動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。此時(shí)，你肯定會(huì)通過(guò)選擇“工具”“選項(xiàng)"“編輯"，取消“按Enter鍵移動(dòng)活動(dòng)單元格標(biāo)識(shí)框"選項(xiàng)的選定來(lái)實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多測(cè)試值,但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便:單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格(此時(shí)，單元格周?chē)鷮⒊霈F(xiàn)實(shí)線框。(8、“Shift+拖放"的妙用在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置時(shí)，同時(shí)按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放

5、指針箭頭“?",然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變?yōu)橐粋€(gè)水平“工"狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變?yōu)榇怪薄肮?quot;狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后,單元格間的次序即發(fā)生了變化。這種簡(jiǎn)單的方法節(jié)省了幾個(gè)剪切和粘貼或拖放操作,非常方便。（9、超越工作表保護(hù)的訣竅如果你想使用一個(gè)保護(hù)了的工作表,但又不知道其口令,有辦法嗎?有。選定工作表,選擇“編輯"“復(fù)制"、“粘貼",將其拷貝到一個(gè)新的工作簿中（注意:一定要新工作簿,即可超越工作表保護(hù)。（10、數(shù)據(jù)填充技巧在Excel97表格中填寫(xiě)數(shù)據(jù)時(shí),經(jīng)常會(huì)遇到一些在結(jié)構(gòu)上有規(guī)律的數(shù)據(jù),例如1997

6、、1998、1999;星期一、星期二、星期三等。對(duì)這些數(shù)據(jù)我們可以采用填充技術(shù),讓它們自動(dòng)出現(xiàn)在一系列的單元格中。填充功能是通過(guò)“填充柄”或“填充序列對(duì)話框”來(lái)實(shí)現(xiàn)的。用鼠標(biāo)單擊一個(gè)單元格或拖曳鼠標(biāo)選定一個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域時(shí),框線的右下角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)黑點(diǎn),這個(gè)黑點(diǎn)就是填充柄。打開(kāi)填充序列對(duì)話框的方法是:單擊“編輯”菜單下的“填充”中的“序列”即可。一、數(shù)字序列填充數(shù)字的填充有三種填充方式選擇:等差序列、等比序列、自動(dòng)填充。以等差或等比序列方式填充需要輸入步長(zhǎng)值（步長(zhǎng)值可以是負(fù)值,也可以是小數(shù),并不一定要為整數(shù)、終止值（如果所選范圍還未填充完就已到終止值,那么余下的單元格將不再填充;如果填充完所選

7、范圍還未達(dá)到終止值,則到此為止。自動(dòng)填充功能的作用是,將所選范圍內(nèi)的單元全部用初始單元格的數(shù)值填充,也就是用來(lái)填充相同的數(shù)值。例如從工作表初始單元格A1開(kāi)始沿列方向填入20、25、30、35、40這樣一組數(shù)字序列,這是一個(gè)等差序列,初值為20,步長(zhǎng)5,可以采用以下幾種辦法填充:1 利用鼠標(biāo)拖曳法拖曳法是利用鼠標(biāo)按住填充柄向上、下、左、右四個(gè)方向的拖曳,來(lái)填充數(shù)據(jù)。填充方法為:在初始單元格A1中填入20,再在單元格A2中填入25,用鼠標(biāo)選定單元格Al、A2后按住填充柄向下拖曳至單元格A5時(shí)放手即可。2 利用填充序列對(duì)話框在初始單元格Al中填入20,打開(kāi)填充序列對(duì)話框,選擇“序列產(chǎn)生在”列、類(lèi)型是

8、“等差序列”、“步長(zhǎng)值”填入5、“終止值”填入40,然后“確定”。3 利用鼠標(biāo)右鍵在初始單元格Al中填入20,用鼠標(biāo)右鍵按住填充柄向下拖曳到單元格A5時(shí)放手,這時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)菜單,選擇菜單的“序列”命令,以下操作同利用填充序列對(duì)話框操作方法一樣。二、日期序列填充日期序列包括日期和時(shí)間。當(dāng)初始單元格中數(shù)據(jù)格式為日期時(shí),利用填充對(duì)話框進(jìn)行自動(dòng)填寫(xiě),“類(lèi)型”自動(dòng)設(shè)定為“日期”,“日期單位”中有4種單位按步長(zhǎng)值（默認(rèn)為l進(jìn)行填充選擇:“日”、“工作日”、“月”、“年”。如果選擇“自動(dòng)填充”功能,無(wú)論是日期還是時(shí)間填充結(jié)果相當(dāng)于按日步長(zhǎng)為l的等差序列填充。利用鼠標(biāo)拖曳填充結(jié)果與“自動(dòng)填充”相同。三、文本填

9、充在涉及到文本填充時(shí),需注意以下三點(diǎn):l 文本中沒(méi)有數(shù)字填充操作都是復(fù)制初始單元格內(nèi)容,填充對(duì)話框中只有自動(dòng)填充功能有效,其它方式無(wú)效。2 文本中全為數(shù)字當(dāng)在文本單元格格式中,數(shù)字作為文本處理的情況下,填充時(shí)將按等差序列進(jìn)行。3 文本中含有數(shù)字無(wú)論用何種方法填充,字符部分不變,數(shù)字按等差序列、步長(zhǎng)為1(從初始單元格開(kāi)始向右或向下填充步長(zhǎng)為正1,從初始單元格開(kāi)始向左或向上填充步長(zhǎng)為負(fù)1變化。如果文本中僅含有一個(gè)數(shù)字,數(shù)字按等差序列變化與數(shù)字所處的位置無(wú)關(guān);當(dāng)文本中有兩個(gè)或兩個(gè)以上數(shù)字時(shí),只有最后面的數(shù)字才能按等差序列變化,其余數(shù)字不發(fā)生變化。例如,初始單元格的文本為“第4頁(yè)”,從初始單元格開(kāi)始向

10、右或向下填充結(jié)果為“第5項(xiàng)”、“第6項(xiàng)”.從初始單元格開(kāi)始向左或向上填充結(jié)果為“第3項(xiàng)”、“第2項(xiàng)”再如初始單元格的文本為“(32班第4名”,向下填充時(shí)它的變化依次為“(32班第5名、(32班第6名.”(11、語(yǔ)音字段的使用技巧在日常的工作表中,常會(huì)遇到一些生僻的字(如“邗”,影響了對(duì)表中內(nèi)容的理解。Excel97為我們很好地解決了該問(wèn)題，它增加了“語(yǔ)音字段”這一功能，你可以為這些生僻的字加上拼音注釋。1 插入語(yǔ)音字段你可以選擇“插入”中“語(yǔ)音字段”命令來(lái)為“邗”字加語(yǔ)音字段，具體操作為:(1選中“邗”字所在的單元格，雙擊該單元格，進(jìn)入編輯狀態(tài);(2將光標(biāo)定位在“邗”字之前，選擇“插入”中“語(yǔ)

11、音字段”命令,“邗”字變?yōu)榫G色，在該字上方出現(xiàn)一個(gè)小框,在框中輸入字的拼音:han2，其中2代表陽(yáng)平;(3按兩次回車(chē)鍵，以確認(rèn)拼音的輸入。2 顯示/隱藏語(yǔ)音字段添加拼音后,拼音并不顯示。采用以下方法可顯示拼音:（1選擇欲顯示拼音的單元格;（2選擇“格式”菜單中的“語(yǔ)音信息”,按下“顯示語(yǔ)音字段”,左側(cè)的圖標(biāo)處于凹下?tīng)顟B(tài)即可。重復(fù)以上步驟就可隱藏語(yǔ)音字段。3 編輯語(yǔ)音字段你可以按插入語(yǔ)音字段的操作方式進(jìn)入編輯。選擇欲更改拼音的單元格,再按下“插入”菜單的“語(yǔ)音字段”,然后更改拼音,按兩次回車(chē)鍵確認(rèn)更改。若語(yǔ)音字段所在單元格正處于編輯狀態(tài)，你可以用Alt+Shift+上箭頭或下箭頭組合鍵在拼音和單

12、元格中移動(dòng)光標(biāo)。4 改變語(yǔ)音信息的字體（1選擇欲更改語(yǔ)音字體的單元格;（2選擇“格式語(yǔ)音信息定義”命令;（3在字體列表框中選擇要更改的字體，在“大小”的列表框中選擇字體大小。另外，你還可以按下“字體設(shè)置”按鈕來(lái)改變拼音樣式、顏色及添加字符的特殊效果等。12、ActiveX控件在Excel中的運(yùn)用Excel97在工作表或圖表上可使用ActiveX控件，根據(jù)我使用的體會(huì)，在工作上處理控件時(shí)，必須注意和了解如下事項(xiàng):（一用Excel5.0/95工作簿文件格式保存Excel97工作簿時(shí),將選擇ActiveX控件信息。當(dāng)用戶通過(guò)雙擊鼠標(biāo)來(lái)編輯內(nèi)嵌在其它應(yīng)用程序文檔中的Excel97工作簿時(shí),該工作簿上的

13、控件將不會(huì)正常工作。如果用戶是通過(guò)用右鍵單擊工作簿，然后選中快捷菜單上的“打開(kāi)”命令來(lái)編輯工作簿的話，工作簿上的控件就能正常工作了。（二當(dāng)ActiveX控件處于激活狀態(tài)時(shí)，將禁用某些MicrosoftExcelVisualBasic方法和屬性。例如，當(dāng)某一控件激活時(shí)，就不能使用Sort方法,故下述按鈕單擊事件處理過(guò)程中的代碼將失敗（因?yàn)橛脩魡螕舭粹o后，該按鈕就處于激活狀態(tài)。PrivateSubCommandButton1ClickRange（a1:a10SortKey1:=Range（a1EndSub解決辦法是通過(guò)選激活工作表上其它元素的方法來(lái)繞過(guò)這種問(wèn)題。例如,可用下列代碼對(duì)單元格區(qū)域排序:

14、PrivateSubCommandButton1ClickRange（a1ActivateRange（a1:a10SortKey1:=Range（a1CommandButton1ActivateEndSub（三在MicrosoftExcel中,用OLEObjects集合中的OLEObject對(duì)象代表ActiveX控件。如果要用編程的方式向工作表添加ActiveX控件,可用OLEObjects集合的Add方法。例如向第一張工作表添加命令按鈕。Worksheets（1OLEObjectsAddFormsCommandButton1,_Left:=10,Top:=10,Height:=20,Widt

15、h:=100因?yàn)锳ctiveX控件也可用OLEObjects集合中的OLEObject對(duì)象代表,所以也可用該集合中的對(duì)象來(lái)設(shè)置控件的屬性。例如要設(shè)置控件“CommandBottonl”的“左邊位置”屬性。Worksheets（1OLEObjects（CommandButton1Left=10那些不屬于OLEObject對(duì)象屬性的控件屬性,可通過(guò)由Object屬性返回的實(shí)際控件對(duì)象來(lái)設(shè)置。例如要設(shè)置控件“CommandButtonl”的標(biāo)題。Worksheets（1OLEObjects（CommandButton1ObjectCaption=runme因?yàn)樗械腛LE對(duì)象也是Shapes集合的成

16、員，所以也可用該集合設(shè)置若干控件的屬性。例如要對(duì)齊第一張工作表上所有控件的左邊框。ForEachsInWorksheets(1ShapesIfsType=msoOLEControlObjectThensLeft=10Next請(qǐng)注意，當(dāng)在控件所在工作表的類(lèi)模塊之外使用控件的名稱時(shí)，必須用工作表的名稱限定該控件的名稱。在工作表上ActiveX控件的事件處理過(guò)程中,Me關(guān)鍵字所指向的是工作表，而非控件。13、巧解線性方程組線性方程組在工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域有著廣泛的應(yīng)用。許多實(shí)際問(wèn)題可以歸結(jié)為一個(gè)線性方程組的解,因此線性方程組的解法已成為廣大工程技術(shù)人員、經(jīng)濟(jì)工作者必須掌握的知識(shí)。在線性代數(shù)領(lǐng)域,Ex

17、cel可以通過(guò)插入函數(shù)來(lái)直接求行列式的值,逆矩陣和矩陣的乘積。但Excel并沒(méi)有直接求解線性方程組的功能，本人發(fā)現(xiàn)Excel的規(guī)劃求解可用來(lái)解線性方程組,現(xiàn)把這種方法介紹給大家。例如要解線性方程組x1+x2+2x3+3x4=13x1-x2-x3-2x4=-42x1+3x2-x3-x4=-6x1+2x2+3x3-x4=-4可按如下的步驟來(lái)解這個(gè)方程組：1.打開(kāi)Excel。2.由于在本方程組中未知數(shù)有4個(gè)，所以預(yù)留4個(gè)可變單元格的位置AlA4。3.將活動(dòng)單元格移至B1處，從鍵盤(pán)鍵入：=A1+A2+2*A3+3*A4:然后回車(chē)(此時(shí)B1顯示0。即在B1處輸入方程組中第一個(gè)方程等號(hào)左邊的表達(dá)式。4.在

18、B2處從鍵盤(pán)鍵入：=3*A1A2A32*A4；然后回車(chē)（此時(shí)B2顯示0。即在B2處輸入方程組中第二個(gè)方程等號(hào)左邊的表達(dá)式。5.在B3處從鍵盤(pán)鍵入：=2*A1+3*A2A3A4；然后回車(chē)（此時(shí)B3顯示0。即在B3處輸入方程組中第三個(gè)方程等號(hào)左邊的表達(dá)式。6.在B4處從鍵盤(pán)鍵入：=A1+2*A2+3*A3A4；然后回車(chē)（此時(shí)B4顯示0。即在B4處輸入方程組中第四個(gè)方程等號(hào)左邊的表達(dá)式。7點(diǎn)擊工具規(guī)劃求解，出現(xiàn)規(guī)劃求解參數(shù)對(duì)話框。8.對(duì)話框中第一欄為：設(shè)置目標(biāo)單元格，在相應(yīng)的框中填入$B$1。9.對(duì)話框中第二欄為：等于；后有三個(gè)選項(xiàng)，依次為最大值，最小值，值為。根據(jù)題意B1表示方程組中第一個(gè)方程等號(hào)

19、左邊的表達(dá)式，它的值應(yīng)為1，因此點(diǎn)擊值為前的圓圈，輸入1。10.對(duì)話框中第三欄為：可變單元格；我們預(yù)留的可變單元格為A1A4,所以在可變單元格框內(nèi)鍵入A1：A4。11.對(duì)話框中最后一欄為：約束；首先點(diǎn)擊添加按鈕，屏幕出現(xiàn)添加約束對(duì)話框。12.在添加約束對(duì)話框的單元格引用位置鍵入：B2；在中間的下拉式菜單中選取=；在約束值處鍵入：4；然后按添加按鈕，屏幕出現(xiàn)空白的添加約束對(duì)話框。13.在添加約束對(duì)話框的單元格引用位置鍵入：B3；在中間的下拉式菜單中選取=；在約束值處鍵入：6；然后按添加按鈕，屏幕出現(xiàn)空白的添加約束對(duì)話框。14.在添加約束對(duì)話框的單元格引用位置鍵入：B4；在中間的下拉式菜單中選取=

20、；在約束值處鍵入：一4；然后按確定鍵，返回規(guī)劃求解參數(shù)對(duì)話框。特別注意在最后一個(gè)約束條件鍵入后，按確定鍵（而不是像前面一樣按添加鍵。15.按求解鍵，出現(xiàn)求解結(jié)果對(duì)話框。此時(shí)在A1A4的位置依次為：一1,1,0,1；這就是說(shuō)，原方程組的解為：X1=1,X2=1,X3=0,X4=1。這樣我們就求出了方程組的解。、如何避免14如何避免Excel中的錯(cuò)誤信息、在Excel中輸入或編輯公式后，有可能不能正確計(jì)算出結(jié)果，Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，引起錯(cuò)誤的原因并不都是由公式本身有錯(cuò)誤產(chǎn)生的。下面我們將介紹五種在Excel中常出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息，以及如何糾正這些錯(cuò)誤。錯(cuò)誤信息1輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元

21、格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，在單元格中顯示不下時(shí)，將在單元格中顯示。可以通過(guò)調(diào)整列標(biāo)之間的邊界來(lái)修改列的寬度。如果對(duì)日期和時(shí)間做減法，請(qǐng)確認(rèn)格式是否正確。Excel中的日期和時(shí)間必須為正值。如果日期或時(shí)間產(chǎn)生了負(fù)值，將在整個(gè)單元格中顯示。如果仍要顯示這個(gè)數(shù)值，請(qǐng)單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，然后選定一個(gè)不是日期或時(shí)間的格式。錯(cuò)誤信息2#DIV/0!輸入的公式中包含明顯的除數(shù)0,例如一120/0，則會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤信息DIV/0!?；蛟诠街谐龜?shù)使用了空單元格(當(dāng)運(yùn)算對(duì)象是空白單元格，Excel將此空值解釋為零值或包含零值單元格的單元格引用。解決辦法是修改單元格引用，或者在用作

22、除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。錯(cuò)誤信息3#VALUE!當(dāng)使用不正確的參數(shù)或運(yùn)算符時(shí)，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息#VALUE!o在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類(lèi)型。這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格B3中有一個(gè)數(shù)字，而單元格B4包含文本，則公式=B3+B4將返回錯(cuò)誤信息#VALUE!。錯(cuò)誤信息4#NAME?在公式中使用了Excel所不能識(shí)別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息#NAME?。可以從以下幾方面進(jìn)行檢查糾正錯(cuò)誤：(1如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類(lèi)錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在。在“插入”菜單中指向“名稱”，再單擊“定義”命令，如果所需名稱沒(méi)有被列出，請(qǐng)使用“定義”命令添加相應(yīng)的名稱。(2如果是名稱，函數(shù)名拼寫(xiě)錯(cuò)誤應(yīng)修改拼寫(xiě)錯(cuò)誤。(3確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)(：。例如：SUM(A1：C10。注意將公式中的文本括在雙引號(hào)中。錯(cuò)誤信息5#NUM!當(dāng)公式或函數(shù)中使用了不正確的數(shù)字時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息#NUM!。要解決問(wèn)題首先要確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類(lèi)型正確。還有一種可能是由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel不能表示