歸檔文件的質(zhì)量要求

1、附件2城建檔案歸檔質(zhì)量和整理要求一、歸檔文件的質(zhì)量要求（一）紙質(zhì)文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列要求1 .歸檔文件應(yīng)為原件。施工材料質(zhì)量證明文件為抄件（復(fù)印件）的必須加蓋供貨單位印章方為有效，并注明使用工程名稱、規(guī)格、數(shù)量、進(jìn)場(chǎng)日期、經(jīng)辦人簽名及原件存放地點(diǎn)；2 .工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。表式填寫要完整，用詞要準(zhǔn)確，結(jié)論要明確；3 .歸檔文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程的要求，對(duì)歸檔文件內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查；4 .歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)

2、的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。計(jì)算機(jī)輸生的文件應(yīng)使用激光打印，不宜使用色帶式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī)；5 .歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。計(jì)算機(jī)編制的文件應(yīng)采用內(nèi)容打印，手工簽名的方式。不得采用先簽字再?gòu)?fù)印、蓋章的復(fù)制件；6 .歸檔文件材料幅面尺寸宜為A4幅面(297mmX210mm),圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅；7 .工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)由圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)由圖的復(fù)印件；8

3、 .納入施工圖審查范圍的竣工圖應(yīng)蓋有審圖章，所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章；9 .利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面三分之一的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；10 .不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(GB/10609.3-89)統(tǒng)一折疊成A4幅面(297mmX210mm),圖標(biāo)欄露在外面。(二)電子文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列要求1 .對(duì)于直接生成的文本文件、表格文件、圖形文件歸檔時(shí)要隨同有關(guān)的管理控制信息(如簽章)固化成PDF文件；2 .對(duì)于掃描型電子文件，應(yīng)符合以下質(zhì)量要求:(1)格式采用TIFF、JPEG、PDF。單份多頁(yè)文件

4、需存儲(chǔ)成PDF格式；(2)掃描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三種模式。一般文件、頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的文件，采用黑白模式掃描；清晰度較差的文件采用灰度掃描；帶有有色標(biāo)記，蓋有有色印章的文件應(yīng)采用彩色模式掃描?？⒐D可視掃描效果選擇其中一種掃描模式；(3)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲(chǔ)，用Group4壓縮；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，應(yīng)采用JPEG格式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)時(shí)壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。原則上A3、A4掃描每頁(yè)不超過1.5MB,A0掃描不超過10MB;(4)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的

5、圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)，一般應(yīng)在200400dpi;(5)掃描圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。掃描留下的黑跡寬度不得超過0.5厘米，影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可讀度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，確保圖像清晰、完整，無偏斜、失真。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣；（6）對(duì)一份文件進(jìn)行分區(qū)掃描的，應(yīng)進(jìn)行圖像拼接處理。對(duì)有些展開后在同一面但分左右兩頁(yè)的文本，如建筑工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證等兩頁(yè)要視作一頁(yè)掃描，以保持文件的完整性。（三）聲像文件的

6、質(zhì)量應(yīng)符合下列要求1 .照片應(yīng)主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確，被攝主體不應(yīng)有明顯失真變形現(xiàn)象；2 .照片與底片應(yīng)同時(shí)歸檔，歸檔的照片與底片影像應(yīng)一致，且應(yīng)有文字說明；3 .照片宜沖印成5英寸7英寸的彩色照片；4 .數(shù)碼照片的采集應(yīng)使用RAW、JPEG或TIFF格式,其分辨率不得小于500萬有效像素；5 .歸檔的數(shù)碼照片不得經(jīng)過后期加工；6 .數(shù)碼照片的歸檔保存應(yīng)選用一次性寫入光盤作為載體，載體材料不能有磨損、劃傷；7 .建設(shè)工程歸檔照片的數(shù)量視工程項(xiàng)目規(guī)?；蛐再|(zhì)而定，不宜少于10張。二、歸檔文件的整理要求歸檔文件必須經(jīng)過分類整理，并組成符合要求的案卷。（一）紙質(zhì)檔案的整理要求1 .組卷要

7、遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。每一卷工程檔案都應(yīng)當(dāng)是一組聯(lián)系緊密、數(shù)量適度、保管價(jià)值基本一致，能表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念的文件；2 .建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件按項(xiàng)目組卷；多個(gè)單位工程共用的施工準(zhǔn)備文件、圖紙變更記錄、施工材料質(zhì)量證明文件及試驗(yàn)報(bào)告等文件按項(xiàng)目組卷；施工試驗(yàn)記錄、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖等按單位工程組卷。對(duì)于專業(yè)化程度高，施工工藝復(fù)雜，通常由專業(yè)分包施工的子分部（分項(xiàng)）工程應(yīng)單獨(dú)組卷；3 .立卷時(shí)對(duì)照歸檔范圍及排列順序，文字材料首先按照文件類屬進(jìn)行分卷，再考慮案卷的厚度（2cm左右）進(jìn)行組卷；竣工

8、圖首先按照專業(yè)進(jìn)行分卷，再考慮案卷的厚度（4cm左右）進(jìn)行組卷；4 .文字材料按建設(shè)程序、事項(xiàng)、時(shí)間、專業(yè)等順序排列。各種文字報(bào)告，要求同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前，請(qǐng)示在后、主件在前，附件在后的順序排列；5 .施工材料質(zhì)量證明文件應(yīng)與相應(yīng)的試驗(yàn)報(bào)告，按一一對(duì)應(yīng)、先后順序排列；6 .施工試驗(yàn)記錄及施工記錄一般可按結(jié)構(gòu)部位、驗(yàn)收批次、形成時(shí)間的先后順序排列；7 .竣工圖按專業(yè)順序排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列，修改圖、補(bǔ)充圖排在整套圖紙后面；8 .既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（二）電子檔案的整理要求1 .電子檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案整理同

9、步進(jìn)行，電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容要一致并建立相應(yīng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，同一保管單元（或同一案卷）內(nèi)電子檔案的組織和排序應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案相同；2 .建設(shè)工程電子文件應(yīng)以單位工程為單位形成上報(bào)文件。一個(gè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成時(shí)，共用文件工程準(zhǔn)備階段文件、施工準(zhǔn)備文件、圖紙變更記錄按項(xiàng)目建文件夾，樁基工程文件、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖按單位工程建文件夾，竣工圖再按專業(yè)建子文件夾，按照“項(xiàng)目”、“單位工程”、“案卷”、“文件”的次序，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)；3 .電子文件的命名要以卷內(nèi)序號(hào)加與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)的文件名來標(biāo)識(shí)，如05建設(shè)用地批準(zhǔn)書.pdf。圖紙要序號(hào)加圖名或圖號(hào)標(biāo)識(shí)。4 .電子檔案需刻錄成光盤，不得帶有電腦病毒，每張光盤要用記號(hào)筆書寫光盤內(nèi)容；5 .建設(shè)單位要負(fù)責(zé)匯總施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位形成的電子檔案，并對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)(三)聲像檔案的整理要求1 .膠片照片的整理應(yīng)符合現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管理規(guī)范(GB/T118212002)的規(guī)定，并應(yīng)符合城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范(CJJ/T158-2011)的規(guī)定；2 .數(shù)碼照